A Análise SWOT, em português, FOFA, é uma técnica do mundo dos negócios que permite identificar Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de uma empresa, ou, do inglês, Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats.
Assim como em qualquer empresa, uma clínica também precisa estar atenta às tendências do mercado e se adaptar a elas.
Essa ferramenta dá um panorama dos aspectos internos e externos do seu consultório e permite que você tenha uma gestão flexível com metas claras.
Você pode aplicar essa prática na sua clínica para encontrar pontos que podem ser modificados e definir uma estratégia para aplicar as melhorias necessárias.
O que é análise SWOT ou FOFA?
A análise ou matriz SWOT – em português, análise ou matriz FOFA – é um método de planejamento estratégico que engloba a análise de cenários para a tomada de decisões.
O termo SWOT é o acrônimo para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats que, quando traduzimos para o português, temos a sigla FOFA que significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.
A análise SWOT é uma estrutura usada para avaliar a posição competitiva de uma empresa e para desenvolver o planejamento estratégico. A análise SWOT avalia os fatores internos e externos, bem como o potencial atual e futuro.
Uma análise SWOT é projetada para facilitar uma análise realista, baseada em fatos e orientada por dados, sobre os pontos fortes e fracos de uma empresa.
Ao conhecer as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças que influem nos negócios, é possível planejar-se e projetar soluções competitivas mais eficientes.
Para quê serve a análise SWOT?
A Análise SWOT é uma ferramenta que pode ajudá-lo a analisar o que sua clínica faz de melhor agora e a elaborar uma estratégia de sucesso para o futuro.
A SWOT também pode descobrir áreas do negócio que estão lhe atrasando, ou que seus concorrentes poderiam explorar, se você não se proteger.
Uma análise SWOT examina fatores internos e externos – ou seja, o que está acontecendo dentro e fora de sua clínica. Portanto, alguns desses fatores estarão dentro de seu controle e outros não.
Se você utilizá-la com cuidado e colaboração, ela pode fornecer novas ideias sobre como sua clínica está atualmente e ajudá-la a desenvolver a estratégia certa para qualquer situação.
Por exemplo, você pode estar ciente de alguns dos pontos fortes de sua clínica, mas até que você os registre junto com os pontos fracos e as ameaças, você pode não perceber o quão pouco confiáveis esses pontos fortes realmente são.
Da mesma forma, você provavelmente tem preocupações razoáveis sobre alguns dos pontos fracos de sua empresa, mas, ao passar pela análise SWOT, você pode encontrar uma oportunidade, antes negligenciada, que pode compensar esse ponto fraco.
Quando fazer uma análise SWOT na sua clínica?
Você pode fazer uma análise SWOT antes de se comprometer com qualquer tipo de ação da clínica, quer esteja explorando novas iniciativas, reformulando políticas internas, considerando oportunidades ou alterando um plano no meio de sua execução.
Às vezes, é interessante realizar uma análise SWOT geral apenas para verificar o cenário atual de sua clínica, para que você possa melhorar as operações comerciais, conforme necessário.
Pelo menos duas vezes ao ano, use a análise SWOT para descobrir questões-chave e atualizar as estratégias e táticas de seu plano de marketing. Entender onde você está hoje é fundamental para alcançar suas metas futuras.
A análise pode mostrar as áreas-chave em que sua clínica está atuando de forma otimizada, bem como quais operações precisam de ajustes.
Ao dedicar tempo para montar uma análise SWOT, você pode ver o quadro completo de sua clínica. A partir daí, você pode descobrir maneiras de melhorar ou eliminar os pontos fracos de sua empresa e capitalizar seus pontos fortes.
Conceitos pilares da análise SWOT
As quatro etapas da análise SWOT compreendem: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Esses quatro aspectos podem ser divididos em duas etapas analíticas.
Primeiro, uma empresa avalia suas capacidades internas e determina seus pontos fortes e fracos.
Em seguida, uma empresa olha para fora e avalia os fatores externos que impactam seus negócios. Estes fatores externos podem criar oportunidades ou ameaçar as operações existentes.
