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Software médico: tudo que você precisa saber

Yasmim Mayumi Ferramentas para Clínica

Leia em 12 min.

Última atualização em 20/08/2021 por Maria Beatriz Oliveira

Está interessado em saber mais sobre software médico? Considerando implementar um na sua clínica? Conheça os aspectos mais importantes dessa ferramenta, os benefícios e os riscos de cada tipo de software.

A tecnologia está cada vez mais presente na nossa rotina, principalmente na área médica.

Desde os smartphones a robôs que realizam cirurgias, é preciso assumir que ela veio para simplificar as tarefas do nosso dia a dia.

Na rotina de consultórios isso não é diferente. Atualmente, um dos maiores aliados ao funcionamento de um consultório são os softwares médicos. 

Seja para o simples uso de uma agenda à gestão de uma franquia de clínicas, os softwares são cada vez mais essenciais para uma gestão de excelência.

Não sabe exatamente como funciona um software médico, suas principais vantagens ou riscos? Continue lendo o artigo e descubra!

Software médico: o que é e como funciona?

Um software médico é um sistema desenvolvido especialmente para clínicas e consultórios, focado em aumentar a produtividade e agilizar processos com suas funcionalidades especializadas.

É possível encontrar no mercado diversos sistemas médicos que oferecem desde o agendamento de uma consulta, até a gestão completa da clínica.

Com um software para consultório médico, fica mais fácil entender profundamente o funcionamento da sua clínica e manter a sua organização.

Dependendo das funcionalidades que o software oferece, é possível ter desde as funções mais básicas, como prontuário eletrônico e agenda, até relatórios e gráficos sobre o perfil dos seus pacientes.

Além disso, é possível realizar o controle financeiro completo da clínica, incluindo fluxo de caixa, repasses e os procedimentos que são suas principais fontes de recebimento.

Para regularizar o funcionamento desses programas, existem normas elaboradas pelo CFM (Conselho Federal de Medicina).

Dentre essas normas, estão as atualizações diárias obrigatórias e formas de armazenamento de dados específicos para a área da saúde, que garantem a segurança dos dados médicos.

Para testar gratuitamente um software médico em sua clínica, clique na imagem abaixo:

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Tipos de software médico

Agora que já abordamos as principais características de um software médico, vamos falar sobre os dois principais tipos de software disponibilizados no mercado.

Software médico instalado

Um software instalado é aquele que você adquire uma determinada versão em uma compra única.

Você pode pensar, por exemplo, no sistema do seu computador. Se você utilizar o sistema Windows, você utiliza uma versão específica dele. Pode ser um Windows 8, um Windows 10, entre outros. 

Se você quiser mudar a versão que usa atualmente, é preciso comprar um novo pacote do Windows, mais recente e atualizado para as suas necessidades do dia a dia.

O mesmo acontece para um software médico instalado. Quando você compra, o sistema é instalado no computador. 

Todas as vezes que você precisar de manutenção ou atualização, será necessário chamar um técnico, e o mesmo vale para a compra de uma versão mais atualizada.

Ou seja, apesar de ser um investimento único, você leva bastante tempo até ter todos os processos funcionando e para consertar pequenas dificuldades, até mesmo possíveis panes.

Panes são um risco comum em softwares instalados. Caso algum tipo de problema aconteça com seu computador, como um vírus ou furto, você também corre o risco de perder todos os seus dados para sempre.

Software médico na nuvem

O software médico na nuvem é um modelo de negócio que funciona com assinaturas, igual à Netflix. 

A cada mês — ou a cada ano, dependendo do plano — você paga um determinado valor para ter acesso a esse software e ao serviço que ele oferece. 

Os softwares na nuvem não necessitam de qualquer tipo de instalação no seu computador, inclusive, não é exigido espaço na memória, diferente do software instalado.

Seus dados ficam armazenados em um sistema na nuvem, o que possibilita o acesso de qualquer dispositivo com conexão à internet, reduzindo o perigo de perda de dados.

A segunda característica que diferencia esses dois sistemas são as atualizações. Por ser um sistema para clínicas na nuvem, ele é constantemente aperfeiçoado, sem precisar de várias versões.

O seu investimento mensal na assinatura é revertido em pesquisas e melhorias do produto.

Em bons softwares, você pode até mesmo influenciar o processo de melhorias desses sistemas, pois desenvolvedores frequentemente pedem sugestões sobre melhorias e uso do sistema. 

Entenda como funciona o desenvolvimento de funcionalidades do iClinic.

Se você der a sua opinião sobre o que sente falta no sistema no seu dia a dia, sua sugestão pode ser inserida no planejamento de melhorias. 

Isso contribui não somente para o desenvolvimento do produto, mas resulta em um produto que atende melhor às suas necessidades.

