A importância estratégica de relatórios na gestão da clínica e consultório

Relatórios gerenciais para clínicas: 3 principais tipos e suas importâncias

Yasmim Mayumi Gestão da Clínica

Leia em 4 min.

Última atualização em 09/11/2021 por Yasmim Mayumi

Os relatórios gerenciais para clínicas apresentam dados e indicadores relevantes como o convênio mais rentável, procedimento mais lucrativo e valor de repasse por profissional.

Você compra a quantidade certa de produtos por mês? O preço da sua consulta é justo? Qual é o melhor momento para realizar um investimento? Sua divulgação traz retorno em volume de pacientes?

Talvez você não saiba responder essas perguntas ou está abrindo sua clínica e sabe que precisa ter essa visão de negócio. De qualquer forma, os relatórios de gerenciamento são imprescindíveis para sua gestão.

Um estudo divulgado no Portal de Revistas da USP sobre empreendedorismo na saúde afirma que todo médico que possui uma clínica deve ampliar seus conhecimentos em administração.

Leia um trecho adaptado do artigo:

“A realidade da prática médica no Brasil encontra entre seus desafios a falta de especialização profissional em gestão. O reflexo disso são as inúmeras afrontas feitas diariamente à saúde nacional, como se vê em clínicas, entidades que exigem conhecimento em questões administrativas, estratégias de marketing e gestão de pessoas.”

Aprenda neste conteúdo o que são os relatórios de gerenciamento, como usá-los e quais são as suas vantagens. Acompanhe!

O que são os relatórios gerenciais para clínicas?

Os relatórios gerenciais são documentos que centralizam dados relevantes sobre a clínica e mostram informações como o desempenho dos colaboradores, centro de custo mais alto, fluxo de caixa, entre outros.

Esses resultados ajudam o gestor da clínica a entender como está a saúde financeira do negócio, qual é a média de atendimento dos médicos, quais investimentos são necessários e como evitar crises financeiras.

Ou seja, os médicos empreendedores que não produzem constantemente relatórios de gestão estão perdendo oportunidades e até mesmo assumindo riscos desnecessários.

Imagine que você está no processo de abertura da sua clínica.

Seu objetivo é alugar salas para outros profissionais, além de ter secretárias e recepcionistas para oferecer um atendimento integrado aos pacientes.

Apesar das salas serem alugadas por médicos, todo atendimento prestado carrega a marca da sua clínica. Você concorda que é importante manter um padrão de qualidade desses serviços?

Com a ajuda dos relatórios, você consegue perceber qual é a média de tempo de atendimento dos profissionais, quais convênios eles mais atendem e quais são os procedimentos mais lucrativos.

Você também consegue descobrir qual é o público-alvo da clínica por meio dos relatórios focados nos pacientes. 

Todas essas informações são importantíssimas para tomada de decisões, planejamento estratégico e ações de marketing. 

Assista nosso vídeo sobre análise de dados para entender mais sobre esse processo:

3 tipos de relatórios gerenciais para clínicas

Como os relatórios de gerenciamento de clínicas trazem uma visão realista sobre a empresa, é fundamental refletir qual é o tipo de relatório que seu negócio precisa.

Relatórios financeiros, por exemplo, mostram a saúde financeira da sua clínica e realizam projeções do seu caixa nos próximos meses, portanto, eles são indispensáveis para qualquer estabelecimento.

Veja a seguir quais são os 3 principais tipos de relatórios gerenciais que as clínicas utilizam.

1. Relatórios de atendimentos

Os relatórios de atendimentos costumam estar separados nestas categorias:

  • Atendimentos realizados;
  • Pacientes para retorno;
  • Pacientes por período;
  • Pacientes por CID;
  • Pacientes por indicação;
  • Faltas de paciente.

O ideal é que você possa realizá-los de acordo com o período, como semana ou mês, e agrupá-los por convênio, paciente, procedimento e profissional de saúde.

Assim, você consegue entender qual é o perfil de paciente que mais falta, qual é o médico com mais retornos marcados e qual convênio traz mais consultas.

Informações relevantes para suas tomadas de decisão, não acha? 😉

2. Relatórios financeiros

Os relatórios financeiros são essenciais para a sua gestão financeira. O recomendável é que você tenha pelo menos estes 4 tipos de relatórios:

  • Análise de despesas;
  • Análise de receitas;
  • Repasse por profissionais;
  • Fluxo de caixa.

Se a sua clínica remunera os profissionais de saúde por meio de repasses, você sabe melhor do que ninguém a importância de não cometer erros e ser transparente.

Imagine que um médico tenha feito um cálculo do seu repasse com base em suas consultas. Ele imaginou que receberia um valor de R$ 7.456,00 mas ao ver seu holerite, notou que tinha apenas R$ 7.234,00.

É uma situação bem constrangedora tanto para o profissional, quanto para a clínica. 

Relatórios gerenciais para clínicas: relatórios financeiros

Com um software médico com relatório automático de repasse, você consegue ter mais transparência nos pagamentos e mostrar como o cálculo não é passível de erros.

Isso acontece porque a partir do momento que você registra todas as consultas da clínica em um sistema e configura as porcentagens de repasse, esse cálculo é feito automaticamente pelo software.

Definitivamente uma ótima forma de manter suas finanças organizadas!

3. Relatórios de relacionamento com pacientes

Manter um bom relacionamento com os pacientes é importante para garantir o engajamento no tratamento e para assegurar que ele voltará a marcar consultas na clínica.

Por isso, o ideal é ter um sistema médico que envie um e-mail automático para todos os aniversariantes do dia, mas que também gere relatórios de aniversariantes do mês.

Assim, caso você queira enviar um presente para um paciente que se consulta há muitos anos na sua clínica, é possível se programar com antecedência.

Como ter relatórios gerenciais automáticos para a clínica?

Não é nenhum segredo que a melhor forma de produzir relatórios gerenciais é com um software médico de qualidade.

Com um sistema para clínicas, você centraliza todas as informações em um único local, como marcações de consultas, registro de profissionais, pacientes e gestão financeira.

A centralização de dados permite que seus relatórios sejam completos e assertivos, diferentemente daqueles feitos à mão, que estão suscetíveis a erros de cálculo.

Além disso, um software médico também pode gerar gráficos automáticos sobre sua gestão, controle de estoque, pagamento online, Teleconsulta, prontuário eletrônico, agenda médica, entre outras ferramentas.

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo, atua como analista de conteúdo há mais de 3 anos na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.