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Administração e Gestão

Por que é importante realizar a integração de dados em clínicas?

Consultar dados administrativos, financeiros e da saúde dos pacientes em um único sistema aumenta a produtividade da sua clínica. Entenda!

Em uma sociedade em que tudo acontece de maneira sucinta, a praticidade na hora de contratar todo tipo de serviço, inclusive os relacionados à saúde, é fundamental. É por isso que a integração de dados em clínicas vem se tornando fator de grande importância para a satisfação e fidelização de pacientes.

Com dados integrados, é possível realizar atendimentos mais rápidos e personalizados, de forma que o paciente se sinta acolhido, já que o atendente passa a conhecer seu histórico com poucos cliques. Além disso, a sua gestão agradece, afinal, nada melhor para aumentar a produtividade dos seus colaboradores.

Se você também deseja alcançar melhor eficiência em sua clínica, acompanhe abaixo algumas vantagens da integração de dados.

Diminuição das falhas de comunicação

Se você ainda utiliza planilhas simples para gerenciamento, ou mesmo conta com ferramentas separadas para armazenar dados sobre o histórico do paciente, as informações financeiras e os agendamentos, é provável que o paciente fique muito tempo aguardando na linha quando entrar em contato para agendar uma consulta ou para obter informações, até você encontrar o que precisa.

Uma única ferramenta que permite a integração de dados em clínicas evita esse tipo de transtorno. Além disso, já imaginou o transtorno de negativar, por engano, um paciente que está com os pagamentos em dia? Quando o gerenciamento dá margem à falhas, isso pode acontecer.

Ainda, uma marcação de consulta em data errada, ou o agendamento de dois atendimentos em um mesmo horário, são erros comuns quando não se tem o controle adequado. Essas falhas de comunicação causam má impressão e podem afastar o paciente da sua clínica.

Acesso facilitado às informações dos pacientes

Quando os dados são integrados, a única preocupação deve ser de mantê-los sempre atualizados. Sempre que o paciente entrar em contato, basta abrir o sistema e todos os dados referentes a ele estarão à mão. Uma dica é criar o hábito de confirmá-los a cada visita do paciente na clínica. Dessa forma, você garante que não haverá dificuldades para comunicação.

Informações incompletas ou difíceis de acessar podem fazer com que os colaboradores simplesmente não as consultem, em busca de oferecer um atendimento mais rápido, uma atitude igualmente prejudicial à qualidade dos serviços prestados.

Ter acesso, em uma única plataforma, ao prontuário eletrônico, histórico de pagamentos e dados cadastrais do paciente certamente agilizará o atendimento. Além disso, quaisquer divergências poderão ser solucionadas no momento do contato, sem que se corra o risco de agendar procedimentos e, somente após, se dar conta de que o paciente está com pagamentos em atraso, por exemplo.

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Garantia de qualidade dos dados

É claro que com a complexidade dos sistemas atuais o volume de dados necessários para uma boa gestão também aumentou. Contamos hoje com informações cadastrais que incluem telefones, e-mails e Whatsapp (ou outros programas similares), histórico médico com direito a observações detalhadas a cada consulta ou exame, informações financeiras e uma série de outros adendos igualmente importantes.

Pensando por esse lado, a questão de agilidade no atendimento não parece contraditória? Para que o volume de dados não se torne um empecilho para a produtividade, é necessário garantir a qualidade das informações. A integração é uma ótima maneira de consultá-los de forma mais rápida e eficiente.

Redução de custos

Produtividade é sinônimo de redução de custos. Quando os dados aparecem soltos, em plataformas distintas, os colaboradores precisam de maior tempo para realizar um atendimento, devido à quantidade de telas a serem consultadas. Contar com uma única ferramenta que permite a integração representa atendimentos mais rápidos.

Também os responsáveis pela gestão financeira têm acesso aos relatórios de pagamentos e histórico de cada paciente. O tempo que atendentes e colaboradores que cuidam do financeiro economizam pode ser dedicado a outras atividades igualmente importantes, como o planejamento.

É assim que uma clínica que trabalha com dados integrados consegue reduzir custos sem que isso seja sinônimo de oferecer serviços de baixa qualidade. A questão funciona exatamente ao contrário: quanto maior a eficiência dos sistemas, melhor a qualidade do atendimento.

Cruzamento de informações

Não basta saber que determinado paciente passou com um especialista e realizou alguns exames. O histórico completo do paciente deve incluir os exames solicitados, os exames realizados, o retorno ao solicitante e um breve histórico dos resultados e medidas a serem tomadas em relação ao quadro de saúde. Caso seja necessário realizar um acompanhamento periódico, tal informação também precisa estar incluída.

Além disso, caso um tratamento ou acompanhamento mais longo seja necessário, é importante ter acesso às condições de pagamento negociadas no ato da contratação. Recebimentos relacionados a planos de saúde também demandam controle. Percebeu como manter esses dados anotados em tópicos isolados definitivamente não funcionaria?

Um sistema que permite integrar dados financeiros, de atendimento e de saúde é a solução para realizar o cruzamento de informações sempre que necessário. Além disso, observações importantes relacionadas a ocorrências relevantes tanto na área da saúde quanto durante os atendimentos na recepção devem ser inseridas para acompanhamento. Não é possível confiar somente na memória.

Como se pode ver, integrar dados está longe de ser um opcional para a sua clínica: trata-se de uma atitude necessária para oferecer um atendimento de qualidade e destacar-se em meio à concorrência. Muito mais do que bons profissionais da saúde, a sua clínica precisa contar com ferramentas eficazes de gestão financeira e que permitam oferecer um atendimento mais humanizado e personalizado.

Paciente que se sente exclusivo na hora do atendimento tende a voltar sempre e ainda indicar a sua clínica para amigos e familiares.

Na hora de escolher um sistema para integração de dados em clínicas, é importante buscar empresas de softwares especializados na área da saúde. Dessa forma, você poderá contar com todos os módulos necessários para realizar uma boa gestão e ainda construir uma imagem de organização, responsabilidade e comprometimento junto ao mercado.

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