Sistema médico: 4 sinais de que o seu consultório precisa ter um

Sistema médico: 4 sinais de que o seu consultório precisa ter um

Leia em 5 min.

Será que seu consultório realmente precisa de um sistema médico? Os benefícios que ele traz compensa o investimento? Veja aqui como identificar se vale a pena investir em um sistema. 

A fidelização de pacientes é uma das maiores chaves para o sucesso de qualquer consultório. Isso porque conquistar novos pacientes acaba sendo mais caro do que reter aqueles que já conhecem o seu atendimento.

Um paciente que passa por muitas complicações ao marcar consultas dificilmente volta ao consultório. O mesmo vale para aquele que tem seus dados perdidos ou arquivados de forma desorganizada, gerando insatisfação e perda de tempo.

Em um consultório modernizado, onde há um sistema médico eficiente que otimiza processos e garante uma segurança de qualidade para os dados médicos dos seus pacientes, essas situações são eliminadas completamente.

Quer saber como um sistema médico pode, na prática, proporcionar experiências incríveis para seus pacientes? Continue a leitura e descubra!

O que é um sistema médico? 

O sistema médico é uma ferramenta que permite otimizar grande parte da atividades da clínica.

Com ele é possível coordenar os horários da equipe, marcar consultas, gerenciar informações a respeito de pacientes, controlar o fluxo de caixa da clínica e muito mais.

O ponto mais importante é que você passa a oferecer um atendimento de maior qualidade aos seus pacientes, o que traz muitos retornos positivos, incluindo uma rentabilidade maior do consultório.

4 sinais de que seu consultório precisa de um sistema médico

Não sabe se a sua clínica precisa de um sistema médico? Agora você vai conseguir identificar os 4 principais motivos de que chegou a hora de investir em um sistema médico.

1. Dificuldades no agendamento de consultas

A agenda do seu consultório possui rasuras e erros constantes como duplicidade de horários?

Para qualquer médico que deseja tornar seu consultório um destaque em sua especialidade, proporcionar boas experiências desde o primeiro contato com o paciente é essencial.

Porém, a realidade da maioria dos estabelecimentos médicos não é essa. Segundo a pesquisa de mercados médicos iClinic, o paciente leva cerca de 18 dias para conseguir agendar uma consulta.

Oferecer um agendamento rápido e prático é um ótimo diferencial, pois assim você consegue mostrar um atendimento personalizado antes mesmo do paciente entrar no seu consultório.

Com um sistema médico, você pode ter uma agenda médica eficiente, onde rasuras e duplicidades de horários são problemas totalmente eliminados. Além disso, o visual da agenda torna a organização da sua rotina muito mais fácil. 

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Com cores personalizadas para cada procedimento, e a possibilidade de marcar vários procedimentos em uma única consulta, a gestão dos atendimentos fica muito mais prática.

No caso do sistema iClinic, a agenda também disponibiliza a lista de espera, que mostra quais paciente estão aguardando por um horário vago, permitindo um realocamento rápido, caso algum paciente cancele de última hora.

Você ainda pode ainda oferecer o agendamento online, um serviço que possibilita a marcação de consultas por seus próprios pacientes 24 horas por dia e em qualquer lugar que estiverem. 

Assim, mesmo que seu consultório esteja fechado, ou mesmo quando estiver de férias, sua agenda pode estar praticamente lotada assim que retornar.

2. Reclamações em relação ao atendimento

Algum paciente foi apenas uma vez no seu consultório, e não retornou mais?

O atendimento realizado por toda a equipe é fundamental para que o paciente tenha uma boa experiência no consultório.

Isso significa que, mesmo com um atendimento excelente da sua parte, se o paciente sentir um sentimento de descaso na recepção, por conta das recepcionistas só ficarem no telefone confirmando consultas, dificilmente retornará.

