Problemas na gestão em clínicas médicas

Gestão da clínica: quais são os principais erros?

Leia em 7 min.

Ter uma excelente gestão da clínica não é algo simples, e existem alguns erros que precisam ser evitados para não prejudicar seu negócio. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar o melhor caminho para o sucesso. Continue a leitura e descubra!

Alcançar uma ótima gestão da clínica é um grande desafio para a maioria dos profissionais da saúde. 

Afinal, a vocação dos médicos é cuidar dos pacientes, e os cursos de medicina não abordam conhecimentos técnicos como administração e empreendedorismo, matérias essenciais para aqueles que desejam administrar seu próprio consultório.

Para os médicos que desejam ter um consultório de sucesso, se reconhecer como um médico empreendedor é o primeiro passo para evitar os erros mais comuns de gestão de clínicas médicas.

Pensando em facilitar esse processo, separamos os erros mais cometidos por médicos durante a gestão dos seus negócios. Continue a leitura e confira quais são eles!

Principais erros cometidos durante a gestão da clínica

Realizar a gestão da clínica é um processo complexo e trabalhoso, principalmente para quem ainda não tem um conhecimento prático sobre administração.

Veja a seguir os 9 erros mais cometidos pelos profissionais da saúde quando falamos sobre gestão. Acompanhe!

1. Não elaborar um planejamento estratégico

Quais são as metas e objetivos da clínica? Como você enxerga seu negócio daqui alguns anos?

Independente do segmento, todo negócio precisa ter metas e objetivos bem definidos, inclusive as clínicas e consultórios médicos. 

Os objetivos incluem aquilo que você deseja alcançar com o seu consultório, como ser a principal referência de consultório médico em sua especialidade. Para alcançar esse objetivo, metas precisam ser estabelecidas, como fidelizar mais de 50% dos seus pacientes.

Com os objetivos bem definidos, e as metas necessárias para alcançá-los, você conseguirá ver mais claramente o que precisa ser feito para obter o sucesso completo do seu negócio.

Essa ação é fundamental para evitar que você “ande em círculos”, ou seja, cometer o erro de realizar as mesmas ações todos os dias, esperando resultados diferentes. 

Para que o crescimento da clínica não fique estagnado, lembre-se de elaborar um ótimo planejamento estratégico, assim você terá uma visão mais ampla sobre o seu negócio desde o começo.

2. Oferecer um mau atendimento na recepção da clínica

Os colaboradores que trabalham na recepção da sua clínica têm um papel muito importante, pois são eles que proporcionam a primeira impressão aos pacientes

Sendo assim, se o paciente se deparar com um funcionário grosseiro, insensível ou, até mesmo, estressado, ele são sairá satisfeito com o atendimento prestado.

O ideal aqui é manter um bom clima organizacional, em que seus funcionários tenham um excelente relacionamento entre si. Quando eles estão bem emocionalmente, o atendimento se torna mais satisfatório. 

Caso você observe situações de estresse, reúna-se com sua equipe para averiguar o que está acontecendo e prontamente solucione o problema.

O atendimento na recepção precisa ser caloroso e amigável, fazendo com que o paciente se sinta o mais confortável possível.

Quer saber mais como essa área do consultório é importante para a satisfação do seu paciente? Confira aqui como a recepcionista de clínicaexerce esse papel e os principais pontos de atenção que você precisa averiguar.

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3. Misturar contas pessoal e jurídica

Um erro muito comum e fatal cometido durante a gestão da clínica, até mesmo pelos gestores mais experientes, é misturar as contas pessoais com as contas do consultório.

Esse tipo de ação afeta diretamente a gestão financeira do consultório, pois fica mais difícil ter uma visão clara sobre o fluxo de caixa, assim como quais despesas e receitas o negócio está realmente tendo.

Isso sem contar com a falta de transparência do consultório, que pode resultar em problemas ainda maiores no futuro. 

Para evitar esse tipo de erro, é essencial que você tenha uma ferramenta eficiente que proporcione uma gestão financeira excelente para sua clínica, onde você possa ver especificamente quais foram as movimentações financeiras do seu consultório.

4. Não ter foco no relacionamento com o paciente

Outro erro grave na gestão da clínica é quando o gestor não dá a devida atenção ao relacionamento com o paciente. O que esses profissionais não sabem é que essa ação é fundamental para aumentar a fidelização.

Quando o assunto é saúde, as pessoas buscam não só por profissionais competentes, mas também por profissionais que realmente se importem com seu bem-estar.

Levando isso em consideração, analise sua clínica como um todo e preste um atendimento mais humanizado, focado em entender os problemas dos pacientes. 

Sua equipe também precisa estar inserida neste conceito. Se achar necessário, invista em treinamentos para que seu time possa estar apto a oferecer um atendimento de qualidade, com o intuito de ganhar a confiança das pessoas que buscam pelos seus serviços.

Está em dúvida se a sua clínica possui foco total nos pacientes? Tire suas dúvidas neste artigo.

