Software Médico: tudo que você precisa saber

Software médico: tudo que você precisa saber

Leia em 10 min.

Está interessado em saber mais sobre software médico? Considerando em implementar um na sua clínica? Conheça os aspectos mais importantes dessa ferramenta, os benefícios e os riscos de cada tipo de software.

A tecnologia está cada vez mais presente na nossa rotina, principalmente na área médica. Desde os smartphones a robôs que realizam cirurgias, é preciso assumir que ela veio para simplificar as tarefas do nosso dia a dia.

Na rotina de consultórios isso não é diferente. Atualmente, um dos maiores aliados ao funcionamento de um consultório são os softwares médicos.

Seja para o simples uso de uma agenda à gestão de uma franquia de clínicas, os softwares são cada vez mais essenciais para uma gestão de excelência.

Não sabe exatamente como funciona um software médico, suas principais vantagens ou riscos? Continue lendo o artigo e descubra!

Como um software médico funciona?

Um software médico é um sistema desenvolvido especialmente para clínicas e consultórios, focado em aumentar a produtividade e agilizar processos com suas funcionalidades especializadas.

É possível encontrar no mercado diversos sistemas médicos que oferecem desde o agendamento de uma consulta, até a gestão completa da clínica. Com um software médico, fica mais fácil entender profundamente o funcionamento da sua clínica e manter a sua organização.

Dependendo das funcionalidades que o software oferece, é possível ter relatórios e gráficos sobre o perfil dos seus pacientes, entendendo as suas principais características (como idade e gênero), além de realizar o controle financeiro completo da clínica, incluindo fluxo de caixa, repasses e os procedimentos que são suas principais fontes de recebimento.

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Existem normas elaboradas pelo CFM (Conselho Federal de Medicina) que regularizam o funcionamento desses programas.

Dentre essas normas, estão as atualizações diárias obrigatórias e formas de armazenamento de dados específicos para a área da saúde, que garantem a segurança dos dados médicos.

Agora que já abordamos as principais características de um software médico, vamos falar sobre os dois principais tipos de software disponibilizados no mercado.

Software médico instalado

Um software instalado é aquele que você adquire uma determinada versão em uma compra única.

Você pode pensar, por exemplo, no sistema do seu computador. Se você utilizar o sistema Windows, você utiliza uma versão específica dele. Pode ser um Windows XP, um Windows 8, entre outros.

Se você quiser mudar a versão que usa atualmente, é preciso comprar um novo pacote do Windows, mais recente e atualizado para as suas necessidades do dia a dia.

O mesmo acontece para um software médico instalado. Quando você compra, o sistema é instalado no computador.

Toda as vezes que você precisar de manutenção ou atualização, será necessário chamar um técnico, e o mesmo vale para a compra de uma versão mais atualizada.

Ou seja, apesar de ser um investimento único, você leva bastante tempo até ter todos os processos funcionando e para consertar pequenas dificuldades, até mesmo possíveis panes.

Panes são um risco comuns em softwares instalados. Caso algum tipo de problema aconteça com seu computador, como um vírus ou furto, você corre o risco de perder todos os seus dados para sempre.

Software médico na nuvem

O software médico na nuvem é um modelo de negócio que funciona com assinaturas, igual à Netflix. A cada mês – ou a cada ano, dependendo do plano – você paga um determinado valor para ter acesso a esse software e ao serviço que ele oferece.

Os softwares na nuvem não necessitam de qualquer tipo de instalação no seu computador, inclusive, não é exigido espaço na memória,diferente do software instalado.

Seus dados ficam armazenados em um sistema na nuvem, o que permite que você possa acessá-los de qualquer dispositivo com conexão à internet, impossibilitando o perigo de perda de dados.  

A segunda característica que diferencia esses dois sistemas são asatualizações. Por ser um sistema em nuvem, ele é constantemente aperfeiçoado, sem precisar de várias versões.

