Produtividade

Agendamento online: como ter uma clínica de destaque

Antes de introduzirmos o assunto, assista abaixo o vídeo que fizemos explicando os principais motivos de porque você precisa ter uma agenda médica online na sua clínica:

O agendamento online é uma das formas inovadoras dos pacientes se relacionarem com médicos e marcarem suas consultas de forma independente, e é cada dia mais essencial nos consultórios.

O surgimento dessas alternativas para pacientes encontrarem novos consultórios vem mudando a forma como negócios -- no caso em questão, as consultas -- são feitos, além de oferecer um novo tipo de experiência ao paciente, tendo um impacto positivo antes mesmo da ida ao consultório.

Essa tendência vem se mostrando cada vez mais relevante, e os profissionais que ignorarem este fato estarão perdendo a oportunidade de se destacar no mercado.

Se você está à procura de uma forma de inovar, atrair novos pacientes, evitar os erros recorrentes que acontecem na agenda de papel e estar sempre atualizado com as mudanças de horários em cima da hora, o agendamento online é uma ótima opção.

Afinal, quantas vezes sua secretária passou vários minutos no telefone procurando, junto com o paciente, o melhor dia e horário para marcar uma consulta? Não seria melhor se ela pudesse fazer isso de forma mais simples, rápida e diretamente pelo computador?

Pois essa é a vantagem que a tecnologia traz para as clínicas. Uma simples ação de adotar um sistema de agendamento online, ou um sistema de gestão para clínicas completo, pode otimizar seus processos e diminuir os erros mais comuns.

Ferramentas de agendamento online oferecem essa tecnologia para profissionais da saúde inovarem a forma como disponibilizam sua agenda para consultas e funcionam da seguinte maneira:

Com uma agenda online você oferece seus horários disponíveis através de uma plataforma ou software online, sendo facilmente acessíveis pelos seus pacientes para marcarem as consultas.

O paciente então verifica o melhor horário de acordo com a sua necessidade e marca a consulta de forma rápida. A sua secretária, ou até mesmo você, entra na plataforma e confirma a consulta. Sem tempo perdido no telefone. Bem mais rápido e com menos chances de erros.

Oferecer um meio de marcação de consultas online pode influenciar a escolha dos pacientes pelo seu consultório, já que a opção de agendamento online é um diferencial levado em consideração antes de escolher um médico.

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As vantagens do agendamento online para médicos e profissionais da saúde

Ferramentas como uma agenda online trazem vantagens não só para médicos e pacientes, mas também para todos os profissionais de uma clínica e influenciam diretamente na organização do consultório. Quer saber como?

Vantagem para médicos e profissionais da saúde

Para os médicos e profissionais da saúde, uma das principais vantagens do agendamento online é que a ferramenta pode ser utilizada de forma estratégica. Como assim?

Não é necessário disponibilizar toda a sua agenda no site. Ao disponibilizar os horários da sua agenda, você pode bloquear os períodos em que não está na clínica - seja porque trabalha em outro lugar, tenha algum compromisso, ou qualquer outro motivo - de maneira que seja oferecido somente os horários que já estavam livres. Com essa estratégia você consegue preencher os períodos do dia, da semana ou mês, mais ociosos.

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Outro benefício para os médicos que utilizam uma plataforma de agendamento online é a atração de pacientes e divulgação dos seus serviços. Afinal, seu nome fica disponível no site que é acessado por milhares de pessoas diariamente. Com isso, potenciais pacientes conhecem o seu nome e, o melhor de tudo, você não precisou ir ativamente atrás dessas pessoas.

Além disso, é possível para o profissional da saúde acessar a sua agenda de qualquer lugar, seja pelo computador de casa, da clínica ou pelo celular. Assim, ele sempre sabe os seus compromissos do dia - e se prepara melhor para eles - ou ainda se houve alguma alteração de última hora.

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Vantagem para as recepcionistas

Já para as recepcionistas da clínica, a vantagem é ainda maior. Esta profissional realiza muitas e diferentes atividades no dia a dia da clínica. Ficar o dia todo ao telefone, agendando, confirmando e remarcando consultas já não é mais produtivo.

Utilizando uma agenda online, você permite que a recepcionista seja muito mais produtiva, tendo mais tempo para dedicar a sua atenção aos pacientes na sala de espera, oferecendo a eles a melhor experiência e um serviço de qualidade.

É comum que os softwares de agenda online tenham acessos diferenciados para o profissional de saúde e a recepção. Com isso, basta cadastrar a recepcionista no acesso correto que as permissões já estarão ajustadas para o perfil profissional dela.

Se você tiver mais de uma pessoa trabalhando na recepção, pode conseguir ainda mais produtividade ao permitir que essas pessoas se especializem em determinadas atividades dentro da clínica.

Por exemplo, se você tiver 3 pessoas trabalhando na recepção, pode separar as atividades entre cadastro de pacientes, acompanhamento pré-consulta e final do atendimento. Dessa forma, com certeza as atividades serão otimizadas e você sempre terá alguém presente em cada etapa do atendimento.

Aprenda mais dicas de como organizar os serviços da recepção e desenvolver as habilidades da secretária neste vídeo:

Vantagens do agendamento online para clínicas

Além de vantagens para os funcionários da clínica, uma agenda online também traz benefícios para o estabelecimento em si.

É desejo de muitos médicos não precisar atender planos de saúde. Normalmente, essa ferramenta auxilia no aumento do número de consultas particulares, então lidar com a burocracia de planos de saúde é cada vez menos necessário.

