5 dicas para otimizar agendamento de consultas na clínica

7 dicas para otimizar agendamento de consultas na clínica

Leia em 4 min.

Aliado a um bom tratamento, ter um atendimento de excelência logo na recepção pode fazer da sua clínica uma referência na área de saúde.

Otimizar o agendamento de consulta na clínica traz benefícios indiscutíveis. A prática melhora a rotina dos médicos e recepcionistas, diminui a sobrecarga dos profissionais, aumenta a confiança e é capaz de produzir a fidelização dos pacientes.

Nenhum paciente gosta de chegar ao consultório e ter que esperar horas para ser atendido. A desorganização na agenda de consultas pode causar esse tipo de desconforto, gerar insatisfação nos pacientes da sua clínica e até mesmo fazer com que eles procurem por outro profissional.

Para que você não sofra com esses problemas, separamos 7 dicas para otimizar essa prática. Continue a leitura e promova um atendimento de excelência aos seus pacientes!

1. Utilize uma agenda online

Utilizar uma agenda virtual é o primeiro passo para a otimização do agendamento de consultas na clínica. Ela permite maior organização dos horários e facilita a busca de vagas na hora de marcar novos pacientes, simplificando os processos e evitando que você marque duas pessoas em um mesmo horário ou esqueça algum pedido de cancelamento.

Além disso, se você oferecer a opção de agendamento online, o próprio paciente pode acessar a agenda online e ele mesmo faz sua marcação. Já o médico pode ter acesso a ela por meio de um dispositivo móvel, como o seu smartphone. Dessa forma, ele pode se organizar em relação aos horários caso trabalhe em outros locais e avisar o paciente com antecedência de possíveis atrasos.

O mercado conta com plataformas bastante intuitivas. Isso significa que a manipulação dos horários não é nada complicada, e até mesmo as pessoas mais distantes da tecnologia conseguem se adaptar facilmente à ferramenta.

2. Adote uma lista de espera digital

Uma facilidade oferecida por softwares de gestão de clínicas é a lista de espera digital. Essa ferramenta permite a inclusão de pacientes que precisam de atendimento, porém, não encontraram um horário vago na agenda do médico e ficam aguardando alguma falta ou cancelamento para serem atendidos.

As vantagens da lista de espera digital em relação à lista comum de papel são que:

  • a lista fica mais organizada e segura, já que o risco de perder as informações solicitadas é praticamente inexistente, principalmente se o método de encaixe ainda é solicitado via papel;
  • permite rápido acesso a outras informações do paciente que podem ser necessárias para colocá-lo na agenda e priorizar o seu atendimento caso necessário, como convênio, última consulta, tratamento e enfermidade;
  • permite transferi-lo da lista de espera para a agenda facilmente;
  • o paciente pode ser avisado automaticamente, via e-mail ou SMS.

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3. Otimize o processo de confirmação das consultas

Um problema comum entre os profissionais que atuam em clínicas de saúde, é a falta dos pacientes sem aviso prévio. Quando o indivíduo não aparece, o horário reservado para seu atendimento não pode ser preenchido a tempo.

Ao mesmo tempo que as consultas podem ser adiantadas, o profissional é impossibilitado de atender aqueles que estão em lista de espera. Isso pode fazer com que ele perca alguns pacientes.

Para diminuir essa ocorrência, muitas clínicas costumam ligar para o paciente no dia anterior ao da consulta para fazer a confirmação. Apesar de ser efetiva, a ligação toma tempo do trabalho das secretárias. Além de custar caro para a clínica no fim do mês, imprevistos podem acontecer na data marcada.

A solução é utilizar um sistema com envio automatizado de mensagens SMS, WhatsApp ou e-mail. Dessa forma, o paciente pode responder rapidamente se poderá comparecer ou não e a agenda já é atualizada automaticamente. Além disso, a operação fica muito mais em conta e ainda libera a secretária para realizar outras atividades.

4. Estabeleça um tempo médio de atendimento

Um dos grandes motivos dos atrasos de consultas nas clínicas é a inconstância no tempo de atendimento dos pacientes. Alguns ficam no consultório por poucos minutos, enquanto outros passam cerca de uma hora. A falta de um padrão prejudica diretamente o agendamento de consultas.

Para solucionar esse problema, o profissional de saúde deve estipular um tempo médio de atendimento e assim organizar sua agenda de acordo com esse planejamento, padronizando o fluxo de atendimento na clínica.

Esse cálculo pode ser feito por meio de um software com prontuário eletrônico, que possibilita a contagem de tempo de uma consulta. Dessa forma, você terá dados seguros para calcular a média.

5. Dê uma atenção especial à integração entre os profissionais da clínica

As clínicas que contam com o atendimento de mais de um profissional da mesma especialidade ou de especialidades diferentes podem se beneficiar com a integração da agenda on-line de todos que trabalham nela.

Isso impede que, entre os médicos da mesma especialidade, um profissional fique sobrecarregado enquanto o outro tem a agenda vazia, além de atrair mais pacientes para a clínica.

6. Coordene atendimentos de rotina com novos pacientes

Mesmo que você estipule uma média de atendimentos, procure coordenar o tempo e volume de agendamento entre as primeiras consultas e as de rotina. Do contrário, você pode perder muitos pacientes por falta de espaço na agenda.

É preciso considerar também que, para cada tipo de atendimento, é necessário uma consulta diferenciada. O primeiro contato deve resultar em uma relação positiva, fruto de uma investigação profunda do histórico desse paciente.

Uma sugestão é reservar um período dentro da semana para alguns desses agendamentos. Caso não haja procura, poderão ser utilizados para encaixe ou adiantamento de retorno.

Assim, todos ficam satisfeitos com a agilidade em conseguir horários e o profissional atua de maneira eficiente.

7. Considere o tempo e intervalo entre as consultas

O intervalo entre as consultas pode parecer inofensivo, mas quando não é bem administrado, corre o risco de sobrepor os atendimentos e gerar um grande atraso ao final do dia.

Certifique-se de estabelecer um tempo seguro entre uma consulta e outra.

O tempo deve ser o suficiente para encerrar o atendimento, preparar a sala para o próximo paciente, checar os próximos passos da agenda e se comunicar com as secretarias.

Como você pode perceber, otimizar o agendamento de consultas nas clínicas está intimamente relacionado com as soluções tecnológicas oferecidas pelo mercado. Vale a pena investir nessas ferramentas e aproveitar os benefícios relatados ao decorrer do artigo.

Você gostou dessas dicas sobre o agendamento de consultas? Para saber como colocar tudo isso na prática, baixe essa checklist que pode ajudar a solucionar os problemas de agenda! 🙂

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Sobre o autor

Flávia Saldanha

Analista de Marketing na iClinic, foco em E-mail Marketing e Comunicação. Formada em Economia na USP, com ênfase em Negócios Internacionais.