Qual é a importância do fluxo de caixa de um consultório?

Como melhorar o fluxo de caixa do consultório médico em 5 passos

Dra. Luciana Lessa Gestão da Clínica

Leia em 5 min.

Última atualização em 21/09/2021 por Yasmim Mayumi

Ao melhorar o fluxo de caixa do consultório médico você consegue controlar todas as suas movimentações financeiras com agilidade e aumentar seu resultado financeiro sem perder mais tempo.

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Você ainda registra as entradas e saídas de dinheiro da empresa em uma planilha? Consegue tomar decisões assertivas baseadas em seus registros financeiros?

Administrar as finanças de uma clínica não é uma tarefa simples, principalmente quando o objetivo é aumentar os lucros, diminuir as despesas e não ficar no vermelho.

Com todos esses pontos, essa tarefa fica ainda mais complicada se você precisa registrar os dados em diversas planilhas ou acompanhar pastas cheias de notas, recibos e contas.

Para te ajudar, reunimos nossos especialistas em finanças e chegamos a 5 dicas fundamentais para melhorar seu fluxo de caixa. Acompanhe!

Qual é a importância do fluxo de caixa para consultórios médicos?

Quando falamos nesse assunto, é importante trazer um conceito específico de clínicas e consultórios. 

A produção médica não é igual ao que entra de recursos em seu caixa, ou seja, o valor de todos os seus atendimentos no mês não é igual ao que, de fato, entrou em sua conta corrente

Por que isso acontece? Se você atende planos de saúde, o recebimento só ocorre de 60 a 90 dias depois. 

Se o atendimento foi no particular, o pagamento em cartão de crédito entra em 30 dias ou, no caso do parcelamento, essas entradas podem ocorrer ao longo de um ano, se o valor de um procedimento ou consulta for parcelado em 12 meses. 

Mesmo o cheque leva um dia para compensação, e o cartão de débito acaba caindo em 2 dias. 

Vale lembrar que o dinheiro em espécie está cada vez mais em desuso, sendo substituído pelas opções digitais, e o parcelamento aumenta muito o poder de pagamento do paciente, gerando um incremento relevante no faturamento

Atualmente, as únicas opções em que a produção reflete o caixa é quando o pagamento ocorre via PIX ou TED, se esse ocorrer no mesmo dia.

Agora que você viu como um fluxo de caixa te ajuda a ver o que realmente entrou no seu caixa durante o dia, é hora de ver como melhorá-lo na prática.

5 formas de melhorar o fluxo de caixa do consultório médico

O fluxo de caixa é uma ferramenta que monitora toda movimentação financeira de um negócio. Seja por uma visualização diária, semanal ou mensal, é possível entender o fluxo financeiro do consultório.

Além de servir como um registro de todo dinheiro que entra e sai da empresa, o que aumenta sua organização, o fluxo de caixa também é essencial para a tomada de decisões.

Imagine que, no começo do mês, seu caixa tenha um saldo de R$ 4.500,00 devido aos pagamentos de consultas. 

Ao analisar as projeções financeiras do fluxo de caixa, você notou que na próxima semana as despesas passariam de R$ 4.500,00 e, consequentemente, seu caixa ficaria no vermelho.

Antes desse cenário acontecer, você consegue realocar algumas datas de pagamentos das despesas, e entende que, por enquanto, não é possível realizar novos investimentos.

Esse é apenas um exemplo de como o fluxo de caixa consegue auxiliar na gestão do consultório.

Para garantir essa eficiência, continue a leitura e confira nossas 5 dicas sobre como melhorar sua ferramenta! 😉

1. Registre as movimentações financeiras diariamente

O fluxo de caixa deve ser um hábito diário no seu consultório. Todas as movimentações financeiras, sejam elas entradas ou saídas, devem ser registradas no momento em que acontecerem.

Assim, você garante que seus registros estão atualizados.

Entretanto, é essencial tomar cuidado com recebíveis futuros de cartões e cheques pré-datados. Eles não devem ser registrados no dia em que o paciente foi à clínica, mas quando eles, de fato, entraram no caixa.

2. Crie categorias financeiras

Uma das maiores vantagens do fluxo de caixa é identificar qual é a natureza das suas transações, ou seja, qual a origem da entrada e saída de dinheiro.

As categorias financeiras vão te ajudar a entender qual é a sua maior fonte de renda, qual é o seu maior gasto no consultório e como você pode aumentar seu lucro (sem precisar trabalhar mais por isso).

