Secretária para clínica: quais são os pontos de atenção na contratação

Contratar uma secretária para clínicas e consultórios pode ser uma tarefa mais difícil do que você imagina, já que ela desempenha um papel fundamental no bom funcionamento do ambiente de saúde. 

Mais do que realizar atendimentos telefônicos ou agendar consultas, ela é muitas vezes o primeiro ponto de contato com o paciente, refletindo diretamente a imagem da instituição. 

Por isso, a contratação dessa profissional exige atenção a diversos critérios técnicos, comportamentais e legais.

Na hora da contratação, é comum surgir certa insegurança sobre qual o perfil ideal para assumir um papel tão importante no dia a dia do consultório, e é necessário garantir que a profissional seja receptiva, bem preparada, organizada e eficiente.

Afinal, ela também cumpre um papel estratégico para garantir a satisfação dos seus pacientes.

Pensando nisso, preparamos este artigo com orientações práticas sobre como contratar uma secretária para clínicas e consultórios médicos da forma mais eficiente possível.

Anunciando a vaga

A melhor maneira de se recrutar um bom profissional para sua clínica é sem dúvida, pedir indicações.

Uma pesquisa do Dieese apontou que no Brasil, cerca de 57% das posições são preenchidas por meio de indicações provenientes de familiares, amigos ou outros profissionais que já trabalhavam nas empresas contratantes.

Comente com amigos, colegas de profissão e até mesmo com seus outros funcionários sobre a abertura da oportunidade. Pergunte se eles conhecem alguém ou possuem algum ex-funcionário que se encaixe no perfil procurado.

Nestes casos, mesmo que eles não se lembrem de alguém imediatamente, peça para que eles divulguem em suas redes de relacionamento ou avisem caso tenham alguma pessoa para indicar.

Uma outra dica seria colocar anúncios em locais de alta exposição, como mural de universidades ou plataformas de anúncio de empregos, como o LinkedIn, por exemplo. 

Analisando competências

Depois de anunciar sua vaga, você receberá currículos e deverá analisá-los. Nesse momento, é necessário fazer uma seleção criteriosa dos aspectos que são mais relevantes para você e para a clínica.

Alguns dos itens fundamentais para sua avaliação são:

Experiência na área

Ter experiência anterior na área é algo sempre desejável, mas não deve ser um fator determinante ou obrigatório.

Lembre-se que muitas vezes é melhor gastar um tempo a mais treinando o profissional e ensinando o dia a dia dentro do ambiente de trabalho, a contratar um funcionário experiente mas ao mesmo tempo cheio de vícios adquiridos em funções anteriores — o que pode dificultar a adaptação à cultura da sua equipe.

Ainda mais na área médica, onde aspectos como empatia, paciência e boa comunicação são essenciais, o ideal é priorizar candidatos com perfil comportamental alinhado à missão da clínica. Conhecimentos técnicos podem ser ensinados; habilidades humanas, no entanto, são mais difíceis de desenvolver no curto prazo.

Nesse sentido, a própria gestão pode oferecer oportunidades de desenvolvimento para a recepcionista, principalmente durante os primeiros meses. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de cursos introdutórios que ajudem a preparar a profissional para os desafios do dia a dia no consultório.

Uma excelente alternativa é o curso gratuito para recepcionistas oferecido pela iClinic. Além de conceder um certificado que valoriza o currículo, a trilha traz conteúdos práticos sobre organização, atendimento ao paciente, comportamento em situações difíceis e até noções básicas de gestão financeira. 

Ao ter acesso a esse tipo de capacitação, a profissional desenvolve habilidades que tornam sua rotina mais ágil, podem melhorar sua postura profissional e, ainda, ajudá-la a lidar com os pacientes de forma mais segura e empática.

Incluir esse tipo de formação como parte do processo de onboarding pode gerar resultados muito positivos para a equipe e para os pacientes. Além de preparar melhor a colaboradora, a clínica demonstra comprometimento com a qualidade do atendimento e investe no crescimento da própria equipe. 

Bom português

Verifique se a candidata fala e escreve corretamente a língua portuguesa.

Isso é importante pois erros recorrentes de português, seja na fala ou na escrita, podem causar uma má impressão nos pacientes. E isso é negativo para a imagem do consultório.

Além disso, a postura da sua recepcionista deve transmitir firmeza e segurança.

Esse comportamento é essencial para que ela possa se comunicar de forma objetiva e seja capaz de oferecer informações claras para os pacientes, principalmente durante ligações telefônicas ou envio de mensagens, que são os principais canais de comunicação do consultório.

Aptidão com tecnologia

Nos dias de hoje, ter conhecimentos básicos de informática é essencial para quem trabalha na recepção de clínicas e consultórios. 

Saber usar e-mail, navegar na internet, preencher formulários online e lidar com planilhas simples faz parte da rotina diária e impacta diretamente na agilidade e organização do atendimento.

