Quais são as ferramentas médicas para montar um consultório médico?

Para montar seu consultório médico, é preciso aprender sobre regularização, escolha do local e imóvel, gestão financeira, administração, marketing médico e definir quais ferramentas médicas você precisará. 

O uso de diversas ferramentas têm se tornado cada dia mais indispensáveis na difícil tarefa de administrar uma clínica. 

Na gestão de clínicas médicas, existe uma infinidade delas, que podem ajudar com as questões que envolvem o relacionamento com os pacientes, o atendimento médico, a divulgação da clínica e dos serviços, e até mesmo na administração interna.

Encontrar as ferramentas médicas certas para o consultório médico é uma tarefa importante para todas as organizações de saúde e, para novos gestores, pode ser uma tarefa difícil.

A ferramenta certa para o consultório médico é um componente essencial de qualquer instalação médica moderna, pois permite que as organizações de saúde se mantenham organizadas e garantam um atendimento de alto nível ao paciente.

Quais ferramentas o médico precisa para montar um consultório?

Otoscópios

O otoscópio é um instrumento médico de extrema importância, desenvolvido para fazer o diagnóstico de doenças e infecções. 

Seu uso é indicado principalmente para exames no ouvido interno ou externo visando detectar anormalidades no tímpano e canal auditivo, mas também pode ser usado para examinar nariz e garganta superior do paciente.

Oxímetros

Um oxímetro é um dispositivo usado para monitorar a quantidade de oxigênio transportado no corpo. 

Essa ferramenta não invasiva se conecta sem dor à ponta do dedo, enviando dois comprimentos de onda de luz através do dedo para medir sua taxa de pulso e quanto oxigênio há no seu sistema vascular. 

Uma vez que o oxímetro termine sua avaliação, sua tela exibirá a porcentagem de oxigênio no sangue proveniente do seu coração, bem como sua taxa de pulso atual.

Normalmente, o oxímetro é utilizado sempre que há suspeita (ou confirmação) de doenças que prejudicam ou interferem com o fornecimento de oxigênio no corpo, como doenças cardíacas, problemas pulmonares ou doenças neurológicas, por exemplo. 

Estetoscópios

O estetoscópio é um dos equipamentos médicos mais famosos e representativos da área médica. 

Ele funciona como um amplificador dos sons internos emitidos pelo corpo e é usado para o exame de ruídos vasculares (auscultação cardíaca) na região peitoral e respiratórios nas costas. 

A evolução da tecnologia no desenvolvimento de equipamentos médicos hospitalares resultou na criação do estetoscópio digital.

Esfigmomanômetro

O esfigmomanômetro é um aparelho muito utilizado por profissionais de saúde para medir a pressão arterial, sendo considerado um dos métodos mais confiáveis para avaliar esse valor fisiológico.

O equipamento tem como função principal a medição da pressão arterial através dos sons do fluxo sanguíneo que são ouvidos através de um estetoscópio.

É preciso conhecimento técnico para operar o equipamento e também conhecimentos médicos para avaliar os sons e chegar na aferição da maneira correta.

Negatoscópio

O negatoscópio de parede é um dos equipamentos indispensáveis em qualquer clínica ou consultório. 

Composto de uma placa translúcida, é provido de um dispositivo de iluminação que serve para examinar, por transparência, as chapas radiográficas ou para realizar uma observação dos negativos, obtidos por raios-x.

O negatoscópio pode parecer um equipamento sem muita relevância à primeira vista. No entanto, bons profissionais sabem que um diagnóstico preciso é essencial para um bom diagnóstico e tratamento do paciente.

Investir em equipamentos de qualidade que podem facilitar a leitura de exames e no atendimento ao paciente pode elevar a qualidade do seu consultório ou clínica.

Ferramentas de médico para gestão do consultório

Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico é um modelo de prontuário médico digital e padronizado. Por meio dele, profissionais da saúde podem acessar e acrescentar informações de saúde, clínicas e administrativas de determinado indivíduo.