Porém, não há como exigir das profissionais da sala de espera uma recepção incrível para os pacientes que chegam na clínica, se ao mesmo tempo, elas precisam confirmar todas as consultas do dia.

Pensando nisso, um sistema médico pode ser muito eficiente nesse aspecto. Com funcionalidades como a confirmação de consultas por SMS e e-mail, além de reduzir custos de telefonia, também torna a recepção mais produtiva.

Você sabia que solicitar a confirmação de consulta, reduz o número de faltas em até 30% na sua clínica? Um grande diferencial, não é mesmo?

Afinal, além de automatizar esse processo repetitivo, já que os lembretes vão automaticamente através do sistema no dia anterior ao atendimento, as recepcionistas podem focar em quem realmente está ali presente. 

3. Volume de pacientes acima do administrável

Sua sala de espera está sempre cheia, e os atendimentos estão sempre atrasados?

Apesar de uma agenda lotada ser um bom sinal, não saber lidar com o volume de pacientes pode ser um erro fatal na hora de organizar seu consultório.

Um volume alto de pacientes demanda uma capacidade maior de gestão. Além disso, ao utilizar prontuários e agendas no formato de papel, fica praticamente impossível oferecer um atendimento de qualidade e realizar uma ótima gestão no seu consultório.

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A falta de integração dos dados não permite, por exemplo, que o prontuário seja acessado rapidamente em poucos cliques através da própria agenda médica.

Se você utiliza apenas arquivos em papel, o tempo reservado para procurar e organizar cada documento pode se tornar aquela meia, uma hora de atraso no atendimento do paciente, que pode ficar esperando  na recepção.

Um sistema médico além de oferecer uma ótima centralização das informações, onde todos os documentos necessários estão em um único local de fácil acesso, também fornece informações precisas como tempo de duração de cada atendimento. 

Dessa forma, você pode estimar quanto tempo demora em cada tipo de atendimento na clínica, como por exemplo primeira consulta e retorno, e assim, realizar os agendamentos de acordo com as características de cada um, não agendando várias primeiras consultas em um único dia. 

Assim, você garante que o tempo necessário seja reservado para cada consulta, evitando atrasos e fidelizando ainda mais seus pacientes. 

4. Falta de espaço para organizar arquivos

No seu consultório, um armário ou até mesmo uma sala é reservada apenas para o armazenamento de documentos?

Um consultório médico que ainda não é modernizado costuma gerar uma quantidade excessiva de arquivos, e principalmente nos dias de hoje, não faz sentido armazenar tudo isso em uma sala.

Não é atoa que o CFM permite a eliminação de prontuários físicos quando digitalizados, afinal, é necessário um tempo mínimo de 20 anos para guardar o histórico do paciente, quando este é feito no suporte de papel.

Conforme o volume de dados aumenta, consultá-los se torna cada vez mais difícil e demorado. Nenhuma equipe consegue ser realmente produtiva nesse cenário.

Um sistema médico é capaz de organizar fichas, documentos e o que mais for necessário, proporcionando a produtividade que a sua equipe precisa para gerar resultados melhores.

Isso acontece por conta da maioria dos sistemas serem na nuvem, ou seja, eles podem acessados através de qualquer dispositivo eletrônico conectado a internet, pois assim como a Netflix, não são instalados, mas acessados através de uma plataforma.

Dessa forma, além de garantir uma segurança excelente dos dados médicos, pois nenhum furto ou acidente pode danificar seus dados, todas os documentos ficam armazenados em um único local onde podem ser acessados a qualquer hora.

Fica fácil otimizar espaços e organizar sua rotina desse jeito, não é mesmo?

Esses são os 4 principais sinais de que seu consultório precisa obter um sistema médico. Dê uma olhada na nossa checklist gratuita e confira o conteúdo completo:

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Seu consultório ou o seu amigo precisa de um sistema médico? Conta aqui embaixo nos comentários, e não se esqueça também de compartilhar o conteúdo!


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.