controlar os gastos da clínica

5 dicas práticas para controlar os gastos da clínica

Maria Beatriz Oliveira Gestão da Clínica

Leia em 5 min.

Última atualização em 27/07/2021 por Maria Beatriz Oliveira

Ao controlar os gastos da clínica, você alcança uma ótima gestão financeira, evita problemas com endividamento e falta de capital, além de expandir seu negócio.

De maneira geral, os gastos são todos os sacrifícios financeiros necessários à sobrevivência de sua empresa, ou investimentos que trarão resultados no futuro.

Quando você observa e controla seus gastos, melhora sua habilidade gerencial como um administrador, e aumenta as chances de sucesso de sua clínica.

A revista UNILUS Ensino e Pesquisa traz uma visão importante sobre o assunto:

“Através da organização financeira, o empreendedor consegue conhecer a saúde financeira pessoal e da empresa, sabendo as decisões que devem ser tomadas para aumentar o lucro líquido da empresa e manter sua situação financeira saudável.”

Neste artigo, você vai conferir 5 dicas práticas para controlar os gastos da sua clínica.

Continue a leitura!

Passo a passo para controlar os gastos da clínica

Você sabe quais áreas de sua empresa geram mais custos? Consegue dizer quais são necessários e quais são excessivos?

Ao acompanhar suas finanças, você começa a entender a dinâmica da sua clínica: quais meses possuem mais despesas, melhores dias para pagar contas.

O Bruno Diaz obteve grande sucesso como empreendedor na área da saúde. Veja o que ele tem a dizer:

“Para ter essa visão [de empreendedorismo], é preciso colocar suas informações em um sistema organizado, ter um fluxo de caixa, ter dados claros, você não pode simplesmente abdicar dessas tarefas administrativas. Apenas atender pacientes não mantém sua empresa no mercado.” 

Confira as dicas a seguir e aprenda como controlar os gastos da clínica.

1. Anote todas as suas movimentações

Você controla os gastos e receitas da sua clínica?

O gerenciamento de todo o gasto e receita de um negócio é um ponto de dificuldade para muitos médicos empreendedores. 

Para controlar todas as suas movimentações, é essencial ter um fluxo de caixa atualizado diariamente, mesmo com aquelas despesas que parecem pequenas. 

O fluxo de caixa deve registrar as suas entradas e saídas, além de todo o dinheiro disponível em conta-corrente ou aplicações de curto prazo.

Para elaborar um fluxo de caixa, é preciso definir uma data a partir da qual as movimentações serão registradas. 

Dessa forma, você compara o saldo disponível inicialmente com as despesas e receitas ao final do período. Assim, você saberá qual o valor disponível na clínica para ser gasto conforme as necessidades.

O fluxo de caixa te ajuda até mesmo com o pagamento das contas. Por exemplo, se na primeira semana do mês você recebe muitos pagamentos, mas paga as contas apenas na última semana, seu caixa pode fechar no vermelho.

Ao entender esse problema, é possível realocar o dia de pagar as contas para a segunda semana do mês, e deixar seu caixa sempre no azul.

Em um software de gestão, ainda é possível gerar relatórios e analisar mais dados, como qual é o convênio ou procedimento mais rentável, entre outros.

Essas informações oferecem uma excelente base para a tomada de decisões mais assertivas, e um melhor controle dos custos.

Saiba mais sobre a importância do controle financeiro em nosso vídeo:

2. Evite fazer compras parceladas sem necessidade

Você tem o costume de parcelar todas as suas compras?

Uma ótima dica sobre gestão financeira é realizar as compras à vista sempre que possível, porque geralmente você consegue descontos maiores e evita o endividamento.

Um bom controle financeiro em sua clínica irá permitir que você se planeje de forma correta, e possa realizar suas compras à vista na maioria das vezes.

Por exemplo, se todos os meses você precisa comprar materiais descartáveis para os atendimentos, como luvas, pode se planejar para realizar uma compra maior para três ou seis meses.

Assim que tiver uma quantidade determinada, entre em contato com seus fornecedores para negociar descontos, porque essa é uma ótima forma de reduzir custos.

3. Entenda os gastos da clínica

Você sabe quais são os seus custos fixos e variáveis? Sabe como se planejar e quais deles podem ser reduzidos?

Os custos fixos são aqueles que não são relacionados ao volume de pacientes, como aluguel da clínica, equipamentos, salário de funcionários, entre outros.

Já os custos variáveis são os que dependem diretamente do volume de pacientes atendidos, como materiais descartáveis ou medicamentos.

Ao entender como seus custos variam mês a mês, você pode elencar orçamentos pré-determinados para cada um, e saber em quais meses sobra ou falta receita para que possa se programar melhor.

Além do mais, ao acompanhar de perto possíveis variações em seus custos, você entende quais deles podem ser reduzidos, cortados ou negociados

Toda essa visão é indispensável para controlar os gastos da sua clínica.

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4. Gerencie seu estoque

Você já perdeu dinheiro porque produtos estragaram ou passaram da validade no estoque?

Se sim, saiba que essa é uma situação bem comum, mas se não for resolvida, pode prejudicar demais a saúde financeira de sua clínica a longo prazo. 

Por isso, fazer um controle de estoque eficiente é tarefa fundamental.

Em um software de gestão, você consegue controlar lotes e datas de vencimento de maneira muito mais rápida, e é avisado automaticamente sobre os produtos que estão perto da data de vencimento.

Com um bom controle, você evita desperdícios e situações desagradáveis, como ver que um medicamento acabou bem no momento em que você precisa dele, além de valorizar muito mais o seu dinheiro.

5. Centralize seus dados

Como você gerencia as informações de sua clínica? Elas estão espalhadas em planilhas e papéis?

Ao longo do conteúdo você viu que  o primeiro passo para um controle de gastos eficiente em sua clínica é organizar as informações.

Embora muitos empreendedores escolham registrar os dados em diferentes locais, ter uma centralização é essencial para a tomada de melhores decisões.

Preencher várias planilhas e não saber localizar as informações pode causar grandes dores de cabeça a você e seus colaboradores.

Um bom software médico permite a inserção facilitada de dados, geração automática de relatórios, análise completa de custos, controle do fluxo de caixa, e evita erros de preenchimento.

Além disso, graças ao sistema na nuvem, é possível acessar as informações do seu negócio de qualquer lugar, centralizando-as com seus prontuários e agenda médica.

Uma maneira muito mais simples de gerenciar seus custos e sua clínica, não concorda?

Ao aplicar essas dicas, você com certeza poderá controlar melhor os gastos da sua clínica, reduzir custos, e planejar investimentos cada vez melhores.

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Espero que este conteúdo tenha te ajudado!

Compartilhe nos comentários como você realiza a gestão financeira na sua clínica hoje e envie o artigo para seus colegas. 😉


Sobre o autor

Maria Beatriz Oliveira

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Marketing na Uninter.