O prontuário eletrônico é um grande diferencial na rotina do seu consultório, porque concentra em um único lugar todas as informações dos seus pacientes.

Nesse sentido, você tem acesso ao histórico de agendamentos, alergias, vacinas e tudo mais que estiver cadastrado!

O prontuário eletrônico é muito mais prático e seguro do que o prontuário de papel, além de poder proporcionar mais agilidade para sua rotina médica.

Com um prontuário personalizado, você consegue criar os campos e seções que deseja em sua anamnese para adaptá-lo de acordo com a sua maneira de atendimento.

Além disso, ao contar com um prontuário personalizado, você pode inserir fotos, arquivos de exames e documentos de seus pacientes de forma muito mais prática.

Como o prontuário eletrônico é armazenado em nuvem, ele também é mais seguro, pois fica protegido por senhas que permitem o controle de usuários que terão acesso às informações sigilosas dos pacientes.

Sistema médico

Muitas vezes, os profissionais de saúde e seus funcionários passam horas resolvendo situações operacionais, que nem sempre é da expertise ou do escopo do trabalho deles. 

As secretárias também perdem muito tempo fazendo anotações em papéis sobre a clínica e os pacientes. 

Um sistema médico completo é capaz de centralizar todas as ferramentas que você precisa em um único lugar. Entre as principais funcionalidades que os sistemas costumam ter, podemos listar:

• Agenda médica com personalização de cores por procedimento, lista de espera, lista de pacientes do dia, além de lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
• Agendamento online que permite a marcação de consultas 24 horas por dia, de qualquer lugar;
• Teleconsulta para atendimentos a distância com envio de termo de consentimento para pacientes e gravação;
• Prontuário eletrônico personalizável com prescrição de medicamentos, assinatura digital, modelos de solicitação de exames, entre outros;
• Controle financeiro com fluxo de caixa, repasse médico automático, relatórios, gráficos, controle de estoque e faturamento de guias TISS em lotes;
• E-mail marketing para envio de mensagens personalizadas e automáticas para pacientes.

As soluções digitais, como o sistema médico, permitem uma gestão integrada de todos os setores. Desse modo, é possível não apenas aprimorar os cuidados e acompanhamentos dos quadros clínicos, mas renovar conhecimentos e práticas médicas.

Assim, a clínica consegue oferecer um atendimento cada vez mais humanizado, focado nas necessidades específicas da jornada de cada paciente. É uma forma de trabalhar de maneira assertiva em cima de uma melhor experiência do paciente.

Agenda eletrônica

A agenda eletrônica é uma ferramenta que visa auxiliar tanto os profissionais da saúde quanto os pacientes. Normalmente, essa ferramenta está integrada a um software médico, permitindo realizar diversas ações em conjunto. 

Uma agenda eletrônica possui algumas funcionalidades, entre elas: 

• Cadastro personalizado de procedimentos por cores, durações e valores;
• Lembretes de consulta automáticos;
• Lista de pacientes do dia;
• Lista de espera;
• Cadastro de pacientes;
• Status de agendamento;
• Bloqueio de horários;
• Agendamento recorrente;
• Sincronização com outras agendas como o Calendar da Apple ou Google.

As agendas eletrônicas possuem a opção do agendamento online, um sistema que conecta o paciente com a agenda médica sem precisar passar pela secretária. 

Assim, o próprio paciente realiza o agendamento da sua consulta selecionando o dia e horário que melhor atende suas necessidades. Feito isso, a ferramenta irá confirmar automaticamente a consulta e gravá-la instantaneamente na agenda do médico. 

Armazenamento na nuvem

Um sistema com armazenamento na nuvem pode trazer muitas vantagens para seu dia a dia, como uma excelente integração de dados, já que todas as informações estão em um único local, e não espalhados em documentos físicos pelo estabelecimento.

