Por que contar com um sistema de pagamento online e como escolher o melhor?

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Principais tópicos

Um sistema de pagamento online oferece mais segurança e agilidade nas transações efetuadas pelos pacientes, além de uma centralização das soluções financeiras da clínica em um único sistema.

Por meio dessa solução, os pacientes podem realizar pagamentos de consultas e procedimentos diretamente pelo celular ou computador.

O pagamento online tem se tornado cada vez mais comum em diversos setores, inclusive, na área da saúde, na qual clínicas e consultórios têm adotado essa tecnologia para facilitar a gestão financeira e melhorar a experiência dos pacientes. 

Em um mercado competitivo como é a medicina, contar com um sistema de pagamento online pode ser um diferencial para a clínica, uma vez que isso traz praticidade e segurança aos pacientes.

Atualmente, os pacientes têm à disposição diversas opções de meios de pagamento, que incluem o pagamento em dinheiro até soluções mais modernas, como os pagamentos via aplicativos de celular e as carteiras digitais. 

No entanto, o desenvolvimento de sistemas de pagamento online exclusivos para clínicas e consultórios médicos podem oferecer vantagens significativas em relação a outros meios de pagamento. 

Alguns deles trazem mais praticidade à emissão de recibos médicos e à gestão financeira do negócio por meio do registro automático de transações e a redução de erros contábeis, por exemplo.

Além disso, adotar vários meios de pagamento pode fazer o faturamento e a recorrência da clínica aumentarem, pois dão aos pacientes mais opções de escolha, possibilitando a realização dos pagamentos da forma mais conveniente. 

Por todos esses motivos, clínicas e consultórios médicos devem avaliar bem os sistemas de pagamento online disponíveis no mercado e buscar a melhor solução possível.

Confira neste artigo como escolher o sistema de pagamento online ideal para o seu negócio. Continue lendo para saber mais!

Quais são as principais formas de pagamento online utilizadas no Brasil?

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O mercado atual oferece diversas formas de pagamento, o que muitas vezes gera dúvidas nos pacientes e empresários. Confira abaixo as principais formas de pagamento online utilizadas no Brasil e como elas funcionam na prática. 

Cartão de crédito, débito ou pré-pago

Os cartões de crédito e débito já estão estabelecidos no Brasil como uma importante forma de pagamento. 

O país é um dos lugares no mundo com a maior aceitação desse meio, tanto em estabelecimentos físicos e online, pois oferecem mais praticidade e segurança nas transações e no dia a dia.

Atualmente, muita gente sai de casa sem dinheiro, seja por questões de segurança ou por comodidade, e nessas horas optam pelo uso dos cartões.

O cartão de crédito ainda é a opção mais utilizada, pois a depender do estabelecimento e do montante da compra, a pessoa pode fazer o pagamento de forma parcelada. 

Nesse caso, a clínica recebe de uma vez só o montante, descontado as taxas de parcelamento e de antecipação.

Por outro lado, os cartões de débito e pré-pagos são bastante parecidos e também são opções de vários clientes. 

No primeiro, o valor cobrado é descontado diretamente da conta bancária do cliente, enquanto no segundo caso, pode sair de uma conta de aplicativo, por exemplo.

Em ambos os casos, as taxas podem ser inferiores ou iguais aos pagamentos à vista usando o cartão de crédito. 

PIX

O PIX é um dos meios de pagamento que mais ganhou força nos últimos anos. 

Ele é um sistema de pagamento instantâneo que permite que as transações sejam realizadas de forma rápida e segura, sem a necessidade de informar dados bancários ou números de cartão. 

Dados do Banco Central, apresentados no “Relatório de Tendências 2022”, da Zoop, revelaram que R$40 bilhões em dinheiro em espécie deixaram de circular entre os meses de janeiro e outubro de 2021. 

O dinheiro em espécie foi substituído pelas transações via PIX. 

Segundo uma matéria da Folha de S. Paulo, o total de transações realizadas por essa ferramenta bateu o recorde em 7 janeiro de 2022, com 52,3 milhões de operações feitas em um único dia.

Entre as vantagens para os clientes, destacam-se a disponibilidade do sistema, que funciona 24h por dia e a agilidade na compensação.

