Como o agendamento online transformou a Clínica Médica Madrid

Como o agendamento online transformou a Clínica Médica Madrid

Leia em 5 min.

O mercado médico está cada vez mais concorrido, por isso, hoje em dia não basta somente ter excelência no atendimento aos seus pacientes. É necessário que você esteja presente, garantindo maior atração e fidelização de pacientes.

Dessa forma, é muito importante investir em marketing digital, bem como na disponibilidade de diferentes formas de agendamento para os pacientes. Atualmente, só o agendamento presencial ou por telefone é coisa do passado. E o agendamento online tem ganhado cada vez mais destaque.

Hoje o caso de sucesso é com a Clínica Médica Madrid, com a Dra. Alini Severo Cunha, que conseguiu, com algumas estratégias e planejamento, conquistar seus pacientes e se destacar na presença digital.

Um pouco sobre a Dra. Alini e a Clínica Médica Madrid

Dra. Alini atua em uma grande variedade de tratamentos para a saúde da mulher, sendo que suas principais especialidades são o atendimento a gestantes, primeira consulta ginecológica e revisão periódica da mulher.

Em 2010 concluiu a especialização em Ginecologia Infanto Juvenil, possibilitando uma maior compreensão e aproximação desse público.

A Dra. Alini Severo da Cunha atende em consultório desde 2006 e em 2008 iniciou a Clínica Médica Madrid, em Cachoeirinha, no Rio Grande do Sul.

A clínica possui três salas de atendimento, sendo a primeira alugada para outros profissionais da área da saúde, como nutricionistas, fisioterapeutas e psicólogos; a segunda sala é destinada a atendimento odontológico e a terceira, para o atendimento da Dra. Alini.

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Como o iClinic surgiu na clínica?

No final de 2017, a clínica seguia uma rotina de um consultório normal, com a secretária ligando para os pacientes, pacientes cancelando consultas ou simplesmente não comparecendo. Ou seja, havia um controle reduzido de toda a atividade na clínica.

Dessa forma, a Dra. Alini e o administrador da clínica observaram a necessidade de “virar a chave” e trazer mais profissionalismo para o dia a dia. Identificaram a importância de ter um software médico que pudesse gerenciar o fluxo de caixa da clínica, bem como o cadastro de pacientes. E segundo a Dra. Alini:

“Com o iClinic tudo isso era possível e ainda em um único aplicativo. Assim, conseguimos ter de fato o gerenciamento da clínica”.

Após a implementação do iClinic, foi realizado um acordo de que nenhum tipo de agendamento fosse realizado em papel, e que nenhuma conta poderia ficar de fora do software.

Como decidiram pelo software médico iClinic?

A Dra. Alini, em conjunto com o administrador da clínica, buscou diversas soluções no mercado e o iClinic sempre aparecia como um dos mais cotados. Por fim, decidiram entrar em contato e fazer o teste gratuito no sistema.

A Dra. Alini comentou que os fatores que os levaram a escolher o software médico iClinic foram:

  • Financeiro da clínica, porque precisa ser de fácil manuseio, já que a secretária possui outras atividades no dia a dia e a interface precisa ser amigável e fácil de usar;

  • Prontuário eletrônico, já que existe a possibilidade de personalização de acordo com a especialidade.

Experiência com o uso do iClinic

Segundo a Dra. Alini, uma das principais funcionalidades que ajudou muito a clínica após a contratação foi a maior visibilidade da agenda com a possibilidade de marcar vários procedimentos para um mesmo agendamento, bem como alterar a cor de acordo com o tipo de atendimento.

Quando estavam com o papel, não existia o controle quanto às faltas dos pacientes, ou os agendamentos não eram bem feitos. Além de ser muito difícil controlar os diferentes tipos de atendimento.

A Dra. Alini realiza diferentes tipos de consulta e algumas demandam um tempo maior no atendimento do paciente. Assim, com a agenda do iClinic, é possível manter esse controle visual. Além disso, a secretária da clínica intercala as consultas no mesmo dia, o que mantém a diversidade de atendimento.

As funcionalidades que mais gostam no iClinic

A clínica Madrid utiliza muito a parte financeira do iClinic, pois é de fácil controle e de grande importância para a clínica, pois com esses dados conseguem avaliar a performance da estratégia implementada.

Outras funcionalidades são o e-mail de confirmação de consulta, pois garante uma maior proximidade com os pacientes e o prontuário eletrônico, que garante a personalização do atendimento pela Dra. Alini.