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10 principais vantagens do software médico na nuvem

Na visão da rotina de uma clínica, um software de gestão médica organiza e agiliza processos internos, aliviando o volume de atividades exigidas dos recepcionistas e facilitando a gestão da sua clínica.

A seguir, explicamos como essas funcionalidades otimizam diferentes áreas de uma clínica:

1. Agendamento fácil

O uso de um software para clínicas concentra a agenda de todos os profissionais da clínica em um só lugar. Facilitando o trabalho da recepção por não ter que ficar olhando diferentes agendas físicas.

Desse modo, é possível acessar com muito mais rapidez, os horários disponíveis dos médicos e com poucos cliques um novo agendamento é realizado.

Além da agilidade no agendamento, é possível facilitar a troca de informações sobre a chegada de um paciente, caso o software ofereça um chat interno.

A organização da agenda, tanto para o médico quanto para o recepcionista, é essencial para o bom funcionamento da clínica. 

Ser capaz de realizar a integração de dados da clínica é fundamental para os profissionais da saúde que buscam entregar um atendimento mais ágil.

A funcionalidade de agenda médica online permite ao médico inserir diferentes procedimentos que podem ser diferenciados por tempo exigido para cada um, por exemplo.

Assim, é fácil identificar quais os próximos passos e preparar a próxima consulta, oferecendo, assim, um atendimento de excelência para todos os pacientes.

Um diferencial importante para um software médico é se ele oferece a possibilidade de acesso por diferentes dispositivos

Dessa maneira, caso você faça atendimentos em domicílio ou trabalhe em mais de um lugar, você tem acesso a todas as informações necessárias para a consulta e descobre rapidamente o seu próximo compromisso.

2. Redução de faltas dos pacientes

Alguns softwares de gestão médica também oferecem funcionalidades como envio de lembretes de consulta

Essa ferramenta é importante, já que muitos pacientes não aparecem na consulta por um motivo simples: esquecimento do dia e horário marcado.

Com um serviço de lembretes por SMS ou e-mail, você pode reduzir a falta dos seus pacientes em até 30%!

Assim você não perde tempo nem dinheiro com pacientes que faltaram à consulta.

3. Agendamento online

Já imaginou permitir que seus pacientes agendem consultas a qualquer hora e de qualquer lugar?

Além de todas as facilidades já mencionadas acima de um software para clínicas, com um bom sistema você alcança outra facilidade importante: o agendamento online de consultas.

Com ele, os pacientes conseguem marcar consultas em sites como o AgendarConsulta ou em seu próprio site médico sem sequer precisar entrar em contato com a recepção.

Essa é uma ótima forma de garantir mais praticidade ao paciente e otimizar o tempo da recepcionista, que passará menos tempo ao telefone e mais tempo recepcionando aqueles que chegam à clínica.

Saiba mais sobre o agendamento online em nosso vídeo:

4. Pagamento online

Embora muitos pacientes se desloquem até agências bancárias apenas para realizar um saque e pagar pelas consultas, essa não é uma situação agradável, não acha?

Ao oferecer diferentes meios de pagamento, como cartão de crédito, PIX e pagamento online, você ganha mais controle financeiro, evita a inadimplência e ainda ajuda os pacientes.

Um bom software médico também te ajuda nessa questão. O iClinic, por exemplo, possibilita o envio de links de pagamento por meio de SMS, e-mail, WhatsApp ou qualquer outro canal de sua escolha.

Assim, é possível evitar o momento de cobrança pela consulta na clínica e reduzir o desconforto, pois tudo poderá ser feito por meio da internet.

Fornecer diferentes meios de pagamento na clínica também colabora com o aumento do poder de compra do paciente e contribui para que ele realize os procedimentos necessários e não precise postergar o tratamento.

5. Otimização do tempo

Nós sabemos o quanto a rotina de um médico pode ser corrida. 

Com tantos atendimentos, procedimentos e plantões, além da vida pessoal, desperdiçar tempo com processos repetitivos é praticamente inaceitável.

Nessa tarefa de otimização do tempo, os softwares médicos podem te ajudar muito.

Seja salvando modelos de prescrição eletrônica, disponibilizando um bulário online ou pela facilidade de acesso às informações, você aumenta a sua produtividade durante a consulta.

Além disso, tornando o atendimento mais ágil, é possível oferecer um atendimento humanizado, com o foco total no paciente, o que ajuda na fidelização.

6. Controle financeiro

Procure softwares médicos que ofereçam funcionalidades para seu controle financeiro, como fluxo de caixa diário, emissão de relatórios financeiros e até mesmo cálculo de repasse. 

Realizar todas essas tarefas de forma automática e com apenas alguns cliques agiliza os seus processos!

Lembre-se de buscar outros diferenciais que o software médico pode te oferecer, como cursos, conteúdos e materiais educativos voltados para diversas áreas da clínica que podem te ajudar.

