Otimize seus processos com um sistema de agendamento de consultas

6 razões para sua clínica obter um sistema de agendamento de consultas

Leia em 6 min.

O agendamento de consultas da sua clínica é feito de maneira manual e repetitiva todos os dias? Confira neste artigo como um sistema de agendamento pode tornar sua clínica mais produtiva e prática não apenas para sua equipe, mas principalmente para seus pacientes.

A rotina de uma clínica médica com certeza não é fácil, principalmente quando um de seus objetivos é obter destaque em um mercado tão concorrido.

Muitos processos repetitivos e manuais, como o agendamento de consultas, organização da agenda médica e controle de todas as fichas do paciente, acabam gastando excessivamente um tempo que poderia ter sido investido em uma atividade mais produtiva.

De acordo com a pesquisa conduzida pela iClinic, que contou com respostas de mais de 300 médicos, além de dados coletados a partir de mais de 500.000 agendamentos feitos dentro do iClinic, o tempo médio que o paciente leva para conseguir uma consulta é cerca de 18 dias, desde o momento em que ele liga para clínica, até finalmente ser atendido.

Pensando nisso, um sistema de agendamento de consultas torna-se um diferencial enorme, um poderoso aliado que pode facilitar a entrega de um atendimento humanizado e eficiente.

Assista nosso vídeo e continue a leitura para conferir as 6 principais vantagens que sua clínica adquire ao obter um sistema de agendamento de consultas.

Principais vantagens de um sistema de agendamento de consultas

Os cadastros dos seus pacientes costumam ter informações incompletas? Muitas consultas são canceladas de última hora na sua clínica?

Essas situações são extremamente comuns na rotina da maioria das clínicas médicas, principalmente aquelas que não possuem um sistema de agendamento eficiente.

Em muitos casos, os profissionais da recepção ficam tão sobrecarregados com as inúmeras tarefas que precisam ser feitas simultaneamente, como recepção de pacientes, marcação de consultas, que acabam esquecendo de preencher uma informação ou outra na ficha de cadastro.

Isso pode acontecer, inclusive, com o profissional da saúde na rotina agitada de atendimentos. É difícil lembrar de todos os detalhes de cada consulta do dia, e ficar anotando em um papel cada informação essencial do paciente, pode tornar a consulta ainda mais lenta.

Tudo isso pode prejudicar seu fluxo de trabalho e até mesmo seus rendimentos no final do mês.

Se você não utiliza um sistema de agendamento de consultas, precisa lidar com um excesso de folhas de papel com anotações e riscos que podem, muitas vezes, mais atrapalhar do que ajudar.

Confira a seguir como um sistema de agendamento pode solucionar todos esses problemas, e otimizar seus processos internos.

1. Maior organização da agenda médica

Os sistemas de agendamento de consultas geralmente permitem uma personalização da agenda médica, oferecendo cores personalizáveis para cada procedimento, por exemplo.

Com essa personalização, fica fácil se preparar para cada consulta de maneira eficiente, principalmente se a agenda oferece uma funcionalidade como o multiprocedimentos, que permite a marcação de vários procedimentos em uma única consulta.

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Além disso, diferente de uma agenda física, a agenda médica online presente nos softwares médicos não permitem erros comuns como duplicidade de horários e aquelas famosas rasuras no papel, que são trocadas por poucos cliques que reagendam ou cancelam uma consulta sem dificuldades.

2. Agilidade no atendimento

Os pacientes que chegam na sua clínica precisam esperar a recepcionista encontrar suas fichas em meio a uma pilha enorme de papéis?

Com a modernização da clínica ao adotar um sistema de agendamento ideal, esse processo se torna muito mais rápido. Com poucos cliques o cadastro do paciente é acessado, ou criado.

Em menos de cinco minutos a ficha do paciente pode estar completa, e caso algum dado importante esteja faltando, o próprio sistema avisa, não deixando o cadastro ser finalizado antes do campo estar preenchido, por exemplo.

3. Otimização da fila de espera

Um bom sistema de agendamento conta com diversas funcionalidades essenciais no dia a dia da sua clínica, inclusive uma lista de espera dos pacientes.

