Como o iClinic melhora a recepção do seu consultório?

Como o iClinic melhora a recepção do seu consultório?

Yasmim Mayumi Ferramentas para Clínica Leave a Comment

Leia em 7 min.

A primeira experiência do paciente com o seu atendimento costuma ser na recepção. Por isso, é essencial contar com um software médico como o iClinic, que organiza e otimiza essa área no seu consultório.

O atendimento humanizado não deve acontecer apenas durante a consulta médica. Ele precisa estar presente em todas etapas da jornada do paciente, como na recepção.

As secretárias e recepcionistas são profissionais essenciais para garantir que seus pacientes tenham uma ótima experiência, e, para ajudá-las, é preciso ter um software médico de gestão.

Sem a ajuda de um sistema, as recepcionistas precisam lidar com milhares de tarefas ao mesmo tempo, como agendamentos, confirmações de consultas, controle financeiro, e dessa maneira ficam sem tempo tempo para atender os pacientes com calma.

Continue a leitura e descubra como o iClinic consegue otimizar os processos da recepção do seu consultório.

Principais benefícios do iClinic para a recepção do seu consultório

O iClinic consegue automatizar diversas atividades manuais, sem perder o toque humanizado dos profissionais do seu consultório.

A secretária Lucicleide, por exemplo, se modernizou com o iClinic, e agora possui mais tempo para focar nos pacientes, se destacando ainda mais no seu trabalho.

“Me adaptei muito rápido com o sistema e facilitou muito o dia a dia. Antes, tinha que realizar a parte financeira por meio de uma planilha no Excel. Foi tudo de bom na minha vida. O software e a dedicação de vocês. Além disso, qualquer dúvida que eu tenho, utilizo o chat, e vocês são muito rápidos.”

Vamos descobrir quais são os 7 principais diferenciais do iClinic para a recepção do seu consultório?

1. Agenda médica sempre organizada

Uma das principais responsabilidades dos profissionais da recepção é manter a agenda organizada. Afinal, ela controla a principal fonte de renda de qualquer consultório: as consultas. 

As agendas de papel não são eficientes para um estabelecimento médico, já que é comum os pacientes precisarem reagendar o atendimento, ou realizar mais de um procedimento em uma única consulta.

Isso acaba resultando em rasuras na agenda, e a visualização fica confusa, o que pode causar vários inconvenientes, como atrasos, remarcações não agendadas para outras datas, mais de um paciente marcado em um mesmo horário, entre outros. 

Com a agenda médica do iClinic, sua recepção conta com vantagens como:

  • Funcionalidade de multiprocedimentos, permitindo que você registre exatamente quantos e quais procedimentos serão realizados nas consultas;

  • Bloqueio de horários, para que suas recepcionistas não marquem atendimentos em horários ou dias que você não está disponível;

  • Personalização de cores da agenda. Assim, você consegue identificar quais procedimentos serão realizados ao longo do dia apenas pelas cores;

  • Lista de espera para avisar quais pacientes estão esperando por um horário vago na sua agenda;

  • Lista de pacientes do dia, que mostra todos os pacientes que estão agendados, assim como o status do agendamento (confirmado, cancelado, na sala de espera, entre outros);

  • Visualização por dia ou semana.

Com todos esses diferenciais, sua recepção conta com uma agenda que está sempre organizada e de fácil visualização, mesmo com a rotina agitada de um consultório.

Quer ver como a agenda do iClinic funciona na prática? Assista ao vídeo abaixo:

2. Registro completo dos pacientes

Suas recepcionistas conseguem lembrar de todos os pacientes que passam pelo consultório?

Provavelmente não, principalmente se o seu fluxo de pacientes é alto ao longo do ano. Com a correria do dia a dia, também é difícil registrar todas as informações com calma e corretamente em um papel.

No iClinic, suas recepcionistas conseguem preencher um registro completo dos pacientes em poucos minutos, sem se esquecer de nenhum detalhe.

