Qual é a importância da gestão de agenda na clínica?

Qual é a importância da gestão de agenda na clínica?

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica

Leia em 6 min.

Última atualização em 26/07/2021 por Yasmim Mayumi

Uma gestão de agenda na clínica eficiente consegue satisfazer suas necessidades, centralizar informações e torná-las acessíveis de qualquer lugar.

Está sem tempo para ler o conteúdo? Clique no player abaixo:

Seu sistema atual não atende as demandas do seu negócio? Saiba que com uma agenda organizada, você consegue ter mais praticidade no dia a dia, principalmente se ela for integrada com um sistema de gestão.

Segundo a pesquisa TIC Saúde de 2019, 82% dos estabelecimentos médicos usam softwares, e cerca de um quarto oferece agendamento online de consultas.

“O uso de sistemas eletrônicos para registro de informações clínicas dos pacientes é uma importante ferramenta para a integração do cuidado do paciente e para a melhora da qualidade e eficiência do sistema de saúde.”

Além disso, 88% dos médicos e 94% dos enfermeiros avaliam que o uso de Tecnologias de Informação (TIC), como softwares médicos e agendas onlines, melhorou os processos de trabalho.

Continue a leitura e descubra como você também pode ter essa melhora na sua clínica. 🙂

O que é gestão de agenda na clínica e qual sua importância?

A gestão de agenda na clínica se refere a todo o processo responsável por organizar a agenda, desde a marcação de consultas, até o gerenciamento e confirmação de cada compromisso.

Em qualquer clínica, a principal fonte de receita são os atendimentos, e todos eles são gerenciados a partir de uma agenda, seja ela de papel, ou online.

Se seus compromissos são marcados em uma ferramenta desorganizada, é provável que você se atrase, os pacientes faltem mais nas consultas e você perca tempo.

Por isso, para garantir uma boa experiência na jornada do paciente e trazer praticidade para sua rotina, é essencial contar com uma agenda médica de confiança.

Para ter esse diferencial, muitos médicos optam por agendas onlines, presentes em softwares médicos na nuvem, inovações que não param de ganhar destaque na área da saúde.

A pesquisa da Accenture evidencia a tendência do uso de ferramentas como o agendamento online, que permite o autoagendamento por parte dos pacientes.

O estudo afirma que além de diferenciar o estabelecimento da concorrência, a funcionalidade também aumenta o engajamento e a satisfação dos pacientes. 

Veja um trecho retirado da pesquisa:

77% dos pacientes julgam importante poder marcar, alterar ou cancelar consultas por internet […] os provedores não conseguem atender as expectativas dos clientes no que se refere ao agendamento de consultas — a primeira oportunidade de criar experiências satisfatórias aos pacientes.”

O melhor de tudo é que uma agenda online pode ser integrada com o prontuário eletrônico, o que centraliza ainda mais os dados da clínica.

Dessa forma, você tem um histórico completo de todas as consultas do paciente, exames, imagens e arquivos – todos os dados reunidos em um único local.

Conheça mais vantagens de uma agenda online no vídeo abaixo:

Você também consegue bater o olho na agenda e saber como será sua semana, enxergar buracos para encaixar novos agendamentos e facilitar o gerenciamento para suas secretárias.

Para entender como você pode ter tudo isso na prática, veja a seguir 7 dicas essenciais para a sua organização. 

Acompanhe!

Como fazer a gestão de agenda na clínica?

Não existe nenhum segredo para ter uma gestão de excelência. O mais importante é ter as ferramentas certas ao seu lado, colaboradores eficientes e processos bem definidos.

Vamos ver descobrir como você pode organizar melhor a sua agenda? 😉

1. Use uma agenda médica online

Quantas rasuras uma agenda de papel possui em uma semana comum na clínica?

Muitas. Qualquer mudança de horário ou cancelamento faz com que a visualização da agenda fique confusa devido aos rabiscos que tomam conta dos espaços.

Com uma agenda online, é possível alterar horários em poucos cliques, marcar múltiplos procedimentos em uma única consulta e personalizar os procedimentos por cores.

Você também conta com diferenciais como lista de pacientes do dia, lista de espera com todos que estão aguardando por um horário disponível, visualização diária ou semanal, entre outros.

Assim, ao olhar rapidamente a agenda você consegue identificar quais atendimentos são retornos, quais são primeiras consultas, e quanto tempo cada um irá levar.

Uma ótima praticidade, não concorda?

2. Permita que seus pacientes agendem pela internet

Ao longo do conteúdo mencionamos o agendamento online, uma agenda que permite a marcação de consultas por parte dos pacientes de qualquer lugar, a qualquer hora.

