O planejamento estratégico do consultório é um guia para a tomada de decisões que visam alavancar seus resultados. Ele leva em conta fatores sociais, econômicos e políticos da sua área de atuação.
Como um médico empreendedor, além de cuidar dos pacientes, você precisa prestar atenção em toda parte administrativa do seu consultório.
O planejamento estratégico – uma tarefa administrativa -, funciona como um guia na tomada de decisões, ajudando-o a ressignificar as adversidades, bem como aproveitar as oportunidades.
Segundo o III Workshop Gestão Integrada, realizado em São Paulo pelo Senac, “o planejamento possui dois aspectos básicos, vitais para as organizações: determinação dos objetivos da organização e escolha dos meios para alcançar estes objetivos.”
Seu consultório também é um negócio. Dessa forma, é importante se manter atento para traçar estratégias que irão melhorar a sua gestão, e os seus atendimentos.
Neste artigo, você vai conferir 5 dicas de grande valia para a realização do planejamento do seu consultório. Vamos lá?
Por que é importante realizar o planejamento do seu consultório?
Independente do setor de atuação do seu consultório, o planejamento é feito para levar em conta inúmeros fatores que podem influenciar em seus resultados.
Com ele, você aumenta suas chances de seguir caminhos melhores frente a cenários previstos, sem que para isso precise se distanciar de suas metas.
Embora vislumbrar o futuro com precisão seja impossível, vide o ano totalmente atípico de 2020, todas as crises trazem lições valiosas.
Muitas mudanças que ocorreram em 2020 não foram ocasionadas somente pela pandemia; elas já vinham ocorrendo, e foram apenas aceleradas.
A Telemedicina, por exemplo, é cogitada pelo CFM desde 2002, mas só agora seus benefícios estão sendo comprovados pela comunidade médica e pelos pacientes.
A questão aqui é que, com um planejamento do consultório bem definido, você irá melhorar a sua gestão, e terá um auxílio para a tomada de decisões assertivas mesmo diante de crises ou imprevistos.
Confira nosso vídeo abaixo e entenda a importância da gestão para a área da saúde:
5 dicas práticas para realizar seu planejamento do consultório
Um planejamento bem feito demanda testes, análises, validação coletiva e comprovação de modo que as lideranças possam sempre optar pelos melhores caminhos.
Se você não se planeja, como poderá saber qual o próximo investimento a ser feito para seu consultório?
Como poderá se organizar para atrair mais pacientes, reformar sua sala de recepção, comprar novos equipamentos ou contratar mais funcionários?
Veja a seguir 5 dicas práticas que serão de grande utilidade para seu planejamento:
1. Faça uma análise completa do consultório
Como seu consultório está posicionado no mercado? Quais são seus concorrentes? Você sabe qual é a principal queixa dos pacientes em relação aos atendimentos?
Antes de qualquer planejamento, você precisa conhecer qual é o cenário atual do seu negócio no mercado em que está posicionado.
Neste ponto, contar com a análise SWOT (forças, fraquezas, ameaças e oportunidades) pode ser muito eficaz. Com ela você vai definir:
- Forças: quais são os elementos e características internas que caracterizam a sua vantagem competitiva no mercado? Exemplo: você trabalha com algum tratamento inovador? Seu consultório é modernizado e leva sempre as melhores soluções em tecnologia para seu paciente? Todos esses pontos são importantes e definem suas forças perante os concorrentes;
- Fraquezas: da mesma maneira, quais características de seu ambiente interno que desfavorecem seu consultório perante os concorrentes? Seu local de atuação é muito distante para os pacientes? Seus atendimentos atrasam constantemente? Analise com calma e liste tudo o que atrapalha a gestão e o atendimento no seu consultório;
- Oportunidades: agora, em relação ao meio externo, existe algum cenário favorável para sua área de atuação? Essas serão suas oportunidades. Exemplo: estamos em um momento de grande preocupação com a manutenção da saúde. Alguns nichos da Medicina relacionados ao cuidado com o bem-estar podem estar em alta, como nutrologia, para a melhoria da qualidade alimentar, ou ortopedia, com o aumento da prática de atividades físicas. Assim, você descobrirá como tirar o máximo proveito do momento para alcançar seus objetivos;
- Ameaças: quais são os elementos externos capazes de ameaçar o seu negócio? O cenário político ou econômico é desfavorável? Existe a possibilidade de alguma crise? Exemplo: com a pandemia, em 2020 muitas pessoas ficaram com receios de se dirigirem a consultórios ou clínicas médicas quando suas questões não se caracterizavam como uma prioridade. O que fazer para superar esse tipo de cenário?
Após definir todos esses pontos, você conhecerá bem melhor o seu mercado, e poderá agir com mais foco na tomada de decisões.
Lembre-se: forças podem potencializar suas oportunidades e combater ameaças. Da mesma forma, fraquezas podem prejudicar oportunidades e potencializar ameaças.
Baixe já nossa planilha gratuita e realize facilmente a análise SWOT do seu consultório:
2. Defina objetivos e estratégias
Onde você quer que seu consultório esteja daqui a 5 anos? E a 10? Como você quer estar posicionado no mercado? O que deve ser feito para que esses objetivos sejam alcançados?
