Reduza as faltas dos pacientes com o iClinic

Reduza as faltas dos seus pacientes com o iClinic

Maria Beatriz Oliveira Ferramentas para Clínica Leave a Comment

Leia em 7 min.

Reduzir as faltas dos pacientes é um objetivo importante para qualquer médico empreendedor. Com o software médico iClinic, você alcança esse objetivo com facilidade.

Para engajar os pacientes e alcançar sucesso em seu consultório, resolver o problema das faltas dos pacientes é fundamental.

Por isso, você precisa traçar estratégias para entender e solucionar esse problema. O iClinic oferece funcionalidades super práticas que te ajudam a alcançar esse objetivo.

O nutricionista Albespyerry Diniz já conseguiu reduzir as faltas de seus pacientes com o iClinic. Veja o que ele disse:

“O envio de SMS e e-mail para confirmar consulta caiu em 30% as faltas dos meus pacientes, diminuiu bastante.”

Neste artigo, você vai conferir 4 funcionalidades do iClinic que te ajudam a reduzir as faltas de seus pacientes. Vamos lá?

Como reduzir as faltas dos pacientes com o iClinic?

O software médico iClinic possui diversas funcionalidades, como prontuário eletrônico, Teleconsulta, controle financeiro, cadastro de pacientes, entre outros.

Entre seus diferenciais, estão as ferramentas focadas em reduzir as faltas dos pacientes no seu consultório.

Descubra a seguir quais são e como elas funcionam dentro do sistema:

1. Envio de lembretes de consulta

A maioria dos seus pacientes faltam nas consultas porque esqueceram do compromisso?

Os lembretes de consulta eliminam o problema do esquecimento. No iClinic, eles são enviados antes das consultas via SMS e e-mail de forma automática

Eles também podem ser enviados por meio do WhatsApp em poucos cliques dentro da agenda.

Assim que os pacientes recebem os lembretes, eles respondem “sim” ou “não”, e os status dos agendamentos mudam para “cancelado/confirmado pelo paciente” instantaneamente, de acordo com a resposta.

Se um paciente não comparecer, o profissional da recepção consegue realizar encaixes com agilidade ao entrar em contato com os próximos pacientes da lista de espera de sua agenda iClinic.

Dessa forma, você ganha tempo e aumenta o faturamento do seu consultório com a redução de faltas e os encaixes feitos com eficácia.

Confira agora como funciona cada um deles e como enviá-los de forma prática e rápida:

SMS

Para configurar um lembrete via SMS, clique em sua foto no canto superior direito do sistema. Em seguida, clique em “Configurações de profissionais” e em seu nome.

Depois, vá em “Comunicação“, “SMS“, e clique na chave com o aviso “Habilitar envio de SMS aos pacientes“.

Ao serem habilitadas, essas mensagens serão enviadas de forma automática e você determina o período de envio ao clicar em “Período de envio“.

Feito isso, você pode personalizar a mensagem ou deixar o texto padrão, conforme a imagem abaixo:

lembretes de consulta sms

Depois, é só clicar no botão verde “Salvar” no canto inferior direito. Com isso, suas confirmações de consulta via SMS estarão habilitadas e serão enviadas no período determinado a todos os seus pacientes.

E-mail

Para configurar lembretes de consulta via e-mail, clique em sua foto no canto superior direito do sistema, depois em “Configurações de profissionais” e em seu nome.

Na tela seguinte, vá em “Comunicação” e “E-mail“. Em seguida, clique na chave para “Habilitar envio de e-mail aos meus pacientes“.

As mensagens de confirmação via e-mail sempre são enviadas um dia antes da consulta, também de modo automático.

Assim como as mensagens de SMS, as de e-mail podem ser personalizadas ou enviadas com o texto padrão.

Ao descer um pouco com o mouse, no fim da página você encontrará duas opções que podem ser habilitadas de acordo com suas necessidades.

A primeira é “Habilitar o recebimento de e-mail com consultas confirmadas”, e a segunda é “Habilitar recebimento de e-mail quando uma consulta for modificada”.