Antes do PIX, era comum que transferências bancárias entre bancos diferentes demorassem horas ou até mesmo dias. 

Além disso, só podiam ser feitas durante o expediente bancário, não permitindo transações durante os finais de semana ou fora do horário comercial, por exemplo.

Por isso, hoje o PIX é considerado um meio de pagamento bem sucedido, inclusive servindo de inspiração para outros países. 

Links e QR code de pagamento

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Os links e QR codes de pagamento são boas opções para quem busca comodidade na hora de efetuar pagamentos pelo celular e não tem a funcionalidade de pagamentos por aproximação habilitada no smartphone. 

Esses métodos permitem que os pacientes realizem pagamentos por meio do escaneamento de um QR code ou clicando em um link, sem a necessidade de digitar qualquer tipo de informação bancária.

O pagamento via link e QR Code pode ser feito por meio de diversas formas de pagamento online, como o PIX, o cartão de crédito ou por transferência de saldo em conta (caso o cliente tenha conta em carteiras digitais aceitas pelo sistema). 

O ideal é que sua clínica conte com um software médico que ofereça esse meio de pagamento, assim, todas as suas movimentações financeiras ficam centralizadas em um único local.

Ao registrar todas suas entradas e saídas em um software, além de ter mais controle financeiro, você consegue garantir mais segurança para o paciente que irá realizar o pagamento.

Pagamento por aproximação

O pagamento por aproximação é uma forma de pagamento online que vem ganhando cada vez mais espaço no mercado. 

Essa tecnologia permite que os clientes realizem pagamentos por meio da aproximação do celular ou do cartão de crédito à maquininha de pagamento, sem a necessidade de digitar senhas ou inserir o cartão.

Essa opção de pagamento é segura tanto para o cliente quanto para a clínica, pois utiliza tecnologias de criptografia para proteger as informações financeiras envolvidas na transação. 

No entanto, é importante que quem está com a maquininha confira o valor impresso na notinha antes de dar a operação como encerrada, para evitar possíveis erros ou fraudes.

Boleto bancário

O boleto bancário é uma opção de pagamento bastante conhecida no Brasil, porém está caindo em desuso devido à demora de 1 a 3 dias úteis para a compensação do valor. 

Mesmo assim, ainda é uma opção válida para quem não tem acesso a outras formas de pagamento online ou sente mais segurança ao imprimir o boleto e realizar o pagamento em uma agência bancária ou casa lotérica.

No caso das clínicas médicas, o pagamento por boleto bancário pode ser uma opção para pacientes que não têm cartão de crédito ou não estão habituados com as outras formas de pagamento online (principalmente idosos). 

O boleto bancário também pode ser uma alternativa para quem prefere realizar pagamentos em dinheiro, pois é possível pagar o boleto em uma agência bancária ou casa lotérica.

Apesar das desvantagens em relação à praticidade e agilidade dos pagamentos online, o boleto bancário ainda é uma opção de pagamento relevante em muitos setores, inclusive na área da saúde.

5 vantagens de diversificar os meios de pagamento para pacientes com o pagamento online

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Como visto no tópico anterior, os meios de pagamento representam diversas opções pelas quais os pacientes podem pagar pelas suas consultas e procedimentos, como PIX (transferência instantânea), dinheiro, cartão e pagamento online.

O pagamento online é uma das tendências mais fortes na área da saúde, porque permite que o paciente efetue o pagamento fora da clínica, sem precisar entregar seu cartão para qualquer profissional.

Você provavelmente já notou que muitas pessoas preferem pagar suas contas pelo celular, ao invés de ir presencialmente ao banco, o que exige tempo e gastos com locomoção.

Segundo a pesquisa Febraban de Tecnologia Bancária de 2020, em 2019, 39,4 bilhões de transações em mobile banking (serviços bancários realizados por meio de celulares) foram feitas.

Ou seja, ao oferecer o pagamento online como opção de pagamento na sua clínica, você aumenta a satisfação do seu paciente, que vai ter mais comodidade e praticidade.