Com essa centralização, diversos processos podem ser otimizados, como por exemplo, uma análise mais efetiva com relatórios e gráficos produzidos automaticamente, permitindo que você descubra pontos importantes para o seu negócio, como qual é o convênio mais rentável para seu negócio.

Com um sistema médico em nuvem você não precisa se preocupar com 3 aspectos básicos:

1. Você não precisa de um servidor, afinal, o processamento e armazenamento de dados é online, sendo que você pode acessá-los de qualquer dispositivo com acesso à internet;
2. Não é preciso comprar computadores caros para suportar o sistema, você pode usar qualquer dispositivo como um computador, tablet ou smartphone;
3. O suporte pode ser feito totalmente online, já que o sistema não está instalado no seu computador, não há necessidade de um funcionário da empresa ir até o consultório entender e resolver o problema.

O armazenamento em nuvem também permite que o paciente tenha acesso facilitado às suas informações, como por meio do prontuário eletrônico. 

Soluções que otimizam o tempo do paciente, proporcionam maior autonomia e facilitam sua rotina são vistos como benefícios imensuráveis. 

Software para o planejamento e controle financeiro

Um sistema financeiro para médicos traz vantagens não apenas à sua gestão, mas também ao relacionamento com seus pacientes e a fidelização.

Confira a seguir outras vantagens de utilizar um sistema:

• Mais agilidade em sua gestão: ao inserir seus dados em um sistema e conseguir relatórios automáticos, você agiliza seus processos, pois não perde tempo ao preencher diversas planilhas;
• Centralização de informações: com um sistema você analisa todas as informações de maneira clara e simples devido ao histórico completo;
• Maior entendimento da situação do seu negócio: um sistema de qualidade permite que você entenda pontos positivos da sua empresa, como quais são os melhores procedimentos ou convênios, além de pontos de melhoria;
• Mais tempo para focar no paciente: com o tempo ganho ao inserir os dados de forma rápida no sistema e conseguir gerar gráficos e relatórios automáticos, você consegue focar mais em seu paciente, o que, por consequência, gera mais fidelização;
• Controle financeiro: ao entender quais são seus gastos, você descobre o que é ou não necessário, o que pode ser eliminado ou reduzido.

A administração financeira é uma das principais partes da gestão de uma clínica. Afinal, é por meio dela que os profissionais analisam o sucesso do negócio. Diante disso, um sistema médico pode otimizar e facilitar o fluxo de caixa.

Vale a pena o aluguel de ferramentas médicas?

Investir em bons equipamentos e recursos para uma clínica ou consultório requer um investimento financeiro elevado. 

Dessa maneira, os locais que desejam expandir seus serviços mas não possuem capital suficiente podem ter dificuldades para garantir a compra de bons aparelhos.

No mesmo sentido, clínicas que estão começando também podem ter riscos na aquisição, já que não sabem com certeza se os atendimentos serão capazes de cobrir os altos custos de aquisição.

O aluguel de equipamentos para área médica pode ser uma alternativa mais econômica e eficiente do que a aquisição de aparelhos. O aluguel de aparelhos gera custos fixos em todo o contrato, já que gastos com manutenção ficam a cargo da empresa que forneceu os itens. 

Além disso, o aluguel possibilita alinhamento com as tecnologias mais avançadas. O mesmo seria mais difícil de ocorrer caso os aparelhos médicos fossem comprados, devido aos custos envolvidos. 

Esse benefício traz mais eficiência para a sua clínica, além de satisfação e atratividade do público. Isso porque a tecnologia tende a promover mais conforto e melhor atendimento, por exemplo.

Cuidados necessários com as ferramentas médicas

Documentação

Desde o momento da compra, instalação e até a manutenção realizada devem ser documentadas. A documentação é importante para ajudar a investigar possíveis causas de problemas que podem acontecer com essas ferramentas. 

Descontaminação

A higienização constante das máquinas é indispensável, não só para evitar contaminações e garantir toda a segurança necessária para os pacientes, mas também para aumentar a vida útil do aparelho.

