Confirmação de consulta: reduza as faltas dos pacientes

Confirmação de consulta: reduza as faltas dos pacientes

Yasmim Mayumi Ferramentas para Clínica

Leia em 5 min.

Última atualização em 16/05/2022 por Yasmim Mayumi

A confirmação de consulta pode ser enviada no dia anterior do agendamento para o paciente e evitar que ele falte por esquecimento ou desorganização.

Imagine que sua consulta custe, em média, R$ 150,00. Por semana, pelo menos uma pessoa costuma faltar sem aviso.

No final do mês, R$ 600,00 são perdidos e, no ano, há um prejuízo de mais de R$ 6.600,00.

Apenas com um serviço de lembrete de consulta por SMS, é possível reduzir 30% das faltas dos pacientes. Aliando o envio por WhatsApp e e-mail, essa taxa de absenteísmo pode diminuir ainda mais. 

Neste artigo você vai aprender:

O que é confirmação de consulta?

A confirmação de consulta é um serviço aliado aos lembretes de consulta. Quando um lembrete é enviado e permite que o paciente confirme ou cancele, essa resposta é chamada de confirmação de consulta.

Assim, ao invés de apenas enviar um lembrete, você consegue ter uma resposta do paciente e os status dos agendamentos são alterados automaticamente na agenda médica.

Os lembretes costumam ser enviados por WhatsApp, SMS e e-mails. Alguns sistemas permitem que você copie o link da mensagem e envie pelo canal que desejar.

Como funciona a confirmação de consulta?

Vamos supor que você tem uma agenda online em seu software médico. O profissional da recepção é responsável por gerenciar seus compromissos e conta com os lembretes automáticos de consulta.

Os lembretes são enviados no dia anterior por SMS e WhatsApp. Na mensagem, o paciente tem a opção de responder “SIM” ou “NÃO”.

De acordo com a resposta, o status do agendamento é alterado para “Confirmado pelo paciente” ou “Cancelado pelo paciente“. 

Caso um agendamento seja cancelado, no início do dia a recepção consegue preencher o horário vago com um paciente da lista de espera e evita que o médico fique sem receber nenhum paciente.

Assista nosso vídeo para entender mais sobre esse funcionamento:

Qual é a importância da confirmação de consulta?

A maioria dos pacientes faltam aos atendimentos devido ao esquecimento. Normalmente, eles simplesmente se esquecem do compromisso ou se esquecem de cancelar.

Devido a rotina agitada, é compreensível que algumas pessoas se esqueçam ou confundam as datas, mas ter essa taxa de absenteísmo é um prejuízo financeiro para sua clínica.

Com a confirmação de consulta, você consegue reduzir as faltas dos pacientes e ter uma agenda mais organizada.

Ao invés de simplesmente ter um horário vago, a recepcionista consegue enviar mensagem para os pacientes que estão na lista de espera e agendar um novo atendimento.

A experiência do paciente melhora imensamente, tanto daqueles que recebem os lembretes de consulta, quanto aqueles que percebem que não foram esquecidos e recebem a chance de serem atendidos.

5 benefícios da confirmação de consulta

1. Reduz faltas dos pacientes

Como já vimos no conteúdo, o maior benefício da confirmação de consulta é a redução da taxa de absenteísmo. Sem esse serviço, talvez você tenha, em média, faltas de 30% dos pacientes.

Mesmo que você tenha um recepcionista focado em ligar e confirmar as consultas, ao invés dele conseguir recepcionar as pessoas que chegam na clínica, ele ficará preso a uma tarefa mecânica e repetitiva.

Sem contar que o custo de telefonia fica extremamente alto quando a recepção tem o hábito de ligar para todos os pacientes agendados.

2. Melhora o agendamento online

O agendamento online permite que os pacientes marquem consultas de qualquer lugar, a qualquer hora, sem precisar entrar em contato direto com a recepção.

Por meio da internet, eles podem acessar seu perfil online e agendar uma consulta nos horários que você deixa disponível. 

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Quando você conta com os lembretes de consulta, os pacientes que marcam sem entrar em contato com a clínica não se esquecem do agendamento.

