10 dicas para organizar a agenda do consultório

Passo a passo para organizar a agenda do seu consultório

Yasmim Mayumi Ferramentas para Clínica Deixe um comentário

Leia em 8 min.

Última atualização em 24/08/2021 por Maria Beatriz Oliveira

Organizar a agenda do consultório é uma tarefa essencial para evitar problemas que atrapalham seu trabalho, além de garantir uma boa experiência para seus pacientes.

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Quantas vezes você se deparou com uma agenda vazia, ou uma superlotada? Já teve dificuldades em encaixar pacientes ou entender uma agenda cheia de rasuras?

Essa é uma situação comum em muitas clínicas e consultórios, além de ser um fator que impacta diretamente na fidelização de pacientes, que percebem quando um profissional tem, ou não, uma agenda organizada.

A segunda edição do relatório do consumidor conectado da Salesforce de 2018 afirma que, na era digital, o maior diferencial das empresas é a experiência do cliente.

80% dos consumidores declaram que a experiência que a empresa proporciona é tão importante quanto o serviço, e 95% também diz que é mais fidelizado por empresas que transmitem confiança.

Para oferecer a melhor experiência para seus pacientes e solucionar seus problemas com a agenda do consultório, siga nossas 10 dicas de organização.

10 boas práticas para organizar a agenda do seu consultório

Quer diminuir o desperdício de tempo e dinheiro para deixar sua agenda organizada?

Continue a leitura e descubra 10 dicas simples que farão toda a diferença no seu dia a dia.


1. Conheça sua rotina e intercale as primeiras consultas

Qual é o tempo médio que você leva para atender pacientes? Você sabe quantas consultas consegue ter por dia?

Para evitar ocorrências como atrasos, uma fila de pacientes na sala de espera, e dias estressantes, é fundamental parar, respirar, e entender como é a sua rotina. 

Imagine que em um único dia, você tenha três primeiras consultas, quatro retornos, e diversos procedimentos para serem realizados. Cada tipo de atendimento tem uma duração específica.

As primeiras consultas podem ser mais demoradas, enquanto as de retorno, mais rápidas.

Ou seja, o melhor a se fazer é intercalar as primeiras consultas entre outros procedimentos e retornos, para que você não tenha vários atendimentos longos um em seguida do outro.

Uma dica de ouro é deixar claro na agenda por meio de diferentes cores qual é o tipo da consulta. 

Alguns softwares médicos permitem que você personalize a agenda com cores para cada procedimento realizado no consultório, o que torna sua organização mais visual.

Além disso, também é preciso pensar em outras atividades que você realiza durante o dia, como as tarefas administrativas. 

Faça para si próprio os seguintes questionamentos:

  • Você atua em outras clínicas ou hospitais?
  • Quanto tempo leva para se deslocar entre sua casa, seu consultório, e outros locais que atua?
  • Quanto tempo você precisa para se organizar entre as consultas?
  • Você precisa de pausas durante os atendimentos?

Ao responder essas perguntas, você consegue adequar a agenda às suas necessidades. Ela se torna um instrumento facilitador para seu trabalho, e não um impasse.

Quer conhecer uma agenda que resolve seus principais problemas no consultório? Conheça a agenda online:

2. Identifique o padrão de comportamento dos seus pacientes

Você sente que alguns pacientes conversam mais que outros?

Dependendo do motivo da consulta ou das características do paciente, uma consulta pode demorar mais do que o normal. 

Ao identificar padrões, como aquele paciente que sempre precisa de uma consulta maior, você separa mais tempo na agenda do consultório sem se atrasar.

Alguns softwares de agendamento geram relatórios específicos sobre o comportamento dos pacientes, como aqueles que mais faltam e se atrasam nas consultas.

Assim, você também consegue trabalhar com seus pacientes a importância de avisar com antecedência uma falta e chegar cinco minutos antes para o atendimento, justamente pensando em evitar atrasos.

3. Tenha um intervalo de segurança entre os agendamentos

Você adiciona um intervalo de tempo entre os agendamentos?

Um dos erros mais comuns de organização em clínicas e consultórios é a sobreposição de consultas, ou seja, marcar atendimentos seguidos sem intervalo nenhum.

O maior problema é que, caso uma consulta se estenda mais do que o esperado, você atrasa com todos os pacientes do dia, o que impacta negativamente seus clientes.

Ao estabelecer um intervalo de dez minutos, você se organiza com calma e previne possíveis atrasos.

4. Envie lembretes de consultas no dia anterior

Você tem o hábito de enviar lembretes de consulta para seus pacientes?

