gestão da agenda ajuda na redução do absenteísmo dos pacientes

Como a gestão de agenda ajuda na redução do absenteísmo dos pacientes?

Maria Beatriz Oliveira Ferramentas para Clínica

Leia em 6 min.

Última atualização em 26/07/2021 por Yasmim Mayumi

O absenteísmo dos pacientes gera transtornos financeiros e desorganizam sua rotina. Com uma gestão de agenda eficiente, você consegue reduzir ao máximo esse problema.

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Além do espaço vago na agenda do médico, um horário desmarcado sem aviso prévio impossibilita que outro paciente seja atendido, e com muitas faltas, é difícil aumentar o faturamento do consultório.

Uma boa gestão de agenda ajuda a manter seu dia organizado e resolver esse problema. 

Veja o trecho de uma pesquisa feita com profissionais de saúde da Revista Arquivos em Odontologia:

“Os profissionais que afirmaram ter na agenda uma organização positiva, apresentaram uma maior média de atendimentos diários.”

Neste artigo, você vai descobrir como a gestão de agenda ajuda não só na redução do absenteísmo de seus pacientes, mas fornece agilidade ao seu dia a dia e melhora sua gestão como um todo. 

Vamos lá?

7 provas que a gestão de agenda ajuda na redução do absenteísmo dos pacientes

A maioria dos médicos possui uma rotina corrida e cheia de compromissos. 

Ao realizar a gestão da sua agenda, você garante mais organização e aumenta a fidelização dos pacientes, pois possibilita um melhor planejamento de suas consultas. 

Essa maior organização torna possível a readequação rápida dos horários, e elimina o problema de horários vagos devido a desmarcações em cima da hora.

Veja a seguir como a gestão de agenda auxilia na redução do absenteísmo de seus pacientes:

1. Diminui os atrasos

Quanto tempo os pacientes esperam para serem atendidos no seu consultório?

Embora os atrasos sejam comuns durante as consultas médicas, essa não é uma situação agradável nem para você, nem para o paciente, certo?

Com a gestão de agenda, você ganha tempo e, dessa forma, controla melhor seus horários para evitar ao máximo os atrasos.

Uma dica importante nesse ponto é sempre deixar um intervalo de 5 a 10 minutos entre as consultas. Assim, caso haja algum imprevisto, você se organiza a tempo para o próximo atendimento.

Com a redução nos atrasos, você conquista pacientes mais satisfeitos, mais fidelização e menos absenteísmo.

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2. Foca no paciente

Você já precisou atender algum paciente de modo mais rápido do que o normal devido à correria?

Atualmente, o paciente tem uma participação muito mais ativa no cuidado com sua saúde e, muitas vezes, a consulta ao médico não é feita apenas para o diagnóstico.

Veja o depoimento da Dra. Lizanka Marinheiro sobre o assunto:

“Hoje as pessoas buscam os médicos muito mais para serem ouvidas, do que necessariamente para tratar patologias mais raras, então você vê que a saúde é algo mais simples do que parece, principalmente se investirmos forte na prevenção.”

Ao realizar a gestão de agenda, você tem mais tempo para focar no paciente, ouvi-lo com calma e entender o que há por trás das queixas.

Esse cuidado humanizado fará toda a diferença em suas consultas de retorno, pois o paciente sabe que será bem sempre bem recebido em todos os atendimentos.

O resultado disso é uma redução cada vez maior no absenteísmo. 

3. Analisa as causas dos absenteísmos

Por que seus pacientes faltam? Qual o perfil deles? O que alegam sobre as faltas? 

Entender a causa do absenteísmo de seus pacientes é um ponto indispensável para a solução desse desagradável problema. 

Ao realizar a gestão de agenda, você pode mapear o perfil de seus pacientes faltantes para procurar entender o que exatamente motiva tais faltas.

O uso de um software médico com agenda online ajuda bastante na resolução desse problema. Dentro do iClinic, por exemplo, é possível gerar relatórios e ver a relação de faltas e pacientes

Esses dados, somados às informações dos pacientes disponíveis no sistema, possibilitam o entendimento necessário sobre os perfis dos faltantes.

Dessa maneira, é possível criar estratégias bem mais certeiras para resolver o problema, não concorda? 

Descubra mais sobre os benefícios de uma agenda online em nosso vídeo:

4. Envia lembretes de consulta

Quantos pacientes já se esqueceram da sua consulta e não compareceram? 

Com a correria do dia a dia, é normal que todos estejam sempre muito ocupados, e isso torna o esquecimento das consultas um fator comum entre os pacientes.

A organização de sua agenda permite o envio de lembretes de consulta para os pacientes, seja via ligação, SMS, e-mail ou WhatsApp.