Além disso, também ganha destaque quem já tem familiaridade com sistemas para consultórios. Softwares de gestão médica, como o iClinic, fazem parte do cotidiano de clínicas e consultórios e exigem um nível adicional de organização e habilidade técnica. 

Esses sistemas concentram recursos essenciais como agendamento online, gerenciamento de prontuários eletrônicos, emissão de guias para convênios, controle de caixa e relacionamento direto com o paciente por meio de e-mail, SMS ou WhatsApp.

Entrevista com as candidatas

Após a análise de todos os currículos e as habilidades técnicas necessárias para o trabalho, faça uma pré-seleção e convide para uma entrevista somente aqueles que satisfizeram os requisitos iniciais.

Claro, você também pode entrevistar aqueles candidatos que chamaram a sua atenção por algum motivo, seja um curso diferenciado, ou uma experiência profissional que você considera relevante.

O momento da entrevista é o mais importante de todo esse processo!

É na entrevista que você vai poder avaliar a veracidade dos fatos observados no currículo e também vai analisar outras competências relacionadas à personalidade da candidata.

Algumas características devem ser marcantes em uma secretária e você precisa notá-las desde o primeiro momento da conversa. São elas:

Paciência

Use métodos de entrevista que possibilitem ver se a candidata tem paciência.

No dia a dia do consultório a recepcionista precisa agir com cautela com pessoas que estão angustiadas com seus problemas de saúde,  estressadas pela doença, ou impacientes para serem curadas o mais rápido possível.

Também fazem parte do público de uma clínica médica idosos com dificuldades de compreensão ou  mães, preocupadas com o problema de seus filhos, querendo agilidade no atendimento.

Nestas situações, é essencial que a secretária tenha muita calma e jogo de cintura.

Empatia

Empatia é a capacidade de uma pessoa se colocar no lugar da outra e compreender o que ela está sentido.

A empatia é uma característica essencial para qualquer colaborador que trabalhe em contato com o público. Na área da saúde essa competência é fundamental, pois a todo momento é preciso lidar com pessoas que estão frágeis ou sensibilizadas.

Avalie a capacidade do candidato de ouvir com atenção e transparecer preocupação em ajudar.

Proatividade

Atitude é fundamental!

Seu futuro colaborador precisa saber como resolver problemas com agilidade e boa vontade.

Atitudes positivas e eficientes são sempre bem-vindas.

Bom senso

Verifique se a pessoa tem bom senso.

Muitas vezes ocorrerão situações inusitadas, inesperadas e diferentes daquilo que o candidato estará acostumado.

Agir com lógica e bom senso são essenciais para se manter um atendimento humanizado e de qualidade.

Bom humor

Observe o humor da pessoa.

Um sorriso no rosto é capaz de mudar o ambiente e melhorar o clima em uma situação de tensão.

Seu paciente fica muito mais satisfeito quando recebe um atendimento simpático e bem humorado, afinal, ninguém quer ser atendido por uma pessoa que transmite indiferença.

Organização

Verifique a capacidade de organização da sua candidata.

Saber se organizar é essencial na rotina do consultório, afinal, muitas coisas acontecem ao mesmo tempo na recepção de uma clínica.

Atender o telefone, recepcionar pacientes, fazer novos cadastros, servir café, emitir guias, receber pagamentos e agendar consultas. Todas essas são tarefas que precisam ser feitas em poucos minutos no dia a dia da clínica!

Saber organizar tarefas, e principalmente, ter uma boa gestão do tempo é fundamental.

Honestidade e transparência

A candidata irá lidar com dados referentes à saúde dos pacientes, informações sigilosas e, muitas vezes, também com as questões financeiras da sua clínica.

Por isso, garanta que ela seja uma pessoa honesta e confiável. Novamente neste caso, as indicações possuem um peso importantíssimo.

Além disso, a entrevista é também o momento certo de deixar tudo claro: fale sobre horários, tarefas a serem executadas, o que se espera da profissional e a remuneração.

Explique tudo com detalhes, evite que informações fiquem implícitas e certifique-se de que a candidata está confortável com todas as regras.

Feita a escolha, certifique-se de contratar seguindo todas as normas e obrigações empregatícias. Para evitar transtornos, a ajuda de um contador é sempre bem-vinda.

Após a contratação

Quando você formalizar a contratação, não se esqueça que a profissional está em período de adaptação. Por isso, foque em fazer treinamentos e em dar feedbacks constantemente.

Essa atenção inicial é muito importante para engajar a funcionária e evitar a alta rotatividade de profissionais.

Também é interessante que você peça a opinião dos seus pacientes sobre a nova colaboradora da clínica.

Assim que ela chegar na sala de consultas, pergunte como foi a experiência na sala de espera e na recepção.

Só assim você vai saber como está sendo feito o trabalho e também pode dar dicas úteis para que o atendimento da sua nova secretária seja ainda melhor.

Boa sorte em suas contratações!