5 erros mais comuns na gestão de clínicas

Conheça os 5 erros mais comuns na gestão de clínicas

Maria Beatriz Oliveira Gestão da Clínica

Leia em 6 min.

Última atualização em 15/10/2021 por Yasmim Mayumi

Os erros mais comuns na gestão de clínicas podem trazer grandes prejuízos à empresa. Atentar-se a eles é essencial para não prejudicar a clínica e alcançar um grande sucesso.

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Os profissionais de saúde empreendedores enfrentam grandes desafios quando decidem abrir uma clínica própria, principalmente se não têm um conhecimento prévio sobre gestão e administração.

Isso porque os cursos de Medicina não abordam matérias como marketing médico, controle financeiro, empreendedorismo e gestão. 

O Dr. Pedro Diniz entende essa dificuldade, e por isso buscou por ferramentas que pudessem auxiliá-lo nessa tarefa:

“É uma deficiência que temos dentro da faculdade, não temos essa matéria de gestão. Abrir meu consultório foi um desafio, entender a legislação, quais impostos eu estava pagando. Isso me fez correr atrás de ferramentas de gestão e especialização.”

Para gerir sua empresa com excelência, leia este artigo e descubra os 5 erros mais comuns na gestão de clínicas. Continue a leitura!

Quais são os 5 erros mais comuns na gestão de clínicas?

Aprender sobre administração é um passo essencial para alavancar o seu negócio e garantir bons resultados.

Segundo uma pesquisa do Sebrae, “experiência prévia ou conhecimentos no ramo influenciam a permanência das empresas no mercado“. 

Confira em nosso vídeo algumas dicas valiosas para a gestão em saúde:

Veja a seguir quais são os principais erros que você precisa evitar cometer em seu empreendimento.

1. Subestimar a importância da recepcionista

As recepcionistas fornecem a primeira impressão ao paciente sobre sua clínica, mas a importância de sua função não para por aí.

Atualmente, elas exercem papéis estratégicos e essenciais dentro de qualquer estabelecimento de saúde, como auxiliar de tarefas administrativas e gerenciamento da agenda do médico.

O comportamento e as competências técnicas dessa profissional podem determinar o sucesso da clínica e com certeza são fatores-chave para a reputação do seu estabelecimento.

Imagine que um paciente ligue para seu consultório com o objetivo de realizar a marcação de uma consulta. 

Ele demora para ser atendido, precisa ligar mais de uma vez, e quando a recepcionista finalmente atende, ela parece dispersa às dúvidas do paciente e não fornece todas as informações necessárias. 

No dia da consulta, o paciente chega ao consultório buscando receber mais atenção, afinal, ele ainda precisa fazer vários questionamentos. 

Entretanto, mais uma vez a recepcionista parece alheia: organiza papéis, não olha para o paciente, fornece respostas vagas aos questionamentos e não tem tempo para recepcioná-lo.

Na saída, o paciente desiste de tentar um contato e decide ir embora sem marcar uma nova consulta

Essa não é uma situação desejável em seu consultório, correto?

Quando você conta com uma recepcionista eficiente, sua agenda fica organizada, os atrasos diminuem e a recepção fica sempre organizada para aqueles que chegam se sentirem à vontade.

Por esse motivo, a recepcionista é indispensável para a satisfação dos pacientes e para uma boa gestão da clínica.

Se você não quer cometer o primeiro erro mais comum nas clínicas médicas, uma boa dica é começar a investir em treinamentos e capacitações para essas profissionais. 

Dessa forma, você garante que elas estarão sempre atualizadas e prontas para oferecer um atendimento de excelência para todos!

2. Não realizar a gestão de pessoas de sua equipe

Tanto as recepcionistas quanto qualquer outro profissional da sua equipe são importantes para o sucesso do seu negócio.

Se seus colaboradores não estiverem motivados, essa insatisfação irá se refletir no atendimento aos pacientes, o que pode reduzir sua taxa de retorno e gerar um marketing boca a boca negativo. 

Para gerir bem as pessoas que trabalham com você, é necessário entender o perfil de cada um e implementar um RH em sua clínica. 

Você pode realizar essa tarefa com a ajuda de outros profissionais e essa atitude certamente trará muitos benefícios ao empreendimento.

Ao realizar uma boa gestão de pessoas, é possível elencar o perfil dos colaboradores, entender que competências cada um precisa desenvolver e selecionar os treinamentos adequados.

Descubra como contratar uma secretária e alcançar mais eficiência em nosso guia gratuito:

[Guia] Como contratar uma secretária para consultório médico

Outro fator relevante dentro da gestão de pessoas é a comunicação

Saber o quê, quando e como falar com cada funcionário evita mal entendidos e garante que toda a equipe esteja alinhada em um mesmo objetivo.