Forças
Assim como o nome sugere, neste pilar a sua clínica deve listar todas as forças e vantagens competitivas em relação aos seus concorrentes.
Para definir as forças da sua clínica de forma precisa, pense nos seguintes tópicos:
- Qual nossa maior vantagem competitiva?
- O que os pacientes mais gostam em nossa clínica?
- Quais as melhores atividades e processos?
- Quais nossos melhores serviços?
- Qual é o nível de satisfação dos clientes?
Seus pontos fortes envolvem aquilo em que sua clínica se distingue e o que o diferencia de sua concorrência.
É a sua marca forte? Tecnologia de alta qualidade? Resultados incomparáveis? Você deve ser capaz de identificar, analisar esses pontos e fazer disso uma parte de sua seção de pontos fortes.
Fraquezas
As fraquezas são os pontos fracos da clínica, ou seja, todas as desvantagens competitivas em relação aos concorrentes.
Para que a clínica cresça, é preciso saber quais são as fraquezas que de alguma forma prejudicam o negócio, fazendo perguntas como:
- Nossa equipe médica está devidamente capacitada?
- Nossa localização é boa?
- Por que os pacientes escolhem outra clínica?
- Todos os atendimentos possuem um padrão de qualidade?
As fraquezas podem estar impedindo que sua clínica tenha um desempenho em seu nível ideal. As fraquezas podem, às vezes, ser a ausência de certos pontos fortes, e em alguns casos, uma fraqueza pode ser o reverso de um de seus pontos fortes.
Uma clínica pode ter como ponto forte uma equipe multidisciplinar. O mesmo paciente pode ir no local se consultar com um nutricionista, psicólogo, cardiologista, assim por diante.
Entretanto, essa mesma clínica pode estar perdendo pacientes que desejam um atendimento super especializado, em um consultório com diferentes especialistas da área de cardiologia.
Esse é um exemplo de como um ponto forte pode representar, ao mesmo tempo, uma perda.
Oportunidades
As oportunidades são forças externas que impactam positivamente a sua clínica. Por serem fatores externos, não podem ser controlados, mas, quando identificados, devem ser aproveitados.
Algumas perguntas que podem ajudar a conhecer esses fatores são:
- Há alguma redução temporária de impostos que possa beneficiar a clínica?
- Existe alguma parceria com planos de saúde ou convênios médicos?
Além das tendências novas e significativas, que outras oportunidades externas existem e como podemos melhor explorar ou nos beneficiar de cada uma delas?
Como as oportunidades tendem a surgir de situações fora de sua clínica, você precisa ter sempre um olho no que pode acontecer no futuro.
A capacidade de identificar e explorar oportunidades pode fazer a diferença em sua capacidade de competir no mercado de saúde.
Os médicos que adotaram rapidamente a Telemedicina no início da pandemia de COVID-19, por exemplo, conseguiram aproveitar uma oportunidade que se estende até os dias de hoje e continuará mesmo após o fim da pandemia.
Muitos pacientes preferem fazer consultas a distância, quando o exame físico não é necessário, devido a praticidade de poder fazer o atendimento de qualquer lugar e não precisar gastar tempo e dinheiro com deslocamento.
Ameaças
Diferente das oportunidades, as ameaças são fatores externos negativos que afetam a vantagem competitiva da clínica.
É necessário pensar em possíveis eventos que prejudicam seus lucros e o empreendimento como um todo, por exemplo:
- Algum grande concorrente está entrando em nosso mercado?
- Algum aumento de imposto está previsto sobre os serviços prestados?
Nenhuma prática é imune a ameaças, mas muitas pessoas erram, ignoram ou minimizam essas ameaças, muitas vezes a um custo muito alto.
Se pergunte: o que pode ser feito para mitigar cada ameaça? Uma ameaça pode se tornar uma oportunidade?
A pandemia de COVID-19 foi um cenário que trouxe ameaças e oportunidades para clínicas.
