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Como montar um consultório: desde a abertura até a divulgação

Muitos profissionais de saúde têm o desejo de trabalhar em um consultório próprio.

Porém, o que poucos entendem é que, ao buscar esse sonho, eles se tornam empreendedores. E com o empreendedorismo surgem grandes riscos e grandes responsabilidades. É preciso muita persistência e planejamento para realizar esse sonho de montar um consultório próprio.

No vídeo abaixo a Julia explica o que você precisa fazer para iniciar o projeto desse seu sonho:

Mesmo para aqueles profissionais que se formaram recentemente, ou acabaram de sair da residência, e estão pensando em montar um consultório, pode ser um bom estímulo saber que a especialização, a deficiência dos serviços de saúde pública e o avanço tecnológico têm criado diversas oportunidades.

O Censo de Demografia Médica de 2018, lançado pelo CFM, mostra que aproximadamente 50,2% dos médicos no Brasil atuam em consultórios privados, podendo, ou não, trabalhar em outros locais. A pesquisa também mostra que os profissionais que atuam em clínicas privadas têm maior remuneração.

O campo de trabalho composto basicamente por atendimentos de consultas particulares e atendimentos através de convênios é bastante amplo e tem crescido muito.

Em contrapartida, a concorrência no mercado da saúde é cada vez mais alta. Você sabia que 4 especialidades concentram quase 40% dos especialistas formados? São elas Clínica Médica, Ginecologia e Obstetrícia, Pediatria e Cirurgia Geral. Para ter destaque, é preciso encontrar o seu diferencial. Por que, afinal, como se destacar no meio de tanta concorrência?

Neste artigo, vamos falar sobre algumas das principais decisões que você precisará tomar para montar seu consultório e ter o seu próprio local de trabalho, dando algumas dicas sobre como fazer isso da melhor forma possível.

Independente da sua especialidade e área de atuação, apresentamos dicas e pontos importantes que ajudarão você a planejar e montar seu consultório, seja ele um consultório de psicologia, fisioterapia, nutrição, quiropraxia ou até mesmo uma clínica de estética.

Montar Consultório

1. Escolha do local

A estrutura física é simples: uma sala de espera, com recepção, salas de atendimento, banheiros e salas de exames em alguns casos, são suficientes para começar. Caso encontre um imóvel um pouco maior, a criação de uma copa, sala para administração e um pequeno estoque podem preencher o espaço restante e deixar o ambiente ainda mais organizado e dinâmico.

O ideal é não reservar uma sala para guardar papel, pois hoje em dia é muito mais eficiente ter tudo digitalizado, você desperdiça menos dinheiro, além de abrir espaço para outras funcionalidades que você deseja ter na clínica.

A escolha do local deve ser feita com cuidado, permitindo fácil acesso para quem chega das diversas localidades da cidade e que de preferência tenha opção para estacionamento. Se puder, faça a opção por dimensões e dependências que permitam um certo crescimento. Isto evita que a clínica precise mudar de endereço futuramente.

A decoração do seu consultorio também deve ser levada em conta. Este será um dos seus cartões de visita e a primeira impressão que seus pacientes terão do seu atendimento. Confira neste artigo algumas ideias para decorar a sua clínica.

No que se refere ao investimento, além do capital utilizado na montagem do consultório, é bom ter uma reserva para suportar os custos fixos na fase inicial, quando o número de pacientes pode ainda ser baixo. Além disso, reserve algum recurso para investir em divulgação da nova clínica.

Por fim, você provavelmente precisará de alguém que te ajude a organizar o dia a dia da clínica, agendar e registrar os pacientes. Para essa tarefa, saiba escolher uma boa recepcionista.

A recepcionista da clínica será o seu braço direito na organização das tarefas, então é essencial que você tenha alguém de confiança e que possua as habilidades necessárias que o trabalho exige. Você pode conferir aqui o nosso Guia de como contratar uma recepcionista para clínicas.

2. Categoria de atendimento

A Agência nacional de Saúde (ANS) divide em 54 as categorias de estabelecimentos médicos, vamos ver quais são as mais comuns:

Clínica Médica Popular

Esta é uma das modalidades de clínica que mais crescem no Brasil.

As clínicas médicas populares estão em plena ascensão. Uma vantagem desse tipo de clínica é o crescimento rápido do número de pacientes em relação aos consultórios convencionais. Isto porque geralmente são clínicas multidisciplinares e de baixo custo.