Este é o momento da definição de OKRs (Objetivos e Resultados-Chave), delegação de tarefas e todos os demais detalhes relacionados à ação.
OKRs consistem em uma lista que pode conter de 3 a 5 grandes objetivos, os quais, dentro dos mesmos deverão estar 3 a 5 resultados-chave mensuráveis relacionados.
Para definir seus OKRs você precisa de clareza, especificidade e audácia, mas sempre mantendo um limite realista. É igualmente necessário estabelecer um tempo máximo para alcançar cada objetivo.
Por exemplo, um OKR para o seu consultório pode ser aumentar em 30% o faturamento total, ou reduzir em 25% os custos. Os resultados-chave relacionados a eles podem ser:
- OKR: aumentar em 30% o faturamento total. Resultados-chave: atrair 50 novos pacientes; aumentar em 25% os pacientes particulares;
- OKR: reduzir em 25% os custos de administração. Resultados-chave: reduzir em 15% as contas de internet e telefone; negociar 10% de desconto com os fornecedores de materiais.
3. Utilize ferramentas já aprovadas
Tanto a análise SWOT, como a estratégia dos OKRs, são ferramentas já comprovadas por diversos gestores que auxiliam muito no planejamento estratégico do consultório.
Existem outras além dessas, como a definição de metas S.M.A.R.T., sigla do inglês para objetivos que são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.
E ainda o ciclo PDCA, da sigla em inglês, planejar, fazer, checar e agir, sendo seu principal objetivo a melhoria contínua dos processos.
O ciclo PDCA pode te ajudar na hora de analisar seus resultados, realizando ajustes para que suas metas sejam alcançadas com mais eficiência. Falaremos mais sobre esse ciclo na dica número 5.
4. Invista em modernização para aumentar a competitividade
O seu consultório é modernizado? Ele oferece as melhores soluções em tecnologia para o seu paciente?
Em um mundo digital e competitivo, é essencial manter o seu negócio atualizado para facilitar ainda mais a sua rotina e a vida de seus pacientes.
Prontuário e prescrição eletrônica, agendamentos online, Telemedicina: todas essas são modernizações que as pessoas esperam em um atendimento médico de qualidade.
O agendamento online é um dos pontos capazes de facilitar muito a marcação de consultas para os pacientes, que não precisarão esperar para serem atendidos pela recepcionista.
Saiba mais sobre o agendamento de consultas pela internet clicando aqui:
Por isso, ao realizar o seu planejamento, não se esqueça de levar em conta todos os recursos tecnológicos que podem agregar um grande valor ao seu consultório.
5. Mensure os resultados
Com o planejamento do consultório concluído, é hora de agir. Contudo, tão importante quanto agir é mensurar os resultados.
O ciclo PDCA pode te ajudar nesse processo. Entenda suas fases:
- Planejar: nesta primeira fase, você deve identificar o problema a ser trabalhado ou resultado que deseja alcançar. Em seguida, monte um plano de ação específico para este fim. Se você já tiver seus OKRs, os resultados que deseja alcançar já estão definidos, agora é hora de pensar em um plano de ação mais específico. Por exemplo, para atrair 50 novos pacientes, o que precisa ser feito? Uma boa opção é melhorar o seu marketing médico;
- Fazer: aqui, seu plano será colocado em prática, e à prova, pois o ciclo irá gerar resultados que serão analisados para que aconteçam melhorias. É importante seguir o planejamento de modo a poder checar os resultados com clareza;
- Checar: após o prazo para o alcance de cada objetivo, é hora de analisar quais foram os resultados obtidos. Se tiver definido 6 meses para reduzir seus custos em 25%, deve descobrir qual foi a porcentagem reduzida de fato. Com isso, você também pode ajustar o planejamento de acordo com os pontos principais da análise. Exemplo, se você queria reduzir em 15% as contas de internet e telefone, mas só conseguiu reduzir 5%, o que pode ser feito?
- Agir: finalmente, esta é a hora de colocar os ajustes em prática para que os erros do primeiro planejamento sejam corrigidos. Esse processo te permitirá realizar uma melhoria contínua em seu consultório.
Para facilitar o processo de análise, é ideal contar com um software médico que facilite sua gestão. Assim, você poderá gerar relatórios e dados precisos, os quais serão de grande ajuda nas decisões.
Afinal, acompanhar as informações por planilhas separadas pode não ser a melhor decisão, uma vez que elas ficam mais desorganizadas e vulneráveis a erros de preenchimento.
Por fim, realizar o planejamento do seu consultório pode parecer, a princípio, uma tarefa complicada, mas acredite, as ferramentas certas vão te ajudar a conquistar todos os seus objetivos.
Ou seja, por mais que as atividades demandem tempo, o retorno que podem trazer com certeza compensará todos os seus esforços.
Espero que este conteúdo tenha te ajudado! Antes de ir, não se esqueça de compartilhar com seus colegas que também precisam de tais orientações. 😉