De acordo com o risco associado à utilização do equipamento, diferentes procedimentos de higiene devem ser realizados. Entre eles: limpeza, desinfecção e esterilização. 

Condições boas de funcionamento

Antes de utilizar um equipamento deve-se analisar se o mesmo está em boas condições de funcionamento, como por exemplo, calibrados e limpos. 

Manutenção

As ferramentas médicas requerem cuidados especiais e manutenção constante. Um dos motivos de manter os aparelhos em pleno funcionamento é a qualidade no atendimento ao paciente, que pode ficar sem diagnóstico ou tratamento devido a falhas e panes. 

A manutenção preventiva reduz as chances de paralisação de atendimentos, melhorando a satisfação dos pacientes. Além disso, influencia diretamente na vida útil do produto. 

Manuseio

Muitas ferramentas médicas possuem especificações e recomendações de uso, por isso, nem sempre podem ser manuseadas por pessoas sem treinamento.

Assim, certifique-se de que a sua equipe será devidamente treinada para operar os aparelhos com toda a qualidade necessária, e sem provocar nenhum tipo de dano.

Conheça os passos importantes para montar um consultório médico

Para conseguir se destacar em um mercado tão concorrido como a medicina, não basta apenas ser um excelente médico, você também precisa ser um ótimo administrador e saber divulgar seu diferencial.

Confira abaixo os passos para montar um consultório médico: 

• Escolha o melhor local possível;
• Defina os serviços médicos que irá oferecer;
• Faça uma boa escolha do imóvel;
• Avalie quais equipamentos são necessários para seu trabalho;
• Avalie o quanto de dinheiro você planeja investir;
• Faça um planejamento financeiro;
• Monte seu plano de negócio;
• Crie um CNPJ e abra uma conta bancária;
• Conheça as exigências legais e sanitaristas;
• Organize sua agenda de trabalho;
• Invista na decoração do local;
• Escolha a categoria do seu atendimento;
• Faça um bom gerenciamento de custos;
• Divulgue o seu consultório;
• Construa relacionamentos com seus pacientes;
• Conte com um software de gestão médica.

Abrir consultório próprio ou em sociedade?

Uma boa parte dos profissionais da saúde desejam abrir um consultório quando terminam a residência, afinal, é uma ótima opção para quem deseja alavancar sua carreira médica e se tornar uma referência.

Na hora de começar essa jornada, o médico pode optar por abrir um consultório sozinho ou em sociedade. 

Ambos os formatos têm suas vantagens e desvantagens, e esses pontos precisam ser considerados antes de tomar qualquer decisão.

Um consultório em sociedade pode trazer diversos benefícios, principalmente para quem está no começo da carreira médica. 

Contar com um ou mais sócios, pode ajudar a ter uma visão mais ampla sobre o consultório, diminuindo as chances de erros fatais, já que todos os processos terão mais de um ponto de vista, sem contar com a divisão de custos e investimentos. 

No consultório próprio, o médico administrador se torna dono e funcionário ao mesmo tempo, já que precisa atender pacientes e realizar toda a gestão do consultório praticamente sozinho.

Além de poder criar sua própria carga horária, tomar decisões sobre a administração livremente – sem precisar lidar com opiniões contrárias -, os processos administrados ficam mais fáceis de serem realizados, a princípio.

Isto facilita o processo administrativo e torna o negócio como um todo mais estável, inicialmente, já que o consultório próprio oferece mais autonomia ao médico empreendedor.

Dicas para administrar seu consultório

Confira abaixo as principais dicas de como administrar o seu consultório: 

1. Automatize tarefas manuais da recepção

Uma ótima forma de otimizar a gestão da recepção é automatizar tarefas como:

• Envio de lembretes e confirmações de consulta;
• Bloqueio de horários;
• Geração de lista de espera;
• Lista de pacientes do dia;
• Relatórios de atendimento.

2. Controle todas as suas movimentações financeiras

Por conta da correria, muitos médicos administradores deixam a gestão financeira de lado, um erro fatal para a sobrevivência do consultório.