Porém, é importante manter todas as cobranças e formas de pagamento atualizadas em um fluxo de caixa, assim você vê de forma mais clara quanto seu negócio depende, ou não, dos planos de saúde. Os softwares de gestão para clínicas costumam oferecer relatórios bastante completos sobre essas informações.

Por fim, além da organização do fluxo de caixa, uma das maiores vantagens para a clínica com o uso do agendamento online é a redução de custos de telefonia e papel. Já parou para calcular o peso desses gastos em seu consultório?

A principal forma de reduzir esses custos é buscando alternativas digitais que eliminem a necessidade desses itens no dia a dia do consultório. O primeiro passo é trazer para o mundo digital todos os procedimentos da clínica com a ajuda de um software médico.

No caso da agenda médica online, além de se livrar do processo lento de checagem e organização da agenda em papel, você centraliza a agenda de todos os profissionais da clínica e as mantém atualizadas o tempo todo. Além disso, é possível programar lembretes por e-mail ou SMS de confirmação de consulta, assim você tem a certeza de que seus pacientes não esquecerão o compromisso.

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Benefícios do agendamento online para os pacientes

Pelo lado do paciente, o principal benefício é a facilidade e agilidade para agendar uma consulta. Quando ele se cadastra no site, ou acessa a agenda online da clínica, encontra disponíveis as agendas dos profissionais de diversas especialidades que trabalham na clínica.

Assim, ele pode buscar a melhor data e horário para agendar uma consulta com o médico que preferir. Ou ainda, se for um caso de urgência, marcar com o profissional que tem o primeiro horário disponível.

A partir daí, basta solicitar a consulta e esperar a confirmação do agendamento. É interessante para ambas as partes que a consulta seja confirmada o quanto antes. Com a agenda atualizada, tanto o paciente quanto o médico podem se programar melhor para outros compromissos.

E o melhor de tudo é que o agendamento online funciona 24 horas por dia, todos os dias da semana, então a marcação da consulta pode ser realizada a qualquer momento, e não somente em horário comercial.

Com todas essas possibilidades, você promove uma percepção positiva na opinião do paciente antes mesmo da consulta.  Depois, resta oferecer a melhor experiência possível no consultório, com uma boa recepção, sala de espera confortável, evitar atrasos, e praticar o atendimento humanizado durante a consulta.

Todas essas práticas somadas têm um impacto muito positivo sobre a experiência do paciente em seu consultório e o transforma em um verdadeiro promotor do seu trabalho.

Controle da gestão pessoal e da clínica

Um outro benefício alcançado com a disponibilização de uma agenda médica online é a melhora no controle pessoal e gestão da clínica.

Se a sua agenda online for integrada a um sistema de gestão para clínicas, você será capaz de gerar relatórios a respeito dos seus pacientes, conhecendo melhor padrões de comportamento e também o perfil do seu público.

Conhecer a faixa etária e gênero dos pacientes que você mais atende te permitem programar campanhas para atrair mais pacientes, por exemplo. Além disso, entender os horários e dias da semana mais requisitados para atendimento  possibilitam um melhor controle sobre suas tarefas, de forma que você consiga atender em outros locais, ir a congressos, saber quando está livre para realizar outras atividades no seu dia ou ainda ter tempo para estudar mais sobre a sua área.

Além disso, você entenderá melhor o tipo de consulta ou procedimento que mais realiza na clínica, programando os seus dias - e horários na agenda - de acordo com o tempo demandado por cada atividade.

Com um sistema de gestão, você ainda pode organizar uma lista de espera, acompanhar quais pacientes já chegaram e estão aguardando pelo atendimento e quais faltaram, por exemplo. Além disso, pode acessar com poucos cliques o prontuário de cada um para se preparar rapidamente para cada consulta, relembrando o tratamento que está sendo aplicado.

Ao fim, você pode consolidar todas essas atividades com o financeiro da clínica, confirmando diretamente da agenda quais pagamentos foram recebidos ou parcelados, mantendo o fluxo de caixa do consultório atualizado.

Assim você alcança uma gestão com processos e atividades totalmente integrados e atinge a excelência na administração da clínica.

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Canais para divulgar sua agenda médica

De que adianta modernizar a clínica com um sistema de gestão e agenda médica online se você não divulga seus serviços? Você precisa de algumas estratégias de  marketing médico para divulgar seu trabalho ao seu público alvo.

A melhor forma de atrair novos pacientes é pela divulgação da clínica, e a principal maneira de fazer isso é utilizando os canais de comunicação que seus pacientes usam.

Por isso, crie um perfil para a sua clínica nas redes sociais e mantenha-o ativo. Poste conteúdos interessantes sobre a área da saúde, o funcionamento da sua clínica e disponibilize o chat para tirar eventuais dúvidas.

Mas, lembre-se de que você não pode realizar atendimentos online. Por isso, aproveite esses meios de comunicação para divulgar a sua agenda online .

Além disso, você pode criar um perfil no Google Meu Negócio e divulgar a sua clínica na internet. Neste perfil você insere informações como horário de funcionamento, localização, fotos e site da clínica, além de permitir avaliações de pacientes. Dessa forma, quando alguém pesquisar a sua clínica ou algo relacionado à sua especialidade no Google, você aparece como uma das sugestões de resultado na busca.

Você pode utilizar várias estratégias de divulgação ou de marketing médico para se tornar uma referência na sua área. As opções são inúmeras, desde a simples disponibilização da sua agenda para a marcação online de consultas, até a criação de um site e a produção de conteúdo para as redes sociais. O importante é ser reconhecido pelo seu diferencial.

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