Ao finalizar as configurações, clique no botão verde “Salvar” para que as confirmações via e-mail sejam enviadas automaticamente a seus pacientes.

WhatsApp

O envio de lembretes de consultas via WhatsApp também é muito prático.

Para enviá-los, clique em “Agenda“, e depois clique sobre o horário agendado do paciente para o qual o envio deve ser feito.

Você então verá uma caixa com os detalhes do agendamento, conforme a figura a seguir:

lembretes de consulta whatsapp

Depois, vá em “Enviar lembrete de consulta” abaixo do nome do paciente. 

Você será direcionado a uma página do WhatsApp, e poderá ver um esboço da mensagem que será enviada ao paciente. Para enviá-la, clique em “Iniciar conversa“.

Aqui, você tem duas opções:

  • Conectar ao aplicativo do WhatsApp instalado em seu computador e conectado com o celular do consultório;
  • Utilizar o WhatsApp Web: se optar por essa opção, clique em “Use o WhatsApp Web” e escaneie o código QR com o WhatsApp do celular do consultório.

Feito isso, é só confirmar o envio com a mensagem automática dentro do próprio WhatsApp e pronto: o lembrete é enviado e assim que o paciente responder, você verá a atualização do status da consulta em sua agenda.

Para enviar a outro paciente, basta refazer esse mesmo processo.

2. Geração de relatórios automáticos

Quais são os motivos das faltas dos seus clientes? Você conhece o perfil de pacientes que mais faltam no seu consultório?

Entender o motivo pelo qual seus pacientes faltam é indispensável para elaborar estratégias a fim de solucionar esse problema.

Com os lembretes de consulta, você elimina o problema do esquecimento, e com a ajuda do iClinic, é possível ir além e investigar quais são os outros motivos dessas faltas.

Dentro do sistema, você consegue gerar um relatório automático de faltas por paciente. Para acessá-lo, clique em “Gestão“, no menu superior da página, e em “Relatórios“. 

Depois, vá em “Atendimentos” e “Faltas por paciente“. Selecione o período desejado, que pode ser:

  • Hoje;
  • Esta semana;
  • Este mês;
  • Próximo mês;
  • Últimos 30 dias;
  • Todos;
  • Período personalizado.

Em seguida, clique no botão verde “Gerar relatório“, e você verá a relação entre faltas e pacientes. 

Ao descer um pouco na página, você consegue exportar o relatório em XLS ou imprimi-lo.

Com essa importante informação, é possível realizar um mapeamento dos pacientes que mais faltam, e fazer uma pesquisa para entender qual o motivo dos absenteísmos.

Você pode descobrir, por exemplo, que esses pacientes moram longe do seu consultório, ou possuem filhos pequenos e não têm com quem deixá-los.

Assim, é possível pensar em algo para reverter a situação, como oferecer a eles a opção de Teleconsulta

Dessa forma, você entrega uma experiência ainda mais incrível a seus pacientes e reduz as faltas em seu consultório. 

Uma excelente oportunidade, não concorda?

Saiba mais sobre os relatórios que você pode emitir pelo iClinic em nosso vídeo:

3. E-mail marketing

Você consegue manter contato com todos os seus pacientes no pós-consulta? 

Com tantos atendimentos, fica difícil para o médico manter contato com aqueles pacientes que não possuem um retorno marcado. Porém, o pós-consulta é uma etapa importante e ajuda na fidelização.

O iClinic Marketing é uma plataforma de e-mail marketing desenvolvida especialmente para a área da saúde. Com ela, você melhora a jornada do seu paciente, alcança mais fidelização e reduz as faltas

Dentro do iClinic Marketing, você desenvolve uma estratégia sólida de marketing de relacionamento com seus pacientes de forma automática e segmentada.

É possível enviar e-mails pontuais, como de datas comemorativas, avisos com a criação de uma campanha de e-mail, ou enviar vários e-mails em um fluxo com a criação de uma sequência de e-mails.