Somado a isso, o suporte da iClinic é muito bom. Segundo a Dra. Alini, todas as solicitações são prontamente atendidas, causando mínimos impactos para a clínica.

Mas para a clínica, a “cereja do bolo” tem sido o agendamento online.

Agendamento online do iClinic

Anteriormente, os agendamentos da clínica Madrid eram realizados quando o paciente ia na clínica, ou quando o paciente ligava ou mandava um e-mail, ou ainda logo após uma consulta, quando já agendava o retorno.

Além disso, eles utilizavam o Whatsapp, que não era o principal meio de marcação de consultas e sim de comunicação, por ser uma ferramenta utilizada a todo momento.

Após a contratação do iClinic, começaram a estruturar uma outra forma de marcação de consulta com o Whatsapp. A cada 4 meses, importavam a base de pacientes do iClinic para o Whatsapp, assim, quando um paciente entrava em contato, já conseguiam identificar todas as características importantes do paciente cadastradas no sistema.

Para exemplificar, a Dra. Alini comentou:

“Quando um paciente mandava uma mensagem no Whatsapp, a secretária já conseguia identificar quem era o paciente, verificava o histórico do mesmo e analisava quais os melhores horários de atendimento de acordo com a sua preferência. Em seguida, a secretária enviava uma mensagem notificando que a consulta já estava agendada e pedia a confirmação. Das mensagens enviadas, 90% das pessoas respondiam: sim, pode ser.”

Em seguida, eles começaram a testar ferramentas de agendamento online, mas tiveram alguns problemas com a falta de integração com a agenda, pois ocorriam alguns conflitos de horários.

Após a segunda semana do lançamento do agendamento online do iClinic, contrataram a ferramenta e mudaram a estratégia de agendamento da clínica pelo Whatsapp.

Assim, enviavam uma mensagem automática para os pacientes:

“Se você quer agendar uma consulta com a Dra. Alini, clique aqui ou em instantes nosso atendente irá responder”. A secretária normalmente espera de 5 a 10 minutos para entrar em contato novamente.

Além disso, a Dra. afirmou:

“Atualmente, de todos os agendamentos feitos na semana, 10% são realizados por meio do agendamento online. Além disso, os pacientes que utilizam essa ferramenta acabam não voltando para o telefone ou o Whatsapp diretamente”.

Estratégia de marketing digital na clínica:

A clínica realiza diversas comunicações pelas redes sociais, como impulsionamento de campanhas no Facebook, Google Ads, Messenger e Whatsapp, com o objetivo de divulgar a clínica, atrair e fidelizar pacientes, bem como divulgar sobre o agendamento online.

Dentre as comunicações realizadas pela clínica, a Dra. Alini exemplificou algumas: notícias sobre a área da ginecologia; curiosidades; datas comemorativas, como o dia da mulher.

A clínica também trabalha com metas de agendamento de consultas semanais, portanto, fazem todo o planejamento da estratégia de marketing, cronograma, orçamento, campanhas de forma a alcançar os seus objetivos.

Assim, todo o investimento é realizado de forma a garantir que as semanas da Dra. Alini estejam “cheias de pacientes”. No entanto, a clínica se organiza para que exista um intervalo de pelo menos duas semanas para que os pacientes possam realizar agendamentos na clínica, já que trabalham com pacientes que precisam marcar retornos próximos.

Caso contrário, se os pacientes não encontram horários vagos na agenda, ele se direciona para outro profissional que tenha algum horário mais próximo.

Além disso, desde que contrataram o iClinic, os administradores da clínica conseguem avaliar quantos pacientes precisam ter na semana para garantir que as metas de agendamento sejam alcançadas. O que não era possível quando as atividades eram realizadas no papel.

“Posso dizer, sem o iClinic não seria simples. Com ele houve a simplificação e maior inteligência de como realizar as atividades em toda a clínica.”

Gostou da história? E que tal você ser um caso de sucesso também? Experimente o agendamento online da iClinic e atraia e fidelize ainda mais pacientes para a sua clínica.

Contatos:

Dra. Alini Paula Severo da Cunha
Av. General Flores da Cunha, 580, Sala 811
Cachoeirinha, Rio Grande do Sul
Tels: (51) 3470-4123 / (51) 98435.4123
E-mail: madridclinica@hotmail.com


Sobre o autor

Milene Polo

Líder de Inbound Marketing na iClinic, com foco em SEO e jornada do cliente. Formada em Nutrição na USP, com Pós Graduação em Administração de Empresas FGV.