Para não cometer o segundo erro mais comum na gestão de clínicas, sempre estimule uma relação saudável entre os profissionais e mostre que se preocupa verdadeiramente com eles.

Lembre-se: um bom ambiente de trabalho se refletirá diretamente na forma como seus pacientes são atendidos.

3. Falta de organização financeira

Você sabe o quanto ganha e o quanto gasta por mês? Costuma misturar suas contas pessoais com as contas da clínica? Ainda não realiza o controle do fluxo de caixa?

Responder e analisar suas respostas a essas questões é um primeiro passo fundamental para entender se você possui ou não organização financeira.

As pessoas que cometem esse erro comum geralmente não têm controle sobre seus ganhos e gastos, e costumam misturar as contas pessoais das da empresa, o que pode ser um erro fatal.

Ao misturar os rendimentos do consultório com as contas pessoais, você não consegue ver o que de fato está sendo produzido e gasto pelo seu negócio. 

Assim, é impossível realizar uma boa gestão financeira.

A dica aqui é começar por partes: primeiro, você separa as contas, depois, começa a realizar o controle do fluxo de caixa para entender sobre as movimentações financeiras da clínica.

O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que tem como objetivo registrar todos os eventos envolvendo os recursos financeiros. Nele, você registra todos os ganhos e gastos do seu negócio.

Para começar a utilizá-lo na clínica, você pode utilizar uma planilha ou um software médico de gestão, e ir inserindo suas informações de acordo com as necessidades da sua empresa.

A vantagem de um software é poder centralizar seus dados, bem como gerar insights valiosos com a geração de relatórios e gráficos automáticos. 

Outro erro comum na gestão financeira de clínicas é não escolher a tributação adequada para o modelo e volume de atendimentos e acabar pagando mais impostos do que o necessário.

Seguindo essas primeiras dicas simples, você irá começar a se organizar financeiramente e aprender a alocar melhor os recursos da sua empresa.

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4. Não realizar um planejamento 

Você costuma estabelecer metas e traçar um objetivo para a clínica? Costuma visualizar como ela pode estar daqui a 5 ou 10 anos?

Estabelecer metas e realizar um planejamento estratégico para alcançá-las é outro passo importante rumo ao sucesso.

As metas te ajudam a se movimentar, ser mais proativo e envolver todos os funcionários para que vocês trabalhem em prol de um mesmo propósito.

Além disso, ao estabelecer metas e traçar estratégias para alcançá-las, você se desafia, e mesmo que não as alcance totalmente, você com certeza irá evoluir muito durante todo o processo.

A dica que posso deixar para o planejamento é avaliar constantemente seus resultados, e se perceber que alguma ação não traz o retorno esperado, reavalie, ajuste e comece mais uma vez. 

Com esse exercício, você desenvolverá uma visão crítica e estratégica para alcançar seus objetivos de forma cada vez mais eficiente.

5. Deixar de implementar inovações tecnológicas

Sua clínica utiliza prontuários de papel? A recepcionista ainda demora para encontrar os cadastros dos pacientes?

As inovações tecnológicas estão cada dia mais presentes na área da saúde. 

Dentro da clínica, elas podem facilitar inúmeros processos administrativos, como controle de estoque, gestão financeira e centralização das informações dos pacientes.

Quando você deixa de implementar a tecnologia no seu local de atendimento, você também comete um dos erros mais comuns na gestão da clínica. 

Ao utilizar um software médico, você centraliza tudo o que precisa em um único local: agenda, gestão, cadastros de pacientes, estoque, faturamento e até e-mail marketing.

Além de transmitir uma ótima imagem ao paciente, que chegará à clínica e terá suas informações localizadas rapidamente, você agiliza a sua jornada e consegue mais tempo para focar em outras atividades.

Outro ponto importante é que, com a tecnologia, você garante muito mais segurança aos seus pacientes.

Com um software na nuvem, você não perde suas informações mesmo com imprevistos e acidentes, pois todos os dados ficam salvos em um servidor seguro da internet.

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Utilizar a tecnologia em sua rotina médica traz mais facilidade, agilidade e segurança à sua rotina, e também ajuda na gestão com a geração de cálculos automáticos, o que é ótimo para seu fluxo de caixa.

Ao seguir as dicas mencionadas neste conteúdo, você evitará os erros mais comuns na gestão do seu negócio e atingirá ótimos resultados!

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Sobre o autor

Maria Beatriz Oliveira

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Marketing na Uninter.