Veja alguns dos principais benefícios do registro de pacientes do iClinic.

  • Dados pessoais: além de informações básicas como nome, data de nascimento, sexo, e-mail, e telefone, você também pode cadastrar como o paciente conheceu o consultório, e adicionar informações que só são visíveis para os profissionais do consultório;

  • Dados complementares: para conhecer ainda mais seu paciente, você também pode registrar dados como nacionalidade, etnia, estado civil, profissão, e dados familiares. Assim, você pode encontrar um ponto em comum com seu paciente, e criar uma relação duradoura, e de confiança;

  • Convênios: para não se esquecer o convênio que seu paciente utiliza, basta cadastrar o nome do convênio, número da carteirinha, validade, entre outras informações;

  • Foto de perfil: o iClinic também permite que você adicione uma foto do paciente, para que você se lembre exatamente quem ele é, mesmo antes de chegar novamente ao consultório.

Com um registro completo dos pacientes, além de centralizar todos os dados em um único local, a recepção consegue oferecer um atendimento mais humanizado para os pacientes que já se consultaram no consultório.

3. Agendamento online

Já pensou em disponibilizar uma agenda online para seus pacientes, e facilitar a experiência de agendamento no seu consultório? 

O agendamento online do iClinic permite que seus pacientes marquem consultas a qualquer hora, e de qualquer lugar, por meio de um site, ou uma plataforma como o AgendarConsulta

Dessa forma, mesmo que todas as suas recepcionistas estejam ocupadas atendendo pacientes, ninguém precisa ficar ligando no telefone até ser atendido. 

Basta acessar seu agendamento online, e com poucos cliques, marcar um horário livre em sua agenda. 

O melhor de tudo é que ambas as agendas são totalmente integradas. Ou seja, qualquer consulta marcada em uma, aparece automaticamente na outra.

Dê uma olhada no depoimento da Clínica Médica Madrid, e descubra como o agendamento online transformou sua recepção:

“Atualmente, de todos os agendamentos feitos na semana, 10% são realizados por meio do agendamento online. Além disso, os pacientes que utilizam essa ferramenta acabam não voltando para o telefone ou o Whatsapp diretamente”.

Quer conhecer o agendamento online na prática? Clique na imagem abaixo:

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4. Lembretes de consultas

Quanto tempo suas recepcionistas gastam todo dia confirmando as consultas? 

A princípio, essa atividade pode parecer simples de ser realizada, mas a verdade é que os pacientes podem demorar para responder uma mensagem, ou até mesmo não atenderem ligações. 

Se você possui um alto volume de pacientes, isso significa que os profissionais da recepção ficam boa parte do tempo apenas confirmando consultas.

Além de ser uma atividade manual e repetitiva, esse tempo poderia ser melhor aproveitado em tarefas mais produtivas, como análise dos relatórios financeiros do consultório, ou organização da recepção. 

No iClinic, você consegue enviar lembretes de consulta por SMS, WhatsApp, e e-mail, garantindo que seus pacientes serão lembrados do horário marcado. 

Todas as confirmações de consulta são automáticas, e o status de agendamento na agenda é alterado para “confirmado/cancelado pelo paciente”, dependendo do caso.

Com as confirmações de consultas do iClinic, você pode reduzir as faltas dos pacientes em até 30%. 

Leia o caso de sucesso do Albespyerry, e descubra como ele obteve essa conquista.

“O envio de SMS e e-mail para confirmar consulta caiu em 30% as faltas dos meus pacientes, diminuiu bastante.”

Além das confirmações de consultas, você também pode enviar e-mails para aniversariantes de forma automática. 

Assim, suas recepcionistas não precisam se preocupar com essa atividade, e seu relacionamento com os pacientes se torna ainda mais próximo.

5. Gestão financeira

Você consegue dizer com precisão quais são suas receitas e despesas no momento?

