Como ter uma agenda organizada após datas comemorativas com o iClinic?

Como ter uma agenda organizada após datas comemorativas com o iClinic?

Yasmim Mayumi Ferramentas para Clínica Leave a Comment

Leia em 5 min.

Os dias após datas comemorativas e feriados certamente são um desafio, principal para os profissionais de saúde que não contam com uma agenda médica online prática como a do iClinic.

Com toda a correria de uma rotina médica, ter uma agenda organizada certamente é um desafio, mesmo quando existem profissionais da recepção focados em sua organização. 

Esse desafio é ainda maior após datas comemorativas e feriados. Por isso, contar com uma agenda médica online é essencial para que você consiga manter uma gestão eficiente. 

O Rafael Bugnotto, um dos nossos casos de sucesso, conseguiu organizar sua agenda médica de forma excelente com a ajuda do iClinic. Leia uma parte do seu depoimento:

“As agendas de todos os profissionais ficam centralizadas, e a secretária consegue organizar os horários e salas facilmente. Eu ainda posso acompanhar alterações na agenda em tempo real, de onde eu estiver.”

Quer saber mais sobre como o iClinic te ajuda a ter uma agenda organizada, mesmo após datas comemorativas e feriados? Continue a leitura e descubra!

8 passos para ter uma agenda organizada com o iClinic

Antes de pensar em como deixar sua agenda organizada após datas comemorativas, primeiro você precisa saber como manter essa organização, se preparando antecipadamente. 

O ideal é que você consiga mapear todas as datas comemorativas e feriados do ano que são importantes para você e o seu consultório. Além disso, separar quais serão seus períodos de férias também é fundamental.

Assim, você consegue avisar seus pacientes com antecedência, se planejar com mais calma e curtir ainda mais as suas férias e feriados. Para não perder a oportunidade de conquistar uma ótima organização da agenda, atente-se a esses 8 passos: 

1. Tenha o agendamento online

Para os médicos que buscam marcar consultas mesmo em datas comemorativas e feriados, o agendamento online é a solução ideal. É claro, ele também é uma ótima ferramenta para a organização da agenda. 

O agendamento online do iClinic é disponibilizado através da plataforma AgendarConsulta.com, na qual seus pacientes podem marcar agendamentos de qualquer lugar e a qualquer momento

Ele é totalmente integrado a sua agenda médica que fica no sistema. Isso significa que qualquer consulta marcada, confirmada ou cancelada, em qualquer uma das agendas, atualiza automaticamente na outra

Assista nosso vídeo de 34 segundos para entender melhor como o agendamento online do iClinic funciona:

Veja como o agendamento online conseguiu transformar a Clínica Médica Madrid, administrada pela Dra. Alini, outro caso de sucesso da iClinic.

“Atualmente, de todos os agendamentos feitos na semana, 10% são realizados por meio do agendamento online. Posso dizer, sem o iClinic não seria simples. Com ele houve a simplificação e maior inteligência de como realizar as atividades em toda a clínica.”

Mesmo em períodos quando não há ninguém trabalhando no consultório, essa funcionalidade permite que sua agenda continue organizada e funcionando. Um ótimo diferencial, não concorda?

2. Bloqueie os horários 

Lembra que comentamos sobre a importância de mapear antecipadamente todas as datas comemorativas, feriados e férias? Caso você faça isso, uma vantagem na hora de organizar sua agenda no iClinic é a funcionalidade de bloquear horários

Você pode bloquear horários específicos em cada dia, quantas vezes desejar, e também pode programar para que esses horários bloqueados se repitam. Ou seja, em datas comemorativas que você não irá atender, lembre-se de usar a funcionalidade.

Dessa forma, você garante que nenhuma consulta seja marcada naqueles períodos, evitando qualquer confusão. 

3. Envie lembretes de confirmação de consulta por SMS e E-mail

Qualquer agenda organizada conta com um processo de confirmação de consultas, seja ele manual ou automatizado. Afinal, é fundamental que você certifique-se que seus pacientes não se esqueceram da consulta, o que diminui sua taxa de absenteísmo e melhora a gestão como um todo. 