Confira mais dicas para escolher um software médico em nossa checklist gratuita:

Checklist grátis: escolha o sistema ideal para sua clínica médica

7. Relatório completo sobre progresso do paciente

Como já mencionado, um software médico pode ser capaz de trazer informações e estatísticas sobre as características de seus pacientes, como gênero e idade.

Porém, caso você trabalhe em uma especialidade que acompanha o paciente por vários anos, como pediatria e ginecologia, um software médico pode ser seu maior aliado no momento da avaliação de seu paciente. 

Isso porque é possível montar uma linha do tempo no prontuário com todos os tratamentos e progresso do paciente, sem juntar milhares de papéis.

No iClinic é possível montar uma curva de crescimento inserindo apenas alguns dados do paciente. Os pontos são gerados automaticamente na curva e você tem acesso a ela a qualquer momento.

Outra funcionalidade interessante é a comparação de imagens. 

Com esses recursos, sua consulta se torna mais didática, pois é possível ilustrar a evolução para os pacientes. 

8. Prontuário eletrônico customizável

Um prontuário eletrônico é uma das peças-chave em um bom software médico, afinal, é uma funcionalidade presente todos os dias e praticamente todo o tempo na rotina de um médico.

Em alguns softwares de gestão médica, o prontuário possui campos obrigatórios e campos opcionais, o que o torna bastante personalizável e adaptável à sua rotina médica.

Saiba mais sobre as facilidades de um prontuário eletrônico neste artigo.

Dessa forma, ao pesquisar softwares médicos para a sua clínica,veja se o prontuário eletrônico é personalizável, e desenvolvido de acordo com as necessidades da sua especialidade.

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Além da personalização, existem sistemas que oferecem outras funcionalidades no prontuário, como possibilidade de anexar fotos, arquivos e exames.

Fazendo uso dessas ferramentas, você monta um histórico do progresso do seu paciente e tudo fica registrado e seguro na nuvem.

Com o armazenamento na nuvem, todos os dados da sua clínica ficam salvos em um servidor seguro, e mesmo se houver algum problema com seu dispositivo, você não corre o risco de perder as informações.

Descubra como um bom prontuário eletrônico pode ajudar na gestão da clínica e oferecer um atendimento de excelência.

9. Redução de custos e otimização de espaço

Quantas pastas e gaveteiros são necessários para armazenar todas as fichas, prontuários e exames de seus pacientes? E qual o tempo gasto para encontrar esses documentos quando necessário?

Agora imagine ter todos esses dados concentrados em um único sistema e que, digitando apenas um nome, você tenha acesso a todas as informações que precisa?

Essa é mais uma praticidade trazida com o uso de um software, que garante a redução de custos, do uso de papel e da demanda por espaço físico.

Caso o seu software médico seja na nuvem, é possível acessar essas informações remotamente, seja do computador, tablet ou celular, basta apenas seu login, senha e acesso à internet.

Ou seja, não é mais necessário ter que estar no consultório para consultar esses dados e, com isso, é possível prestar um atendimento ágil de qualquer lugar.

10. Teleconsulta

Já imaginou levar seus atendimentos a qualquer lugar do mundo?

Atualmente, um diferencial bastante procurado por médicos e pacientes em um sistema médico é a Teleconsulta.

Com ela, os profissionais de saúde conseguem prestar um atendimento ágil e solucionar dúvidas dos pacientes de onde quer que estejam.

Essa é uma excelente funcionalidade para o acompanhamento de doenças crônicas ou de pacientes que não podem sair de suas casas. 

Outra vantagem é que, por meio da Teleconsulta, é possível aumentar o acesso a especialistas para pessoas que vivem em áreas afastadas dos grandes centros. 

Um diferencial importante, pois segundo a Demografia Médica de 2020, é desigual a distribuição de médicos especialistas e generalistas entre as grandes regiões e as demais unidades da Federação.

Saiba mais sobre a Teleconsulta do iClinic clicando na imagem abaixo:

Teleconsulta iClinic: atenda seus pacientes a distância de forma segura

Desvantagens de um software médico

Embora um software médico traga muitas vantagens, nada é completamente perfeito, mesmo que possamos sempre buscar a excelência. 

Conheça a seguir algumas desvantagens do software médico:

Demanda de tempo na transição para um software médico

Você vai precisar dedicar um certo tempo para passar todas as suas informações para o software e digitalizar de vez a sua clínica.

Apesar dessa necessidade, o tempo que você deixará de perder ao acessar tudo em poucos cliques, na verdade, é um investimento que trará retornos a longo prazo, economizando seu tempo no futuro.

Além do mais, essa transição não precisa ser tão complicada e demorada. 

