Como definir metas para o seu consultório em 5 passos

Defina metas para o seu consultório em 5 passos

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica Leave a Comment

Leia em 7 min.

Os médicos que possuem seu próprio negócio lidam com questões administrativas que não foram contempladas em sua vida acadêmica, como a definição de metas para consultório. 

Apesar de normalmente não serem estudadas na Medicina, as metas são essenciais para garantir que os consultórios médicos não decretem falência, permitindo que os pacientes continuem recebendo seus tratamentos.

Dê uma olhada em um trecho adaptado de uma pesquisa sobre Administração de Consultórios do Repositório Institucional da UFSC (Universidade Federal de Santa Catarina).

“Tradicionalmente, os médicos priorizam o atendimento e a eficácia técnica assistencial sem as ferramentas administrativas. É fundamental que esses profissionais compreendam que o atendimento é a parte principal do negócio, mas que, somente se completará quando todo o processo administrativo for adaptado para este fim.”

De fato, para atender seus pacientes com qualidade, é fundamental compreender que a partir do momento que você tem seu próprio empreendimento, você também se torna um médico empreendedor.

Para te ajudar nessa sua jornada administrativa, elaboramos um passo a passo completo sobre como definir metas para o seu consultório.

Continue a leitura e descubra mais sobre a importância desse planejamento estratégico!

Qual a importância de definir metas para o seu consultório?

Você provavelmente conhece a história de um profissional de saúde que abriu seu próprio negócio e precisou fechar meses depois, por diversos motivos.

Ou até mesmo um médico, que obteve sucesso com seu consultório, mas precisou lidar com desafios que escapavam totalmente do seu conhecimento técnico, como gestão e empreendedorismo.

Essa é a realidade da maioria dos profissionais de saúde que possuem o sonho de abrir um consultório. 

A capacidade técnica é uma característica que você já possui, e está melhorando cada vez mais, mas o conhecimento em planejamento estratégico, por exemplo, pode ser algo totalmente novo.

A definição de metas e objetivos é um processo fundamental para qualquer empresa, principalmente para aquelas que lidam com um serviço tão essencial, como a saúde.

Para garantir que seu consultório não seja afetado negativamente por erros comuns de gestão, você deve definir suas metas de forma assertiva e realista.

Primeiro, vamos prevenir uma falha comum desse planejamento.

Qual é a diferença entre objetivos e metas para consultório?

O objetivo é um conceito amplo, e pode significar qualquer coisa que você deseja alcançar, como atrair mais pacientes. As metas irão nortear a forma que você irá alcançar seus objetivos.

As metas devem responder duas perguntas principais: quanto e quando. Se o seu objetivo é atrair mais pacientes, uma meta coerente seria a atração de 20 pacientes novos por mês.

Uma dica de ouro para não deixar nenhum objetivo importante de lado, é pensar no conceito AAFR: atrair, atender e fidelizar pacientes, e rentabilizar o consultório. 

O AAFR garante que seus principais objetivos serão contemplados no planejamento, e suas metas irão contribuir para um atendimento de qualidade para seus pacientes, assim como retorno financeiro para seu negócio.

Assista o vídeo abaixo para se aprofundar ainda mais nesse conceito:

Veja a seguir como definir as metas para o seu consultório na prática. 

Passo a passo para definir metas para o seu consultório

Você sabe que definir metas é um processo que não pode ser deixado de lado durante sua gestão médica, mas sabe como fazer isso de uma forma inteligente?

É só seguir os nossos 5 passos! 😉

1. Foque nos seus 4 principais objetivos (AAFR)

Já abordamos esse tópico no conteúdo, mas é imprescindível que você nunca deixe o AAFR de lado durante seu planejamento.  

Vamos mostrar na prática como ele pode te ajudar a definir metas inteligentes.

Atrair

As consultas são as principais fontes financeiras do seu consultório. Por isso, é essencial investir constantemente em estratégias para atrair pacientes, seja por convênio médico ou marketing.

Diferente do que o senso comum prega, o marketing médico não é apenas uma simples propaganda. Como o estudo da UFSC afirma, ele também é uma ferramenta de promoção de saúde dos pacientes.

“O marketing é mais do que uma forma de sentir o mercado e adaptar produtos ou serviços – é um compromisso com a busca da melhoria da qualidade de vida das pessoas.”

Afinal, se a sua missão é atender de forma humanizada e realizar um tratamento completo, quanto mais pacientes souberem dos seus diferenciais, melhor. 

Assim, você consegue oferecer uma saúde de mais qualidade para todos. 

Por isso, lembre-se de definir metas focadas na atração de pacientes, como: 

  • Em um mês, atrair 10 pacientes por meio do site do consultório;
  • Atender 15 pacientes por mês que chegam por indicação.

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Atender

O atendimento é uma consequência do seu primeiro objetivo, atrair pacientes. Porém, a jornada do paciente é extensa, e você sempre pode inovar nesse ponto.

A experiência do paciente com seu serviço médico começa desde a busca por um profissional de saúde, e continua no processo de agendamento, consulta, até o pós-atendimento.

Porém, você melhor do que ninguém sabe que a consulta é a oportunidade perfeita para mostrar seus diferenciais, e o ideal é que você consiga focar totalmente no paciente

Ferramentas como softwares médicos, por exemplo, podem te ajudar a conquistar mais agilidade, proporcionando mais tempo para o seu atendimento humanizado.