A funcionalidade de confirmação de consultas por SMS e e-mail do iClinic envia um lembrete no dia anterior da consulta, e o paciente pode confirmar ou cancelar a consulta pela própria mensagem.

Ela funciona em qualquer dia, mesmo em datas comemorativas que ninguém está trabalhando. Os pacientes costumam se esquecer de consultas marcadas logo após um feriado, então, contar com esse diferencial também pode ajudar na redução da taxa de absenteísmo

4. Acesse a agenda de qualquer lugar

Durante as datas comemorativas, provavelmente, você não vai estar no seu consultório, muito menos os profissionais da recepção. Porém, é comum que você trabalhe no dia seguinte, e poder acessar sua agenda de qualquer lugar é essencial para que você consiga se organizar. 

Com o iClinic, você pode acessar sua agenda de qualquer dispositivo eletrônico conectado à internet. Por meio do celular, você pode acessá-la pelo aplicativo do iClinic ou acessando o software por um navegador, como o Google. 

O fisioterapeuta Rafael Bugnotto faz esse acesso mesmo quando as datas não são comemorativas:

“Os cadastros e informações dos pacientes também ficam muito bem organizados e é muito bom poder consultar seus dados mesmo fora do consultório. Costumo me preparar para as consultas logo cedo, analisar a evolução dos pacientes e assim não sou pego de surpresa por nenhum caso.”

5. Atualize a lista de espera 

Uma das funcionalidades favoritas dos clientes iClinic, na agenda, é a lista de espera. Com ela, você pode acompanhar quais pacientes estão esperando um horário livre para marcar uma consulta.

Pense em como são os dias antes e depois de datas comemorativas. Muitos pacientes costumam cancelar para viajar ou por que não irão conseguir comparecer?

Para não desperdiçar um horário vago, confira sua lista de espera e verifique se algum paciente que estava aguardando tem disponibilidade para marcar uma consulta. 😉

6. Acompanhe os status dos agendamentos

Esse agendamento foi confirmado? Será que o paciente está esperando na sala de espera? 

No dia a dia de um consultório médico, é comum que esses questionamentos apareçam, e para solucioná-los normalmente é preciso conversar diretamente com os profissionais da recepção. 

Na agenda do iClinic, todos os agendamentos possuem status, como agendado, confirmado, aguardando atendimento, não compareceu e paciente atendido.

Status dos agendamentos na agenda organizada do iClinic

Você pode se manter atualizado diretamente pelos status da agenda, mesmo em datas comemorativas. Uma boa forma de se organizar sem precisar se comunicar com a recepção!

7. Use a funcionalidade de multiprocedimentos

Durante uma única consulta, os pacientes podem realizar vários procedimentos. Saber quais são e quantos serão é fundamental para que você separe um tempo de consulta assertivo, assim, você reduz as chances de atrasos. 

Por isso, lembre-se de usar a funcionalidade de multiprocedimentos da agenda, que permite que você marque quantos procedimentos desejar na consulta. Você também pode personalizar a cor de cada procedimento.

Essa é a forma ideal de manter o visual da sua agenda organizada, em qualquer época do ano. 

8. Confira a lista de pacientes do dia

Seguindo todos os passos do conteúdo, o último é conferir a lista de pacientes do dia disponível no painel da agenda. Como o próprio nome diz, nela irão aparecer todos os pacientes agendados do dia, incluindo informações como horário e status do agendamento. 

Viu como é fácil manter sua agenda organizada no iClinic, mesmo após datas comemorativas? Se você ainda não conhece todas essas funcionalidades, teste gratuitamente o software agora mesmo:

Curso gratuito para abrir a sua clínica médica

Além de manter sua agenda organizada, quer ter ela lotada mesmo após suas férias? Leia este artigo para descobrir como alcançar esse objetivo com o iClinic.

Como você organiza sua agenda no dia a dia? Conte pra gente nos comentários aqui embaixo! 


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.