Erros mais comuns na administração de consultório

10 erros mais comuns na administração de consultórios

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica

Leia em 8 min.

Última atualização em 09/11/2021 por Yasmim Mayumi

Os erros mais comuns na administração de consultórios, como falta de gestão de pessoas, controle financeiro e modernização, são cometidos devido à falta de conhecimento em empreendedorismo.

Os médicos empreendedores, aqueles que decidem abrir seu próprio consultório para oferecer aos pacientes um atendimento personalizado, precisam ampliar seus conhecimentos e ir além da Medicina tradicional.

Um estudo divulgado na SciELO sobre A Interdisciplinaridade Necessária à Educação Médica aborda algumas das habilidades necessárias:

“A interdisciplinaridade é uma exigência da sociedade para a Medicina atual […] as competências preconizadas nas Diretrizes Curriculares Nacionais do Curso de Graduação em Medicina, são: atenção à saúde, tomada de decisões, comunicação, liderança, administração e gerenciamento, educação permanente e conhecimentos.”

Confira neste artigo quais são os erros mais cometidos na administração de consultórios e como não cometê-los no seu negócio. Acompanhe!

Conheça os erros mais comuns na administração de consultórios e como evitá-los

Você tem anos de experiência na área da saúde, mas não sabe como administrar seu consultório com o pouco tempo que tem no dia a dia?

Esse é um cenário comum para milhares de médicos que atuam em consultório próprio. Entretanto, é possível conciliar suas responsabilidades e ter mais tempo para sua vida pessoal.

Quer saber como? Continue a leitura!

1. Subestimar a importância de recepcionistas e secretárias

Os profissionais da recepção e do secretariado são essenciais para garantir o bom funcionamento da sua empresa. Eles são a ponte entre o seu serviço e o paciente, o cartão de visitas do consultório.

Reflita sobre a jornada do paciente: seja marcando um atendimento presencial ou uma Teleconsulta, sua primeira experiência será com a recepção. 

No cenário presencial, a recepção também é o primeiro local que o paciente conhece, onde ele deve se sentir bem-vindo e acolhido pelos profissionais.

Ou seja, se no seu consultório houver uma recepcionista e uma secretária, os comportamentos delas determinarão a primeira impressão do estabelecimento, bem como de seus serviços. 

Por isso, é preciso valorizá-las e investir em treinamentos e informações úteis antes que elas comecem a atender pacientes, assim como orientá-las sobre os processos internos do consultório. 

Uma dica de ouro é estudar sobre gestão de pessoas e compartilhar cursos gratuitos para recepcionistas especializados na área da saúde.

Dessa forma, elas terão um ambiente seguro e motivador para crescerem em suas carreiras, o que com certeza garantirá uma recepção organizada e produtiva.

2. Permitir atrasos constantes e faltas

Você já escutou reclamações de pacientes que precisaram esperar horas para serem atendidos, mesmo sendo pontuais?

Essa é uma reclamação extremamente recorrente na área da saúde, seja em consultórios, clínicas ou hospitais. Inclusive, esse fator faz com que muitas pessoas não marquem um retorno, mesmo quando precisam.

Assim como você tem um dia corrido e lotado de responsabilidades, seus pacientes também trabalham, têm uma família e atividades para serem feitas.

Seu tempo é tão precioso quanto o deles, por isso, é fundamental ter uma agenda médica organizada que não permita atrasos longos.

Uma boa prática é sempre deixar um intervalo de 10 minutos entre cada procedimento, para ter tempo de se preparar para a próxima consulta, e calcular o tempo médio dos seus atendimentos.

Uma agenda online costuma fazer essas configurações e cálculos de forma automática, além de ter ferramentas como lista de espera, bloqueio de horários e lembretes de consulta.

3. Não ter um planejamento estratégico com metas e objetivos

Em que etapa da sua carreira você quer estar daqui 5 anos? E seu consultório? Ele será o mesmo ou terá uma ampliação de espaço e serviços?

Um dos erros mais fatais que um administrador pode cometer é não ter um planejamento estratégico da empresa, que oriente as ações visando o alcance dos objetivos.

Para começar, entenda qual é a diferença entre metas e objetivos:

  • Objetivo: um conceito mais amplo e estratégico, como ter 50% dos habitantes do bairro como meus pacientes;
  • Metas: mais específicas e operacionais, como estar na primeira posição das buscas locais pela minha especialidade.

Ou seja, você vai estabelecer metas para alcançar o objetivo do consultório por meio de estratégias que estarão definidas e documentadas em um planejamento estratégico.

