Como montar um consultório: desde a abertura até a divulgação

Como montar um consultório: desde a abertura até a divulgação

Leia em 10 min.

Quer montar seu consultório sem cometer os erros mais comuns? Confira aqui como realizar todo o processo de abertura até a divulgação com sucesso.

É bem comum que profissionais que concluíram há pouco a residência queiram montar seu próprio consultório, pois este fornece mais autonomia e uma boa oportunidade para se destacar em sua especialidade médica.

Ainda, segundo o Censo de Demografia Médica de 2015 do CFM, aproximadamente 50,2% dos médicos no Brasil atuam em consultórios privados.

Porém, é importante enfatizar que a abertura de um consultório não é uma tarefa simples, principalmente porque os cursos de Medicina não costumam oferecer matérias sobre gestão e administração.

Mas, a partir do momento que você decide montar um negócio, você deixa de ser apenas um médico e também se torna um médico empreendedor. É como ganhar um super poder: com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades.

É preciso muita dedicação e planejamento para conseguir abrir um negócio e mantê-lo no mercado. 

Pensando em facilitar esse processo, nós elaboramos este artigo com um passo a passo detalhado com tudo o que você precisa saber para finalmente abrir seu próprio consultório. Acompanhe!

Passo a passo de como montar seu consultório

De acordo com o Censo de Demografia Médica que citamos mais acima no artigo, 40% dos especialistas formados se concentram em 5 especialidades: clínica médica, ginecologia, obstetrícia, pediatria e cirurgia geral.

Para conseguir se destacar em um mercado tão concorrido como a medicina, não basta apenas ser um excelente médico, você também precisa ser um ótimo administrador e saber divulgar seu diferencial.

Neste artigo vamos falar sobre as principais decisões que você precisará tomar para montar seu consultório e ter seu próprio local de trabalho, dando algumas dicas sobre como fazer isso da melhor forma possível.

Continue a leitura!

1. Escolha o melhor local possível

Você sabe qual é o melhor local para montar seu consultório?

A escolha do local é um dos fatores mais decisivos para a abertura do seu consultório, isso porque  mudar a localização física do seu consultório exigirá um investimento alto. Por isso, é fundamental garantir que você faça uma boa escolha.

Pense se a localização que você está considerando é de fácil acesso, se há espaço para um estacionamento, e considere um espaço que possa ser ampliado, pois caso seu consultório cresça, não será preciso mudar de endereço.

Outros pontos que devem ser considerados durante a escolha do local, é lembrar qual é o perfil dos pacientes que você deseja atrair. 

Caso seu principal objetivo seja fidelizar pacientes que você atende através de convênio, por exemplo, montar seu consultório perto de postos de saúde pode ser uma boa opção.

Porém, se você está focando em atrair pacientes particulares, focar em regiões frequentadas pelas classes A e B pode ser mais vantajoso.

Não se esqueça de observar se há outros estabelecimentos médicos com o mesmo perfil do seu consultório instalados na região, pois isso pode ser um sinal de que os serviços de saúde já são suficientes naquela área.

Quer ver algumas dessas dicas em formato de vídeo? É só clicar aqui embaixo:

2. Faça uma boa escolha do imóvel

Escolher um bom imóvel é tão importante quanto fazer uma boa escolha do local, afinal, a estrutura do consultório é um dos investimentos que normalmente mais pesam na hora da abertura do negócio.

A estrutura básica de um estabelecimento médico normalmente conta com uma recepção, banheiros, salas de atendimento e, dependendo da sua especialidade, uma sala exclusiva para exames.

Antigamente, as clínicas e consultórios médicos precisavam reservar uma sala apenas para o armazenamento de documentos como fichas de pacientes, relatórios físicos, agendas e outros.

Porém, hoje esse desperdício de espaço não é mais necessário. Com a ajuda de ferramentas digitais como os softwares médicos, todas as informações podem ser centralizadas em uma única plataforma.

