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Software Médico: tudo que você precisa saber

Procurando saber mais sobre software médico? Quer implementar essa ferramenta na sua clínica? Saiba que existem alguns aspectos importantes para você ter ainda mais sucesso nessa missão. Confira tudo aqui!

Não está com tempo para ler todo o conteúdo? Experimente a ferramenta abaixo e escute o artigo completo:

A tecnologia é cada vez mais necessária no nosso dia a dia. Desde os smartphones a robôs que realizam cirurgias, é preciso assumir que ela veio para simplificar as tarefas do nosso dia a dia.

Na rotina de consultórios isso não é diferente. Atualmente, um dos maiores aliados ao funcionamento de um consultório são os softwares médicos. Seja para o simples uso de uma agenda à gestão de uma franquia de clínicas, esses sistemas são cada vez mais essenciais no dia a dia.

Não sabe exatamente o que é ou como funciona um software médico? Então esse artigo foi feito para você.

O que é um software médico?

Um software médico é um sistema elaborado para uso virtual - em computadores, tablets e celulares -, no qual é possível realizar vários tipos de atividades. É possível encontrar no mercado sistemas médicos que oferecem desde o agendamento de uma consulta até a gestão completa da clínica.

Com um software médico, fica mais fácil entender profundamente o funcionamento da sua clínica e manter a sua organização.

Dependendo das funcionalidades que o sistema oferece, é possível extrair relatórios estatísticos sobre o perfil de seus pacientes, entendo as suas principais características (como idade, gênero e de onde conheceram a sua clínica), e realizar o controle financeiro completo da clínica, incluindo fluxo de caixa, repasses e os procedimentos que são suas principais fontes de recebimento.

Além disso, existem normas elaboradas pelo CFM (Conselho Federal de Medicina) e normas internacionais como o HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) que regularizam o funcionamento desses programas. Dentre essas normas, estão os backups obrigatórios e formas de armazenamento de dados específicos para a área da saúde, que garantem a segurança das suas informações e a dos seus pacientes.

Quando falamos de sistemas virtuais, existem dois tipos:

Software instalado

Um software instalado é aquele que você adquire uma determinada versão em uma compra única.

Você pode pensar, por exemplo, no sistema do seu computador. Se você utilizar o sistema Windows, você utiliza uma versão específica dele. Pode ser um Windows XP, um Windows 8, um Windows 10… Enfim, a versão é única. Se você quiser mudar a versão que usa atualmente, é preciso comprar um novo pacote do Windows, mais recente e atualizado para as suas necessidades do dia a dia.

O mesmo acontece para um software médico instalado. Quando você compra, o sistema é instalado no computador. Toda as vezes que você precisar de manutenção ou atualização, será necessário chamar um técnico para fazê-lo, e o mesmo raciocínio vale para a compra de uma versão mais nova.

Ou seja, apesar de ser um investimento único, você leva bastante tempo até ter todos os processos funcionando e para consertar pequenas dificuldades do dia a dia e até mesmo possíveis panes.

Ah! Falando em pane, esse é um grande risco para softwares instalados. Caso algum tipo de problema aconteça com seu computador, ou o software em si, você corre o risco de perder todos os seus dados de vez.

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Modelo SaaS de software médico

Já o modelo SaaS de software médico funciona de maneira bem diferente.

Mas o que é um modelo SaaS?

SaaS, na sigla em inglês “Software as a Service” (software como um serviço), é um modelo de negócio que funciona com assinaturas. Ou seja, a cada mês - ou a cada ano, dependendo do plano - você paga um determinado valor para ter acesso a esse software e ao serviço que ele oferece. E ele está cada vez mais presente na nossa rotina.

Um ótimo exemplo do dia a dia é a Netflix. Nela, você paga um valor mensal e tem acesso a um catálogo de uma variedade de filmes, sem que isso exija qualquer tipo de instalação no seu computador ou televisão.

Inclusive, essa é a primeira característica que diferencia um modelo SaaS de um software instalado. Não é exigido espaço na memória de seu computador para a instalação do produto, isso porque o produto funciona em nuvem. Seus dados ficam armazenados em diferentes servidores, o que permite que você possa acessá-los de qualquer dispositivo com conexão à internet, assim como a Netflix.

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A segunda característica que diferencia esses dois sistemas são as atualizações. Por ser um sistema em nuvem, ele é constantemente aperfeiçoado, sem precisar de várias versões. O seu investimento mensal na assinatura é revertido em pesquisas e melhorias do produto.

Dica: você é capaz de influenciar no processo de melhorias desses sistemas.

Desenvolvedores de softwares online frequentemente pedem feedbacks sobre melhorias e uso do sistema. Se você der a sua opinião sobre o que sente falta no sistema no seu dia a dia, sua sugestão pode ser inserida no planejamento de melhorias. Isso contribui não somente para o desenvolvimento do produto, mas resulta em um produto que atende melhor suas necessidades.