Pense em criar categorias como estas:

  • Consultas particulares;
  • Convênio X, Y e Z;
  • Procedimento A, B e C;
  • Impostos;
  • Salários;
  • Conta de energia.

Com esses exemplos já é possível imaginar quais categorias financeiras fazem sentido para o seu consultório.

Também lembre-se de categorizar o que é um custo variável, que varia de acordo com o número de atendimentos que você realiza, e um custo fixo, que não varia ao longo do tempo, como os salários dos funcionários.

Entender todas essas transações possibilita uma projeção financeira dos próximos meses.

Veja mais dicas sobre fluxo de caixa no nosso vídeo:

3. Acompanhe o fluxo de caixa diariamente e faça projeções financeiras

Você tem o costume de analisar o fluxo de caixa com seu contador? Essa análise é feita com que frequência?

Muitos administradores cometem o erro de analisar o fluxo de caixa apenas no final do mês, ao invés de consultar a ferramenta todos os dias.

Quando você registra todas as suas movimentações financeiras e cria o hábito de, ao final do dia, consultar as transações do consultório, consegue evitar crises financeiras e solucionar erros.

Vamos supor que um funcionário tenha se esquecido de registrar o pagamento que o consultório realizou para um fornecedor.

No final do mês, você nota que o saldo registrado no fluxo de caixa não bate com o saldo real da conta bancária da empresa.

E agora, como descobrir o que realmente aconteceu? Será que alguém registrou um valor errado ou se esqueceram de registrar uma despesa?

Além de ser extremamente difícil identificar o que aconteceu, esse cenário é comum em qualquer segmento de mercado, inclusive, em clínicas e consultórios médicos.

Com um acompanhamento diário, você consegue identificar o que aconteceu sem maiores complicações.

Como o fluxo de caixa também mostra a projeção financeira dos próximos meses, é possível tomar decisões como: 

  1. Negociar os prazos das transações (pagamentos e recebimentos) para não ficar com o caixa negativo em nenhum momento;
  2. Prever as despesas e antecipar necessidades, por exemplo, negociando a compra de materiais e economizando com um pedido em maior volume;
  3. Entender qual é o melhor período para tirar férias;
  4. Projetar os lucros e escolher como investir.

Se você identificar uma conta grande que cairá em um período em que o caixa está em baixa, ao invés de deixar seu saldo no negativo, pode negociar a mudança da data de pagamento.

Parece uma mudança pequena, mas são esses pequenos detalhes que impactam a saúde financeira da sua empresa.

4. Separe as contas pessoais e as contas do consultório médico

Separar as contas pessoais (Pessoa Física) e as contas PJ (Pessoa Jurídica) é um requisito básico para ter um fluxo de caixa organizado. 

Mesmo que você não tenha um PJ e atue como um profissional autônomo, ainda é necessário separar suas contas pessoais, porque caso contrário, é impossível saber quanto o consultório fatura.

Apesar da sua vida pessoal estar conectada com a rotina do consultório, como um administrador, você precisa entender qual é a realidade financeira da sua empresa.

5. Centralize a gestão financeira do consultório em uma única ferramenta

Talvez você já use um Excel para realizar o controle do seu fluxo de caixa, mas notou que essa tarefa toma muito tempo do seu dia, e a ferramenta não é a melhor para realizar uma análise ou gerar um relatório.

Uma planilha é uma boa solução temporária, mas conforme o volume de atendimentos aumenta e mais funcionários se juntam a sua equipe, é impraticável continuar no Excel.

O ideal é que toda a sua gestão financeira seja centralizada em um único local, como em um software médico

Dessa forma, o fluxo de caixa é gerado automaticamente a partir dos registros financeiros adicionados pela equipe do consultório, e você conta com relatórios e gráficos automatizados sobre suas finanças.

Ao invés de acessar diversas planilhas para entender a sua saúde financeira, alguns cliques no software de gestão resolvem seu problema.

Essa é a solução perfeita para quem deseja ter mais tempo, faturamento, economia e agilidade.

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Sobre o autor

Dra. Luciana Lessa

COO da Medicinae Solutions, a única plataforma de antecipação de faturas médicas do Brasil. Graduada em Medicina pela Universidade Federal Fluminense (UFF), Cirurgiã Geral, MBA de Executivo em Saúde pela FGV, Health Management pela UPENN, Design Thinking na D.School - Stanford, possui mais de quinze anos de experiência no setor.