Uma planilha de controle de medicamentos permite que você tenha uma boa gestão do seu estoque, reduz custos e erros comuns, como deixar um medicamento passar da validade.
Mesmo que a sua clínica tenha um pequeno estoque de medicamentos, ao não utilizar uma planilha de controle, você pode encontrar diversos problemas que nem imagina.
Por isso, é essencial saber como utilizar essa ferramenta para melhorar a gestão do seu estoque e gerar mais segurança para a sua clínica.
Ao adotar uma gestão mais rigorosa, você estará contribuindo diretamente para o bem-estar e a qualidade de vida das pessoas.
Afinal, está trabalhando para que elas adquiram produtos regularizados e que foram devidamente testados pelos órgãos competentes.
Nesse cenário, o controle de qualidade em drogarias é fundamental para garantir a eficácia dos remédios. Cabe a elas verificar se há estudos e literaturas que comprovem a eficácia deles.
E, ainda, se estão devidamente registrados junto à Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
Essa atividade também é importante para evitar complicações medicamentosas. Isso porque os efeitos colaterais já serão de conhecimento do farmacêutico que poderá, dessa forma, orientar o paciente.
Aprenda neste artigo o que é necessário para fazer uma planilha de controle de medicamentos e qual a sua importância dentro de uma drogaria ou farmácia.
Importância do controle de medicamentos clínicos
De modo geral, o controle de medicamentos clínicos é a garantia de qualidade e segurança dos produtos vendidos, preservando o capital da empresa.
Ele possibilita organizar o estoque da sua drogaria, de forma a evitar a perda de produtos por armazenamento incorreto e vencimento.
A título de exemplo, uma reportagem do G1 aponta alguns casos de desperdício de dinheiro por parte do Ministério da Saúde no ano de 2020.
De acordo com a matéria, foi registrada uma perda de milhões de doses de vacinas por conta da data de validade em 2020, causando um prejuízo de R$172 milhões ao país.
Além disso, mais de 300 respiradores que seriam essenciais para a luta contra a COVID-19 nesse mesmo ano simplesmente sumiram, totalizando mais R$18 milhões em prejuízo.
Foram constatadas inconsistências nos registros do Ministério da Saúde, comprovando um controle de estoque ineficiente, o que ocasionou esse grande prejuízo aos cofres públicos.
Portanto, é evidente que uma má gestão do estoque de medicamentos pode causar prejuízos inestimáveis a um estabelecimento e também aos pacientes.
O que é necessário conter em uma planilha de controle de medicamentos?
Período
É fundamental especificar na planilha o período que foi feito o controle do estoque, de modo que as informações poderão ser utilizadas para fins contábeis ao final do ano de exercício.
Nome do medicamento
Para fins de reconhecimento, é importante registrar o nome comercial do medicamento, assim como a sua classe terapêutica, ou seja, se é antibiótico, antinflamatório, analgésico, entre outros.
Quantidade
A informação sobre a quantidade de medicamentos presente no estoque da farmácia ou drogaria possibilitará um maior controle de saldo disponível.
Com essa informação, você saberá quantas unidades poderão ser vendidas e quantas unidades precisam ser repostas no estoque, de acordo com a demanda de cada medicamento.
Horário
Também é fundamental ter controle sobre o horário de entrada e de saída dos medicamentos, principalmente aqueles que precisam de receita médica.
Isso possibilitará uma gestão mais eficiente do estoque de medicamentos.
Data
É necessário constar na planilha de controle tanto a data de fabricação como a data limite de validade dos medicamentos.
Essa informação permitirá um controle maior dos produtos e evitará desperdício dos mesmos em decorrência de vencimento.
Observações
Existem outras observações importantes que devem constar na planilha de controle de medicamentos, como os números de lote dos medicamentos e os laboratórios de produção.
Como fazer o controle de estoque das medicações?
1. Realize inventários periodicamente
Não deixe para fazer o levantamento do seu estoque de forma constante, pois assim você consegue entender como é o fluxo e o perfil de uso do seu estoque.
Classifique os itens em três faixas, sendo que a faixa A são os produtos de maior valor e os da faixa C são os insumos que influenciam pouco no montante econômico.
Dessa maneira, realize inventários mensais com os produtos A, bimestrais para os da classe B e semestrais para os insumos C, sempre respeitando as peculiaridades da clínica.
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2. Armazene corretamente os produtos
O armazenamento correto dos insumos hospitalares vai preservar suas características químicas e biológicas. Separe os medicamentos por classe sempre que chegarem novos carregamentos.
Respeite a ordem dos produtos, dando preferência de uso para os que vão expirar a validade mais rapidamente.