O seu investimento mensal na assinatura é revertido em pesquisas e melhorias do produto, e em bons softwares, você pode influenciar o processo de melhorias desses sistemas.

Entenda como funciona o desenvolvimento de funcionalidades do iClinic.

Desenvolvedores de softwares online frequentemente pedem sugestões sobre melhorias e uso do sistema. Se você der a sua opinião sobre o que sente falta no sistema no seu dia a dia, sua sugestão pode ser inserida no planejamento de melhorias.

Isso contribui não somente para o desenvolvimento do produto, mas resulta em um produto que atende melhor às suas necessidades.

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Principais vantagens do software médico na nuvem

Na visão da rotina de uma clínica, um software médico organiza e agiliza processos internos, aliviando em certo nível o volume de atividades exigidas dos recepcionistas e facilitando a gestão da sua clínica.

Já na visão da rotina de um médico, existem múltiplas funcionalidades de um software médico que visam facilitar e agilizar os processos obrigatórios em uma consulta, além de organizar de forma prática o dia a dia do médico.

A seguir, explicamos como essas funcionalidades otimizam diferentes áreas de uma clínica.

Agendamento fácil

O uso de um software para clínicas concentra a agenda de todos os profissionais da clínica em um só lugar. Facilitando o trabalho da recepção – por não ter que ficar olhando diferentes agendas físicas.

Desse modo, é possível acessar com muito mais rapidez, os horários disponíveis dos médicos e com poucos cliques um novo agendamento é realizado.

Além da agilidade no agendamento, é possível facilitar a troca de informações sobre a chegada de um paciente, caso o software ofereça um chat interno.

A organização da agenda, tanto para o médico quanto para o recepcionista, é essencial para o bom funcionamento da clínica. Ser capaz de realizar a integração de dadosda clínica é fundamental para os profissionais da saúde que buscam entregar um atendimento mais ágil.

A funcionalidade da agenda permite ao médico inserir diferentes procedimentos, podendo ser diferenciados por tempo exigido para cada procedimento, por exemplo.

Assim, é fácil identificar quais os próximos passos e preparar a próxima consulta, oferecendo, assim, um atendimento de excelência para o próximo paciente.

Um diferencial importante para um software médico é se ele oferece acesso de diferentes dispositivos. Caso você faça atendimentos em domicílio ou trabalhe em mais de um lugar, você tem acesso a todas as informações necessárias para a consulta e descobre rapidamente o seu próximo compromisso.

Redução de faltas dos pacientes

Alguns softwares médicos oferecem funcionalidades como envio de lembretes de consulta. Muitos pacientes não aparecem na consulta por um motivo simples: esquecimento do dia e horário marcado.

Com um serviço de lembretes por SMS ou e-mail, você pode reduzir a falta dos seus pacientes em até 30%!

Assim você não perde tempo, nem dinheiro, com pacientes que faltaram à consulta.

Otimização do tempo

Nós sabemos o quanto a rotina de um médico pode ser bastante corrida. Com tantos atendimentos, procedimentos e plantões, além da vida pessoal, desperdiçar tempo com processos repetitivos é praticamente inaceitável.

E nessa tarefa de otimização do tempo os softwares médicos podem te ajudar. Seja salvando modelos de prescrição eletrônica, disponibilizando um bulário online ou pela facilidade de acesso às informações, você aumenta a sua produtividade durante a consulta.

Além disso, tornando o atendimento mais ágil, é possível oferecer um atendimento humanizado para o paciente, um importante diferencial que ajuda na fidelização.

Controle financeiro

Procure softwares médicos que ofereçam funcionalidades como fluxo de caixa diário, emissão de relatórios financeiros e até mesmo cálculo de repasse.

Realizar todas essas tarefas de forma automática, com apenas alguns cliques, agilizam exponencialmente os seus processos!

