agenda médica organizada

7 dicas para manter sua agenda médica organizada

Maria Beatriz Oliveira Ferramentas para Clínica

Leia em 7 min.

Última atualização em 09/09/2021 por Yasmim Mayumi

Ter uma agenda médica organizada é indispensável para manter a produtividade no consultório e oferecer o melhor atendimento para seus pacientes.

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A rotina de qualquer médico é agitada. Afinal, você precisa lidar com vários compromissos e demandas tanto da vida profissional quanto da pessoal. 

Por isso, manter uma agenda médica organizada com todos os seus compromissos diários e semanais é fundamental para alcançar uma boa gestão no seu dia a dia.

Uma agenda organizada também contribui para a fidelização de pacientes, pois eles não terão que aguardar muito tempo em sua recepção para serem atendidos. 

Neste artigo, você vai conferir 7 dicas para organizar sua agenda médica da melhor forma e alcançar muito mais produtividade em seu consultório.

Continue a leitura!

3 principais benefícios de manter uma agenda médica organizada

A agenda médica é o principal instrumento de organização de seus atendimentos e de sua rotina. 

Uma agenda desorganizada pode acarretar em problemas como dois atendimentos marcados no mesmo horário, consultas corridas e atrasos. Nenhum desses cenários é ideal para o seu consultório.

Veja a seguir alguns benefícios de manter sua agenda sempre organizada:

1. Aumenta a fidelização dos pacientes

Alguma vez você já teve que lidar com um atraso que afetou todos os seus horários? Ou atendeu um paciente de modo mais rápido do que o normal devido à correria?

Todos os pacientes percorrem uma jornada conhecida como jornada do paciente, que começa antes do atendimento e se estende até o pós-consulta.

Como seus pacientes também são clientes, preocupar-se com a qualidade da experiência dos mesmos é cada vez mais importante. 

No livro Princípios de Marketing de Kotler e Armstrong, os autores afirmam que:

Atrair e reter clientes pode ser uma tarefa difícil. Hoje, os clientes têm à sua disposição uma grande variedade de opções de produtos e marcas, preços e fornecedores.”

Por isso, oferecer um atendimento de excelência e não deixá-los esperando é essencial, porque essa experiência influencia a percepção das pessoas sobre seu serviço.

Ao aliar um ótimo atendimento com uma sala de espera agradável, horários organizados e pontualidade, você melhora a jornada do paciente e consegue mais fidelização.

Saiba mais sobre esse tema em nosso vídeo:

2. Oferece uma previsibilidade de ganhos

Você consegue prever seus ganhos mensais por meio da quantidade média de consultas realizadas?

A agenda também impacta no controle financeiro de seu consultório, pois se você tem uma rotina previsível e sabe quantos pacientes atende por semana, sabe quais serão seus ganhos.

Isso é importante para controlar seus gastos e realizar uma boa gestão, pois muitas empresas fecham as portas justamente pela falta dessa previsibilidade.

Segundo o IBGE, 45% das empresas recém-criadas fecham após 3 anos.

Assim, como seu consultório também é uma empresa, quanto mais previsíveis e gerenciados forem os seus ganhos, maiores serão as suas chances de sucesso.

3. Proporciona redução do estresse da rotina

Como você concilia sua vida pessoal e profissional? Sente que não tem tempo suficiente para nenhuma das duas?

Se sim, saiba que muitos profissionais de saúde se sentem da mesma forma. A organização de sua agenda colabora muito para sua rotina ser mais programada, menos corrida e estressante.

Ao possuir uma visão ampla de seus compromissos diários e semanais, você programa melhor seus horários, consegue mais tempo e suas atividades fluem de modo mais previsível.

7 dicas para manter sua agenda médica organizada

Ao realizar uma boa gestão de seu tempo com a ajuda de uma agenda médica organizada, você alcança mais produtividade e o dia segue com mais tranquilidade para você e seus pacientes.

Para saber como manter a organização da sua agenda na prática, continue a leitura e veja nossas 7 dicas exclusivas!

1. Conheça a dinâmica de sua rotina

Você sabe quanto tempo seus atendimentos duram ou quantos pacientes por dia consegue atender? Sabe qual a duração de todos os procedimentos realizados em seu consultório?

O primeiro passo para ter uma agenda organizada é entender qual é a dinâmica de sua rotina. Cada tipo de atendimento irá demandar um tempo específico, e você precisa conhecê-los.

Alguns softwares médicos te ajudam bastante nessa parte. Com eles, você consegue marcar a duração de suas primeiras consultas, consultas de retorno e procedimentos.

O iClinic, por exemplo, dispõe de um cronômetro dentro do prontuário eletrônico que é iniciado sempre ao início de cada consulta.

Além disso, se você atende em outros locais, deve considerar qual seu tempo de deslocamento entre eles. Também é importante levar em conta o tempo de preparo dos materiais.

Outra dica importante é deixar pequenos intervalos entre cada consulta para que, caso aconteça algum imprevisto, o impacto não seja tão negativo.

Tudo isso fará com que você entenda como adaptar seus horários da melhor forma, conforme as suas necessidades específicas e, com isso, alcançar a excelência em seus atendimentos.

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2. Intercale os tipos de consulta e defina metas de atendimento

Você costuma intercalar suas primeiras consultas com as consultas de retorno? Define quantos pacientes irá atender por dia?

Intercalar as primeiras consultas com os outros procedimentos é uma ótima dica para não realizar vários atendimentos longos seguidos. 

Além disso, definir quantos pacientes você consegue atender por dia, baseando-se na duração de seus procedimentos, é igualmente importante. 

