Saiba como garantir mais agilidade na recepção de consultórios

Saiba como garantir mais agilidade na recepção de consultórios

Leia em 4 min.

Organização, tecnologia e alinhamento de equipe fazem parte da otimização do trabalho da clínica. Entenda!

Você sabia que a agilidade na recepção de consultórios é um dos fatores que influenciam na captação e fidelização de pacientes? Muitas vezes, não basta oferecer bons serviços médicos: o atendimento, a partir do momento que o paciente entra em contato com sua clínica, seja por telefone ou pessoalmente, conta muito na hora da tomada de decisão de permanecer com você.

É por isso que é importante buscar ferramentas que permitam uma otimização do trabalho de toda a equipe, como é o caso dos sistemas de automação específicos para estabelecimentos de saúde. Muitas vezes, são as pequenas atitudes do dia a dia na clínica que determinam o sucesso com o público.

Se você deseja proporcionar aos seus pacientes um atendimento mais rápido e eficaz, continue lendo. Listamos abaixo algumas dicas que vão ajudá-lo!

Padronize processos

Para que a sua rotina flua bem, é necessário estabelecer padrões de atendimento. Se cada atendente realiza os procedimentos de uma forma, fica difícil considerar o padrão que será oferecido a todos. Nesse caso, realizar treinamentos e contar com ferramentas específicas é o que faz a diferença.

Você precisa ter em mente o tipo de atendimento que deseja oferecer ao seu paciente. Dessa forma, a tendência é que sua clínica se torne conhecida por essa questão. Trata-se de algo que transmite uma imagem de responsabilidade, confiabilidade e organização, características essenciais para ganhar a preferência do público.

Além disso, ao ter processos padronizados, você enxerga com mais facilidade onde estão os gargalos na rotina da clínica e pode tomar atitudes que tragam resultados mais rápidos na solução desses problemas.

Planeje a rotina do consultório

Quais serão as atribuições de cada colaborador? Quais os procedimentos que devem ser realizados cada vez que um paciente entra em contato via telefone ou vai até a sua clínica? Há relatórios e acompanhamentos que precisam ser atualizados periodicamente? Definir essas questões ajuda a manter uma rotina mais organizada.

Quando cada colaborador conhece suas atribuições, fica mais fácil manter o trabalho em dia, de modo que não haja prejuízos à produtividade e à fluidez da rotina na clínica. Entretanto, isso só é possível a partir de um bom planejamento.

Estabeleça um tempo médio de resposta

Sabe aqueles avisos que costumamos ver em departamentos de telemarketing relacionados ao tempo de espera? Na sua clínica, o atendimento deve funcionar de forma parecida. É claro que, se compararmos com essa modalidade, a quantidade de ligações a serem atendidas será bem menor. Mas ainda assim, ser rápido no atendimento faz toda a diferença.

Quando o atendente tem em mãos todas as informações necessárias para realizar o atendimento, ele não tem razões para deixar o paciente aguardando na linha por muito tempo. A mesma regra vale para o contato pessoal: um paciente que vai até a sua clínica deve ser atendido rapidamente.

Devemos levar em conta que, atualmente, as pessoas têm rotinas muito corridas e passar tempo demais aguardando por um atendimento pode ser um verdadeiro transtorno.

Com base nisso, você deve determinar um tempo limite para que o paciente seja respondido e atendido. Entretanto, é importante ficar atento para que essa exigência não se torne motivo de recepções “corridas” e rasas em informação. A qualidade deve ser sempre a sua prioridade.

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Treine a equipe de funcionários

Como falamos acima, é importante que cada colaborador esteja ciente dos padrões que devem ser seguidos para atendimento do paciente. Para isso, não basta reservar “15 minutinhos” no ato da contratação para explicar: é necessário realizar treinamentos.

Além de conscientizar a respeito do funcionamento de sistemas, etapas a serem seguidas e solução de dúvidas dos pacientes, essas ações promovem uma integração entre a equipe, que se reúne para aprender as melhores formas de atender seus pacientes. Isso também ajuda a criar um senso de colaboração, em que cada um deve estar ciente de que representa uma parte de um todo, que trabalha em conjunto em busca de melhores resultados.

Delegue corretamente as tarefas

Se cada colaborador precisa estar ciente do seu papel, não devem existir erros na hora de determinar as atribuições de cada um. Como gestor, você deve manter-se organizado, de modo a evitar que uma mesma tarefa seja solicitada a mais de uma pessoa. Delegar corretamente aumenta a produtividade de toda a equipe, uma vez que cada um fica responsável por uma parte.

Ainda nesse mesmo tópico, vale lembrar que a comunicação entre a equipe deve ser estimulada. Quando cada um fica responsável por uma etapa, é importante que as pessoas conversem entre si a fim de se manterem alinhadas no mesmo objetivo e nos padrões de procedimentos.

Atualize informações do paciente periodicamente

Números de telefone, e-mails e endereços podem mudar a qualquer momento. Então,  é importante manter as informações de seus pacientes sempre atualizadas. É por isso que os recepcionistas devem ser orientados a confirmá-las a cada contato.

Dessa forma, da próxima vez que você precisar contatar um paciente, seja para confirmação de consulta ou exames, ou mesmo para relatar alguma intercorrência, você não corre o risco de sofrer com o transtorno de não conseguir um canal de comunicação válido para falar com ele.

Faça uso da tecnologia

Já que atualmente a tecnologia tem se tornado uma grande facilitadora em todo tipo de negócio, por que não incorporá-la também às rotinas da sua clínica? Existem hoje no mercado sistemas de gestão específicos para clínicas médicas. Eles permitem integrar dados cadastrais de pacientes com prontuários eletrônicos, além de realizar um acompanhamento do quadro de saúde a cada atendimento.

Você pode ainda aderir a ferramentas específicas, como agenda online para marcação direta de consultas, sistemas de envio de mensagens para confirmação de consultas, e-mail marketing e canais de contato direto (como WhatsApp) para que seja possível tirar dúvidas sempre que necessário.

Como se pode ver, a agilidade na recepção de consultórios é determinada por pequenas atitudes do dia a dia. São esses detalhes que fazem a diferença na hora de oferecer um atendimento eficaz e agradável ao seu paciente. É inegável, entretanto, que um software específico para gestão de clínicas faz toda a diferença na hora de manter-se organizado.

Se este post foi útil para você, não deixe de baixar o nosso checklist de como escolher o sistema ideal para a sua clínica!

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Sobre o autor

Flávia Saldanha

Analista de Marketing na iClinic, foco em E-mail Marketing e Comunicação. Formada em Economia na USP, com ênfase em Negócios Internacionais.