Capa

Produtividade

10 dicas para organizar a agenda do consultório

A agenda é uma dos principais instrumentos no dia a dia do consultório. E junto com ela vêm diversos problemas que atrapalham o trabalho do médico e da secretária.

Quantas vezes já se deparou com a agenda vazia? Ou então com uma semana superlotada? Já teve problemas para encaixar pacientes por causa de uma agenda engessada? Pacientes faltam sem avisar? E quando um compromisso simplesmente desaparece por causa da desorganização?

Bom, não existe uma mágica para solucionar todos esses impasses, mas temos 10 dicas que vão te ajudar a passar por essas barreiras, cortar desperdícios de tempo e dinheiro e deixar a agenda para o consultório super organizada! Confira.

Checklist Grátis: Uma checklist completa com soluções práticas para acabar com os principais problemas de sua agenda médica. Clique aqui!

1. Conheça sua rotina

Antes de pensar em uma alternativa para a sua agenda, é preciso conhecê-la. Você precisa entender suas próprias necessidades para descobrir qual é a melhor solução para seu consultório.

Descubra o tempo médio que você leva para atender cada paciente e, assim, defina o número de atendimentos possíveis durante um dia normal de trabalho. Com isso, você evita que os pacientes esperem por muito tempo e também reduz a correria e o stress gerados pela agenda atrasada.

Lembre-se de diferenciar a duração da primeira consulta, consultas de retorno e procedimentos, já que as primeiras visitas são aquelas em que você demora mais tempo para identificar sintomas e conhecer melhor seu paciente.

Também é preciso levar em consideração sua rotina como profissional da área, ou seja, analisar fatores como:

  • você desempenha suas funções em outras clínicas ou em outros hospitais?

  • quanto tempo leva no deslocamento entre uma clínica e outra?

  • quanto tempo demora para organizar seus materiais para o primeiro paciente que será atendido?

  • necessita de pausas durante os atendimentos?

Essas e outras particularidades devem ser minuciosamente levadas em consideração para que a agenda se adeque a suas necessidades. Assim ela se torna um instrumento facilitador para seu trabalho e não um impasse.

agenda-do-consultorio

2. Adote uma agenda eletrônica

Falar de organização de agenda para consultórios envolve discutir as vantagens e desvantagens de usar papel ou tecnologia. Você precisa refletir qual é a melhor opção para a sua realidade e para o sucesso da sua clínica.

Um benefício de continuar na agenda de papel é que não exige nenhuma mudança na rotina, nos processos ou equipamentos do consultório, ou seja, tudo se mantém na zona de conforto.

Porém, o papel é uma ferramenta muito engessada. Com ele você perde informações, tempo e dinheiro. Afinal, muitas oportunidades de encaixes e modificações são deixados de lado e todo o processo de agendamento segue uma única tradição que, em muitos casos, está bastante ultrapassada e acaba prejudicando o bom relacionamento com o paciente.

Um consultório precisa ter flexibilidade para lidar com as diferentes situações que enfrenta. Sabemos que a tranquilidade na rotina pode mudar de uma hora pra outra. Sua recepção fica cheia de pacientes e sua secretária desesperada com tantas tarefas e atendimentos para realizar. Se a agenda não estiver totalmente sob controle e organizada, a situação só piora, seja para atender aqueles que já estão na espera ou para conciliar os agendamentos por telefone.

Adotar uma agenda eletrônica traz muitos benefícios para você e para seus pacientes. Você só precisa estar disposto a conhecer as opções do mercado e decidir por aquela que for ideal para seu consultório.

Você pode fazer um teste gratuito agora mesmo na agenda do iClinic. É só clicar aqui e conhecer sem compromisso o sistema de agenda para consultórios.

Experimente gratuitamente: Comece agora a testar gratuitamente o iClinic. Clique aqui!

Em primeiro lugar, é possível automatizar a divisão de horários e organizar melhor os atendimentos, o que agiliza a vida não só dos pacientes, mas faz com que a secretária pare de perder tempo com algo tão operacional, permitindo que ela possa fazer outras atividades.

Outra funcionalidade da agenda eletrônica é a rápida consulta dos dados do paciente, prescrições prévias e outras informações de seu histórico que podem ser utilizadas durante o atendimento.

A agenda eletrônica evita o acúmulo de papéis que, além de consumir o espaço do consultório com o armazenamento, podem ser extraviados, o que levaria à perda dos dados de seus pacientes e das consultas anteriores, demandando mais tempo para os atendimentos.

Para quem usa papel na clínica, é muito comum essa cena: o paciente chega, a secretária procura sua ficha, busca os prontuários no arquivo e coloca na mesa do médico. Imagine só fazer todo esse processo com apenas um clique!

