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Gestão de clínicas e consultórios: 7 dicas para melhorar

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica

Leia em 6 min.

Última atualização em 16/05/2022 por Yasmim Mayumi

A gestão de clínicas e consultórios depende de processos padronizados, organização, conhecimento, experiência, foco no paciente, ferramentas gerenciais e uma equipe capacitada. 

Ter um plano de negócios é essencial para quem quer abrir uma clínica ou já administra uma empresa e quer trazer mais resultados, foco no paciente e qualidade.

Segundo um estudo sobre Administração de Consultórios da Universidade Federal de Santa Catarina, os médicos costumam priorizar o atendimento ao paciente sem ferramentas administrativas.

“É fundamental que esses profissionais compreendam que o atendimento é parte principal do negócio, mas que, somente se completará quando todo o processo administrativo for adaptado para este fim.”

Ou seja, para oferecer a melhor experiência para os pacientes, é necessário ter uma boa gestão, que só é alcançada com a ajuda de conhecimento, ferramentas gerenciais, marketing e uma equipe capacitada.

Neste artigo você vai aprender:

7 dicas para melhorar a gestão de clínicas e consultórios

1. Mapeie seus processos para alcançar uma boa organização

Caso você ainda não tenha uma clínica ou consultório, pense nesta dica como “planeje quais serão seus processos, como deixá-los padronizados e ter a maior organização possível”.

Se você já tem uma clínica em funcionamento e ainda não tem um mapeamento de todos os seus processos, precisa priorizar essa atividade agora mesmo!

Você precisa avaliar questões como:

  • Quais são os procedimentos e serviços realizados na clínica;
  • Qual é a jornada do paciente no seu serviço (busca pelo atendimento, agendamento, tempo de espera, consulta e pós-consulta);
  • Controle financeiro (entender todas as entradas e saídas financeiras do negócio).
  • Papel de cada colaborador da equipe;
  • Contato com fornecedores;
  • Ferramentas utilizadas;
  • Questões legais e financeiras que precisam ser cumpridas anualmente (imposto de renda, cadastro em órgãos regularizadores).

Ao mapear todos esses processos, você poderá encontrar pontos de melhoria, deixá-los padronizados e organizados, o que aumentará a produtividade da clínica como um todo.

Quer saber como melhorar seus processos para impactar positivamente a jornada do paciente? Assista nosso vídeo:

2. Capacite a sua equipe e melhore seu processo de seleção

A maioria dos médicos gestores não possuem experiência com processo de recrutamento e seleção, gestão de pessoas e desenvolvimento de plano de carreira.

O ideal é que você conte com pelo menos um profissional de recursos humanos (também chamados de “time de gente” em algumas empresas) para apoiar nesses processos, que tomam um tempo considerável.

Ao ter certeza que está contratando pessoas alinhadas com a cultura da clínica, você terá mais chances de ter uma clínica de sucesso que oferece a melhor experiência para os pacientes.

Mas não basta apenas contratar as pessoas certas: você precisa mantê-las engajadas em seu trabalho e na missão da clínica. Considere adotar os seguintes rituais para capacitar e valorizar sua equipe:

  • Adote uma cultura de feedbacks e transparência: construir uma relação honesta e segura com os colaboradores evita que um ambiente tóxico seja estabelecido entre a equipe. Combine conversas periódicas para falar sobre o que pode ser melhorado na clínica, como os profissionais podem se aprimorar e o que eles desejam para suas carreiras;
  • Inclua os colaboradores nas tomadas de decisão: você não precisa consultar todas as pessoas para tomar uma decisão, mas é importante que você pelo menos comunique as mudanças e o que as motivou. Assim, eles saberão que todas as decisões são tomadas pelo bem da clínica e da equipe;
  • Tenha uma ferramenta de comunicação eficiente: ao centralizar a comunicação da equipe em um único canal, como um chat online de um software médico, mensagens não são perdidas e mal-entendidos são evitados;
  • Invista na capacitação: ofereça cursos gratuitos ou pague periodicamente cursos que vão ajudar seus colaboradores a crescerem em suas carreiras. Você também pode oferecer um orçamento para livros e ingressos para eventos.

Baixe gratuitamente nosso guia para saber como contratar secretárias:

[Guia] Como contratar uma secretária para consultório médico

3. Invista na gestão financeira

Mesmo que seu foco seja prestar um serviço de saúde de qualidade para os pacientes, todo negócio, independentemente do segmento, apenas sobrevive se estiver gerando lucro.

É necessário que a gestão financeira seja uma das áreas mais importantes na sua gestão.

Você precisa saber quanto está gastando, lucrando, ter previsão financeira dos próximos meses, capital de giro, oferecer diversos meios de pagamento, entre outros.

A dica de ouro é ter ferramentas automáticas de controle financeiro, de preferência em um sistema que ofereça outras funcionalidades, como prontuário eletrônico e agenda médica.