Além disso, siga as especificações dos fabricantes e armazene nas condições indicadas — faça o controle da temperatura dos freezers e deixe os medicamentos longe do alcance da luz, quando for sugerido.
3. Organize o processo de compras
Com um sistema bem organizado por meio de planilhas e relatórios, o gestor poderá entender melhor como é a rotina do seu estoque.
Com isso, ele conseguirá planejar melhor a compra de insumos, pois dará preferência aos produtos que estão quase acabando e buscará os menores preços com os fornecedores, mas sempre de olho na qualidade.
Dessa forma, programar corretamente a compra dos produtos evita grandes estoques e o desperdício de material. Isso gera economia para a sua instituição.
4. Tenha o histórico dos fornecedores
O gerente do estoque deve desenvolver um cadastro dos seus fornecedores, assim fica mais fácil saber qual tem melhor prática no mercado, quais benefícios e prazos eles oferecem.
Com essa atitude, o gestor conseguirá comprar os produtos com melhores preços e elevada qualidade.
5. Utilize um software de gestão para o controle do estoque de clínicas
Softwares de gestão podem auxiliar bastante no controle de estoque de clínicas. Com essa ferramenta, o gestor do estoque terá um controle maior dos produtos e sua utilização.
Com o software, é possível gerar planilhas e relatórios de consumo mensal, o que permite equilibrar as contas com o controle do custo de cada procedimento e o gasto com cada paciente.
Dessa forma, você diminui o desperdício, um grande vilão de várias clínicas.
Tal medida não deve ser exclusividade de grandes instituições, mas também de clínicas de pequeno e médio porte, que podem fazer o controle do seu estoque de maneira mais eficiente.
Realizar o controle de estoque da clínica nem sempre é uma tarefa fácil. Para te ajudar, elaboramos esta planilha gratuita para que você tenha mais controle e organização sobre seu estoque e suas encomendas.
Com ela, você irá:
- Registrar as entradas e saídas de produtos;
- Manter seu saldo sempre atualizado;
- Saber quais são suas categorias de estoque;
- Conferir os produtos que precisam ser repostos e quais estão vencendo;
- Visualizar as informações de forma automática;
- Reunir os dados dos fornecedores em um só lugar.
Como funciona a dispensação de medicamentos?
O modo de dispensação de medicamentos segue uma rotina, estabelecida por farmacêuticos, como descrito abaixo.
- Identificação do usuário: o primeiro passo é saber para quem é o medicamento. Esse é um critério muito importante para que o controle na dispensação de medicamentos seja feito de forma efetiva;
- Confirmação do medicamento: devido ao fato dos medicamentos que possuem nome comercial serem muito parecidos, é sempre importante ter certeza de qual medicamento está sendo prescrito para que não haja erros futuros;
- Cálculo da quantidade correta do medicamento: é responsabilidade do farmacêutico responsável dispensar a quantidade necessária do medicamento para todo o tratamento do paciente. Por isso, o mesmo deve sempre analisar a receita e fazer as contas da quantidade correta a ser repassada ao paciente;
- Orientação ao medicamento prescrito: orientar o paciente a respeito de como administrar o medicamento, por exemplo, antes ou depois do almoço, se é necessário diluir em água, entre outros.
Preenchimento do receituário de controle especial
O receituário de controle especial para medicamentos controlados é uma exigência da Anvisa, que regula o consumo de serviços e produtos da área médica.
Como os medicamentos atuam no sistema nervoso central e podem causar dependência, eles devem ser receitados com extrema cautela e atenção aos detalhes.
O receituário de controle especial engloba, por exemplo:
- Receita amarela: drogas das listas A1, A2 e A3 (entorpecentes e psicotrópicos);
- Receita azul: drogas das listas B1 e B2 (benzodiazepínicos, anorexígenos, entre outros);
- Receita branca: medicamentos de tarja vermelha (precisam ser receitados por um médico, assim como as drogas acima).
Uma vez que você precise receitar um medicamento em um receituário de controle especial, siga os passos abaixo:
1. Adicione os dados obrigatórios
- Cabeçalho: especifica o nome e endereço do profissional ou estabelecimento médico, número da pessoa física ou jurídica, registro profissional e pode contar a especialidade médica;
- Superinscrição: nome e endereço do paciente, nome e idade, se necessário;
- Inscrição: contém o nome do fármaco, sua concentração e forma farmacêutica;
- Subscrição: específica quantidade do medicamento. Para fármacos de uso controlado, a quantidade precisa ser expressa em algarismos arábicos, escritos por extenso, entre parênteses;
- Adscrição: orientações do profissional da saúde para o paciente;
- Data e assinatura.