Muitos pacientes se esquecem do atendimento marcado e não comparecem, um hábito recorrente que prejudica seu consultório, e suas finanças. 

Imagine que na semana, 3 pacientes não comparecem e cada consulta custa, em média, R$ 200,00. Você perde R$ 600,00 semanalmente. Agora multiplique esse valor por todas as semanas do ano. 

Um enorme prejuízo, não concorda?

Com lembretes de consultas automáticos, enviados por WhatsApp, SMS e e-mail, você lembra seus pacientes, melhora a experiência do seu serviço, e não perde tempo enviando mensagens de forma manual.

Conheça mais sobre os lembretes no vídeo abaixo:

Veja como o Albespyerry Diniz reduziu 30% das suas faltas com essa ferramenta:

“O envio de SMS e e-mail para confirmar consulta caiu em 30% as faltas dos meus pacientes, diminuiu bastante.”

5. Controle o tempo de cada consulta

Muitos profissionais têm problemas com atrasos justamente porque permitem que o tempo de cada consulta seja excedido. 

É importante ouvir tudo o que o paciente tem a dizer, mas é preciso ser conciso e objetivo em relação às informações. 

Além disso, é necessário sempre estar consciente de que outros pacientes estão esperando para serem atendidos no horário agendado.

É preciso valorizar cada paciente e o tempo que eles estão dedicando para sua consulta, e também entender que nem sempre ficar até tarde da noite na clínica é sinal de produtividade

O iClinic, por exemplo, possui um cronômetro no prontuário eletrônico do paciente que mostra quanto tempo a consulta está levando. Você pode ocultar o cronômetro quando quiser, e utilizá-lo para saber se precisa se apressar.

Lembre-se: ter horários bem definidos pode te trazer resultados melhores, e ainda proporcionar mais qualidade de vida.

6. Invista em treinamentos para sua equipe e divida as tarefas

Sua equipe sabe qual é a jornada do paciente? Ela entende a importância de uma boa recepção?

Apesar de ser fundamental para garantir uma boa experiência dentro e fora do consultório, muitos profissionais ainda não sabem o que é a jornada do paciente.

Essa jornada retrata todo o caminho que um paciente faz para chegar até o seu serviço, desde o momento que ele é um cliente buscando por um profissional, até o pós-consulta, na qual é preciso investir na fidelização.

Aprenda mais sobre a jornada do paciente no vídeo a seguir:

Ao treinar sua equipe sobre como recepcionar os pacientes, se comunicar online e esclarecer dúvidas, você terá profissionais alinhados, seguros, que conseguem oferecer atendimentos ágeis e de qualidade

Muitas tarefas que costumam ser feitas pelo profissional de saúde também podem ser delegadas para outras pessoas, como cadastro de convênios, recebimento de e-mails, e produção de relatórios.

Você também pode otimizar o seu tempo e o de seus colaboradores com a ajuda de um software médico, que é o próximo tópico que iremos abordar.

7. Saia do papel e obtenha um software de agenda médica

Organizar a agenda do consultório envolve discutir as vantagens e desvantagens de usar papel ou softwares médicos.

Um benefício de continuar na agenda de papel é que não exige nenhuma mudança na rotina, nos processos ou nos equipamentos do consultório, ou seja, tudo se mantém na zona de conforto

Porém, o papel é uma ferramenta muito engessada. Com ele você perde informações, tempo e dinheiro

Afinal, muitas oportunidades de encaixes e modificações são deixadas de lado e todo o processo de agendamento segue uma única tradição que, em muitos casos, está bastante ultrapassada e prejudica o bom relacionamento com o paciente

Pense em como a Medicina estaria hoje se todos os profissionais de séculos atrás tivessem ficado em suas zonas de conforto.

Muita coisa não teria mudado, e não contaríamos com avanços e descobertas fundamentais, como o raio-x, impressora 3D, robôs-cirurgiões, entre outros.

Um consultório precisa ter flexibilidade para lidar com as diferentes situações que enfrenta. Sabemos que a tranquilidade na rotina pode mudar de uma hora pra outra. 

Sua recepção pode ficar cheia de pacientes, e sua secretária desesperada com tantas tarefas e atendimentos para realizar. 

Se a agenda não estiver totalmente organizada, a situação só piora, seja para atender aqueles que já estão na espera, ou para conciliar os agendamentos por telefone. 

Adotar uma agenda médica eletrônica traz muitos benefícios para você e para seus pacientes. 

Você só precisa estar disposto a conhecer as opções do mercado e decidir por aquela que for ideal para seu consultório.