Para este tipo de clínica, a escolha do local é ainda mais importante. Atente-se a informações sobre o perfil população local, número de pacientes em potencial, nível de renda e costumes.

A clínica popular pode ou não trabalhar com convênios de saúde, dependendo de suas demandas e seu planejamento e quais objetivos quer atingir.

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Consultório incluindo até duas especialidades

Esta categoria de estabelecimento de saúde deve ter até dois sócios e profissionais. São frequentes os casos de fisioterapeutas que se associam a acupunturistas, clínicas de estéticas que se associam a dermatologistas e outras configurações.

Clínica geral que realiza procedimentos médicos simples

Alguns procedimentos médicos podem ser realizados em clínicas de forma eletiva, durante o atendimento.

Porém, é preciso sempre considerar a capacidade técnica dos profissionais e a disponibilidade de materiais, insumos e medicamentos para a execução desses procedimentos e o atendimento mais adequado.

Saber qual é a categoria de atendimento da sua clínica é muito importante, principalmente no momento de declarar o Imposto de Renda. Entender essa classificação, não só no âmbito da ANS, mas também no âmbito tributário, te ajuda a elaborar um bom planejamento tributário.

Entendendo a classificação tributária da sua clínica te permite prever quais impostos você deve pagar e quanto vai pagar por eles, de acordo com a realidade da sua clínica.

Se você quiser saber mais sobre Planejamento Tributário para clínicas e consultórios, baixe o nosso material exclusivo:

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3. Exigências Legais e Sanitaristas

Após a definição da localização da clínica, o tipo de atuação, o acordo entre sócios e a reserva de capital para investimento, é necessário adaptar a clínica para que atenda exigências legais e sanitaristas.

Requisitos fundamentais para montar consultório médico

- Cadastro Estadual de Vigilância Sanitária: é o conjunto de dados de um estabelecimento que desenvolve atividade de interesse à saúde. Um dos profissionais deverá constar como responsável técnico.

- Cadastro no CNES: O CNES é um registro que todos os estabelecimentos que oferecem serviços relacionados à área da saúde devem possuir, obrigatoriamente. Saiba mais sobre como adquirir o CNES para a sua clínica neste artigo.

- Licença de Funcionamento: ato privativo do órgão de saúde competente (geralmente a nível municipal) que permite o funcionamento dos estabelecimentos que desenvolvem atividades de acordo com a legislação sanitária vigente. Para obter a licença, é necessário apresentar um laudo técnico de avaliação do imóvel, na fase de apresentação de documento, quando for dada entrada ao pedido. O licenciamento deve ser renovado anualmente.

Neste artigo nós te ensinamos mais sobre os requisitos fundamentais para que o seu consultório esteja legalizado e pronto para receber pacientes.

Atenção, é indicado procurar uma empresa que realize  consultoria na área regulatória para se certificar que todos os requisitos serão preenchidos corretamente.

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4. Gerenciamento

No gerenciamento da clínica, você deve se atentar a dois fatores: corte de custos e gestão da clínica.

Corte de custos

Você provavelmente já teve alguma experiência em clínicas, consultórios ou até mesmo hospitais e deve saber a quantidade de papel exigida para os processos dentro de cada local.

Porém, esses custos são realmente essenciais? Existem diversas alternativas que te fazem economizar nos custos com impressão, papel e até mesmo telefonia. Utilizar o computador para registrar os pacientes, ou fazer uso do WhatsApp Web na recepção, por exemplo, pode te ajudar na economia com esses gastos.

Com a economia alcançada com esses fatores, você pode investir em melhorias dentro da própria clínica para oferecer mais conforto aos pacientes, por exemplo.

Gestão da clínica

Além de focar na redução de custos, como gastos com papel, telefonia, luz e impressão, a primeira atitude que você deve tomar em relação à administração do seu consultório é adotar um bom software de gestão.

A tecnologia aplicada à administração no setor da saúde facilita e organiza os processos, melhora a produtividade da equipe e traz mais segurança na tomada de decisões.

Além do uso administrativo, os sistemas de gestão de clínicas têm amplas funcionalidades, e te ajudam inclusive a agilizar processos repetitivos - e diários - da clínica.