Confira outros benefícios ao diversificar suas opções de pagamento:

  1. Aumento do número de consultas marcadas, devido aos pacientes atraídos pela facilidade dos meios de pagamento oferecidos pela clínica;
  2. Melhora na experiência do paciente, que não precisa mais ir até um banco apenas para sacar dinheiro, e não precisa ser cobrado antes da consulta, porque pode pagar sem sair de sua própria casa;
  3. Diminuição da taxa de inadimplência, pois diferente de transferências, carnês ou cheques, você não precisa depender da confiança no paciente, que muitas vezes pode se esquecer de pagar, e os bancos asseguram que o pagamento será feito pelo cartão de crédito;
  4. Segurança financeira de excelência, tanto para o médico, quanto para o paciente, que não precisam se preocupar em andar com dinheiro ou ter dinheiro em caixa;
  5. Melhora nas finanças da clínica, quando o profissional de saúde conta com um sistema médico que centraliza todas as movimentações financeiras.

Como escolher os melhores meios de pagamentos online para minha clínica ou consultório?

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A escolha dos melhores meios de pagamento online para uma clínica ou consultório médico é um processo que deve ser realizado com cuidado e atenção às particularidades do público atendido. 

Antes de adotar um novo sistema de pagamento, é preciso avaliar diversos fatores, para garantir a melhor experiência possível para os pacientes e a eficiência da gestão financeira da clínica.

O primeiro passo é conhecer o público atendido pela clínica ou consultório médico, para entender quais são as preferências de pagamento e as necessidades específicas dos pacientes. 

É importante considerar questões como a faixa etária, a região geográfica e o perfil socioeconômico dos pacientes, para escolher um sistema de pagamento que atenda às suas expectativas e necessidades.

Outro ponto a ser considerado é a variedade de opções de pagamento disponíveis no mercado. 

É fundamental buscar opções que entendam as particularidades do setor da saúde e ofereçam recursos específicos para a gestão financeira de clínicas e consultórios médicos. 

Muitas opções de pagamento online são genéricas e não trazem vantagens específicas para o uso em clínicas, por isso é importante pesquisar e avaliar as opções com cuidado.

Antes de adotar um novo sistema de pagamento, é importante testar a plataforma e avaliar sua eficiência, segurança e praticidade para os pacientes. 

Além disso, qualquer tipo de migração nos meios de pagamento deve ser feita de forma sutil, para dar tranquilidade aos pacientes na adaptação.

Ao escolher um sistema de pagamento adaptado às necessidades da clínica, é possível automatizar funções financeiras e contábeis, reduzindo erros por parte da equipe na hora de realizar cobranças e solicitar pagamentos aos clientes/pacientes. 

Isso garante maior eficiência e segurança na gestão financeira, além de uma melhor experiência para os pacientes.

Por que contar com um sistema de pagamento online?

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Contar com um sistema de pagamento online traz diversas vantagens. Confira algumas das principais:

  • Maior praticidade e agilidade no processo de pagamento para os pacientes;
  • Redução de erros e falhas humanas na gestão financeira;
  • Automatização de funções financeiras e contábeis;
  • Maior segurança nas transações financeiras;
  • Possibilidade de receber pagamentos 24 horas por dia, 7 dias por semana;
  • Possibilidade de oferecer mais opções de pagamento aos pacientes;
  • Aumento da eficiência na gestão financeira da clínica ou consultório médico;
  • Melhoria da experiência do paciente, com maior comodidade e segurança no processo de pagamento;
  • Redução de custos com impressão de boletos e outros tipos de cobrança.

Essas são apenas algumas das vantagens de contar com um sistema de pagamento online eficiente e adaptado às necessidades da clínica ou consultório médico. 

Ao escolher a opção mais adequada para o estabelecimento, é possível melhorar a gestão financeira e oferecer uma experiência ainda mais satisfatória aos pacientes.

Como funciona um sistema de pagamento online?

Um sistema de pagamento online funciona por meio da integração de plataformas de gestão financeira com os principais meios de pagamento disponíveis como cartões de crédito, débito, transferências bancárias e PIX.

O pagamento online basicamente é qualquer forma que permita ao paciente pagar pelo seu procedimento ou consulta sem colocar as mãos no bolso; ou seja, por meios virtuais. 