Como ela não depende de uma pessoa para funcionar, as consultas podem ser marcadas mesmo quando sua clínica está fechada, ou você está de férias.

O agendamento online do iClinic, por exemplo, é totalmente integrado com a agenda do sistema, que é visível apenas para você e suas recepcionistas.

Isso significa que todo atendimento marcado em uma agenda vai para a outra, e vice-versa. 

Para que o agendamento online funcione, é necessário criar seu perfil médico gratuito no AgendarConsulta, um site que conecta médicos e pacientes.

Saiba mais sobre a plataforma no nosso eBook gratuito:

Guia gratuito do AgendarConsulta: aumente sua presença online e conecte-se com seus pacientes

Ao ter as duas agendas funcionando em conjunto, você melhora sua gestão, aumenta a satisfação dos pacientes e centraliza seus compromissos.

3. Envie lembretes de consulta para os pacientes

Quanto tempo os profissionais da recepção perdem ligando para cada paciente na hora de confirmar as consultas?

Enquanto o consumo de mensagens aumenta, as ligações por telefone diminuem, e os pacientes ficam cada vez mais acostumados em receber lembretes de consulta, ao invés de telefonemas. 

Esse serviço não apenas diminui a taxa de faltas, como também ajuda na gestão de agenda na clínica, que conta com status de agendamento atualizados.

Os status podem ser divididos da seguinte maneira:

Status dos agendamentos para gestão de agenda na clínica

Com eles você consegue entender quais consultas estão confirmadas, quais foram canceladas, e assim por diante. 

Com os lembretes de consultas, os status mudam automaticamente de acordo com as respostas dos pacientes, seja para “Confirmado pelo paciente” ou “Cancelado pelo paciente”.

No software médico iClinic, você pode enviá-los por SMS, e-mail e WhatsApp

Impossível se esquecer do agendamento com todos esses avisos, não acha?

4. Marque um intervalo entre os agendamentos

Um dos erros mais comuns na hora de gerenciar a agenda da clínica é não marcar um intervalo entre os agendamentos.

Mesmo que você saiba exatamente quanto tempo cada procedimento dura, imprevistos acontecem, como uma conversa mais demorada ou atrasos.

Ao deixar um espaço de 5 a 10 minutos entre cada compromisso, você tem uma segurança maior para evitar atrasos, mesmo que algum atendimento se estenda.

Esse é um pequeno detalhe que faz toda a diferença na sua organização.

5. Produza relatórios sobre a duração média dos atendimentos e faltas por paciente

Você sabe quanto tempo seus retornos costumam durar? E suas consultas? Já identificou um padrão de comportamento nos pacientes que não comparecem para consultas marcadas?

É possível responder todas essas perguntas com alguns relatórios. Fazê-los manualmente é mais trabalhoso e cansativo, mas se você conta com um software médico, esse processo é automático.

Ao calcular o tempo de cada consulta, no final você terá a duração média dos seus atendimentos. Vamos supor que ela seja de 40 minutos, o ideal é que esse tempo seja o mínimo separado na agenda.

Com um relatório de faltas por paciente, você também identifica quais pacientes mais faltam, e o que eles têm em comum. 

Talvez seja por esquecimento ou uma rotina tão atarefada que nem sobra tempo para avisar da falta, problemas solucionados facilmente com os lembretes de consulta.

Ao ter essas novas informações, você melhora consideravelmente a gestão da sua agenda.

Descubra outros benefícios de um software médico de qualidade neste vídeo:

6. Estabeleça um limite de consultas por dia

Outro dado que você pode retirar do relatório de duração média de atendimentos é a quantidade de consultas que você consegue realizar por dia.

Se o tempo dos seus atendimentos costuma durar 40 minutos, e você trabalha das 7h às 19h na clínica, com duas horas de almoço, o máximo de consultas que podem ser marcadas por dia é 15.

Com esse limite você diminui atrasos, organiza melhor a sua agenda e evita sobrecarga de trabalho. Lembre-se de considerar o intervalo entre os agendamentos, como enfatizado anteriormente no artigo.

7. Tenha um software médico completo

Ao longo do conteúdo nós citamos algumas ferramentas essenciais para a gestão de qualquer clínica, como agenda médica, agendamento online, prontuário eletrônico, relatórios e lembretes de consulta.

Todas essas funcionalidades estão presentes em um bom software médico, que também conta com Teleconsulta, controle financeiro, prescrição eletrônica, e-mail marketing, entre outras vantagens.

Para ter uma gestão completa no seu negócio, e não apenas uma gestão na agenda, é fundamental contar com um sistema médico na nuvem.

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Tenho certeza que se você seguir as dicas deste artigo e alcançar uma gestão de agenda eficiente, você terá ainda mais sucesso na sua clínica. 

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.