Lembre-se de buscar outros diferenciais que o software médico pode te oferecer, como cursos, conteúdos, materiais educativos voltados para diversas áreas da clínica, que podem te ajudar além de um sistema.

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Relatório completo sobre progresso do paciente

Como já mencionado, um software médico pode ser capaz de trazer informações e estatísticas sobre as características de seus pacientes, como gênero e idade.

Porém, caso você trabalhe em uma especialidade que acompanha o paciente por vários anos, como pediatria e ginecologia, um software médico pode ser seu maior aliado no momento da avaliação de seu paciente.

Isso porque é possível montar uma linha do tempo no prontuário com todos os tratamentos e progresso do paciente, sem juntar milhares de papéis.

No iClinic, por exemplo, é possível montar uma curva de crescimento inserindo apenas alguns dados do paciente. Os pontos são gerados automaticamente na curva e você tem acesso a ela a qualquer momento.

Redução de custos

Quantas pastas e gaveteiros são necessárias para você guardar todas as fichas, prontuários e exames de seus pacientes? E qual o tempo gasto para encontrar todos esses documentos quando necessário?

Outra vantagem garantida com o uso de softwares médicos é a redução de custos e uso de papel, além da diminuição da demanda por espaço físico.

Agora imagine ter todos esses dados concentrados em um único sistema e que, digitando apenas um nome, você tem acesso a todas as informações que precisa? Essa é a praticidade trazida com o uso de um software!

Caso o seu software médico seja em nuvem, você é capaz de acessar essas informações remotamente, seja do computador, tablet ou celular. Ou seja, não é mais necessário ter que estar no consultório para consultar esses dados.

Prontuário eletrônico customizável

Um prontuário eletrônico é uma das peças-chave em um bom software médico, afinal, é uma funcionalidade presente todos os dias e praticamente todo o tempo na rotina de um médico.

Ao mesmo tempo em que existem campos obrigatórios em um prontuário, ele também pode ser bastante personalizável, de forma que cada profissional da saúde possa acrescentar informações relevantes para a avaliação do paciente ao longo do tempo.

Nós comentamos tudo o que você precisa saber sobre prontuário eletrônico neste artigo.

Dessa forma, ao pesquisar softwares médicos para a sua clínica,veja se o prontuário eletrônico é personalizável, e desenvolvido de acordo com as necessidades da sua especialidade.

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Além da personalização, existem sistemas que oferecem outras funcionalidades no prontuário, como possibilidade de anexar fotos, arquivos e exames.Fazendo uso dessas ferramentas, você monta um histórico do progresso do seu paciente e tem tudo registrado e seguro em nuvem, sem perder qualquer informação.

Descubra como um bom prontuário eletrônico pode ajudar na gestão da clínica e oferecer um atendimento de excelência.

Desvantagens de um software médico

É claro que nada é completamente perfeito, embora isso não signifique que não possamos sempre buscar a excelência.

Conheça a seguir algumas desvantagens do software médico.

Demanda de tempo na transição para um software médico

Você vai precisar dedicar um certo tempo para passar todas as suas informações para o software e digitalizar de vez a sua clínica.

Apesar dessa necessidade, o tempo que você deixará de perder ao acessar tudo em poucos cliques, na verdade, é um investimento que trará retornos a longo prazo, economizando seu tempo no futuro!

Felizmente, essa transição não precisa ser tão complicada e demorada. Conheça a história do Dr. Celso Bregalda Neves, que fez a transição de 11 anos de fichas de pacientes e prontuários em papel para um sistema de gestão de clínicas.

“Foi bem tranquilo, não tivemos problema nenhum. […] Já os pacientes antigos eu faço como se fosse uma ficha resumida nesse prontuário e a ficha prévia eu escaneio e adiciono no programa. Então, não tivemos dificuldade nenhuma.”

Preço do software médico

Algo que pode afetar a sua decisão em adotar um software médico na sua clínica é o preço. Existem vários tipos de software no mercado, com os mais variados planos e preços.