O Dr. Celso Bregalda Neves fez a transição de 11 anos de fichas de pacientes e prontuários em papel para um sistema de gestão de clínicas e pôde usufruir de todos os benefícios do software.

Confira a seguir um trecho de seu depoimento:

“Foi bem tranquilo, não tivemos problema nenhum. Os pacientes antigos eu faço como se fosse uma ficha resumida nesse prontuário e a ficha prévia eu escaneio e adiciono no programa. Então, não tivemos dificuldade nenhuma.”

Preço do software médico

Algo que pode afetar a sua decisão em adotar um software médico na sua clínica é o preço. Existem vários tipos de software no mercado, com os mais variados planos e preços. 

Esse valor a princípio pode parecer um custo enorme, mas, com a escolha certa, seus custos serão reduzidos e seu tempo será mais produtivo. 

O software deixará de ser um custo, para se tornar um investimento.

No entanto, procure saber se os planos exigem contratos de fidelização ou se você pode cancelar a hora que quiser. Essa pode ser a grande diferença caso você não se adapte ao uso do sistema.

Na iClinic não há nenhuma taxa de cancelamento e nem de adesão. O objetivo é tornar o processo de cancelamento o mais simples possível.

Entenda como o processo de cancelar o iClinic funciona em nosso vídeo:

Softwares na nuvem não funcionam sem internet

Como os softwares na nuvem funcionam da mesma forma que plataformas como o Facebook, por exemplo, isso significa que ele só pode funcionar caso esteja conectado à internet.

Essa é uma das poucas limitações que um software na nuvem possui, então é bom estar atento caso a internet da sua clínica não seja tão eficiente. 

Mas fique tranquilo, pois alguns softwares médicos são tão leves que funcionam até com o 3G do seu celular.

Diferenças entre um software médico gratuito e pago

Apesar das inúmeras razões existentes para o uso de um software médico, ainda existe a questão de porquê pagar por um. É verdade que você encontra muitos tipos de softwares gratuitos no mercado.

Porém, existem inúmeros riscos caso você opte por usar um sistema gratuito. Conheça mais sobre eles a seguir:

Segurança dos dados

Primeiramente, não há garantia de que esses sistemas sigam as normas exigidas pelos órgãos reguladores, como o CFM e a LGPD.

Afinal, nem sempre há alguém realmente comprometido a cumprir essas normas por trás do desenvolvimento desses sistemas. 

Além disso, você não tem como cobrar esse comprometimento dos desenvolvedores, já que você está utilizando um sistema de graça.

Por isso, uma das vantagens de maior destaque para um software médico pago é a segurança dos dados

Os softwares pagos são mais comprometidos em seguir a recomendação dos órgãos reguladores e garantir a proteção de suas informações.

Todos os dados de um sistema na nuvem devem ser armazenados em servidores seguros, como a AWS, mesmo sistema utilizado pela Nasa e pela Casa Branca.

Além disso, é obrigatória a realização de backups, ou seja, salvamento automático dos dados.

A certificação digital SSL (o HTTPS que aparece ao lado da URL do site, como na imagem acima) também indica a segurança e privacidade das suas informações.

Saiba mais sobre a segurança de dados no iClinic em nosso eBook gratuito:

Conteúdo VIP: Segurança de dados no iClinic

Funcionalidades personalizadas

Como esse tipo de software geralmente não é desenvolvido por profissionais especialistas, é normal que haja apenas um sistema padrão para todos os usuários, independentemente da especialidade. 

Isso significa que não há funcionalidades específicas para sua área, como por exemplo, um teste de lentes de contato no prontuário dos oftalmologistas. 

E mesmo que haja a opção de personalizar o sistema para sua rotina, provavelmente esse serviço será pago, e exigirá que uma assistência técnica vá até sua clínica.

Falta de comprometimento

Outra desvantagem de um software médico gratuito é que nem sempre ocorrem atualizações, melhorias e correções de problemas em seu uso. 

Porém, nesse sentido, mesmo os softwares pagos possuem diferenças entre si

Ao considerar adotar um sistema médico em sua clínica, pesquise sobre as funcionalidades oferecidas e quais são os diferenciais de cada um.

Seja uma logo no receituário ou um suporte ilimitado e ágil, essas podem ser as funcionalidades que você mais precisa.

Aqui na iClinic, por exemplo, nós temos os Gerentes de Sucesso

Ou seja, cada conta possui um gerente que entra em contato com você para entender o funcionamento da sua clínica e buscar maneiras de te ajudar a mantê-la saudável. 

Esses foram os principais pontos que você precisa saber sobre um software médico. 

Caso ainda tenha alguma dúvida, pode deixá-la nos comentários ou entrar em contato com a gente!

Quer experimentar um ótimo sistema e conferir todos esses benefícios e funcionalidades na prática? Faça já um teste grátis no iClinic:

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.