Para ter um excelente controle, é preciso registrar todas as movimentações financeiras em um sistema médico e contar com ferramentas como fluxo de caixa e pagamento online.

Dessa forma, você sabe exatamente qual é o saldo do consultório e consegue aumentar a rentabilidade ao disponibilizar mais formas de pagamento para os pacientes.

3. Facilite a análise de resultados

Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, é possível produzir um relatório ou gráfico por meio de poucos cliques. O papel é justamente o contrário: é mais demorado e suscetível a erros.

Ao analisar os resultados, você pode notar que um procedimento se destacou em relação aos outros e iniciar uma estratégia de divulgação sobre esse procedimento em específico.

4. Centralize os dados da clínica e acesse-os de qualquer lugar

A melhor opção para consultórios médicos é centralizar os dados em um único local, como um software médico na nuvem e poder acessá-los a qualquer momento, mesmo fora da empresa.

Essa acessibilidade é extremamente útil na hora de tirar dúvidas de paciente ou em emergências, que podem acontecer mesmo quando você está na sua casa ou de férias.

5. Invista no marketing de relacionamento com os pacientes

Na saúde, o e-mail marketing é usado para enviar conteúdos educativos para pacientes, lembretes de retorno, felicitações em datas comemorativas, entre outras razões.

Essa estratégia de marketing de relacionamento ajuda a aumentar a fidelização e procedimentos realizados no consultório, uma vez que os pacientes podem se informar mais e tirar dúvidas.

6. Capacite sua equipe

Disponibilize cursos gratuitos para que eles atualizem seus conhecimentos e adquiram novas habilidades de atendimento ao público, assim, eles também ganham mais destaque dentro da empresa.

7. Monitore seu controle de estoque

Um dia sem controlar o estoque pode significar falta de materiais para consultas, o que pode atrasar toda a semana, algo que não é muito agradável nem para os pacientes, nem para a equipe.

Ao contar com uma ferramenta que faça esse controle de forma automática, você não precisa se preocupar com o estoque, pois receberá avisos automáticos de vencimento ou de falta de materiais. 

8. Crie um planejamento estratégico

Ter um planejamento estratégico significa parar de tomar decisões baseadas em “achismo” e ter planos de ação organizados que estão alinhados com as necessidades dos pacientes e metas do consultório.

9. Envie pesquisas de satisfação para os pacientes

A melhor maneira de avaliar se a administração do seu consultório está seguindo o caminho certo é enviar pesquisas de satisfação para os pacientes, aqueles que mantêm o negócio funcionando.

Ao perguntar o que eles acham do consultório e do atendimento, você vai entender quais são seus pontos fortes, o que precisa melhorar e como crescer ainda mais.

10. Analise a concorrência

Analisar a concorrência é um exercício imprescindível para quem quer se destacar no mercado. Ao ver o que seus concorrentes acertam e erram, você terá insights valiosos para o seu planejamento.

11. Escolha um software médico de qualidade: 

Automação de tarefas manuais, otimização de processos, centralização de dados, e-mail marketing, ferramentas de gestão: vários aspectos citados neste conteúdo são encontrados em um software médico.

Os profissionais que desejam modernizar seus consultórios e fidelizar mais pacientes apostam cada vez mais nessa inovação tecnológica. Afinal, em um sistema você pode encontrar todas as soluções que precisa.

Diferenças entre aluguel de consultório e um coworking médico

O coworking é um modelo no qual diferentes médicos compartilham o mesmo espaço de trabalho, reduzindo custos e contando com infraestrutura e serviços em comum. 

É uma forma de usufruir de todos os benefícios sem arcar com as responsabilidades administrativas do local, como manutenção, funcionários, contabilidade, entre outras. 

Alguns profissionais, no entanto, precisam de um espaço só deles, com estruturas maiores para os atendimentos. Nessa situação, o coworking não seria capaz de suprir suas necessidades, que tendem mais para o aluguel de consultórios.