Assim, todas as ferramentas que você precisa ficarão centralizadas em uma única plataforma.

4. Use o marketing médico ao seu favor

Faz muitos anos que o marketing deixou de ser apenas publicidade e se tornou uma ferramenta valiosa de geração de valor para os clientes de uma empresa.

Na área da saúde, gerar valor para os pacientes significa criar uma relação duradoura, transparente e de confiança com quem precisa do seu serviço.

Existem diferentes formas de aplicar o marketing médico, como o Inbound Marketing, Marketing de Conteúdo, Marketing Digital, entre outras estratégias. 

Busque saber quais combinam com o seu perfil de pacientes e como elas podem encaixar no seu plano de negócio.

Conheça os limites do marketing médico em nosso vídeo:

5. Conte com ferramentas de gestão

Tentar gerenciar uma clínica contando apenas com papéis ou um sistema instalado nos computadores é pedir para ter trabalho dobrado sem necessidade.

Todos os médicos sabem que o tempo é algo extremamente valioso, seja para salvar uma vida ou focar naquilo que realmente importa: atender bem um paciente, passar tempo de qualidade com a família.

O Dr. Junior Kurz, por exemplo, conseguiu ter mais tempo para suas consultas após adotar um sistema médico em sua clínica.

“Consegui ganhar mais tempo entre as consultas, porque não preciso enviar as atualizações de um paciente para o meu e-mail ou para a clínica. Em uma tarde, consigo atender mais dois ou três pacientes, um aumento de 20%, que antes não atenderia se não tivesse a agilidade do prontuário eletrônico do iClinic.”

Para ter esse resultado, busque ter um sistema que centralize estas ferramentas:

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6. Tenha uma recepção ao invés de uma sala de espera

A principal reclamação dos pacientes com clínicas e consultórios costuma ser o tempo de espera. Talvez você já tenha escutado alguém falar que “passou mais tempo na recepção do que na consulta”.

Já vimos no conteúdo que o tempo é valioso para os profissionais de saúde. Na verdade, ele é importante para qualquer pessoa. Quase todas as pessoas têm uma rotina agitada e não gostam de esperar excessivamente.

Por isso, é essencial que sua clínica se destaque no quesito de pontualidade. 

Recepção e sala de espera são usados como sinônimos, mas ao invés de ter uma sala que faz os pacientes esperarem, invista para ter uma recepção: um local que vai recepcioná-los com conforto momentos antes da consulta.

7. Faça cursos de capacitação da área da saúde

Consumir este artigo foi o primeiro passo para melhorar a gestão da sua clínica, mas é importante que você busque um conteúdo mais completo e profundo.

Os cursos para médicos de clínicas e consultórios com temas como abertura de clínicas, gestão financeira, aspectos legais da saúde, jornada do paciente e marketing, vão ser ótimos aliados nessa jornada pelo conhecimento.

Conheça os cursos iClinic, cursos para médicos e recepcionistas da saúde!

5 benefícios de ter uma boa gestão de clínicas e consultórios

Ter cuidado com a gestão da sua clínica ou consultório traz excelentes benefícios, mas podemos ressaltar os principais para destacar a importância dessa administração:

  1. Padronização da qualidade do atendimento: imagine uma clínica que tenha 4 médicos atendendo pacientes durante a semana. Todos eles representam a marca da clínica. Isso significa que se os pacientes não gostarem das consultas de um único médico, toda a imagem da empresa fica prejudicada. Ao mapear seus processos, você garante uma padronização de alta qualidade;
  2. Aumento da lucratividade: a gestão financeira é deixada de lado por muitas clínicas e consultórios, por isso, há um número expressivo que fecham em menos de 5 anos. Ao cuidar do controle financeiro, você tem mais chances de ter o lucro esperado;
  3. Garantia de produtividade: ao automatizar processos com ferramentas gerenciais, você tem mais tempo para focar nas atividades que são mais importantes, bem como toda a sua equipe;
  4. Fidelização de pacientes e funcionários: ao ter uma boa gestão, tanto pacientes quanto colaboradores se sentirão fidelizados pela clínica, o que é extremamente benéfico para suas finanças e marca pessoal;
  5. Destaque no mercado médico: são poucas as clínicas que “possuem nome” no mercado ao invés de serem apenas reconhecidas por pacientes. Com uma gestão de qualidade, você se tornará referência para outros médicos!

Caso você queira estudar mais sobre gestão de clínicas e consultórios, preparamos um eBook que aborda várias teorias de administração aplicadas por empresas de sucesso em todo o mundo com a perspectiva da saúde.

Além das teorias, também são dados exemplos práticos e ferramentas, para que você comece a aplicar essas boas práticas no seu consultório o quanto antes.

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo, atua como analista de conteúdo há mais de 3 anos na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.