  • A forma de cobrança é escolhida e emitida dentro do sistema intermediador;
  • Se a opção for por boletos, a próxima etapa é o envio da cobrança por e-mail e o processamento do título;
  • Para cartões de crédito, o pagamento é feito e processado em uma plataforma segura;
  • O intermediador realiza a confirmação ou não do pagamento;
  • Se o pagamento for confirmado, o saldo é disponibilizado para a sua utilização e as tarifas do sistema são cobradas automaticamente.

Nesse contexto, a clínica passa a contar com recursos automatizados para a gestão financeira, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária e controle de recebimentos. 

Além disso, os sistemas de pagamentos oferecem recursos de segurança avançados, como criptografia de dados, autenticação de transações e verificação de fraudes.

7 fatores para  considerar ao escolher um sistema de pagamento online para médicos

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Seu controle financeiro é espalhado em diferentes planilhas do excel? Os profissionais da recepção precisam consultar os valores dos procedimentos em um papel cheio de anotações?

Para ter uma excelente gestão financeira, é preciso contar com uma ferramenta eficiente que registre suas receitas e despesas, ofereça um pagamento online e tenha um fluxo de caixa automático.

Além de estar atento a esses critérios, realize estes 7 questionamentos.

1. Quais bandeiras de cartão o sistema aceita?

Um sistema de pagamento online para médicos costuma funcionar da seguinte forma: um link de pagamento é gerado pelo próprio sistema, e basta copiar para enviá-lo ao paciente por qualquer canal, como SMS.

Como o pagamento é realizado pelo paciente com seu cartão de crédito, é necessário conferir quais bandeiras são aceitas.

As bandeiras são responsáveis por realizar a mediação dos pagamentos entre um estabelecimento, como uma clínica, e a operadora do cartão de crédito do cliente.

O ideal é que o sistema aceite estas bandeiras:

  • Mastercard;
  • Visa;
  • American Express;
  • Hipercard;
  • Elo.

Assim, as principais bandeiras do mercado são aceitas, e você garante mais praticidade para seus pacientes.

2. O sistema tem a segurança necessária para a área da saúde?

A principal diferença de um sistema de pagamento online genérico, e um desenvolvido especialmente para médicos, é o fato de que todas as ferramentas são personalizadas para a área da saúde.

Além de ter acesso a funcionalidades como repasse médico, relatórios e gráficos automáticos, prontuário eletrônico, agenda médica, Teleconsulta, entre outras, você também conta com o pagamento online.

O software médico iClinic, por exemplo, utiliza o AgendarConsulta, plataforma que conecta médicos e pacientes, para disponibilizar o link de pagamento para os pacientes.

Os dados do cartão não são salvos, o que impede fraude, clonagem, e uso mal-intencionados de terceiros. Tudo isso para garantir mais segurança durante o pagamento.

3. Há a possibilidade de parcelar os pagamentos?

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Você permitirá que os pacientes parcelem seus pagamentos quando os valores dos procedimentos forem altos?

Muitas pessoas utilizam o cartão de crédito justamente porque podem parcelar os pagamentos. Por isso, é importante verificar se o sistema tem esse diferencial, e em quantas vezes é possível parcelar.

O ideal é que a plataforma também mostre na área de finanças quais são suas receitas pendentes. Assim, você consegue ver todos os parcelamentos que ainda vão cair na sua conta.

Uma excelente maneira de ter previsibilidade das suas finanças e mais organização, não acha?

4. Como o dinheiro é sacado?

Você vai precisar transferir o dinheiro ou os pagamentos serão realizados diretamente para sua conta bancária?

A maior parte dos sistemas de pagamento online para médicos exige que uma transferência seja feita para que você possa ter acesso ao dinheiro dos pagamentos.

Outros fazem esse processo automaticamente, tudo que você precisa fazer é cadastrar sua conta bancária no software. 

Verifique com os vendedores como esse processo funciona, e reflita se ele é prático para sua rotina. Uma boa dica é conferir se o sistema registra o saldo da sua conta bancária.

Assim, ao cadastrar o saldo atual da sua conta e registrar suas entradas e saídas de dinheiro, você consegue ver no próprio sistema todas as suas movimentações.