Uma das principais funcionalidades dos softwares de gestão são os prontuários eletrônicos, essenciais para os atendimentos de hoje em dia, porque trazem segurança e evitam gastos desnecessários com papel, por exemplo.

Escolha um software simples e fácil de usar, mas que ao mesmo tempo atenda todas as suas necessidades -- do gerenciamento de agendas, cadastro e prontuários dos pacientes, até controles administrativos como fluxo de caixa, faturamento de consultas, repasse e relatórios gerenciais.

Aproveite o momento antes de ter seu próprio consultório para testar gratuitamente a grande variedade de softwares médicos existentes. Assim, quando você finalmente abrir a sua clínica, você já estará familiarizado com o sistema e terá tudo organizado de acordo com os seus processos de atendimento.

Teste grátis: experimente o iClinic e veja como facilitar a gestão financeira de sua clínica

Você deve saber que gerir um consultório não é tarefa fácil e exige um extremo controle financeiro. Essa é a principal ajuda que um software de gestão pode te oferecer.

Utilizar o sistema desde o primeiro dia te proporciona um controle financeiro essencial para os primeiros meses de consultório, enquanto você recebe os primeiros pacientes e analisa a saúde financeira do seu negócio.

5. Divulgação

Depois de todos esses passos, e desafios, para montar seu consultório, você precisa atrair os pacientes e fazer com que as pessoas conheçam seu novo local de trabalho.

A melhor maneira de fazer isso é por meio do marketing.

O primeiro passo é literalmente colocar seu consultório na internet.

Coloque seu consultório na internet

Para fazer isso, é muito fácil. Basta criar um perfil da sua clínica no Google Meu Negócio. Nesse perfil, você disponibiliza as informações de funcionamento da sua clínica, insere fotos, localização e telefones para contato.

Assim, toda vez que alguém fizer uma pesquisa no Google que seja relacionada à sua clínica ou especialidade, ela aparecerá como uma das respostas.

Nós elaboramos um eBook te ensinando o passo a passo para criar o perfil da sua clínica no Google Meu Negócio e como avaliar os seus resultados na busca do Google. Baixe gratuitamente:

Google Meu Negócio para clínicas e consultórios

Tenha uma identidade visual

A identidade visual de um consultório abrange diferentes elementos como símbolos, cores, decoração e até mesmo a linguagem utilizada na comunicação com os pacientes.

Exemplos práticos da construção de uma identidade visual seriam o logo da clínica - que pode ser exibido em uma variedade de lugares, até mesmo no receituário -, cartões de agendamento, uniforme de funcionários, materiais personalizados e afins.

Você deve ter uma identidade visual como um suporte para a divulgação da sua clínica.

Um logo marcante, e bem desenvolvido, estimula a associação de imagem pelos pacientes com a experiência que eles tiveram em sua clínica. Assim, ao encontrarem seu logo divulgado na internet, por exemplo, eles se lembrarão de você.

Redes Sociais

Outra ferramenta que tem se mostrado cada vez mais essencial para a atração de novos pacientes são as redes sociais. Seja Facebook, Instagram, LinkedIn, você precisa estar presente onde seus pacientes estão.

Porém, é importante se atentar às regras do CFM quanto ao Marketing Médico, principalmente em relação às redes sociais. Esses meios de comunicação devem ser utilizados com cautela, visando à geração de conteúdo e educação dos pacientes. É o que explicamos neste vídeo de Dúvidas Sobre Marketing Médico:

Você pode se inspirar no uso das redes sociais para educar seus pacientes com essas entrevistas exclusivas: nosso caso de sucesso Dr. Marcelo Bragança dos Reis e a Dra. Lizanka Marinheiro, que tem mais 17.000 seguidores no Facebook.

Essas são apenas algumas ferramentas de divulgação. Se você quiser ver como aplicar o Marketing Digital no seu consultório, nós temos um curso totalmente online e gratuito voltado para esse assunto:

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Neste curso são apresentadas algumas teorias sobre marketing, estratégias de divulgação e precificação do seu trabalho e também como manter um bom relacionamento com seus pacientes para fidelizá-los e aumentar a indicação boca a boca.

Estas foram algumas dicas para você começar sua nova clínica com o pé direito.

Se você quer saber mais sobre toda a documentação necessária, como conseguir seus primeiros pacientes e outras decisões que você precisará tomar para abrir seu consultório, baixe gratuitamente o nosso Guia Definitivo de Como Montar seu Consultório:

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