Com o uso de uma agenda integrada a um software médico, é possível realizar envios via SMS, e-mail e WhatsApp de forma rápida, automática e em poucos cliques.

Esses envios também auxiliam na redução de custos de seu consultório, pois saem mais baratos do que a soma das ligações realizadas a cada paciente.

Os envios feitos por e-mail e WhatsApp utilizam apenas a conexão com a internet, enquanto que via SMS, o custo pelo sistema iClinic varia de R$ 0,07 a R$ 0,08 por SMS

Os lembretes de consulta eliminam o problema do esquecimento e já reduziram as faltas dos pacientes do nutricionista Albespyerry Diniz. Veja só o depoimento dele:

“O envio de SMS e e-mail para confirmar consulta caiu em 30% as faltas dos meus pacientes, diminuiu bastante.”

5. Garante maior alinhamento com os colaboradores

Você conscientiza todos do consultório sobre os problemas do absenteísmo?

Para diminuir as faltas dos pacientes, é importante ter o alinhamento de toda a equipe. 

Com uma boa gestão de agenda e a ajuda dos profissionais da recepção, é possível elaborar estratégias para auxiliar na fidelização de pacientes, como o envio de materiais por e-mail marketing.

Nessa hora, ter os dados dos pacientes e da agenda centralizados em um só lugar ajuda muito, porque com isso é possível segmentar as comunicações para cada perfil de paciente.

Além do mais, se todos os colaboradores estiverem alinhados em relação a seus horários, não haverá marcações de consulta com duplicidade ou na mesma hora de algum compromisso seu.

Isso é importante para que o paciente não espere muito e nem tenha sua consulta desmarcada em cima da hora, pois essa é uma situação desagradável, e pode induzi-lo a não comparecer à próxima consulta.

Um software médico igualmente se mostra útil nesses momentos, uma vez que ele centraliza todos os dados e os torna acessíveis de qualquer lugar.

Ou seja, tanto você quanto seus colaboradores conseguem acessar a agenda e as informações de seu consultório a qualquer hora ou local, basta apenas o acesso à internet. 

Um excelente auxílio à organização de todos, não acha? 

6. Organiza sua rotina

Você sabe quanto tempo dura suas primeiras consultas? E as de retorno? E quanto aos procedimentos, consegue dizer o tempo médio de cada um?

Ao alcançar uma gestão de agenda de excelência, você entende o modo de funcionamento de seu consultório, pois sabe quanto tempo dura cada uma de suas consultas e procedimentos.

Essa é uma ótima forma de ter uma rotina bem mais organizada, que irá colaborar com o seu dia a dia e com o paciente, pois ele também conseguirá se programar melhor para seus atendimentos.

A agenda do iClinic disponibiliza um cronômetro acionado sempre ao início de cada consulta, dentro do próprio sistema.  É possível escondê-lo no prontuário, caso não queira mostrar o cronômetro para o paciente.

Com ela, você coleta esses dados automaticamente e organiza sua rotina de forma muito mais precisa.

Saiba mais sobre a agenda do iClinic em nosso vídeo:

7. Proporciona mais tempo para os profissionais da recepção

Quanto tempo a mais os profissionais da recepção gastam devido à desorganização de sua agenda? 

Uma agenda desorganizada prejudica o andamento do trabalho dos profissionais da recepção. 

Com rasuras na agenda e horários alterados, eles podem ficar sobrecarregados, uma vez que também precisam recepcionar os pacientes

Os envios de lembretes de consulta pela agenda online também ajudam muito. 

Como os status dos agendamentos são atualizados automaticamente, o médico consegue ver quem está confirmado ou não sem entrar em contato com a recepção.

Isso ajuda na organização e na gestão de tempo desses profissionais. Afinal, eles não precisarão ligar para cada paciente e confirmar as consultas. 

Disponibilizar um agendamento online em seu site ou em sites como o AgendarConsulta também facilita bastante, porque o paciente realiza as marcações de forma simples, sem contato direto com a recepção.

Dessa forma, seus colaboradores ficam mais livres e podem focar em deixar a sala de espera sempre bem arrumada, oferecer um tratamento único a cada pessoa e organizar seus compromissos.

Com isso, certamente seus pacientes sentirão esses cuidados, e o absenteísmo irá cair à medida que a fidelização aumentar.

O agendamento online e muitas outras facilidades de uma agenda integrada a um software médico você encontra no iClinic. Para testar tudo isso na prática, faça um teste grátis no sistema:

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Espero que o conteúdo tenha sido útil! 

Antes de ir, conte aqui nos comentários como você organiza a agenda do seu consultório. Vamos adorar saber! 😉


Sobre o autor

Maria Beatriz Oliveira

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Marketing na Uninter.