Gestão da clínica: 6 erros para evitar e alcançar sucesso

Gestão da clínica: 6 erros para evitar e alcançar sucesso

Leia em 5 min.

Elaborar uma excelente gestão da clínica não é tão simples, e existem alguns erros que precisam ser evitados para não prejudicar sua clínica. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar  o melhor caminho para o sucesso. Continue a leitura e descubra!

Fazer a gestão da clínica não é uma tarefa muito simples, tendo em vista que há muitos detalhes burocráticos que não podem ser deixados de lado. 

No entanto, um dos maiores problemas dos gestores de clínicas é que a maioria deles são formados em outras áreas que, em sua grade curricular, não abrangem matérias que desenvolvam noções administrativas e financeiras.

Devido a esse despreparo, muitos cometem erros que prejudicam o bom desenvolvimento da clínica e dificultam o alcance do sucesso

Você sabia que 60% das clínicas fecham em menos de 5 anos? Esse dado é do IBGE e bastante alarmante, não é mesmo? 

Levando isso em consideração, é importante ter em mente que a busca pelo conhecimento precisa ser constante, a fim de que você possa fazer uma administração mais eficaz do seu negócio e não fazer parte das estatísticas.

Pensando em lhe ajudar a ter ainda mais sucesso, separamos 6 erros que você precisa evitar na gestão da clínica. Vamos conferir quais são eles?

1. Oferecer um mau atendimento na recepção da clínica

Os colaboradores que trabalham na recepção da sua clínica têm um papel muito importante, pois são eles que proporcionam a primeira impressão aos pacientes

Sendo assim, se o paciente se deparar com um funcionário emburrado, grosseiro, insensível ou, até mesmo, estressado, ele são sairá satisfeito com o atendimento prestado.

O ideal aqui é manter um bom clima organizacional, em que seus funcionários tenham um excelente relacionamento entre si. Quando eles estão bem emocionalmente, o atendimento se torna mais satisfatório. 

Caso você observe situações de estresse, por exemplo, reúna-se com sua equipe para averiguar o que está acontecendo e prontamente solucione o problema.

O atendimento na recepção precisa ser caloroso e amigável, fazendo com que o paciente se sinta o mais confortável possível.

Quer saber mais como essa área do consultório é importante para a satisfação do seu paciente? Confira aqui como a recepcionista de clínica exerce esse papel e os principais pontos de atenção que você precisa averiguar

2. Não ter foco no relacionamento com o paciente

Outro erro grave na gestão da clínica é quando o gestor não dá a devida atenção ao relacionamento com o paciente. O que esses profissionais não sabem é que essa ação é fundamental para aumentar a fidelização

Quando o assunto é saúde, as pessoas buscam não só por profissionais competentes, mas também por profissionais que realmente se importem com seu bem-estar.

Levando isso em consideração, analise sua clínica como um todo e preste um atendimento mais humanizado, focado em entender os problemas dos pacientes. 

Sua equipe também precisa estar inserida neste conceito. Se achar necessário, invista em treinamentos para que seu time possa estar apto a oferecer um atendimento de qualidade com o intuito de ganhar a confiança das pessoas que buscam pelos seus serviços.

3. Fazer um armazenamento inadequado das informações

As informações acerca dos pacientes e setores administrativos de uma clínica precisam ser armazenadas de maneira eficiente. Já imaginou precisar do histórico do paciente e não encontrá-lo durante a consulta? Não é uma experiência muito boa, não é mesmo? 

No entanto, quando o número de atendimentos começa a crescer, fica difícil fazer um controle eficiente desses dados. É nesse momento que você deve pensar em adquirir um software médico de gestão que o ajude a otimizar esse armazenamento.

Alguns sistemas oferecem a possibilidade de criar um prontuário eletrônico, o qual conterá todas as informações sobre o seu paciente de maneira prática e rápida. Além disso, eles também facilitam a realização dos trabalhos administrativos e financeiros mais burocráticos, otimizando a produtividade da equipe.

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4. Não ter um bom planejamento financeiro

As finanças de uma clínica são tão importantes quanto a qualidade dos profissionais que lá trabalham. Isso porque é a gestão financeira que norteia o sucesso de qualquer negócio

Quando ela não é bem realizada, todos os demais setores são prejudicados, tendo em vista que não haverá recursos suficientes para arcar com os compromissos com fornecedores, funcionários e demais contas básicas, como Internet, água, luz, telefone etc.

Sem contar que também não terá condições para realizar novos investimentos em infraestrutura e equipamentos de alta tecnologia. Tudo isso refletirá negativamente na imagem da clínica no mercado e afastará os pacientes.

O ideal é fazer um bom controle do fluxo de caixa e sempre ter um planejamento financeiro para conseguir identificar, antecipadamente, possíveis gargalos que podem prejudicar a clínica. 

Quer saber mais? Confira aqui como ter uma gestão financeira da sua clínica de forma saudável. 

5. Negligenciar as estratégias de marketing da clínica

Outro ponto que merece muita atenção é em relação ao marketing da clínica. Isso porque o Conselho Federal de Medicina (CFM) exige algumas condutas para que as campanhas não firam a ética dos profissionais desse segmento. Por exemplo, você não pode dizer que é o “único” a realizar tal procedimento, não pode diagnosticar pacientes a distância, não pode usar fotos de pacientes (mesmo com a autorização expressa deles) etc.

Descubra aqui quais são os principais limites do marketing médico e realize a comunicação mais assertiva possível

No entanto, é extremamente importante mencionar que isso não significa que o marketing não pode ser realizado, muito pelo contrário! Hoje em dia, você pode fazer um bom marketing de conteúdo, por exemplo, e escrever artigos para o seu blog com o objetivo de tirar as dúvidas do seu público-alvo e quebrar as objeções dele. 

Não tenha receio em relação às regras do CFM e invista em marketing para a sua clínica. Seja para atrair mais pacientes, proporcionar maior fidelização ou até mesmo para se tornar a referência na sua especialidade essa estratégia trará muitos resultados positivos.

Tem dúvidas de como alocar adequadamente os seus recursos para ter mais resultado? Veja como fazer um investimento certo em marketing médico de acordo com o seu orçamento. 

6. Não ter um software de gestão adequado

Já explicamos como um software de gestão pode ajudar sua clínica a fazer um bom armazenamento das informações, certo? Mas saiba que um sistema de qualidade pode fazer muito mais do que isso, ele pode simplificar a rotina de toda a sua equipe

Em relação ao agendamento de consultas, por exemplo, dê adeus àquelas confusões de marcar consulta para dois pacientes no mesmo dia e horário. Isso porque o software não permite esse tipo de ação por centralizar a agenda da clínica em um único local.

Além disso, também existe a possibilidade de incluir o paciente em uma lista de espera. Dessa forma, assim que alguém cancelar uma consulta, outro pode ser encaixado imediatamente. 

Percebeu como não existe muito segredo para fazer uma boa gestão da clínica? Evitando esses erros que listamos acima, você conseguirá melhorar o desempenho da sua equipe e, também, a experiência dos seus pacientes. Com isso, será possível se tornar referência em seu segmento, atraindo mais pacientes e, consequentemente, aumentando as possibilidades de crescimento

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Sobre o autor

Milene Polo

Líder de Inbound Marketing na iClinic, com foco em SEO e jornada do cliente. Formada em Nutrição na USP, com Pós Graduação em Administração de Empresas FGV.