Como um sistema para clínicas evita os principais erros de gestão?

Como um sistema para clínicas evita os principais erros de gestão?

Leia em 6 min.

Um sistema para clínicas pode otimizar seu controle financeiro, economizando recursos e ainda aumentando seu fluxo de atendimentos. Confira como isso acontece na prática neste artigo.

Um sistema para clínicas pode trazer benefícios incríveis para o seu consultório. Além de ajudar em diversas áreas do seu negócio, os erros mais comuns são totalmente eliminados com o bom uso dessa ferramenta.

De acordo com o estudo realizado pela Accenture, o uso da tecnologia é “uma oportunidade para médicos de aumentar o nível de transparência e melhorar ainda mais as comunicações com os pacientes.”

Em um mercado tão concorrido como a área da saúde, mesmo pequenos deslizes podem manchar a imagem do seu consultório e atrapalhar toda a estratégia do seu negócio. 

Quer saber como um sistema para clínicas evita erros na rotina médica? Descubra neste artigo os 6 erros mais comuns e os impactos que essa ferramenta traz no seu dia a dia. Continue a leitura!  

Principais erros de gestão cometidos pelos médicos empreendedores

Ser médico não é uma tarefa fácil, afinal, não é atoa que é exigido tanto estudo, preparo e esforço para exercer essa profissão. 

Porém, a realidade acadêmica da medicina peca em um ponto fatal para os médicos que desejam abrir seus próprios consultórios e conquistar o sucesso: o ensino da administração. 

Pouquíssimos cursos oferecem uma matéria voltada para gestão de clínicas e consultórios médicos. Por isso, não é difícil ver uma clínica fechar em seus primeiros 5 anos.

Pensando nos médicos empreendedores que desejam alcançar o AAFR (Atrair, Atender e Fidelizar pacientes, Rentabilizar), nós preparamos este artigo mostrando como um sistema médico evita que você cometa os erros mais comuns e fatais para o seu negócio. 

Para obter mais detalhes sobre os pilares da gestão em saúde, assista ao nosso vídeo explicativo sobre o assunto:

Veja a seguir quais são esses erros e como evitá-los. Boa leitura!

1. Desorganização

Há uma padronização de como os processos são feitos no seu consultório, ou cada profissional faz do jeito que quiser? É fácil encontrar informações e documentos no dia a dia?

Para garantir o bom funcionamento de qualquer negócio, ter uma boa organização é fundamental.

Porém, quando falamos de organizar um consultório, principalmente aquele que conta com vários colaboradores, é preciso utilizar algumas ferramentas para automatizar processos e comunicações, como forma de ser mais assertivo e conseguir lidar com toda a demanda gerada.

A maioria dos consultórios possui informações espalhadas, fichas de pacientes tanto com a recepcionista quanto com o médico, pilhas de papéis desorganizadas, e muitos outros fatores que acabam complicando a gestão.

Com a centralização e integração de dados que um sistema para clínica pode oferecer, fica fácil alcançar uma organização de excelência, afinal, todas as informações estão centralizadas em um único local, e não espalhadas por todo seu consultório.

Além disso, um sistema permite uma padronização eficiente, já que todos os colaboradores usarão o mesmo sistema para registro de pacientes, preenchimentos dos prontuários, entre outros. 

2. Falta de fluxo de atendimento

No seu consultório é comum ter atrasos nos atendimentos e cancelamentos em cima da hora?

Qualquer uma dessas situações são bem desagradáveis, tanto para o profissional da saúde quanto para o paciente. Porém, se essas situações são recorrentes, pode ser um grande risco para a imagem e saúde financeira do seu consultório.

Segundo a pesquisa iClinic sobre tendências do mercado médico em 2019, um paciente leva cerca de 18 dias para conseguir uma consulta, e passa 66% do tempo na sala de espera, ao invés de realmente ser atendido.

Tudo isso é resultado da ausência de um fluxo de atendimento efetivo. Felizmente, esses problemas podem ser facilmente solucionados com a ajuda de um sistema médico. 

Com uma agenda médica eficiente, que permite marcação de vários procedimentos em uma única consulta, fica fácil saber quanto tempo exatamente cada atendimento vai levar.

Assim, fica fácil visualizar quantos procedimentos serão feitos, quanto tempo a consulta vai demorar, e também permite uma organização maior para cada atendimento.

Alguns sistemas também oferecem uma lista de espera para que você nunca se esqueça quais pacientes estão aguardando por um horário. 

Assim, quando alguém cancelar de última hora, você pode checar rapidamente se aqueles que estavam aguardando podem preencher esse horário.