Para definir suas metas, use a metodologia SMART, composta pelos pilares:

  • Specific (específica): defina metas específicas. Separar 20% da renda mensal para investimentos é algo muito amplo, mas separar 20% para obter um software médico é mais assertivo;
  • Measurable (mensurável): tenha metas mensuráveis, que possam ser calculadas, como ter um ROI (Retorno sobre Investimento) de 40% no seu marketing médico;
  • Attainable (atingível): as metas precisam ser atingíveis, ou seja, precisam ser realistas. Lembre-se que estabelecer metas inalcançáveis só vai desmotivar seu time;
  • Relevant (relevante): reflita se suas metas são relevantes para alcançar o objetivo do consultório. Caso contrário, talvez não seja o momento de investir na meta, mesmo que ela seja interessante;
  • Time based (baseadas em datas): todas as metas precisam ter um fim. Seja duas semanas, um mês, um semestre ou um ano, elas precisam ter um prazo final!

Uma boa forma de começar seu planejamento, não concorda? Baixe nosso eBook gratuito sobre empreendedorismo para aprender mais conceitos:

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4. Ausência de gestão financeira

Você definiu o preço da sua consulta de forma justa para você e o seu paciente? Sabe como está a saúde financeira do seu consultório atualmente?

Ter conhecimento básico em finanças é importante para qualquer profissional, mas ele se torna ainda mais imprescindível quando falamos de médicos empreendedores.

Isso porque apesar da grade curricular de Medicina ser extensa e completa para a prática médica, ainda carece de competências como gestão financeira, administração e inovação.

Para cuidar dos seus pacientes, a saúde do seu consultório também precisa estar ótima, ou seja, é necessário controlar o fluxo de caixa, registrar todas as movimentações financeiras e não misturar contas.

Um erro comum na administração de consultórios é misturar contas pessoais e contas profissionais. Ao misturá-las, você não sabe quais são suas despesas e se o consultório realmente está gerando lucro.

O ideal é contar com um sistema médico que permita a centralização dos seus dados, assim eles não ficam espalhados em diferentes planilhas, e estudar conceitos básicos de contabilidade.

5. Desconsiderar o marketing médico

Qual é a melhor forma de atrair pacientes na era pós-digital? Você está ficando atrás da concorrência ou já possui uma ótima presença online?

O marketing médico, diferentemente do que muitos supõem, não é apenas propaganda. É uma área que se propõe a criar e agregar valor para os pacientes.

O marketing de conteúdo, por exemplo, que muitos médicos realizam atualmente, é focado em produzir conteúdos relevantes e úteis para o público.

O inbound marketing, o oposto do marketing tradicional, tem o objetivo de fazer com que os clientes busquem pelo seu serviço, ao invés de buscá-los ativamente, como acontece no telemarketing.

Ou seja, é possível implementar o marketing médico para atrair pacientes, fidelizá-los e construir um relacionamento duradouro, que é o grande objetivo do marketing de relacionamento.

A verdade é que, nos dias atuais, é impossível se manter no mercado sem marketing. Os médicos administradores precisam aprender sobre seus conceitos e estudar as regras de publicidade do CFM.

Assista nosso vídeo para conhecer as normas de publicidade do Conselho Federal de Medicina:

6. Não se preocupar com a LGPD

As multas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) podem chegar até R$ 50 milhões. Quando falamos sobre os dados da saúde, além de serem pessoais, também são sensíveis – e exigem ainda mais proteção.

Um mundo globalizado e inserido no digital, como é o nosso, traz sérias questões sobre privacidade e sigilo dos dados. Por isso, projetos como o da LGPD se tornam cada vez mais comuns nos países.

Apesar do prontuário do paciente ser um documento “do consultório”, por ele estar sendo atendido por um serviço prestado na empresa, todos os dados do prontuário são do paciente e não podem ser compartilhados.

Além disso, segundo o código do CFM, essas informações devem ser de fácil acesso por parte dos pacientes e compartilháveis, algo que só é alcançado com praticidade por meio de um prontuário eletrônico.

Documentos de papéis, como fichas de pacientes e resultados de exames, podem ser acessados por qualquer pessoa e destruídos por um simples derramamento de líquidos. 

Ambos os casos ferem a LGPD, pois os dados dos pacientes devem estar protegidos de danos permanentes e do acesso de profissionais não autorizados.

Um sistema médico instalado também não é a melhor opção, porque é facilmente hackeado e as informações sigilosas podem ser roubadas por pessoas mal-intencionadas. 

A solução ideal é um sistema na nuvem com medidas de segurança de excelência, como o apoio dos servidores da AWS, a plataforma em nuvem mais abrangente do mundo, usada pela NASA e Casa Branca.

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7. Disponibilizar apenas uma forma de pagamento

Seus pacientes precisam sacar dinheiro no banco apenas para pagar uma consulta? Eles conseguem parcelar e realizar mais procedimentos no consultório?

