Passo a passo para digitalizar prontuários

Passo a passo para digitalizar prontuários

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica

Leia em 5 min.

Última atualização em 08/04/2021 por Yasmim Mayumi

Ao digitalizar prontuários, os médicos conseguem tornar os espaços físicos do consultório mais produtivos, preservar documentos e proporcionar mais segurança para os pacientes.

Clique no player para escutar o áudio do artigo:

Em um mundo cada vez mais digital, ficar preso na era analógica transmite a imagem de um profissional que parou no tempo, e não soube como se modernizar.

Um estudo sobre a digitalização do prontuário afirma que fichas em papel demandam cada vez mais espaços físicos, o que é um problema, visto que esses espaços poderiam ser destinados aos pacientes.

Outra problemática apontada é a recuperação e acesso aos prontuários, já que a maioria dos estabelecimentos não possui uma forma padronizada de organização, ocasionando a perda de documentos.

Segundo o estudo:

“A digitalização de documentos contribui para melhorar o acesso, ajudar na preservação dos materiais originais reduzindo seu manuseio, facilitar atividades de pesquisa, e atender as necessidades do público.”

Neste artigo você vai descobrir como digitalizar seus prontuários, e quais vantagens essa mudança traz para o seu dia a dia. Acompanhe!

O que é digitalização e como você pode digitalizar prontuários?

De acordo com a DataScope, para produzir uma tonelada de papel, é preciso utilizar 115.000 litros de água, e cortar 17 árvores grandes. 

A produção de papel também é a 3° que mais consome energia de todas as indústrias de manufatura.

Para reduzir o impacto ambiental e tornar o processo de arquivamento mais seguro, as empresas optam por digitalizar seus documentos. 

A digitalização é um processo pelo qual um sinal analógico, como um prontuário ou receita, é transformado em um documento digital, como uma foto ou PDF.

Para digitalizar prontuários, ou qualquer outro papel, basta ter um digitalizador de imagens, como um scanner. Você também pode tirar fotos com seu smartphone.

Entre as principais vantagens de realizar esse processo, podemos citar:

  • Espaços físicos que antes eram destinados apenas para armazenamento de documentos se transformam em salas de atendimento ou recepção;
  • Acesso aos prontuários de qualquer lugar, e a qualquer momento;
  • Aumento da organização;
  • Facilidade em acessar prontuários, o que economiza tempo e recursos dos profissionais;
  • Mais segurança e inviolabilidade dos dados, uma vez que só podem ser acessados por profissionais autorizados, diferente de documentos em papel que são perdidos facilmente;
  • Aumento da preservação dos prontuários, que não ficam gastos com o tempo;
  • Transparência e melhora no relacionamento com o paciente, que se sente mais seguro ao saber como seus dados são tratados.

Essas mesmas vantagens ocorrem quando você decide deixar o prontuário de papel de lado e obter um prontuário eletrônico. Conheça mais sobre essa tecnologia no vídeo abaixo:

Agora que você conhece os benefícios da digitalização, veja como iniciar esse processo em sua clínica.

5 passos para digitalizar prontuários

A digitalização de prontuários se tornou mais comum após o decreto da lei n° 13.787/2018, que permite a eliminação dos prontuários de papéis, caso sejam trocados por documentos digitais.

Todos os médicos precisam armazenar pelo menos 20 anos de prontuário dos seus pacientes, o que ocupa muito espaço, além de não assegurar a privacidade dos dados, já que eles podem ser acessados por qualquer pessoa.

Siga nossos 5 passos para poder acessar os prontuários dos seus pacientes de qualquer lugar, mesmo aqueles que já estavam escritos no papel.

1. Prepare os prontuários dos pacientes

Os prontuários dos pacientes têm grampos e clipes?

Antes de digitalizá-los, é preciso preparar esses documentos para o processo de digitalização, ou seja, remover tudo que pode prejudicar o escaneamento do papel.

Você e sua equipe precisam retirar clipes, grampos, higienizar os prontuários – caso seja necessário – e eliminar qualquer detrito.

Tenha cuidado e paciência ao realizar esse procedimento para que nenhum prontuário seja danificado.

2. Escolha um dispositivo para a captura de imagens

Existem duas principais formas de digitalizar um prontuário: por meio de um scanner com alta resolução, ou por fotos tiradas do seu próprio smartphone, caso a câmera seja boa. 

O scanner é o método mais recomendado por garantir uma qualidade maior, e ele permite conversão em diversos formatos de arquivo, como JPG, PDF e TIF.

Porém, tirar fotos com o smartphone é um processo mais rápido, e costuma ser o favorito entre aqueles profissionais que querem poupar tempo.

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3. Inicie o processo de digitalização

Cada modelo de scanner possui configurações próprias. O ideal é que você leia o manual do produto para entender como ele funciona, mas existem alguns passos básicos que provavelmente você vai seguir.

Primeiro, é preciso instalar o dispositivo no computador, seja por um cabo USB ou pelo wi-fi. A impressora costuma ter um programa específico para digitalizar documentos, seja em um CD ou pelo site da empresa.

Também é possível utilizar o Paint ou ir nas configurações do seu painel de controle, e clicar em “dispositivos e impressoras”.

Após iniciar o programa, é preciso posicionar o documento com a parte escrita para baixo, e clicar no botão de iniciar o processo de digitalização.

Por fim, basta salvar a imagem em um local seguro.

Se você optou apenas por tirar fotos com seu smartphone, fica ainda mais fácil: é só utilizar sua câmera e transferir as imagens para o computador.

4. Verifique a qualidade das imagens

As imagens estão com alta resolução e você consegue ler o que está escrito?

Os prontuários só podem ser digitalizados se as informações estiverem legíveis, por isso, verifique com cuidado todas as imagens para evitar futuras dores de cabeça.

5. Adicione os prontuários digitalizados em um sistema na nuvem

Você provavelmente já utiliza algum sistema na nuvem na sua rotina, como o Facebook, Netflix ou Youtube. Eles podem ser acessados por navegadores ou aplicativos instalados no seu smartphone.

Todos os vídeos, imagens, séries e filmes não ocupam memória do seu dispositivo, pois estão disponíveis em servidores seguros da internet.

Ao escolher armazenar seus prontuários em um sistema médico, você deve optar por um produto desenvolvido para a área da saúde, que busca seguir as exigências da NGS, LGPD, e do CFM.

É essencial que o sistema seja na nuvem, pois sistemas instalados podem ocasionar na perda completa de dados, caso ocorra algum acidente com seu dispositivo, como um simples derramamento de líquidos.

Além disso, na nuvem você pode acessar os prontuários de qualquer lugar, e atender pacientes mesmo fora do consultório.

O iClinic, por exemplo, permite que você anexe fotos e arquivos no prontuário eletrônico diretamente pelo aplicativo, enquanto você faz uma consulta ou digitaliza seus prontuários antigos. 

Assim, você pode ir além da digitalização de documentos, e digitalizar completamente o seu consultório.

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Compartilhe com a gente nos comentários como você pretende sair do papel e modernizar seu atendimento. 😉


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.