Além disso, você também tem uma agenda integrada ao agendamento online, e não precisa se preocupar com diferentes agendamentos no mesmo horário. 

3. Organiza a agenda

Quando uma agenda não tem status de agendamento ligados à confirmação de consulta, a recepção precisa alterá-los manualmente para confirmados ou cancelados.

Se um dia estiver muito agitado, os profissionais podem se esquecer de fazer essa alteração ou a funcionalidade nem será usada, e você não saberá quais pacientes confirmaram.

Provavelmente você precisará enviar mensagens para a recepção constantemente e não alcançará independência na sua organização.

4. Aumenta a qualidade de trabalho

Ter uma agenda eficiente com diferenciais como lembretes, confirmação de consulta, lista de espera, lista de pacientes do dia e personalização de cores por procedimento, proporciona mais tempo no seu dia.

Você tem total segurança de todos os compromissos da semana, consegue entender quais horários estão livres, pode bloquear horários e tudo isso oferece mais qualidade de trabalho.

5. Torna o dia a dia mais produtivo

Ao automatizar uma tarefa de recepção, os profissionais conseguem investir em atividades produtivas como atender os pacientes, organizar o ambiente e produzir relatórios.

Dessa forma, várias áreas da clínica melhoram porque a equipe se torna produtiva, como a gestão financeira e atendimento ao público.

5 boas práticas da confirmação de consulta

1. Envie o lembrete de consulta no dia anterior

Algumas clínicas têm o costume de enviar o lembrete no dia do agendamento. Porém, caso o paciente não consiga ir, pode ficar em cima da hora para fazer uma realocação. 

O ideal é que o envio seja feito no dia anterior, assim, há tempo de remarcar o horário.

2. Automatize a confirmação de consulta

É possível confirmar as consultas de forma manual, enviando mensagens ou ligando, mas como já vimos no artigo, esse processo custa caro, tanto com contas de telefonia quanto de desperdício de tempo.

Conte com um sistema para clínicas com essas ferramentas e não se preocupe com processos que não têm a necessidade de serem feitos manualmente.

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3. Tenha uma lista de espera

Talvez você ainda não tenha uma lista de espera e está confuso sobre como ela funciona. 

Nessa lista, todos os pacientes que não conseguiram marcar consultas devido à falta de horários são registrados, de preferência com observações como preferências de horários.

Ao invés deles esperarem meses para serem atendidos, quando uma pessoa precisar desmarcar a consulta, o recepcionista consegue ligar para alguém da lista de espera e adiantar o atendimento.

É um pequeno detalhe que pode fidelizar um paciente que ainda não foi atendido pelo médico.

4. Personalize sua agenda médica

Uma agenda médica de qualidade tem personalização de cores por procedimento, bloqueio de horários e agendamento recorrente.

Ao bloquear horários que você não pode atender, a recepção não comete enganos comuns como marcar consultas nas suas folgas ou horário de almoço.

Com a personalização de cores, apenas de bater o olho na agenda você conseguirá entender quantas primeiras consultas têm no dia.

5. Tenha uma agenda integrada ao prontuário

Outro diferencial que você pode obter com a ajuda da tecnologia é a integração com o prontuário eletrônico.

Pela agenda, com poucos cliques você começa um atendimento e tem todas as informações do paciente integradas: dados de cadastro, agendamentos e prontuário.

Ao centralizar tudo em um único arquivo eletrônico, você aumenta a segurança de dados, oferece um atendimento mais ágil e tem mais tempo para conversar com o paciente durante a consulta.

No iClinic, por exemplo, você pode adicionar tags no prontuário, observações que aparecem perto do nome com dados como “tem um cachorro”, “gosta de Friends” ou “alérgico a pimenta”.

Essas observações permitem que você inicie o atendimento com um bate-papo descontraído e o paciente percebe que você se importa com os pequenos detalhes.

Neste artigo você aprendeu o que é a confirmação de consulta, como ela funciona, qual a sua importância, benefícios e boas práticas. Conheça outras formas de acabar com os problemas da sua agenda médica:

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.