Isso sem contar com o serviço do agendamento online, que permite uma marcação de consulta 24 horas por dia, sem que o paciente precise entrar em contato com a clínica, de onde ele estiver. 

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3. Gastos desnecessários

Na maioria dos consultórios, o processo de agendamento e marcação de consultas são feitos por meio do telefone.

Como vimos mais acima, um sistema para clínicas permite que você disponibilize um agendamento online para seus pacientes, diminuindo a quantidade de pessoas que ligam apenas para agendar uma consulta. 

Dessa forma, sua equipe não precisar usar o telefone para todos esses processos, como geralmente costumam fazer, diminuindo o custo de telefonia do seu consultório.

Tudo isso sem contar na economia de uso de papéis que um sistema oferece, já que todos os prontuários, fichas e agendas agora serão trocados por um sistema realmente eficiente. 

Veja como o Instituto Autopoiesis reduziu 40% dos custos ao utilizar um sistema de gestão na clínica.

Essa troca ajuda não apenas a economizar recursos, mas também o meio ambiente como um todo. Outra vantagem é que antes, as salas que eram usadas para guardar documentos, podem se transformar em outra sala de atendimento ou espera. 

A partir disso, o dinheiro que antes era voltado para essas atividades, pode ser revertido em outros investimentos, como marketing médico, por exemplo.

4. Receituários ilegíveis

A caligrafia de receitas e prontuários de papel é um problema recorrente, e de acordo com os dados da OMS, 75% das prescrições médicas possuem alguma chance de erro.

É comum os pacientes receberem a receita médica e não conseguirem distinguir qual remédio foi receitado, muito menos a periodicidade do seu tratamento. Mesmo que a receita seja decifrada na farmácia, pode causar um problema grave para o tratamento do paciente.

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Por isso, cada vez mais o uso do prontuário eletrônico é incentivado, pois ele permite uma padronização eficiente e elimina completamente qualquer mal entendido causado por letra ilegível.

Além disso, ele também permite um compartilhamento rápido não apenas para o paciente, mas para outros profissionais da saúde, ou até mesmos em situações de emergências. 

O sistema iClinic, por exemplo, possui uma integração com a Memed, a plataforma de prescrição eletrônica mais atualizada do país, que salva modelos personalizados e avisa quando o paciente possui alguma interação medicamentosa.

O estudo feito no pronto-socorro do ICr/HC-FMUSPmostra que o prontuário eletrônico “aumentou a eficácia do serviço, tornando-o mais rápido, eficiente e seguro para o paciente.”

Uma ótima maneira de eliminar receituários ilegíveis e garantir mais segurança para seus pacientes, não é mesmo?

5. Consultas canceladas de última hora

Normalmente, quase todos os consultórios sofrem com pacientes que cancelam de última hora, ou nem mesmo avisam que irão faltar. Você passa ou já vivenciou essa situação? 

Porém, na maioria das vezes, os motivos por trás de todas essas faltas é apenas o esquecimento do dia e horário que foram realmente marcados. Isso significa que na verdade, é um problema fácil de ser resolvido.

Alguns sistemas possuem a funcionalidade de confirmação de consultas por SMS e e-mail, que após acionada, funciona de forma automática enviando um lembrete sempre no dia anterior ao atendimento.

Você sabia que lembretes de consultas por SMS podem reduzir até 30% das faltas dos seus pacientes?

Utilizando esse recurso do sistema para clínicas já te ajuda a reduzir uma grande perda de dinheiro na sua rotina. Mas, um sistema de qualidade possui outras funcionalidades que também ajudam nesse processo, como a própria lista de espera.

A lista de espera permite que você verifique rapidamente quais pacientes estão aguardando por um horário livre, e realoque para um horário que poderia ser perdido.

6. Falta de controle financeiro do consultório

Apesar dessa área ser deixada de lado pela maioria dos médicos empreendedores, esse pode ser um erro fatal, pois compromete toda a saúde financeira e funcionamento do seu negócio.

Para saber quais investimentos estão trazendo retornos, onde estão os gargalos do seu consultório, quais gastos estão sendo excessivos, é necessário ter um bom controle financeiro. 

Os sistema para clínicas normalmente oferecem uma seção apenas para a parte de finanças, disponibilizando relatórios e gráficos automáticos sobre as finanças do seu consultório, mostrando todas as movimentações financeiras, assim como as contas pendentes, entre outros.

Dessa forma, você pode controlar de uma forma mais prática toda a finança do seu negócio, sem separar um tempo enorme para reunir todas as informações necessárias. 

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.