5. Fazer um armazenamento inadequado das informações

As informações sobre s pacientes e os setores administrativos de um consultório precisam ser armazenadas de maneira eficiente. 

Já imaginou precisar do histórico do paciente e não encontrá-lo durante a consulta? Não é uma experiência muito boa, não é mesmo?

No entanto, quando o número de atendimentos começa a crescer, fica difícil fazer um controle eficiente desses dados. É nesse momento que você deve pensar em adquirir umsoftware médico de gestão que o ajude a otimizar esse armazenamento.

Alguns sistemas oferecem a possibilidade de criar um prontuário eletrônico, o qual conterá todas as informações sobre o seu paciente de maneira prática e rápida. 

Além disso, eles também facilitam a realização dos trabalhos administrativos e financeiros mais burocráticos, otimizando a produtividade da equipe.

6. Não observar as questões tributárias

As questões tributárias normalmente representam a parte mais chata da gestão para qualquer profissional, no entanto, elas são fundamentais para evitar problemas e dores de cabeça futuros. 

Os tributos são bem burocráticos, por isso não devem, em hipótese alguma, ser deixados de lado. 

Se achar necessário, converse com seu contador para que ele possa ajudá-lo nesse assunto. Esse profissional também pode verificar se sua clínica está enquadrada no regime tributário correto

Caso não esteja, ele pode enquadrá-la em um regime que faça você pagar menos impostos.

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7. Não realizar um planejamento financeiro

As finanças de uma clínica são tão importantes quanto a qualidade dos profissionais que lá trabalham. Isso porque é a gestão financeira que norteia o sucesso de qualquer negócio.

Quando ela não é bem realizada, todos os demais setores são prejudicados, tendo em vista que não haverá recursos suficientes para arcar com os compromissos com fornecedores, funcionários e demais contas básicas, como internet, água, luz, telefone, entre outros.

Sem contar a falta de condições para realizar novos investimentos em infraestrutura e equipamentos de alta tecnologia. Tudo isso refletirá negativamente na imagem da clínica no mercado e afastará os pacientes.

O ideal é fazer um bom controle do fluxo de caixa e sempre ter um planejamento financeiro para conseguir identificar, antecipadamente, possíveis gargalos que podem prejudicar a clínica. 

8. Negligenciar as estratégias de marketing da clínica

Outro ponto que merece muita atenção é em relação ao marketing médico.

Isso porque o Conselho Federal de Medicina (CFM) exige algumas condutas para que as campanhas não firam a ética dos profissionais desse segmento. 

Por exemplo, você não pode dizer que é o “único” a realizar tal procedimento, não pode usar fotos de pacientes (mesmo com a autorização expressa deles), entre outras práticas.

Descubra aqui quais são os principais limites do marketing médico e realize a comunicação mais assertiva possível.

No entanto, é extremamente importante ressaltar que isso não significa que o marketing não pode ser realizado, muito pelo contrário. 

Hoje em dia, você pode fazer um bom marketing de conteúdo, e escrever artigos para o seu blog e produzir vídeos, com o objetivo de tirar as dúvidas dos seus pacientes, por exemplo.

Não tenha receio em relação àsregras do CFMe invista em marketing para o seu consultório.

Seja para atrair mais pacientes, proporcionar maior fidelização ou até mesmo para se tornar a referência na sua especialidade, essa estratégia trará muitos resultados positivos.

Tem dúvidas de como alocar adequadamente os seus recursos para ter mais resultado? Veja como fazer um investimento certo em marketing médico de acordo com o seu orçamento. 

9. Não ter um software de gestão adequado

Investir em tecnologia é uma estratégia que facilita toda a rotina de uma clínica, desde a área da recepção, até as questões mais burocráticas, como realizar a gestão. 

Não contar com a ajuda de um software de gestão pode dar margem para surgimento de equívocos que podem comprometer a produtividade dos colaboradores, e do consultório como um todo.

Em relação ao agendamento de consultas, por exemplo, dê adeus àquelas confusões de marcar consulta para dois pacientes no mesmo dia e horário. Isso porque o software não permite esse tipo de ação por centralizar a agenda da clínica em um único local.

Além disso, também existe a possibilidade de incluir o paciente em uma lista de espera. Dessa forma, assim que alguém cancelar uma consulta, outro pode ser encaixado imediatamente.

Um bom software de gestão também entrega relatórios e gráficos automáticos sobre a gestão do consultório, mostrando dados incríveis como qual o convênio mais rentável para o seu negócio, ou o perfil dos seus pacientes.

Percebeu como não existe muito segredo para fazer uma boa gestão da clínica? Evitando esses erros que listamos acima, você conseguirá melhorar o desempenho da sua equipe e, também, a experiência dos seus pacientes

Com isso, será possível se tornar referência em seu segmento, atraindo mais pacientes e, consequentemente, aumentando as possibilidades de crescimento. 

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.