Diversas empresas, infelizmente, precisaram fechar suas portas, enquanto outras conseguiram manter seus serviços e até aumentaram sua rentabilidade com o atendimento a distância.
Qual a importância da Análise SWOT para clínicas e consultórios?
Umas das principais vantagens da análise SWOT na clínica é a facilidade em aplicá-la, você só precisa preencher um quadro com aquelas quatro categorias: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.
Quando preencher o quadro, você será capaz de avaliar:
- Fatores internos (forças e fraquezas): características do seu consultório que o diferencia da sua concorrência;
- Fatores externos (oportunidades e ameaças): aspectos do mercado que você pode aproveitar para alavancar seu crescimento, ou que podem comprometer seus esforços.
Ou seja, em um só lugar você pode ver o que está bom, o que pode ser melhorado, o que ameaça seu sucesso e quais oportunidades existem no mercado.
Porém, para que essa análise seja útil na sua gestão, você precisa ser realista nas respostas. Evite fazer projeções otimistas ou pessimistas, e também não menospreze aspectos que você não julgue relevante.
Exemplo de uma análise SWOT para clínicas e consultórios
Você pode baixar gratuitamente esta planilha para fazer sua análise SWOT.
Suponha que suas forças são:
- Um atendimento acolhedor e eficaz de toda a equipe;
- A localização da clínica;
- Um ambiente interno bem decorado;
- Equipamentos modernos.
As fraquezas:
- Falta de estacionamento;
- Pouca divulgação no mercado;
- Alta rotatividade dos colaboradores.
Suas oportunidades dependem muito do mercado em que você está inserido, mas algumas podem ser:
- Contratação de novos especialistas;
- Oferecer novos tratamentos para os pacientes.
Já as ameaças do mercado podem ser:
- Desatualização dos preços em comparação com a concorrência;
- Crise econômica.
Essa análise SWOT deve ser feita com certa frequência, assim você mantém sua gestão atualizada e pode avaliar a situação do seu negócio.
Levante suas Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, corrija o que pode não estar funcionando e estabeleça novas metas.
Ter a capacidade de se adaptar é muito positivo para garantir o sucesso do seu consultório, e a análise SWOT pode ser uma ferramenta aliada nessa gestão.
Quem deve fazer a análise SWOT na clínica ou consultório?
É comum que as pessoas pensem que apenas os gestores de clínicas e consultórios são aptos a fazer uma análise SWOT.
Entretanto, quem realmente conhece o funcionamento da clínica? A equipe médica e todos os funcionários que lidam com o dia a dia das operações.
Por isso, a matriz SWOT só é realmente completa e útil quando todos da equipe ajudam a levantar informações e identificar as forças e fraquezas internas.
É interessante reunir os especialistas de cada área para relatar as qualidades, as dores, os desafios do seu trabalho, enquanto os gestores contribuem com a sua visão global do negócio.
O planejamento estratégico e a matriz SWOT
A análise SWOT é peça chave para o sucesso do planejamento estratégico. Afinal, o autoconhecimento é algo essencial para tomarmos decisões. Dessa forma, quando pensamos no mundo empresarial, o processo não é diferente.
Isso porque as empresas precisam ter confiança para dar passos à frente em seus processos. E, para isso, a análise de diversos aspectos é fundamental para se chegar a um melhor resultado.
Dessa forma, com todas as informações levantadas pela análise SWOT, é hora de definir planos de ações para reduzir ou eliminar fraquezas e ameaças, e aproveitar forças e oportunidades por meio de um planejamento estratégico.
Assim, a partir dessas informações, é possível direcionar melhor as metas a serem alcançadas, formular estratégias mais acertadas e obter uma melhor compreensão do posicionamento dos concorrentes, tornando o negócio mais competitivo.
Imagine que, após fazer a matriz SWOT, uma clínica tenha identificado que sua maior ameaça é a crise econômica. Os pacientes estão marcando menos consultas ou cancelando convênios.