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Software para clínicas

Na visão da rotina de uma clínica, um software médico organiza e agiliza processos internos, aliviando em certo nível o volume de atividades exigidas das secretárias e facilitando a gestão da sua clínica.

Praticidade no agendamento e redução de faltas

O uso de um software para clínicas concentra a agenda de todos os profissionais da clínica em um só lugar. Se o software que você escolher oferecer diferentes tipos de permissões e acessos, é possível liberar o acesso às agendas para as secretárias. Desse modo, elas acessam, com muito mais rapidez, os horários disponíveis dos médicos e com poucos cliques realizam um novo agendamento.

Além da agilidade no agendamento, é possível facilitar a troca de informações sobre a chegada de um paciente.

Na hora de você buscar um software médico, descubra se ele oferece opções como chat interno e envio de lembretes de consulta. Assim você se comunica facilmente com sua recepcionista e não perde tempo, nem dinheiro, com pacientes que faltaram à consulta.

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Gestão e relatórios financeiros

Se além de atender você também precisa ajustar todo o financeiro da clínica, não se preocupe, pois essa tarefa também pode ser facilitada com a ajuda de um sistema médico.

Procure softwares médicos que ofereçam funcionalidades como fluxo de caixa diário, emissão de relatórios financeiros e até mesmo cálculo de repasse. Realizar todas essas tarefas de forma automática, com apenas alguns cliques, agilizam exponencialmente os seus processos!

Sistema médico

Já na visão da rotina de um médico, existem múltiplas funcionalidades de um software médico que visam facilitar e agilizar os processos obrigatórios em uma consulta, além de organizar de forma prática o dia a dia do médico. A seguir, falamos de algumas dessas funcionalidades:

Prontuário Eletrônico

É obrigatório manter um prontuário de seu paciente. Mas, ao mesmo tempo em que existem campos obrigatórios em um prontuário, ele também é bastante personalizável, de forma que cada profissional da saúde possa acrescentar informações que são pertinentes para sua avaliação do paciente ao longo do tempo.

Nós comentamos tudo o que você precisa saber sobre prontuário eletrônico neste artigo.

Dessa forma, ao pesquisar softwares médicos para a sua clínica, observe se o sistema oferece prontuário eletrônico e se você é capaz de personalizá-lo de acordo com as necessidades da sua especialidade.

Além da personalização, existem sistemas que permitem anexar fotos, arquivos, exames e até mesmo anotações pós-consulta. Fazendo uso dessas ferramentas, você monta um histórico da evolução do seu paciente e tem tudo registrado e seguro em nuvem, sem perder qualquer informação.

Gráfico e estatísticas dos pacientes

Como já mencionado, um sistema médico pode ser capaz de trazer informações e estatísticas sobre as características de seus pacientes, como gênero e idade.

Porém, caso você trabalhe em uma especialidade que acompanha o paciente por vários anos, como pediatria e ginecologia, um software médico pode ser seu maior aliado no momento da avaliação de seu paciente. Isso porque é possível montar uma linha do tempo no prontuário com todos os tratamentos e evolução do paciente, sem juntar milhares de papéis.

No iClinic, por exemplo, é possível montar uma curva de crescimento inserindo apenas alguns dados do paciente. Os pontos são gerados automaticamente na curva e você tem acesso a ela a qualquer momento.

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Agenda organizada e acessível

A organização da agenda, tanto para o médico quanto para a secretária é essencial para o bom funcionamento da clínica. Ser capaz de fazer a integração dos compromissos do consultório com os do hospital é pré-requisito para os profissionais da saúde que trabalham em mais de um lugar.

A funcionalidade da agenda permite ao médico inserir diferentes procedimentos, e você pode diferenciá-los por tempo exigido para cada procedimento, por exemplo. Assim, é fácil identificar quais os próximos passos a tomar para se preparar para a próxima consulta e oferecer um atendimento de qualidade ao próximo paciente.

Um diferencial a se observar na busca por um sistema médico é se ele oferece o acesso remoto à agenda e prontuário. Caso você faça atendimentos em domicílio ou trabalhe em mais de um lugar, você tem acesso a todas as informações necessárias para a consulta e descobre rapidamente o seu próximo compromisso, pelo celular.

Maior produtividade e gestão do tempo

Nós sabemos o quanto a rotina de um médico pode ser bastante corrida. Dentre atendimentos, procedimentos e plantões não se pode perder tempo com processos repetitivos.

E nessa tarefa de otimização de tempo, os softwares médicos podem te ajudar. Seja salvando modelos de prescrição eletrônica, disponibilizando um bulário online ou pela facilidade de acesso às informações, você aumenta a sua produtividade durante a consulta e tem mais tempo e atenção disponíveis para o paciente!

Como escolher o sistema ideal para minha clínica médica!

Vantagens e desvantagens de um software médico

Todo produto apresenta vantagens e desvantagens em seu uso. Apresentamos algumas delas a seguir:

Segurança

Uma das vantagens de maior destaque para um software médico é a segurança. Existem órgãos, como o CFM, que regulamentam o funcionamento dessas ferramentas.

