Sala de espera cheia

Sala de espera cheia: guia completo para não deixar seus pacientes esperando

Maria Beatriz Oliveira Gestão da Clínica

Leia em 4 min.

Última atualização em 02/07/2021 por Barbara Bueno

Todo médico já passou pela difícil situação de deixar um paciente aguardando por muito tempo em uma sala de espera cheia, mas existem práticas simples que podem evitar essa ocorrência.

Clique no player abaixo para escutar o áudio do artigo:

Atrasos fazem parte do dia a dia de muitos profissionais de saúde. Isso porque é comum que um ou outro atendimento atrase ou se estenda, e faça a fila de espera crescer.

Essa é uma situação incômoda para médicos e pacientes, que muitas vezes gera estresse e frustração para ambos os lados.

Como a Medicina é imprevisível, muitas coisas podem acontecer, por isso, evitar 100% os atrasos pode ser uma tarefa desafiadora. 

Contudo, existem algumas medidas que podem ser tomadas para evitar excessos e reduzir ao máximo a lotação da sala de espera e o tempo que cada paciente permanece aguardando.

Confira quais são elas a seguir!

A importância de resolver o problema da sala de espera cheia

Você sente que a organização da sua clínica é ineficiente? Acha que isso se reflete na sua rotina e colabora com a lotação da sala de espera? 

Se a resposta foi positiva, saiba que muitos profissionais se sentem dessa mesma forma.

É importante destacar que a maioria dos atrasos não acontece por negligência, e sim por falta de organização e planejamento.

Ter uma sala de espera organizada é fundamental para melhorar a percepção dos pacientes sobre a sua clínica ou consultório, deixá-los mais satisfeitos e ainda aumentar a taxa de fidelização.

Além disso, embora muitos médicos pensem que seu papel na fidelização é apenas durante a consulta, todo paciente faz uma jornada que começa no processo de agendamento e vai até o pós-consulta. 

Saiba mais sobre a importância da jornada do paciente em nosso vídeo abaixo:

Essa é uma questão essencial, pois com o número de médicos aumentando a cada dia, os pacientes possuem diversas escolhas, e os médicos precisam se diferenciar da concorrência. 

Segundo dados da Demografia Médica de 2018, em pouco menos de cinco décadas, o total de médicos aumentou 665,8%.

Assim, caso dois médicos ofereçam consultas humanizadas, mas apenas um seja pontual, e possua uma clínica modernizada, ele certamente terá a preferência.

Todos esses aspectos são muito importantes, pois englobam os conceitos do AAFR, que significa atrair, atender, fidelizar pacientes e rentabilizar.

5 dicas práticas para evitar uma sala de espera cheia

Evitar os atrasos e reduzir o problema da sala de espera lotada não é uma tarefa fácil, mas com uma boa dose de planejamento e gestão, esse ponto pode ser bastante melhorado.

Ter uma agenda organizada, contar com recepcionistas eficientes, e planejar seu dia com antecedência são soluções simples que farão muita diferença no seu dia a dia.

Se você quer ter mais eficiência em sua gestão e reduzir o tempo de espera dos seus pacientes, confira as 5 dicas a seguir!

1. Organize sua agenda e planeje seus atendimentos

Sua agenda vive cheia de rasuras, letras diferentes e anotações? É difícil realizar um encaixe eficiente em seus horários? 

Essas situações costumam gerar atrasos justamente por tornarem a organização bem mais difícil e improdutiva. 

Por isso, o ideal é que você sempre mantenha sua agenda organizada para ter todos os horários bem definidos e até para criar uma lista de espera e facilitar os encaixes.

Um software médico pode ajudar bastante nesse ponto. Com ele, você ainda poderá classificar seus horários por cores, conferir a lista de pacientes do dia e acessar a agenda de qualquer lugar.

Alguns softwares vão além e te enviam todas as consultas marcadas no dia anterior por e-mail. Assim, você pode se organizar de casa, sem precisar acessar o sistema. Uma ótima organização, não concorda?

Se você quer acabar com os problemas da sua agenda mas ainda não está certo de como fazer, baixe gratuitamente nossa checklist:

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2. Envie lembretes de consulta

Seus pacientes costumam faltar muito? 

Se sim, saiba que essa questão pode deixar sua sala de espera cheia, porque com horários desorganizados, a chance de atrasos é bem alta.

Sobre esse ponto, é comum que os pacientes se esqueçam das consultas, o que torna ideal o envio de lembretes por telefone ou canais digitais.

Inclusive, enviar esses lembretes via WhatsApp, e-mail ou SMS é uma alternativa até mais interessante do que realizar telefonemas, pois muitos podem estar ausentes e é um trabalho a mais para a secretária.

Com lembretes automáticos, você otimiza seu tempo, reduz sua taxa de absenteísmo e ainda diminui o tempo de espera dos que de fato comparecem às consultas.

3. Calcule o tempo médio de cada atendimento

Saber quanto tempo você realiza cada atendimento é ideal para que você consiga estimar o número de pacientes que podem ser atendidos durante aquele dia. 

Para isso, vale realizar uma média que leve em conta sua área de atuação, o tipo de consulta ou procedimento e o número de pacientes. 

Se o fluxo não for tão grande, você pode levar um pouco mais do que o habitual em cada consulta e aproveitar para humanizar ainda mais seu atendimento.

Aqui, alguns softwares médicos também podem te ajudar nessa tarefa, pois uma boa ferramenta irá fornecer um cronômetro e relatórios automáticos sobre a duração média dos seus atendimentos.

4. Ofereça treinamentos às recepcionistas

As recepcionistas são as maiores responsáveis pela organização e pelo bom atendimento em sua sala de espera. 

Por meio de treinamentos e incentivos, você pode ajudá-las a melhorarem em suas funções, tornando-se mais produtivas e eficientes.

Com isso, suas horas serão bem distribuídas, e elas podem deixar tudo preparado para que sua rotina aconteça da melhor forma.

5. Conscientize os pacientes sobre os atrasos

Tanto o absenteísmo como o atraso de pacientes é prejudicial para o seu fluxo de atendimento. 

Por esse motivo, vale sempre buscar conscientizar os pacientes de forma educada para deixar claro que a postura de todos faz muita diferença. 

Você pode enviar conteúdos a respeito em um campanha de e-mail marketing, por exemplo, o que pode ser uma alternativa interessante até para que eles entendam que você nem sempre é o culpado pelos atrasos.

Além disso, o e-mail marketing também permite o envio de lembretes de retorno para os pacientes que precisam marcar uma nova consulta, mas ainda não o fizeram.

Seguindo nossas dicas, tenho certeza que você conseguirá resolver a sala de espera cheia do seu consultório!

Ao garantir que sua recepção está sempre organizada e preparada para receber os pacientes, você mostra que seu cuidado e atenção vão muito além da consulta.

Espero que este conteúdo tenha sido útil. Antes de ir, não se esqueça de deixar um comentário. Vamos adorar te responder!


Sobre o autor

Maria Beatriz Oliveira

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Marketing na Uninter.