Ou seja, o ideal é não precisar reservar uma sala para guardar papel, pois hoje em dia é muito mais eficiente ter tudo digitalizado, você desperdiça menos dinheiro, além de abrir espaço para outras atividades que você deseja ter na clínica.

Se for possível, escolha um imóvel que permita criação de espaços como uma copa para sua equipe de colaboradores ou, caso seu negócio venda produtos de saúde, um local para armazenar seu estoque, pois assim seu consultório pode ficar mais organizado e dinâmico.

Outra questão importante, que normalmente uma boa parte dos administradores acabam deixando de lado, é garantir acessibilidade para todas as pessoas, inclusive aquelas com deficiências, idosos, entre outros.

Não se esqueça de verificar se a estrutura do imóvel segue as normas exigidas pelos órgãos regularizadores como a Anvisa

Uma ótima dica é optar por ter um consultório sustentável, onde a estrutura do seu imóvel pode te ajudar a economizar recursos e ainda aumentar a qualidade de vida de todos ao seu redor.

3. Invista na decoração

A decoração é a primeira impressão visual que seus pacientes terão do seu serviço médico. O ditado “a primeira impressão é a que fica” não existe à toa, por isso, investir em uma boa decoração pode ser uma ótima estratégia.

Apesar de poucos médicos perceberem isso, a decoração do consultório é uma das maneiras de você se comunicar com seus pacientes, além de ajudar na construção de uma marca forte para o seu consultório. 

Para um consultório pediátrico, por exemplo, ter uma decoração focada nas crianças ajuda a criar uma boa experiência para elas e suas famílias, mesmo antes de estarem em atendimento. 

Um consultório com aparência bagunçada, sem nenhuma cor ou mesmo sem mobílias confortáveis, raramente vai conseguir fidelizar qualquer tipo de paciente.

4. Escolha a categoria do seu atendimento

A ANS (Agência Nacional de Saúde) divide os estabelecimentos médicos em 54 categorias, por isso, escolher em qual delas você irá atuar é um dos primeiros passos para a abertura do seu consultório.

Confira a seguir as 3 categorias mais comuns entre clínicas e consultórios médicos:

  • Clínica médica popular: as clínicas populares oferecem serviços médicos voltados para o público que não é associado a um plano de saúde particular. Uma das maiores vantagens desse tipo de clínica é o crescimento rápido do número de pacientes;
  • Consultório incluindo até duas especialidades médicas: essa categoria é voltada para clínicas e consultórios que tem até dois profissionais da saúde com especialidades diferentes trabalhando como sócios. Esse caso é bastante comum com fisioterapeutas que dividem consultório com acupunturistas, entre outros;
  • Clínica geral que realiza procedimentos médicos simples: essa categoria é voltada para os estabelecimentos que priorizam realizar procedimentos médicos, por isso possuem uma grande disponibilidade de materiais, insumos e medicamentos, além de profissionais especializados para fornecer o atendimento mais adequado.

Saber exatamente qual categoria seu consultório se encaixa é muito importante, principalmente quando falamos em declarar o imposto de renda.

Procure pesquisar essa classificação não apenas no âmbito da ANS, mas também no tributário, assim, você consegue fazer um planejamento excelente dos próximos impostos que serão cobrados.

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5. Conheça as exigências legais e sanitaristas 

Antes de abrir de fato seu negócio, você precisa legalizar seu consultório, atendendo todas as exigências legais e sanitaristas necessárias.

Esse processo pode ser um tanto trabalhoso, por isso, reunimos os principais pontos que você precisa atender a seguir. Confira!

Para obter um funcionamento legal e seguro, é preciso buscar uma série de autorizações, advindas, por exemplo, do corpo de bombeiros, da Vigilância Sanitária e de outros órgãos da prefeitura – o que varia de cidade para cidade –, bem como do registro do consultório enquanto pessoa jurídica (CNPJ).

O mais recomendável é sempre ter um contador de confiança para cuidar das questões burocráticas e fiscais. Se possível, conte com os serviços de alguém que tenha familiaridade com a área de saúde ou disposição para aprender.