Com isso, você evita sobrecargas, fica fácil saber quantos pacientes podem ser agendados em um período, e a chance de contratempos passa a ser bem menor.

Essa atitude fornece ainda uma previsibilidade ao paciente, que saberá quanto tempo irá levar durante a espera e no atendimento, algo muito positivo, pois assim ele consegue se preparar de forma adequada.

3. Sempre priorize seus horários

Você conscientiza todos do consultório de que horários são importantes e devem ser respeitados? 

Os atrasos por parte dos pacientes também ocorrem e para evitar essa situação, é ideal que todos do consultório estejam alinhados.

O profissional da recepção pode, já no primeiro contato com o paciente, dizer com delicadeza que vocês prezam pelos horários.

Dessa forma, seus pacientes ficam mais atentos e confiantes de que os demais igualmente respeitarão os horários marcados, e a probabilidade deles serem afetados por eventuais atrasos diminui bastante.

Outras maneiras de realizar uma comunicação conscientizando os pacientes sobre a importância da pontualidade é por meio de uma campanha de e-mail marketing, ou via redes sociais.

4. Conte com uma agenda médica online

Você já sofreu ao pegar uma agenda de papel e se deparar com várias rasuras ou não entender algum apontamento?

A agenda de papel dificulta as atualizações e não permite o compartilhamento de dados entre você e o profissional da recepção.

Se ocorrer alguma mudança, precisa haver rasura, o que pode ocasionar falhas na comunicação e perda de informações importantes.

Com uma agenda médica online, você tem todas as informações de seus compromissos compartilhadas em tempo real com o profissional da recepção, e qualquer ajuste é feito em poucos cliques.

A agenda de um software médico é ainda mais personalizável, já que permite a inserção de dados do paciente e a separação de tempos diferentes para cada tipo de consulta.

Na agenda do iClinic, você consegue personalizar seus procedimentos com cores diferentes e bloquear horários, como o horário de almoço, ou algum horário em que você não possa atender durante a semana.

Isso evita retrabalho, além de manter a comunicação sempre alinhada entre você e as secretárias, que terão acesso a seus horários livres e poderão realizar marcações sem conflitos com suas outras atividades.

Outra ótima vantagem da agenda online é que ela é acessível de qualquer lugar. Então, mesmo em casa ou atendendo em outros locais, você tem todas as suas atividades na palma da mão.

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5. Organize sua rotina na noite anterior

Você costuma planejar o seu dia já na noite anterior?

Se ainda não tem esse costume, saiba que ele traz imensas vantagens ao seu dia a dia. 

Quando você se prepara corretamente antes mesmo do dia começar, realiza tudo com mais calma porque sabe o que está programado e consegue até mesmo prever possíveis imprevistos.

Por isso, reveja seus compromissos na noite anterior, elencando aqueles que geralmente atrasam para realizar os ajustes necessários.

Assim, sua rotina se torna mais eficaz e você fica mais tranquilo para solucionar os problemas, pois sabe exatamente o que está por vir.

6. Utilize lembretes de consulta

Quantos pacientes faltam em suas consultas por esquecimento?

As faltas, além de gerarem perda de receita para seu negócio, ainda deixam lacunas na agenda que nem sempre são preenchidas a tempo com outro paciente.

Ao enviar lembretes de consulta para todos os pacientes agendados, você obtém um maior controle.

Com o uso de um software médico que conte com essa funcionalidade, é possível enviar os lembretes de forma automática via e-mail, WhatsApp e SMS

Assim que os pacientes respondem sim ou não, os status dos agendamentos mudam no mesmo momento.

Dessa forma, o profissional da recepção realiza os encaixes de forma mais eficiente, já entrando em contato com o próximo paciente da lista, ou com aquele que não conseguiu horário no dia.

Essa é uma forma rápida e fácil de garantir a organização de sua agenda, além da redução das faltas dos pacientes ao eliminar o problema do esquecimento.

7. Implemente um agendamento online

Como seus pacientes podem agendar um atendimento em seu consultório hoje? Apenas por telefone ou por outros canais, como o agendamento online?

Implementar um agendamento online nos consultórios é uma alternativa que tem se mostrado cada vez mais essencial.

Por meio dela, você permite que seus pacientes agendem consultas a qualquer hora e de qualquer lugar, mesmo se o consultório estiver fechado ou se você estiver de férias.

Além disso, não há a necessidade de entrar em contato com o profissional da recepção, o que facilita bastante para ele e para o paciente.

Com uma ferramenta de agendamento online é possível disponibilizar seus horários livres em uma plataforma que conecta médicos e pacientes, como o AgendarConsulta, ou em seu próprio site. 

Os pacientes então conseguem realizar os agendamentos e, se o agendamento online for integrado com a agenda de seu software médico, todas as atualizações são realizadas na mesma hora.

Essa é uma ótima forma de evitar marcações em duplicidade, melhorar ainda mais a jornada de seu paciente, manter sua agenda sempre atualizada e ainda otimizar o tempo do profissional da recepção.

Bem legal, não acha? Saiba mais sobre o agendamento online clicando na imagem abaixo:

Agendamento Online: deixe que seus pacientes marquem consultas de qualquer lugar e a qualquer hora

Com todas essas dicas, tenho certeza que você terá uma agenda médica organizada, com todos os seus compromissos alinhados, e conquistará uma rotina bem mais produtiva

Espero que este conteúdo tenha te ajudado. Antes de ir, conte nos comentários como você organiza sua agenda hoje. Vou adorar te responder! 🙂


Sobre o autor

Maria Beatriz Oliveira

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Marketing na Uninter.