Se você precisa realizar um cálculo manual para descobrir como está seu fluxo de caixa, significa que você não conta com um software como o iClinic.

Com o controle financeiro do iClinic, todas as suas movimentações financeiras podem ser registradas, algo fundamental na recepção, que muitas vezes costuma receber o pagamento dos pacientes. 

No iClinic, seu fluxo de caixa é calculado automaticamente, e você também pode gerar relatórios financeiros, como:

  • Relação entre receitas e convênio;

  • Relação entre receitas e procedimentos;

  • Saldo geral;

  • Análise de despesas e receitas;

  • Receitas e despesas pendentes;

  • Repasse por profissionais;

  • Controle de estoque;

  • Faltas por paciente.

A gestão financeira é essencial para qualquer negócio. Inclusive, para clínicas e consultórios médicos. 

Devido a rotina agitada dos profissionais de saúde, essa gestão costuma ser deixada de lado, o que pode ser um erro fatal para o bom funcionamento do estabelecimento. 

Por isso, ter um software médico que automatiza a gestão financeira é imprescindível. Se você quer entender melhor como essa parte do iClinic funciona na prática, assista nossa websérie:

6. Chat interno

Já pensou em centralizar toda a sua comunicação em um único sistema?

Diferente do WhatsApp, o chat interno do iClinic não precisa estar conectado ao seu smartphone para funcionar.

No dia a dia, você precisa se comunicar com as recepcionistas de uma forma prática, e a melhor maneira de fazer isso é por meio de um software médico.

O chat interno permite que você envie mensagens padrões como “Próximo paciente, por favor”, e solucione dúvidas com a recepção sem sair da sua sala de atendimento.

Essa vantagem é essencial para que os profissionais da recepção também consigam se comunicar de uma forma assertiva, sem precisar interromper uma consulta, por exemplo.

Veja como o chat interno do iClinic ajudou a Dra. Talita em sua rotina.

“A comunicação com as secretárias pelo chat é outro ponto interessante. Eu posso enviar mensagens padrões, ao invés de precisar digitar, o que agiliza o tempo. É uma comunicação direta, rápida e fácil. Se o paciente tem uma dúvida na recepção, eu já consigo responder.”

Uma excelente forma de centralizar a comunicação e economizar tempo, não concorda?

7. Atendimento rápido e eficiente

As recepcionistas precisam ter diversas qualidades para trabalhar em um consultório, como organização, agilidade, atendimento humanizado, entre outras. 

Para manter a produtividade dos profissionais da recepção, é importante contar não apenas com um software médico, mas com uma empresa que realmente se preocupa com o sucesso do seu negócio. 

A equipe de suporte do iClinic costuma responder em até três minutos durante o horário comercial. Nós sabemos que dúvidas podem surgir ao longo do tempo, e a sua recepção não pode ficar parada. 

Suas recepcionistas também podem passar por um treinamento de uso do sistema com o gerente responsável pela conta do seu consultório. 

Dessa forma, elas se sentem mais seguras com o iClinic, e aprendem tudo que precisam nos primeiros meses de uso.

Leia uma parte do depoimento do Dr. Lucas sobre o suporte da iClinic.

“Eu sempre gostei muito do atendimento do suporte. Sempre fui bem atendido, resolveram meus problemas, ofereceram soluções com maleabilidade, sempre foi muito fácil trabalhar com vocês, por isso gosto tanto.”

A iClinic também produz conteúdos educativos, como o curso para recepcionistas de consultório, no intuito de ajudá-las em suas carreiras na área da saúde.

Afinal, uma das melhores maneiras de ajudar sua recepção, é especializar os profissionais em técnicas de comunicação, mídias sociais, finanças, inovação e tecnologia, entre outros conhecimentos necessários.

Essas são algumas das principais formas que o iClinic ajuda a recepção do seu consultório. 

Para conhecer mais diferenciais, teste gratuitamente o sistema agora mesmo:

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.