A maioria dos estabelecimentos de saúde anotam os pacientes que estão esperando por um horário vago em uma folha de papel, isso quando lembram de anotar.

Essas anotações físicas acabam não sendo muito efetivas, pois os profissionais precisam ficar conferindo manualmente em quais horários os pacientes podem ser encaixados.

Uma lista de espera digital permite que todos os pacientes que estão aguardando por uma consulta fiquem disponíveis em um único lugar, bastando clicar no botão “agendar” para efetivar a marcação do atendimento.

4. Maior controle de histórico dos pacientes

Imagine que um paciente esteja retornando de uma consulta e, além de esperar o médico localizar sua ficha no meio de tantos arquivos, ainda precise responder perguntas que já haviam sido feitas anteriormente.

Com certeza não é um atendimento prático, muito menos receptivo. Essa é uma das principais diferenças entre os prontuários: enquanto o de papel dificilmente centraliza todas as informações, visto a facilidade de perda por conta da fragilidade do material, o prontuário eletrônico permite uma integração de dados eficiente.

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Alguns softwares médicos oferecem a integração da agenda médica com o prontuário eletrônico, permitindo que os profissionais da saúde acessem o prontuário do paciente diretamente pelo agendamento.

Além disso, com um sistema que centraliza praticamente todas as informações da clínica, é possível saber todo o histórico de agendamento do paciente, quantas consultas foram realizadas, anotações atualizadas no prontuário, entre outros.

5. Acesso de diferentes dispositivos

Você costuma trabalhar em diferentes locais, como diferentes clínicas e hospitais? Você organiza toda sua rotina na própria clínica, ou em casa?

Dificilmente, na rotina agitada de um médico, é possível levar todas as fichas de seus pacientes para todos os lugares e, caso não esteja preparado, o próprio paciente fica responsável de lembrar detalhes de suas prescrições passadas, e quais exames foram feitos.

Além de gerar um sentimento de descaso por parte do paciente, é praticamente impossível organizar suas tarefas de uma maneira efetiva.

Com um sistema que permita o acesso de diferentes dispositivos, a organização fica muito mais prática, permitindo o acesso ao prontuário dos pacientes de qualquer lugar, a qualquer hora necessária.

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O único critério é usar um dispositivo eletrônico conectado à internet, seja ele computador, tablet ou smartphone. Dessa forma, em situações de emergência você pode rapidamente acessar as informações do paciente, e auxiliar da melhor forma.

6. Redução das faltas dos pacientes

Você sabia que é possível diminuir até 30% das faltas dos seus pacientes com um serviço de confirmação de consultas?

Um sistema de agendamento eficiente fornece funcionalidades como lembretes de consultas por SMS e e-mail, além de uma confirmação de consulta por SMS.

Essas funcionalidades diminuem a taxa de absenteísmo com mensagens personalizadas enviadas no dia anterior a consulta do paciente, prevenindo um esquecimento do horário marcado, uma das causas mais comuns das faltas em clínicas médicas.

Benefícios do agendamento online

As vantagens de um sistema de agendamento de consultas são muitas, desde as que foram mencionadas acima, até à facilidade na gestão da agenda, onde o próprio paciente pode agendar sua consulta pela internet, dispensando a ligação telefônica.

Isso é possível através do serviço do agendamento online, normalmente disponibilizado em uma plataforma onde o paciente consegue marcar um atendimento sem contato direto com a clínica, 24 horas por dia, de onde estiver.

O agendamento online do iClinic, por exemplo, funciona da seguinte forma: após criar seu perfil online gratuito e adquirir a funcionalidade, basta divulgar esse diferencial para seus pacientes, e facilitar ainda mais o agendamento de consultas na sua clínica.

Todos esses recursos têm como objetivo, otimizar o processo de agendamento de consultas, agregando mais confiabilidade, conforto e confiança para o paciente e melhorando todo o fluxo de trabalho da equipe médica.

Agora que você conhece as razões e principais vantagens de se obter um sistema de agendamento de consultas, que tal conhecer a agenda médica do iClinic? É só clicar aqui embaixo:

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E então, se interessou em obter um sistema de agendamento de consultas na sua clínica? Conta sua opinião aqui nos comentários, e compartilhe o conteúdo com seus amigos!


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.