5. Qual é a taxa cobrada pelo sistema de pagamento online?

Todo sistema cobra uma taxa para cada pagamento realizado. Esse é um padrão não apenas dos sistemas médicos, mas de qualquer máquina de cartão ou banco.

Fique atento ao valor dessa taxa, porque você receberá um pouco menos do que o valor integral do procedimento. Ela não costuma ser alta, então não precisa se preocupar!

Mesmo com essa pequena diferença, ainda sim é muito benéfico utilizar o pagamento online, porque você receberá mais pagamentos do que em relação a um médico que aceita apenas dinheiro.

No final, seus lucros serão bem maiores do que o valor da taxa. 

6. Você tem relatórios sobre os pagamentos? Suas finanças ficam centralizadas?

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Ao longo do conteúdo você viu que um sistema focado na área da saúde oferece outras funcionalidades além do pagamento online, como relatórios automáticos sobre suas finanças.

Com eles, ao invés de perder tempo em pilhas de papéis e planilhas do excel, em poucos cliques você consegue saber quais foram todas as receitas e despesas do mês.

Dê uma olhada nos principais tipos de relatórios financeiros que os sistemas médicos podem oferecer:

  • Relação entre receitas e convênio, receitas e procedimento;
  • Balanço financeiro da clínica;
  • Receitas e despesas pendentes;
  • Fluxo de caixa;
  • Análise de receitas e despesas;
  • Repasse por profissionais.

Tudo que você precisa fazer é lembrar de registrar todas as suas movimentações financeiras. Com a centralização em um único sistema, seus relatórios ficam cada vez mais completos.

Com a automação de processos manuais, você foca seu tempo em atividades verdadeiramente produtivas, como a análise de finanças.

7. É possível alterar o valor da cobrança e estornar o pagamento para o paciente?

Ao gerar o link de pagamento, é preciso registrar o valor total da cobrança.

Sistemas como o iClinic permitem que você altere o valor antes do pagamento ser realizado pelo paciente e também faça um estorno, caso o paciente tenha pagado um valor errado.

Dessa maneira, mesmo que um engano seja cometido, é possível consertá-lo em segundos.

Disponibilizar mais um meio de pagamento na sua clínica é um investimento que com certeza trará um alto retorno, não apenas financeiro, mas também na satisfação dos pacientes.

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O sistema de pagamento online e split de pagamentos

O split de pagamentos é uma funcionalidade presente em alguns sistemas de pagamento online, que permite que os valores recebidos por uma transação sejam divididos entre diferentes contas bancárias.

Essa funcionalidade é útil para clínicas e consultórios médicos que trabalham com diferentes profissionais de saúde, e precisam realizar a divisão de pagamentos de forma automática.

Ao utilizar um sistema de pagamento online com split de pagamentos, é possível configurar as porcentagens de repasse para cada profissional envolvido na transação. 

Dessa forma, o valor recebido pela clínica é automaticamente dividido entre os profissionais envolvidos, sem a necessidade de realizar a divisão manualmente.

Essa funcionalidade traz mais praticidade e segurança para a gestão financeira de clínicas e consultórios médicos, reduzindo a possibilidade de erros e falhas humanas na hora de realizar a divisão de pagamentos. 

Com isso, cada parte recebe a quantia definida de acordo com sua participação no atendimento, evitando a bitributação que pode desvalorizar o saldo final do profissional responsável por distribuir os valores. 

Além disso, o split de pagamentos pode ser uma opção interessante para atrair novos profissionais para o estabelecimento, oferecendo uma gestão financeira eficiente e automatizada.

É importante destacar que nem todos os sistemas de pagamento online oferecem a funcionalidade de split de pagamentos. 

Por isso, é importante avaliar as opções disponíveis e escolher aquela que melhor atenda às necessidades específicas da clínica ou consultório médico.

Conclusão

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Como pudemos ver ao longo deste artigo, contar com um sistema de pagamento online eficiente e adaptado às necessidades da clínica ou consultório médico traz diversas vantagens para a gestão financeira do estabelecimento. 

Com as opções disponíveis no mercado, é possível automatizar funções financeiras e contábeis, reduzir erros e falhas humanas na hora de realizar cobranças e solicitar pagamentos aos pacientes, e oferecer uma experiência satisfatória aos pacientes.

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