Uma estratégia que a clínica pode adotar é flexibilizar os meios de pagamento. Ao invés de aceitar apenas pagamento à vista, permitir que os pacientes parcelem a partir de determinada quantia, além de oferecer PIX e pagamento online.
O iClinic Pay, por exemplo, é uma solução financeira para clínicas e consultórios que permite a antecipação de recebimentos do plano de saúde. Essa pode ser outra estratégia para contonar a crise financeira.
Como descobrir as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças?
Uma análise SWOT concentra-se nos quatro elementos da sigla, permitindo às empresas identificar as forças que influenciam uma estratégia, ação ou iniciativa.
Conhecer esses elementos positivos e negativos pode ajudar as clínicas a comunicar mais efetivamente quais partes de um plano precisam ser reconhecidas.
Ao elaborar uma análise SWOT, as pessoas normalmente criam uma tabela dividida em quatro colunas para listar cada elemento impactante lado a lado e compará-los.
Os pontos fortes e fracos tipicamente não correspondem literalmente às oportunidades e ameaças listadas, embora devam se correlacionar, uma vez que, em última instância, estão ligados entre si.
Sendo assim, o passo a passo para construir uma matriz SWOT é:
- Defina suas forças;
- Determine suas fraquezas;
- Liste as oportunidades;
- Enumere as ameaças.
Faça as correlações entre os fatores da matriz e determine:
- Quais forças podem potencializar quais oportunidades;
- Quais forças podem combater quais ameaças;
- Quais fraquezas podem prejudicar quais oportunidades;
- Quais fraquezas podem potencializar quais ameaças.
Principais perguntas para descobrir cada eixo da matriz
Perguntas para descobrir as forças
- Quais são os principais serviços da clínica?
- O que diferencia a nossa clínica das demais?
- De que o nosso público-alvo gosta na nossa clínica?
- Como a nossa infraestrutura pode ser uma vantagem competitiva?
- Como a nossa competência em gestão e qualidade pode ser uma vantagem competitiva?
Perguntas para descobrir fraquezas
- Quais iniciativas estão com desempenho abaixo do esperado e por quê?
- Quais equipamentos estão obsoletos ou precisam de atualização?
- O que poderia melhorar?
- Existe alguma especialidade importante, mas que não é oferecida?
- Quais recursos poderiam melhorar o nosso desempenho?
Perguntas para descobrir oportunidades
- Quais recursos podemos usar para melhorar as nossas fraquezas?
- Existem lacunas de mercado nos serviços que prestamos?
- Quais as novas tecnologias do setor da saúde?
- Quais são as nossas metas para o ano?
Perguntas para descobrir ameaças
- Quais são as novas tendências de mercado que não estamos preparados para atender ou nos adaptar?
- Em que pontos nossos concorrentes têm um melhor desempenho que o nosso?
Como avaliar o resultado da análise SWOT na clínica médica?
É preciso comparar as informações das categorias internas (forças e fraquezas) com as externas (oportunidades e ameaças). A combinação entre esses elementos irá mostrar a situação em que a clínica está perante o mercado.
A ideia aqui é combinar os fatores internos e externos para obter o seguinte resultado:
- Como usar as qualidades do negócio para impulsionar as oportunidades já existentes no mercado de trabalho?
- Como lidar com as fraquezas para deixar a clínica preparada para as ameaças?
Conclusão
Administrar uma clínica não é algo fácil. Para isso, você precisa conhecer bem o seu negócio para tomar as melhores decisões. Sendo assim, a análise SWOT possibilita identificar o que é realmente importante.
Assim como os pontos fracos e fortes muitas vezes não estão visíveis “a olho nu”, as oportunidades e ameaças também podem estar ocultas.
Portanto, a realização da análise SWOT permite apontar o que precisa ser melhorado na clínica, bem como entender os problemas identificados.
Ela pode ser acompanhada de um plano de marketing, com estratégias para alcançar os seus objetivos, e um sistema de gestão, para atrair cada vez mais pacientes oferecendo um atendimento ágil e humanizado.