Dicas para ter um consultório em casa!

O primeiro passo fundamental para a abertura do seu negócio de saúde é se organizar e verificar toda a documentação necessária para regularizar o consultório.

Não há diferenciação burocrática sobre o local em que o consultório médico será aberto, mas deve-se seguir os seguintes passos em qualquer caso:

• Definição da Área de Atuação: de acordo com listagem da Agência Nacional de Saúde (ANS), existem 54 categorias distintas de estabelecimentos de saúde. Cabe a você definir quais serão as áreas de atuação do seu consultório;
• Determine qual será o seu CNAE: com essa definição em mãos, você poderá definir qual será o CNAE a ser adotado. Quando falamos de um consultório pequeno ou em casa, normalmente o CNAE a ser adotado é o 8630-5/03, que se refere à Atividade Médica Ambulatorial restrita a consultas;
• Regularize a situação junto à prefeitura do seu município: o Alvará de Funcionamento é uma das obrigações que devem ser cumpridas antes de iniciar os seus atendimentos. O alvará pode ser obtido junto à prefeitura, que enviará um fiscal para verificar se o local está adequado para as atividades às quais estão destinadas no seu CNAE;
• Obtenha o licenciamento sanitário: é necessário que haja uma vistoria por parte da Vigilância Sanitária que, caso necessário, solicitará alterações no ambiente antes de dar a licença sanitária para o funcionamento do local como estabelecimento de saúde;
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros: outro fator importante para montar um consultório são as documentações do corpo de bombeiros;
• Certificado de Limpeza Urbana: esse tipo de certificado é necessário para estabelecimentos da área de saúde, pois há a produção de resíduos com riscos de contaminação.

Como funciona um consultório online?

O consultório online usa o melhor da tecnologia em prol da saúde, por meio de inovações como Telemedicina, prontuário eletrônico, agendamento online, prescrição digital, pagamento online, entre outros.

É essencial que os profissionais de saúde se preocupem com a ética e como usar as inovações de uma maneira saudável para a população. Além disso, nem todas as tecnologias vão fazer sentido para todas as especialidades.

Porém, também não podemos deixar de olhar para todos os benefícios que o uso correto das ferramentas tecnológicas podem trazer para a vida dos médicos e dos pacientes.

Se você tem a oportunidade de ter menos burocracia nos seus processos e mais tempo para focar nos pacientes, e até mesmo para sua vida pessoal, vale a pena dar uma chance para as inovações da medicina.

Um bom sistema de gestão de clínicas possui funcionalidades de agenda que melhoram o dia a dia tanto do profissional de saúde, quanto do profissional da recepção.

Não precisamos nem falar do nível de importância que tem o registro clínico de um paciente. Um prontuário eletrônico, preferencialmente em nuvem, é a forma mais segura de reter essa informação.

A adesão ao agendamento online ainda é relativamente tímida, mas todas as tendências de comportamento de consumo apontam para uma demanda crescente dos pacientes por mais comodidade.

As ferramentas de prescrição digital ou prescrição eletrônica, aumentam a segurança dos pacientes, o respaldo jurídico e ainda costumam ser bem mais ágeis que as feitas a mão.

Ela confere facilidade à leitura, reduzindo o risco de equívocos, e facilita o trabalho da farmácia. Você pode realizar prescrições de qualquer lugar, de um computador, tablet ou celular.

Conclusão

Não há como negar que empreender na área da saúde simboliza diversas vantagens, ainda mais no exercício de uma atividade que se ama e que estudou tanto para exercê-la.

Porém, é preciso olhar de forma cuidadosa ao tomar a decisão das ferramentas médicas que você precisa utilizar, afinal, são diversos detalhes que necessitam de atenção total, logo que cada um deles podem ter impactos enormes em sua vida e na clínica.

Por meio delas, você conseguirá garantir melhorias nos processos internos, diminuição de custos, melhora dos atendimentos, aumento na margem de lucro e ainda melhorar a divulgação do consultório.