Uma boa meta para os profissionais que ainda não contam com ferramentas de atendimento, é adquirir um prontuário eletrônico em até três meses.

Dessa forma, você define uma meta que irá impactar diretamente na qualidade das suas consultas.

Fidelizar

A fidelização de pacientes é um objetivo de qualquer médico, e suas metas também devem contemplá-lo. 

Imagine que você deseja ter 40% de pacientes retornantes em um mês, ou seja, pessoas que já realizaram pelo menos uma consulta.

Isso significa que você precisa investir na fidelização, para garantir que seus pacientes não se esqueçam de quem os atendeu. 

Assim como na parte de atendimento, um software médico pode ser a solução ideal para essa meta, pois conta com funcionalidades como e-mail marketing, lembretes de retorno automático, entre outros.

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Rentabilizar

Se você trabalha muito bem os três primeiros objetivos, a parte de rentabilizar não é complexa, afinal, a maior parte das metas irão encaminhar para um bom retorno financeiro.

Ainda assim, suas metas devem englobar as finanças do consultório, como obter R$ 10 mil de lucro líquido mensal (que corresponde ao valor restante após descontar todas as despesas do mês).

Realizar uma boa gestão financeira irá ajudar imensamente no acompanhamento das suas metas, principalmente se você contar com a ajuda de relatórios automáticos sobre suas finanças.

2. Utilize a metodologia SMART para definir as metas do seu consultório

Após focar em seus objetivos, você deve criar metas coerentes, com expectativas que condizem com a realidade do seu negócio, e que sejam, de fato, alcançáveis. 

Ou seja, se você está nos primeiros meses de abertura do consultório, alcançar uma meta de rendimento líquido mensal de R$ 10 mil, seria extremamente difícil.

Os primeiros meses devem ter metas que foquem em crescimento, como atração e fidelização de pacientes.

Por isso, a metodologia SMART é recomendada para qualquer profissional. Veja como ela funciona:

  • Specific: suas metas devem ser específicas. Investir 20% da renda mensal em equipamentos é um começo, porém, investir 20% da renda mensal para a obtenção de um software médico em até 4 meses, é ainda mais assertivo;
  • Measurable: você precisa conseguir mensurar suas metas. Vamos supor que uma delas seja criar uma nova ideia para fidelização de pacientes. Ao separar 5 horas por semana para pensar em novas estratégias, você consegue visualizar se está, de fato, buscando essa meta;
  • Attainable: suas metas precisam ser atingíveis com os recursos que você tem disponível atualmente. Estabelecer metas inalcançáveis pode te desmotivar, o que prejudica sua produtividade;
  • Relevant: suas metas são relevantes? Se você pensou em alguma meta que está totalmente fora dos objetivos que você quer alcançar, provavelmente ela não vale a pena;
  • Time based: nunca se esqueça de estabelecer um tempo para as suas metas. No mês, na semana, até o final do ano, todas elas precisam ter um fim.

Se você ainda está com dificuldade em estabelecer metas após conhecer a metodologia SMART, tente visualizar os pontos fortes e fracos do seu negócio pela análise SWOT:

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3. Nomeie responsáveis por cada meta definida

“Para organizar a empresa é importante estruturá-la, de modo que toda a equipe saiba especificamente qual o nível de autoridade e responsabilidade de cada pessoa.”

Citando novamente o estudo da UFSC, sua equipe de colaboradores, e até você mesmo, deve saber exatamente quem é responsável por cada meta. 

É claro que o administrador do consultório sempre será o responsável pelo planejamento, mas é praticamente impossível apenas uma pessoa estar encarregada de todas as estratégias da empresa.

Os profissionais da recepção, por exemplo, podem ser responsáveis pelas estratégias de fidelização de pacientes focadas em e-mail marketing, e você pode contar com uma agência para cuidar do seu site e divulgação.

Se você está sozinho, é essencial escolher quais metas serão prioritárias no seu planejamento, para que você não fique sobrecarregado com todas as atividades.

4. Acompanhe os resultados constantemente

Não basta apenas definir metas para que elas aconteçam. 

Uma parte desse processo é realizar o acompanhamento de resultados, principalmente se o seu consultório passa por alguma mudança inesperada.

Em 2020, por exemplo, muitos médicos administradores tinham realizado um planejamento para o ano. Com a pandemia, de repente tudo mudou, e quase todas as metas precisaram ser avaliadas

Faz parte. Se as suas metas não estão sendo atingidas, não fique desesperado: avalie se a meta não era atingível, ou se as estratégias não foram efetivas. 

Os resultados irão te mostrar novas oportunidades e pontos de melhoria nas suas ações. 

Para te ajudar, elaboramos um eBook gratuito sobre como avaliá-los.

5. Especialize sua educação médica em empreendedorismo e gestão

Definir metas para o seu consultório será uma atividade constante na sua rotina, mesmo que na maior parte do tempo, você esteja cuidando dos pacientes.

Seja no começo do ano, semestralmente ou mensalmente, você precisará voltar nessa tarefa. 

Por isso, para melhorar cada vez mais suas metas e tornar esse processo mais fácil, busque especializar sua educação médica em empreendedorismo e gestão.

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.