Esse valor a princípio pode parecer um custo enorme, mas, com a escolha certa, seus custos serão reduzidos e seu tempo será mais produtivo. O software deixará de ser um custo, para se tornar um investimento.

Procure saber se os planos exigem contratos de fidelização ou se você pode cancelar a hora que quiser. Essa pode ser a grande diferença caso você não se adapte ao uso do sistema.

Na iClinic, por exemplo, não temos taxa de cancelamento e nem de adesão. O objetivo é tornar o processo de cancelamento o mais simples possível! Entenda como o processo de cancelar o iClinic funciona nesse vídeo:

Softwares na nuvem não funcionam sem internet

Como os softwares na nuvem funcionam da mesma forma que plataformas como o Facebook, por exemplo, isso significa que ele só pode funcionar caso esteja conectado à internet.

Essa é uma das poucas limitações que um software na nuvem possui, então é bom estar atento caso a internet da sua clínica não seja tão eficiente. Mas fique tranquilo, alguns softwares médicos são tão leves que funcionam até com o 3G do seu celular.

Diferenças entre um software médico gratuito e pago

Apesar das inúmeras razões existentes para o uso de um software médico, ainda existe a questão de porquê pagar por um. É verdade que você encontra muitos tipos de softwares gratuitos no mercado.

Porém, existem inúmeros riscos caso você opte por usar um sistema gratuito. Conheça mais sobre eles a seguir.

Segurança dos dados

Primeiramente, não existe a garantia de que esses sistemas sigam as normas exigidas pelos órgãos reguladores, pois nem sempre há alguém por trás do desenvolvimento desses sistemas realmente comprometido a cumprir essas normas.

Além disso, você não tem como cobrar esse comprometimento dos desenvolvedores, já que você está utilizando um sistema de graça.

Uma das vantagens de maior destaque para um software médico é a segurança. Existem órgãos, como o CFM, que regulamentam o funcionamento dessas ferramentas, e os softwares pagos são mais comprometidos em segui-las.

A segurança dos sistemas médicos deve ser a mesma que a utilizada pelos bancos na internet (internet banking), com absoluto sigilo de dados. Além disso, é obrigatória a realização de backups (atualizações) dos dados.

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A certificação digital SSL (o HTTPS que aparece ao lado da URL do site, como na imagem acima) indica a segurança e privacidade das suas informações.

Funcionalidades personalizadas

Como esse tipo de software geralmente não é desenvolvido por profissionais especialistas, é normal que haja apenas um sistema padrão para todos os usuários, independentemente da especialidade.

Isso significa que não há funcionalidades específicas para sua área, como por exemplo, um teste de lentes de contato no prontuário dos oftalmologistas.

Mesmo que haja a opção de personalizar o sistema para sua rotina, provavelmente esse serviço será pago, e exigirá que uma assistência técnica vá até sua clínica.

Falta de comprometimento

Outra desvantagem de um software médico gratuito é que nem sempre ocorrem atualizações, melhorias e correções de problemas em seu uso.

Porém, mesmo os softwares pagos possuem diferenças entre si. Ao considerar adotar um sistema médico em sua clínica, pesquise sobre as funcionalidades oferecidas por cada um e quais são os diferenciais daquela marca.

Seja um logo no receituário ou um suporte ilimitado e ágil, essas podem ser as funcionalidades que você mais precisa.

Aqui na iClinic, por exemplo, nós temos os Gerentes de Sucesso. Cada conta possui um gerente que entra em contato com você para entender o funcionamento da sua clínica e buscar maneiras de te ajudar a mantê-la saudável.

Esses foram os principais pontos sobre tudo que você precisa saber sobre software médico. Caso ainda tenha alguma dúvida, pode deixá-la nos comentários ou entrar em contato com a gente!

Está em dúvida sobre como escolher o software ideal para sua clínica médica? Confira nossa checklist gratuita e faça a melhor escolha!

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.