Caso queira conhecer um software médico com agenda eletrônica, faça um teste gratuito sem compromisso no iClinic:

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É possível automatizar a divisão de horários e organizar melhor os atendimentos, o que agiliza a vida não só dos pacientes, mas faz com que a secretária pare de perder tempo com algo tão operacional.

Outra funcionalidade da agenda eletrônica é a rápida consulta dos dados do paciente, prescrições prévias e outras informações de seu histórico que podem ser utilizadas durante o atendimento. 

A agenda eletrônica evita o acúmulo de papéis que, além de consumir o espaço do consultório com o armazenamento, podem ser extraviados, o que levaria à perda dos dados de seus pacientes e das consultas anteriores, demandando mais tempo para os atendimentos. 

Para quem usa papel na clínica, essa cena é muito comum: o paciente chega, a secretária procura sua ficha, busca os prontuários no arquivo e coloca na mesa do médico. 

Imagine só fazer todo esse processo com apenas um clique

O médico tem total acesso à agenda eletrônica, o que permite que, com apenas um clique, ele tenha todos os dados do paciente na consulta, evitando que a secretária perca tempo com isso.

8. Ofereça um agendamento online

Já pensou em oferecer uma agenda que funciona 24 horas por meio de um site?

O agendamento online é uma nova forma dos pacientes se relacionarem com médicos e marcarem suas consultas. Os profissionais que ignorarem esse fato podem perder a oportunidade de se destacar no mercado

Diferente da agenda médica do software, que é acessada apenas por você e suas recepcionistas ou secretárias, o agendamento online fica disponível em um site, como o AgendarConsulta.

Seus pacientes conseguem marcar consultas de qualquer lugar, e a qualquer momento, sem que seja necessário entrar em contato com algum profissional.

 Veja neste vídeo como esse processo funciona na prática:

Dessa forma, sua agenda fica cheia mesmo quando seu consultório está fechado.

Outra pesquisa realizada pela Salesforce mostra que oferecer um canal de agendamento de consultas online pode influenciar a escolha dos pacientes.

74% dos entrevistados disseram que levam isso em consideração antes de escolher um médico. 

9. Acesse sua agenda de qualquer lugar

Muitas vezes a agenda é mais um entrave do que um facilitador na vida do médico, que sempre precisa ligar para a secretária para saber seus horários ou fazer qualquer alteração. 

O maior problema é quando surge um imprevisto ou uma urgência que te deixa sem tempo de telefonar ou enviar mensagens. 

Isso pode deixar os pacientes muito insatisfeitos, além de sobrecarregar a secretária e deixar o médico estressado. 

A solução para esse problema da agenda é poder acessá-la de qualquer lugar, seja de casa, do hospital ou até mesmo estando na rua. 

Um bom software permite que cada usuário acesse a agenda ao mesmo tempo, facilitando assim a comunicação entre secretária, médicos e pacientes. 

Por exemplo, o médico pode bloquear um horário na agenda por meio de seu celular e a secretária visualizar essa atualização no computador da clínica. 

Assim, o médico pode verificar com antecedência a agenda do dia, se preparar para as consultas, e saber se houve algum cancelamento. 

Outra vantagem é que a recepcionista pode controlar a agenda de todos os médicos da clínica em um só lugar, agilizando o processo e evitando a perda de informações. 

O uso desse tipo de tecnologia em nuvem tem se mostrado cada vez mais eficiente, já que é possível, de qualquer tipo de dispositivo móvel, atualizar e saber como será o seu dia, o que evita surpresas, atrasos ou esquecimentos. 

Quer aprofundar seus conhecimentos em tecnologia em nuvem? Assista nosso vídeo:

Também veja o depoimento do Dr. Roberto Bueno, que utiliza o iClinic:

“Antes, era uma dificuldade. A secretária tinha que dar um print na tela, mandar no e-mail. O fato de poder ver a agenda no celular, de entrar em qualquer computador e olhar ajuda demais.”

10. Gere relatórios sobre sua agenda

Você sabe quantos pacientes atende por semana? Quais são os procedimentos mais comuns? Os convênios mais lucrativos? 

Com um sistema de agenda para consultórios você para de atender no escuro e começa a ter uma visão clara do que vale a pena para seu negócio.

Hoje, você pode estar investindo seu tempo, esforço e dinheiro em pontos que não trazem o retorno esperado. 

Com uma agenda eletrônica, o sistema gera relatórios automáticos com informações básicas e claras que só de bater o olho, você já identifica possíveis melhorias em relação a tempo de atendimento, retorno por convênio e número de faltas.

Ao seguir essas 10 dicas, tenho certeza que você vai conseguir organizar a agenda do seu consultório e ter uma rotina mais produtiva, gastando menos tempo. 

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.