Veja a seguir como criar campanhas e sequências de e-mail no iClinic:

Campanha

Para criar uma campanha, clique em “Marketing“, “Campanhas de e-mail” e “Criar campanha de e-mail“. 

Depois, você irá nomear sua campanha e selecionar o público, que pode ser toda sua base ou apenas alguns pacientes. Para segmentar a campanha, clique em “Segmentar público-alvo“.

No corpo do e-mail é possível acrescentar fotos, links, botões e usar tags como “#nomedopaciente” para que sua comunicação fique personalizada de forma automática.

Nessa parte, lembre-se de manter uma linguagem humanizada enquanto constrói um relacionamento com seu paciente.

Com tudo pronto, você pode salvar o e-mail para enviá-lo mais tarde, agendá-lo, ou ainda clicar em “Enviar e-mail agora“, se estiver tudo certo.

O envio de um e-mail no aniversário do paciente é excelente para alcançar a fidelização, pois você mostra que se lembrou dele. As pacientes da Dra. Thamy Jay adoram.

Veja o depoimento dela:

“O e-mail de aniversariantes é muito legal. Várias pacientes me respondem “muito obrigada por ter lembrado“, é muito bonitinho. É bom você ser lembrado.”

Sequência de e-mails

Uma sequência de e-mails é um conjunto de e-mails enviados de forma contínua e automática para lembrar seus pacientes sobre consultas de retorno, enviar orientações médicas ou conteúdos informativos.

Dentro do iClinic existem algumas sequências padrão que são as mensagens automáticas de pós-atendimento e os lembretes de retorno.

Para enviá-las, clique em “Marketing“, “Mensagens automáticas” e selecione “Retornos” ou “Personalizadas“.

Os lembretes de retorno são pré-programados e, para ativá-los, clique no botão do lado esquerdo do nome da sequência. 

Você pode personalizar as mensagens clicando no ícone de “lápis” do lado direito do nome da sequência, e escolher o intervalo de tempo de envio (30 dias antes da consulta, 15 dias antes, 5 dias antes, entre outros).

Com o iClinic Marketing, as faltas diminuem devido aos lembretes de retorno e também devido ao relacionamento no pós-consulta que será construído com o paciente.

Saiba mais sobre essa funcionalidade em nosso eBook gratuito:

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4. Teleconsulta

Já imaginou poder atender pacientes de qualquer lugar do mundo?

Com a Teleconsulta iClinic, você consegue realizar atendimentos remotos, sem que o paciente precise se deslocar até o seu consultório.

Essa é uma excelente forma de atendimento, pois permite que o paciente seja atendido mesmo se estiver viajando. Caso ele tenha algum problema, é só realizar uma Teleconsulta com você, e pronto!

Por meio dela, você pode decidir se o caso requer uma consulta presencial, ou se tudo pode ser resolvido de forma remota. 

Ao oferecer essa possibilidade, você pode reduzir suas faltas, pois conforme mencionado acima, talvez as faltas ocorram justamente pela impossibilidade do paciente ir até você. Já parou para pensar nisso?

Além disso, com a Teleconsulta, o paciente economiza tempo e dinheiro. Ele não precisa procurar estacionamentos e enfrentar fila para ser atendido.

A Teleconsulta iClinic é totalmente integrada ao prontuário eletrônico e é iniciada em poucos minutos.

Ela também é segura, pois você consegue gravá-la dentro do prontuário, e os pacientes precisam assinar um termo de consentimento antes de entrar na sala, o que oferece maior respaldo jurídico à prática.

Com todas essas funcionalidades, você reduz as faltas de seus pacientes, alcança mais fidelização e sucesso em seu consultório. 

Para testar tudo isso na prática, faça já um teste grátis em nosso sistema:

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Espero que tenha gostado do conteúdo!

Antes de ir, conte aqui embaixo se seus pacientes faltam muito, e como você procura resolver o problema. Vamos adorar conversar com você! 😉


Sobre o autor

Maria Beatriz Oliveira

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Marketing na Uninter.