A cada ano novas formas de pagamento surgem: transferências, PIX, pagamento por WhatsApp, pagamento online, entre outros. Porém, muitos consultórios ainda estão presos no pagamento à vista.

Por esse motivo, milhares de pacientes não conseguem realizar todos os procedimentos que precisam, outros buscam por um médico com mais flexibilização de pagamento

Com a chegada da Teleconsulta, a necessidade por pagamentos a distância se tornou ainda maior, e mesmo nos encontros presenciais eles se tornaram úteis ao garantir o distanciamento social.

Para acompanhar as tendências do mercado médico e melhorar a experiência dos seus pacientes no processo de pagamento, busque por um sistema com pagamento online criado para a área da saúde.

Assim, ao ser atendido pelos profissionais do consultório, a questão de pagamento nem precisará ser mencionada ao paciente, e o foco estará 100% no atendimento humanizado. 😉

8. Falhas na comunicação interna

Por quais canais a equipe do consultório se comunica? WhatsApp, Messenger, Telegram, e-mail ou todos eles?

Ter uma comunicação descentralizada é ter certeza que mal-entendidos farão parte da sua rotina.

Imagine que um paciente tenha enviado uma dúvida por e-mail para um profissional da recepção. 

Esse profissional encaminha a dúvida para a secretária por WhatsApp e recebe a resposta por esse canal. Ao invés de responder o e-mail, ele decide enviar a resposta para o WhatsApp do paciente.

Porém, o paciente estava com o cadastro desatualizado e não usava mais o número. 

Quem recebe a informação é um desconhecido, e enquanto o paciente aguarda pela resposta, o recepcionista pensa que está tudo resolvido.

Além de ser uma falha na segurança de dados, uma vez que a resposta poderia conter informações sensíveis, a experiência do paciente é completamente prejudicada.

Saiba o que mais pode prejudicar a experiência do paciente no nosso vídeo:

Ter vários canais de comunicação para conversar com os pacientes é ótimo, mas os processos do consultório precisam ser bem definidos. 

Canais como WhatsApp, telefone, Messenger e Telegram devem focar na comunicação com os pacientes. O e-mail já é um meio mais profissional, que tanto colaboradores quanto pacientes utilizam.

Entretanto, o ideal é que para a comunicação interna, seja utilizado o chat do software médico do consultório, que centraliza todos os dados do consultório.

Dessa forma, você também centraliza a comunicação e evita possíveis mal-entendidos.

9. Falta de atualização profissional e visão em inovação

Desde a época que você se graduou, quantas inovações aconteceram na área da saúde? Quais medicamentos novos surgiram? E tratamentos?

A Medicina está constantemente inovando e melhorando suas técnicas, assim como os profissionais de saúde. Atualizar seus conhecimentos e ampliá-los é algo obrigatório para garantir qualidade no atendimento.

A educação médica continuada é essencial e provavelmente todos os médicos sabem, entretanto, não são todos os que se mantêm atentos para a inovação.

Vamos utilizar de exemplo a Telemedicina. O CFM buscou regularizar a Telemedicina em 2018 sem obter sucesso, e estava se preparando para regularizá-la em 2020.

Uma parte dos médicos se mostrou contra, até que a pandemia de COVID-19 começou no Brasil e, em março de 2020, o distanciamento social foi decretado.

Com isso, a Telemedicina deixou de ser uma possibilidade para virar realidade. E os profissionais que já estudavam sobre ela há anos, estavam mais preparados.

É questão de tempo até que isso aconteça com outras inovações tecnológicas que ainda não são comuns no Brasil, como cirurgiões-robôs, inteligência artificial e drones.

Para se manter atualizado, é essencial realizar cursos profissionalizantes em inovação e tecnologia, além de implementar modernizações no consultório.

10. Não ter um software médico especializado em administração de consultórios

Ao longo do conteúdo você notou que muitos erros podem ser evitados com a ajuda da tecnologia e de processos organizados. Um software médico especializado em gestão pode ser a sua solução.

Um bom sistema possui ferramentas como prontuário eletrônico, agenda médica, agendamento online, prescrição, Teleconsulta, gestão financeira, marketing médico e pagamento online.

Um sistema feito por uma empresa comprometida com seu sucesso também produz conteúdos sobre empreendedorismo na saúde, como este artigo, cursos e materiais educativos.

Uma dica de ouro é entender se seu consultório precisa de um software médico ao listar suas necessidades e problemas atuais

Caso a resposta seja afirmativa, busque entre as opções do mercado, aquela que faz mais sentido para o seu negócio.

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Espero que este conteúdo tenha te ajudado! Deixe sua opinião sobre o artigo aqui embaixo nos comentários e não se esqueça de compartilhar com seus colegas.


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.