O médico tem total acesso à agenda eletrônica, o que permite que, com apenas um clique, ele tenha todos os dados do paciente na consulta, evitando que a secretária perca tempo com isso.

3. Envie lembretes para seus pacientes

Uma das melhores formas de evitar atrasos, confusão de horários ou faltas de pacientes são as ferramentas que enviam lembretes.

Esses instrumentos enviam mensagens automáticas e personalizadas que confirmam o horário do paciente. Isso ajuda a organizar sua agenda e ainda aumentar o giro do consultório, já que os casos de atraso ou ausência são drasticamente reduzidos.

agenda-medica-no-celular

"O uso da agenda e do SMS ajudou muito a reduzir o número de faltas da clínica." Dra. Clarisse Lobo

A adoção de um software de gestão que gerencie sua agenda e envie lembretes simplifica sua rotina, cortando custos com ligações telefônicas, dando maior segurança à respeito do número de pacientes que irão comparecer e permitindo que você preencha os horários vagos.

O uso de uma ferramenta de lembretes de consultas, além de tudo, agrada os pacientes, que ficam cientes de seus horários e valorizam ainda mais o médico que tem este cuidado.

4. Ofereça agendamento online para os pacientes

O agendamento online é uma nova forma dos pacientes se relacionarem com médicos e marcarem suas consultas. Hoje os profissionais que ignorarem este fato podem perder a oportunidade de se destacar no mercado e até mesmo perder pacientes.

Uma pesquisa realizada pela Salesforce mostra que oferecer um canal de agendamento de consultas online pode influenciar a escolha dos pacientes. 74% das pessoas entrevistadas disseram que levam isso em consideração antes de escolher um médico.

Com a população se modernizando, os médicos precisam se adequar a seus novos hábitos, como o de se relacionarem por meio da internet. Aproveite essa oportunidade para se destacar hoje e ofereça o agendamento online. Afinal, daqui um tempo, isso passará a ser um requisito básico em um consultório.

5. Consulte sua agenda de qualquer lugar

Muitas vezes a agenda é mais um entrave do que um facilitador na vida do médico, que precisa ligar sempre para a secretária para saber seus horários ou fazer qualquer alteração. O maior problema é quando surge um imprevisto ou uma urgência que te deixa sem tempo de até mesmo telefonar para avisar.

Isso pode deixar os pacientes muito insatisfeitos, além de sobrecarregar a secretária e deixar o médico estressado.

A solução desse problema da agenda é poder acessá-la de qualquer lugar, seja de casa, do hospital ou até mesmo estando na rua.

agenda-do-consultorio-celular

Um bom software de gestão com agenda para consultório permite que cada usuário acesse a agenda ao mesmo tempo, facilitando assim a comunicação entre secretária, médicos e pacientes. Por exemplo, o médico pode bloquear um horário na agenda por meio de seu celular e a secretária visualizar essa atualização no computador da clínica.

Assim, o médico pode verificar com antecedência a agenda do dia, se preparar para as consultas e saber se houve algum cancelamento.

Outra vantagem é que a recepcionista pode controlar a agenda de todos os médicos da clínica em um só lugar, agilizando o processo e evitando a perda de informações.

O uso deste tipo de tecnologia em nuvem tem se mostrado cada vez mais eficiente, já que é possível, de qualquer tipo de dispositivo móvel, atualizar e saber como será o seu dia, o que evita surpresas, atrasos ou esquecimentos.

Veja o depoimento do Dr. Roberto Bueno Filho, que usa o iClinic:

"Antes, era uma dificuldade. A secretária tinha que dar um print na tela, mandar no e-mail. O fato de poder ver a agenda no celular, de entrar em qualquer computador e olhar ajuda demais."

Teste Grátis: Conheça e experimente o iClinic, o sistema que organiza e agiliza sua clínica. Clique aqui!

6. Gere relatórios e economize dinheiro com a agenda

Você sabe quantos pacientes atende por semana? Quais são os procedimentos mais comuns? Os convênios mais lucrativos?

Bom, com um sistema de agenda para consultórios você para de atender no escuro e começa a ter uma visão clara do que vale a pena para seu negócio. Hoje você pode estar investindo seu tempo, esforço e dinheiro em pontos que não trazem o retorno esperado.

Usando uma agenda eletrônica, o sistema já gera relatórios automáticos com informações básicas e claras que só de bater o olho, você já vai identificar possíveis melhorias em relação a tempo de atendimento, retorno por convênio e número de faltas, por exemplo.

agenda-do-consultorio-iclinic

No caso de clínicas maiores, é possível fazer um controle ainda mais profundo de cada profissional que atende.

Enfim, um sistema de agenda para consultórios te dá dados concretos para que você possa tomar as melhores decisões para a clínica.