Continue a leitura e veja 3 processos que você não pode se esquecer para legalizar o seu consultório:

  • Cadastro Estadual de Vigilância Sanitária: um conjunto de dados de um estabelecimento que desenvolve atividade de interesse à saúde, onde pelo menos um dos profissionais deverá constar como responsável técnico do consultório;
  • Cadastro no CNES: o CNES é um registro que todos os estabelecimentos que oferecem serviços relacionados à área da saúde devem possuir, obrigatoriamente. Saiba mais sobre como adquirir o CNES neste artigo.
  • Licença de Funcionamento: ato privativo do órgão de saúde competente (geralmente a nível municipal) que permite o funcionamento dos estabelecimentos que desenvolvem atividades de acordo com a legislação sanitária vigente. 

Para obter a licença de funcionamento, é necessário apresentar um laudo técnico de avaliação do imóvel, quando for dada entrada ao pedido. Não se esqueça que o licenciamento deve ser renovado anualmente.

Uma boa dica é procurar uma empresa que realiza consultoria na área regulatória, para se certificar de que todos os requisitos estão preenchidos corretamente, assim, você evita problemas no futuro.

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6. Faça um bom gerenciamento de custos

Realizar uma boa gestão é fundamental para garantir que seu consultório não feche por erros comuns de administração que a maioria dos profissionais da saúde cometem.

Como mencionamos no começo do artigo, normalmente os médicos não são formados para serem profissionais empreendedores.

Pensando nisso, trouxemos as principais questões sobre gestão que você deve se manter atento para garantir uma boa administração do seu negócio, como o gerenciamento de custos.

Você provavelmente já teve alguma experiência em clínicas, consultórios ou até mesmo hospitais, e deve saber a quantidade de papel exigida para os processos dentro de cada local.

Porém, esses custos são realmente essenciais? 

Existem diversas alternativas que te fazem economizar nos custos com impressão, papel e até mesmo telefonia. 

Utilizar o computador para registrar os pacientes, ou fazer uso do WhatsApp Web na recepção, por exemplo, pode te ajudar a cortar gastos desnecessários.

Com a economia alcançada com esses fatores, você pode investir em melhorias dentro do próprio estabelecimento, e oferecer mais conforto aos pacientes.

Além de focar na redução de custos, como gastos com papel, telefonia, luz e impressão, a primeira atitude que você deve tomar em relação à administração do seu consultório é adotar um bom software médico.

Um excelente software médico facilita e organiza os processos, melhora a produtividade da equipe e traz mais segurança na tomada de decisões.

Além do uso administrativo, os sistemas de gestão de clínicas e consultórios têm amplas funcionalidades, e te ajudam inclusive a agilizar processos repetitivos – e diários – da clínica.

Uma das principais funcionalidades dos softwares de gestão são os prontuários eletrônicos, essenciais para os atendimentos de hoje em dia, porque trazem segurança e evitam gastos desnecessários com papel.

Além disso, um bom software atende todas as suas necessidades, desde o gerenciamento de agendas, cadastros dos pacientes, até controles administrativos como fluxo de caixa, repasse financeiro e relatórios de gestão.

Com um ótimo controle financeiro desde o começo, fica fácil ter um financeiro saudável mesmo no início, quando você tem menos fluxo de pacientes no consultório.

Montar um consultório com um sistema de gestão traz diversas vantagens, então considere adotar essa ferramenta no seu dia a dia.

Na hora de planejar sua gestão, lembre-se de ter uma reserva financeira para suportar os custos fixos na fase inicial, onde você tem menos retorno. E não se esqueça de separar uma parte do dinheiro para investir na divulgação, afinal, para atrair mais pacientes esse é um processo fundamental.

Por fim, você provavelmente precisará de alguém que te ajude a organizar o dia a dia da clínica, agendar e registrar os pacientes. Para essa tarefa, saiba escolher uma boa recepcionista.