A receita de controle especial é válida em todo o território nacional, precisando ser preenchida em duas vias, e possui validade de 30 dias a partir da data de emissão.
2. Se atente às orientações básicas para a prescrição médica
Os sistemas de receituário eletrônico eficientes seguem o modelo recomendado pelo Manual de Orientações Básicas para a receita de controle especial.
No iClinic, por exemplo, você não precisa criar um modelo de controle especial manualmente, a própria prescrição já possui a opção de “receituário de controle especial”.
Você também pode salvar quantos modelos desejar e o sistema também possui integração com o iClinicRx, prescrição com banco de medicamentos atualizado, memorização de posologia e envio automático por WhatsApp.
Na hora de imprimir o receituário, ele já sairá no formato recomendado pelo Manual, facilitando ainda mais o seu trabalho.
5 principais vantagens da prescrição eletrônica
1. Armazenamento seguro
No passado, quando se pensava em armazenamento de documentos, automaticamente esse processo era associado a algo burocrático, com pilhas de arquivos que precisavam ser catalogados, separados e armazenados.
Além de ocupar o tempo dos funcionários e espaço nos consultórios, esse método ultrapassado não é prático no dia a dia, especialmente na hora de encontrar um documento em específico, fora o risco dos arquivos serem extraviados, fraudados ou rasurados.
Por isso a prescrição eletrônica é indispensável na organização.
Os documentos físicos perderam espaço para as versões digitais, que são mais seguros e eficientes, assim como facilitam o trabalho dos profissionais.
Dessa forma, quando o negócio realiza uma boa gestão dos arquivos salvos em meios digitais, as chances de problemas acontecerem se tornam bem menores.
Além disso, os registros internos ficam mais organizados e a empresa consegue investir em outras ferramentas inovadoras, sem riscos de ter prejuízos.
2. Maior proteção jurídica
A segurança contra fraudes é um dos maiores diferenciais dos documentos digitais.
Atualmente, existem inúmeras ferramentas atuantes na autenticação de assinaturas que visam garantir a validade ou checar a invalidade dos documentos.
Também é possível contar com a ajuda de softwares de gestão que protegem os arquivos contra acessos não autorizados, com exigências de senha, validação de dados e criptografia de dados trafegados.
A propósito, essas ferramentas também realizam backups que garantem a criação de uma cópia de segurança, caso ocorra qualquer problema com os registros.
Além disso, existe o resguardo da lei de número 13.709 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), que regula o tratamento de dados pessoais, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade dos indivíduos.
3. Maior compreensão das informações
Quando um documento impresso em papel já tem alguns anos de existência, é comum observar desgaste nas folhas, manchas e até mesmo informações apagadas.
Isso prejudica a legibilidade de arquivos mais antigos, dificultando a consulta e a comprovação de dados.
Em muitas situações, esses documentos desgastados não são aceitos e acabam perdendo a validade, gerando um problema muito maior para as empresas.
A boa notícia é que o processo de digitalização preserva o documento por tempo indeterminado, evitando esse problema de desgaste.
Digitalizar um arquivo pode, inclusive, trazer mais nitidez aos dados ao melhorar a qualidade das imagens e textos, além de possibilitar a ampliação de tamanho.
4. Banco de dados atualizado
Você lembra de cor todas as opções de medicamentos do mercado?
Ninguém consegue decorar todos os nomes existentes, muito menos estar constantemente atualizado sobre a precificação nas farmácias.
Porém, uma plataforma de prescrição eletrônica como o iClinic Rx, prescrição com banco de medicamentos atualizado, consegue fornecer todas essas informações em alguns segundos.
Um software médico integrado com o iClinicRx, por exemplo, além de fornecer todas as vantagens da prescrição eletrônica, também é desenvolvido exclusivamente para profissionais de saúde.
5. Acessibilidade
O fácil acesso é um dos motivos de muitos gestores optarem pelo armazenamento em nuvem.
Por precisarem somente de internet e de um dispositivo como um computador ou smartphone, as informações mais importantes podem ser visualizadas a qualquer instante.
Essa facilidade permite agilizar demandas diárias e manter a equipe toda atualizada.
Conclusão
Utilizar uma planilha de controle de medicamentos é fundamental para ter mais eficiência dentro da sua drogaria ou farmácia.
Elas auxiliam na garantia de qualidade dos produtos e na segurança dos clientes, e também ajudam a evitar a perda de produtos por armazenamento incorreto e vencimento.
Como vimos, existe uma forma correta de elaborar uma planilha de controle de medicamentos.
Se for feita de qualquer maneira, pode não ser tão vantajosa quanto esperamos que ela seja.
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