7. Identifique seus melhores pacientes

Uma boa maneira de evitar o absenteísmo é conhecendo melhor seu público. Deve ser estabelecida uma relação de confiança e reciprocidade entre a clínica e o paciente. Ou seja, da mesma forma que o profissional deve ser responsável com o atendimento, o paciente também deve se comprometer à consulta.

A agenda eletrônica te ajuda a conhecer o perfil de cada paciente. Está se perguntando como? Através de relatórios com o comportamento da agenda. Por exemplo, por meio dela você consegue ver quantas vezes o paciente já faltou, se perceber que é uma atitude recorrente, a secretária pode fazer uma confirmação mais formal, relembrando a importância de que o paciente avise com antecedência se for faltar.

Você também pode identificar pela agenda há quanto tempo um paciente não se consulta e enviar um e-mail lembrando-o de realizar o acompanhamento médico.

agenda-do-consultorio-computador

Veja como o Dr. Vinícius Alves duplicou seus atendimentos usando uma agenda online aqui!

8. Otimize a rotina de seus colaboradores

Como você já viu, um bom software de gestão com a opção de uma agenda eletrônica para consultórios traz economia de recursos, uma vez que seus colaboradores estarão livres para desempenhar outras tarefas importantes dentro da rotina de seu consultório, como recepcionar os pacientes, organizar sua sala de atendimentos ou ainda, pôr em ordem os equipamentos e os materiais que serão utilizados durante sua consulta.

Isto - é claro - só faz com que você otimize o tempo, já que sua sala, e o que você necessita para atender os pacientes, estarão prontos e esperando pela próxima consulta. Além disso, você estará mais tranquilo sabendo que os colaboradores estão tomando conta de questões práticas e administrativas enquanto você atende.

9. Tenha uma agenda digital compartilhada na clínica

Caso você atue em uma clínica médica com mais de um profissional, que tal usar a agenda digital compartilhada para unificar os agendamentos de todos os profissionais?

Com essa medida, os seus colaboradores não perderão tempo procurando em diferentes agendas de papel e, com isso, agilizam e tornam mais agradável o primeiro contato do paciente, que é feito já na recepção.

A agenda eletrônica permite, de forma fácil, o compartilhamento de dados e o controle da rotina de vários profissionais ao mesmo tempo, garantindo qualidade e praticidade para seus pacientes.

A agenda digital compartilhada é muito segura para a clínica porque cada usuário tem seu login e senha, possibilitando assim o controle das atividades de cada um.

10. Controle o tempo de cada consulta

Agora que você já definiu uma rotina, descobriu quanto tempo, em média, você leva com cada paciente e implementou um bom sistema de gestão com agenda para consultório, é preciso estabelecer o fim de cada consulta, de forma delicada e profissional.

agenda-eletronica-medico

Alguns profissionais tem problemas com atrasos justamente porque permitem que o tempo de cada consulta seja excedido.

Lembre-se que é importante ouvir tudo o que o paciente tem a dizer, mas é preciso ser conciso e objetivo em relação às informações. Além disso, é necessário sempre estar consciente de que os outros pacientes estão esperando para o atendimento no horário.

Com uma correta definição de sua rotina, o processo de iniciar e terminar uma consulta no tempo adequado ficará mais fácil e você irá evitar problemas com seus outros pacientes, além de ter um melhor aproveitamento de seu próprio tempo.

É preciso valorizar cada paciente e o tempo que eles estão dedicando para sua consulta. E também entender que nem sempre ficar até tarde da noite na clínica é sinal de produtividade.

Ter horários bem definidos pode te trazer resultados melhores e ainda te proporcionar uma melhor qualidade de vida.

eBook Grátis: Seja mais produtivo com essas dicas de gestão de tempo para profissionais de saúde. Clique aqui e baixe agora!

A organização de uma agenda médica começa com o conhecimento de sua rotina, mudanças básicas nos processos da recepção e a implementação de uma agenda eletrônica.

Estas ferramentas mais completas, além de desempenharem outras funções, podem auxiliar na organização e na agilidade do acesso aos dados de seus pacientes, que estarão protegidos e acessíveis de qualquer dispositivo móvel.

Veja também:

Casos de Sucesso ... Mar 20, 2018

Como o Espaço Médico Descomplicado realiza atendimento humanizado através da tecnologia

Conteúdo Vip ... Dec 20, 2016

Materiais Educativos iClinic

Produtividade ... Feb 23, 2016

10 dicas para organizar a agenda do consultório

Veja também:

Casos de Sucesso ... Mar 20, 2018

Como o Espaço Médico Descomplicado realiza atendimento humanizado através da tecnologia

Conteúdo Vip ... Dec 20, 2016

Materiais Educativos iClinic

Produtividade ... Feb 23, 2016

10 dicas para organizar a agenda do consultório

comments powered by Disqus