Última atualização em 06/07/2021 por Yasmim Mayumi
Reduzir faltas de pacientes é um objetivo comum das clínicas. Eles faltam por diversos motivos à suas consultas os profissionais da saúde sem saber o que fazer.
O paciente não comparece à consulta, não avisa e nem dá sinal de vida. E o horário que você poderia encaixar outro paciente e realizar uma consulta ou procedimento fica ocioso.
Logo, você perde tempo e dinheiro.
E não é só você que sofre com o problema de absenteísmo dos pacientes. Só nos Estados Unidos, o sistema de saúde perde cerca de US$ 150 bilhões por ano somente com os pacientes que não aparecem nas consultas.
Imagine que o valor da sua consulta seja R$90,00. Se pelo menos 2 pacientes faltam por semana, isso representará no final do mês uma perda de R$720,00.
Se você resgatar no mínimo uma destas consultas com encaixes de pacientes que disseram que não estariam presentes no horário marcado por semana, no final do mês você reduz em 50% a sua perda por faltas.
Um primeiro passo para evitar este tipo de incômodo é conhecer as principais razões por quais os pacientes não comparecem às suas consultas. Isso é um grande pesadelo para todos os profissionais de saúde e aprofundamos mais essa discussão em nosso blog no artigo 6 Razões pelas quais os pacientes faltam às consultas.
Mas então como eu posso reduzir as faltas no meu consultório? Veja aqui.
Uma prática muito comum para evitar este problema é a tarefa de lembrar os pacientes de suas consultas. Algo comum, que já é realizado há muito tempo em clínicas e consultórios.
Na maioria das vezes essa confirmação é realizada via telefone pela secretária, que no dia anterior à consulta liga para todos os pacientes agendados, lembrando-os do compromisso e pedindo confirmação da consulta.
Entretanto, apesar de se provar efetiva, esta é uma tarefa que toma muito tempo das recepcionistas e que envolve altos custos com telefonia, tendo em vista que na grande parte das vezes a ligação é feita para o celular do paciente – isso quando eles atendem.
Uma ligação custa, em média, R$1,80 no Brasil – e está entre as mais caras do mundo segundo a UIT.
As secretárias ficam muito atarefadas e estressadas, os pacientes na sala de espera ficam inquietos e assistem toda à confusão e o profissional de saúde perde um horário valioso em seu dia de trabalho. Novamente, você perde mais tempo e mais dinheiro.
Como melhorar este processo reduzindo custos e não sobrecarregando sua equipe?
A melhor opção é a automatização do envio destes avisos via mensagens SMS.
Este serviço tem um custo baixo e, por ser automatizado, não toma nem 1 minuto da atenção e tempo das recepcionistas, que agora podem ficar mais livres para atender com calma os pacientes que estão na sala de espera, marcar novas consultas e outras tarefas.
Aliás, essa é a tática mais efetiva para confirmar consultas, segundo uma pesquisa feita nos Estados Unidos. Foram comparados o envio de mensagens automatizadas de SMS, e-mails, ligações telefônicas e até mesmo a ausência de um lembrete.
Segundo a pesquisa, após confirmar consulta por SMS, apenas 4% dos pacientes não compareciam ao consultório. Já entre os pacientes que recebiam a ligação telefônica da secretária, 9,4% faltavam. E, dos pacientes que não eram lembrados da consulta, 10,5% faltavam.
Ou seja, nesse caso, confirmar a consulta pelo telefone e não confirmar quase não faz diferença para o comparecimento dos pacientes.
Esses dados mostram que a confirmação por SMS é muito mais eficaz, tanto para a organização do dia a dia do consultório, quanto para garantir a presença dos pacientes.
Além da tranquilidade no dia a dia do consultório, o aviso SMS proporciona:
Garantia de entrega
Atualmente qualquer paciente possui telefone celular e o carrega consigo em qualquer lugar que esteja.
O envio de mensagens diminui probabilidade de ligar e não ser atendido ou de cair na caixa postal, pois nesse último caso, o SMS será entregue assim que restabelecido o sinal.
Prática menos invasiva
Uma ligação pode acabar perturbando o paciente em uma hora em que esteja ocupado e não pode atender. Já as mensagens SMS chegam na caixa de entrada e o paciente pode visualiza-la quando lhe for mais conveniente.
Baixo custo
O preço de uma mensagem SMS é muito menor que as tarifas de ligação, principalmente se tratando de interurbanos e chamadas para celular.
Envio automatizado
O disparo das mensagens pode ser automatizado, evitando que alguém de sua equipe perca tempo realizando esta tarefa diariamente e possibilitando que foque em outras atividades mais importantes.
Hoje já existem sistemas para computador de envio de SMS para celular, porém são pouco integrados e muito complexos.
Utilizando o software para clínicas e consultórios iClinic, através do sistema para alertas de consultas via SMS, você é capaz de enviar os lembretes em horários pré-programados e, além disso, também pode personalizar o texto enviado, de modo a tornar a mensagem mais pessoal e aumentar a aceitação.
Nossos clientes constatam, em média, 32% de redução no número de pacientes que faltam às consultas.
E além da redução de faltas, o consultório vivencia um aumento no número de encaixes, o que otimiza a agenda do médico e reflete em maior satisfação por parte dos pacientes – que são atendidos antes do previsto – e maior ganho financeiro para o consultório.
Veja abaixo como você pode fazer isso no iClinic de forma simples e rápida:
Confirmação do agendamento
Outra ferramenta do sistema iClinic é possibilidade do paciente responder o SMS confirmando ou cancelando a consulta.*
Para receber a resposta basta inserir a pergunta no texto da mensagem de SMS, como por exemplo “Amanhã você tem uma consulta com a Dra. Maria Silva às 14h. Responda SIM ou NÃO para confirmar”.
O sistema reconhece as seguintes palavras: SIM, NÃO, OK, CANCELAR ou CONFIRMAR.
Quando o paciente responde a mensagem, independente de qual seja, o sistema se atualiza automaticamente e edita o horário dele na agenda do profissional.
Ou seja, se o paciente confirma a consulta, no horário dele aparecerá um ícone “consulta confirmada”.
Além da redução do número de faltas, o iClinic oferece muitos outros benefícios aos profissionais de saúde e sua equipe, organizando de forma inteligente e incrivelmente simples.
Experimente gratuitamente e teste todas as funcionalidades:
*Essa opção está disponível para o plano PRO.
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