A segurança dos sistemas médicos deve ser a mesma que a utilizada pelos bancos na internet (internet banking), com absoluto sigilo de dados. Além disso, é obrigatória a realização de backups dos dados e a certificação digital SSL (o HTTPS que aparece ao lado da URL do site, como na imagem abaixo) que indicam a segurança e privacidade das suas informações.

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Redução de custos

Outra vantagem garantida com o uso de softwares médicos é a redução de custos (e uso) de papel e da demanda por espaço físico.

Quantas pastas e gaveteiros são necessárias para você guardar todas as fichas, prontuários e exames de seus pacientes? E qual o tempo gasto para encontrar todos esses documentos quando necessário?

Agora imagine ter todos esses dados concentrados em um único sistema e que, digitando apenas um nome, você tem acesso a todas as informações que precisa? Essa é a praticidade trazida com o uso de um software!

Caso o seu software médico seja em nuvem, você é capaz de acessar essas informações remotamente, seja do computador, tablet ou celular. Ou seja, não é mais necessário ter que estar no consultório para consultar esses dados.

É claro que existem algumas desvantagens. As principais são as seguintes:

Tempo

Você vai precisar dedicar um certo tempo para passar todas as suas informações para o software e digitalizar de vez a sua clínica.

Alguns encaram essa tarefa como um empecilho, mas pensando no tempo que você deixará de perder uma vez que tudo pode ser acessado em poucos cliques, isso pode te fazer repensar a questão do tempo.

Conheça a história do Dr. Celso Bregalda Neves, que fez a transição de 11 anos de fichas de pacientes e prontuários em papel para um sistema de gestão de clínicas.

Preço

Uma última variável que pode afetar a sua decisão para adotar um software médico na sua clínica é o preço.

Existem os mais variados tipos de sistemas, com o mais variados planos e preços. Esse investimento a princípio pode parecer um grande passo, mas basta buscar bem as suas opções e escolher aquela que melhor se encaixa na sua realidade e necessidades!

Procure saber se os planos exigem contratos de fidelização ou se você pode cancelar a hora que quiser. Essa pode ser a grande diferença caso você não se adapte ao uso do sistema.

Softwares gratuitos x pagos

Apesar das inúmeras razões existentes para o uso de um software médico, ainda existe a questão de porquê pagar por um.

É verdade que você encontra muitos tipos de sistemas online gratuitos. Porém, existem inúmeros riscos caso você opte por usar um sistema gratuito.

Primeiramente, não existe a garantia de que esses sistemas sigam as normas exigidas pelos órgãos reguladores, pois nem sempre há alguém por trás do desenvolvimento desses sistemas realmente comprometido a cumprir essas normas. Além disso, você não tem como cobrar esse comprometimento dos desenvolvedores, já que você está utilizando um sistema de graça.

Outra desvantagem de um software médico gratuito é de que nem sempre ocorrem atualizações, melhorias e correções de problemas em seu uso. Não há o comprometimento com o usuário.

Porém, mesmo os softwares pagos possuem diferenças entre si.

Ao considerar adotar um sistema médico em sua clínica, pesquise sobre as funcionalidades oferecidas por cada um e quais são os diferenciais daquela marca. Seja um logo no receituário ou um suporte ilimitado e ágil, essas podem ser as funcionalidades que você mais precisa.

Aqui na iClinic, por exemplo, nós temos os Gerentes de Sucesso. Cada conta possui um gerente que entra em contato com você para entender o funcionamento da sua clínica e buscar maneiras de te ajudar a mantê-la saudável. Seja enviando materiais, dando dicas financeiras, o que for necessário para você ter sucesso a longo prazo.

Aproveite o período de testes e utilize por completo cada sistema. Dessa maneira você terá experiência e conhecimento suficientes para encontrar aquele que mais se encaixa no seu perfil.

Casos de sucesso

Ainda na dúvida se vale a pena adotar um sistema médico para clínicas?

Olha só o que o Dr. Jonatan Soares, quiroprata, comenta sobre o assunto:

“Fomos vendo que existiam gargalos pelo excesso de papel, por conta não só do acúmulo, mas da demora de pegar os prontuários, adicionar informações dos pacientes, que ficavam uma bagunça, e foi o que motivou a migrar para a parte eletrônica.”

Para ele, o fato de poder personalizar o prontuário é o maior diferencial em um sistema.

E o Dr. Vinicius Alves conta como o uso de um software em sua clínica o auxiliou a duplicar os seus atendimentos:

“Quando deixei de usar o sistema de boleto do banco, eu precisava de um sistema para organizar tudo”.

E complementa:

“O pessoal aqui ainda usa outro sistema, arcaico, dá problema, é instalado em servidor, queima o HD...eu mostro pra eles o iClinic e pergunto: Por que vocês não usam o iClinic?”

Conheça mais sobre esse caso clicando aqui.

Ainda tem dúvidas sobre softwares médicos? Entre em contato com um dos nossos consultores que eles te ajudarão no que você precisar. Conheça o iClinic.

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