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A recepcionista será o seu braço direito na organização das tarefas, então é essencial que você tenha alguém de confiança e que possua as habilidades necessárias que o trabalho exige. 

Quer contratar profissionais com visão humanizada que saberão oferecer o atendimento adequado para seus pacientes? Confira nosso guia completo sobre como contratar uma excelente recepcionista.

É claro, além da recepcionista, talvez você precise de enfermeiros, funcionários de limpeza, entre outros. Então na hora de realizar o planejamento de custos, lembre-se de contar esses profissionais.

Procure saber mais sobre os direitos trabalhistas, assim, você evita problemas legais e também garante um ambiente confortável para toda a sua equipe.

7. Divulgue o seu consultório

Por último, mas com certeza não menos importante, para poder exercer seu serviço médico no consultório, é preciso divulgar seu consultório e atrair pacientes.

A melhor maneira de fazer isso é por meio do marketing médico. Uma ótima dica é começar pela presença digital que seu consultório deve ter.

Hoje em dia, todos que procuram algum serviço ou produto buscam primeiro no Google, ou até mesmo no Youtube, para saber mais sobre o que estão interessados e procuram recomendações.

Por isso, colocar seu consultório nesses meios de pesquisa é extremamente importante. 

Considere criar um perfil do seu estabelecimento no Google Meu Negócio, assim, você disponibiliza informações importantes como horário de funcionamento, fotos e formas de contato.

Dessa forma, toda vez que alguém fizer uma pesquisa no Google que seja relacionada à sua clínica ou especialidade, ela aparecerá como uma das respostas.

Nós elaboramos um eBook gratuito te ensinando o passo a passo para criar o perfil da sua clínica no Google Meu Negócio e como avaliar os seus resultados na busca do Google. Baixe gratuitamente aqui.

Uma outra dica é começar a trabalhar na identidade visual do seu consultório.

A identidade visual de um negócio abrange diferentes elementos como símbolos, cores, decoração e até mesmo a linguagem utilizada na comunicação com os pacientes.

Exemplos práticos da construção de uma identidade visual seriam o logo da clínica – que pode ser exibido em vários lugares, até mesmo no receituário -, cartões de agendamento, uniforme de funcionários, materiais personalizados e afins.

Um logo marcante estimula a associação de imagem pelos pacientes com a experiência que eles tiveram em sua clínica. Assim, ao encontrarem seu logo divulgado na internet, eles se lembrarão de você.

As redes sociais estão se mostrando cada vez mais importantes no processo de atração de novos pacientes. Seja no Facebook ou Instagram, você precisa estar presente onde seus pacientes estão.

Porém, é importante se atentar às limites do marketing médico segundo as exigências do CFM. 

Esses meios de comunicação devem ser utilizados com cautela, por isso, lembre-se de dar uma olhada nas regras antes de começar a comunicação com seus pacientes.

Você pode se inspirar no uso das redes sociais para educar seus pacientes como a Dra. Lizanka Marinheiro, nosso caso de sucesso, que tem mais de 17.000 seguidores no Facebook.

“Eu fiz meu site há bastante tempo […]. Hoje eu trabalho apenas com pacientes particulares, então até para conseguir trabalhar com esse público, investi no site e em mídias sociais para isso.”

Sabemos que a rotina de um médico administrador não é tranquila, por isso, considere investir em uma agência especializada em marketing médico para realizar a divulgação do seu serviço.

Dessa forma, você pode focar em atender seus pacientes e administrar seu consultório, sem se preocupar em também ter que planejar todo o processo de divulgação.

Esses foram os principais pontos que você deve se lembrar na hora de montar seu consultório.

Se você quer saber mais sobre toda a documentação necessária, como conseguir seus primeiros pacientes e outras decisões que você precisará tomar, baixe gratuitamente o nosso guia definitivo de como montar seu consultório.

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Já sabe como montar seu consultório? Conte pra gente aqui embaixo nos comentários se as nossas dicas te ajudaram, e não se esqueça de compartilhar o conteúdo com seus amigos!


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.