15 técnicas para fidelizar pacientes da clínica e garantir o sucesso

Como fidelizar os pacientes da clínica com 15 técnicas?

Leia em 8 min.

Quer fidelizar pacientes e obter uma clínica de sucesso? Confira aqui 15 técnicas para fidelizar seus pacientes e como colocá-las em prática.

Para obter uma clínica de sucesso e poder atender seus pacientes da melhor forma, investir no processo de fidelização é essencial, afinal, você apenas consegue oferecer o melhor tratamento se eles retornarem para o seu estabelecimento.

Segundo o CFM, o número de médicos no Brasil aumentou em 23% nos últimos 7 anos, e a estimativa para 2020 é de que o Brasil tenha meio milhão de médicos.

Cada vez mais os profissionais da área da saúde precisam saber se destacar e fidelizar pacientes para não serem “engolidos” pelo mercado da saúde. 

Pensando em ajudar nesse processo, separamos essas 15 dicas incríveis para te ajudar a fidelizar pacientes na sua clínica. Continue a leitura e descubra!

Conheça 15 técnicas incríveis para fidelizar pacientes da clínica

Antes de mais nada, é importante ressaltar que não existe uma receita que garanta 100% a fidelização de pacientes. Esse processo precisa ser bem planejado e desenvolvido exclusivamente para seus pacientes e o seu público-alvo. 

Porém, existem algumas práticas básicas que toda clínica que possui esse objetivo deve colocar em prática.

Confira a seguir quais são as 15 técnicas que você não deve deixar de lado no processo de fidelização de seus pacientes.

1. Inove nas formas de atendimento

Como seu paciente é atendido no consultório?

Quando falamos de inovar as formas de atendimento, não estamos falando exclusivamente do atendimento médico oferecido durante a consulta.

O primeiro atendimento que seu paciente recebe acontece na recepção do seu consultório, seja por conta de um retorno ou de uma primeira consulta ao seu serviço médico.

Por isso, é importante oferecer um atendimento diferenciado em todos os pontos de contato que o paciente possui com a marca do seu serviço médico, seja pessoalmente na recepção, por ligação, ou até mesmo através do agendamento online.

O agendamento online permite que seus pacientes agendem consultas a qualquer hora, em qualquer lugar, sem precisar de um contato direto com o consultório.

Um ótimo diferencial para quem procura praticidade na hora de agendar uma consulta, não acha?

2. Envie lembretes de consulta

Para aumentar a fidelização, um bom primeiro passo é reduzir a taxa de absenteísmo do consultório. 

Que tal reduzir em até 30% as faltas do seu consultório?

Enviar lembretes de consulta é uma ótima estratégia para mostrar que você realmente se importa com seus pacientes, além disso, ajuda a reduzir a taxa de absenteísmo do seu consultório.

Você ainda consegue otimizar todo esse processo, ao utilizar um sistema que disponibiliza confirmações de consultas por SMS e e-mail de forma automática

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3. Defina o tempo médio por procedimento

Você sabe quanto tempo cada procedimento costuma levar nos seus atendimentos?

Para obter uma organização melhor da sua rotina, calcular quanto tempo os procedimentos, ou cada consulta costuma levar é essencial. Com essa informação, você pode definir um intervalo de tempo seguro entre um atendimento e outro.

Dessa forma, você diminui o tempo de espera que os pacientes costumam enfrentar por conta de  atrasos ou mal planejamento da rotina.

Além disso, também é possível calcular quantos pacientes por dia você consegue atender, dessa forma, quando sua agenda estiver cheia, você pode separar todos os materiais necessários no dia anterior e se preparar melhor. 

4. Não deixe o paciente esperando por muito tempo

Seu paciente passa mais tempo na sala de espera do que na consulta?

Uma situação muito comum na maioria das clínicas e consultórios médicos é uma sala de espera cheia, com pacientes que ficam mais tempo aguardando, do que no atendimento em si.

Normalmente, ficar esperando só torna os pacientes ainda mais ansiosos. Muitos podem estar passando por situações estressantes ou com algum tipo de dor, o que pode tornar a experiência no seu consultório um pouco desconfortável.

Com a ajuda da dica do tópico acima, você pode ter um controle maior em relação ao tempo que cada consulta irá durar, evitando esses atrasos.

5. Crie um ambiente agradável na clínica 

Seus pacientes se sentem confortáveis no seu consultório?

Investir em uma boa decoração e um ambiente confortável não é apenas questão de estética. 

O ambiente do seu consultório é um processo importante na construção de uma marca forte para o seu negócio, além disso ajuda a fidelizar seus pacientes.

Imagine a seguinte situação: a recepção do seu consultório não possui móveis confortáveis, ar condicionado, e as recepcionistas estão sempre ocupadas demais para recepcionar os pacientes.

Não é um local muito agradável, certo? Será que seus pacientes sentirão vontade de voltar para o seu consultório?

Pensando nesses aspectos, lembre-se de criar um ambiente agradável para seus pacientes, e entregue uma experiência incrível durante toda a jornada do paciente em seu consultório. 

6. Capacite sua equipe

Seus funcionários estão preparados para enfrentar os diversos tipos de complicações de uma clínica?

Apenas contratar bons funcionários não basta para garantir que sua equipe esteja preparada para realmente trabalhar em um consultório médico, atendendo seus pacientes da melhor forma.

É preciso investir em uma capacitação, seja através de um treinamento próprio, ou através de cursos e materiais educativos, como o vídeo a seguir.

Lembre-se de sempre levar em consideração as características necessárias que um funcionário ideal deve ter para trabalhar em seu consultório, como simpatia, boa oratória, conhecimento de informática básica, entre outros.

7. Monte uma estratégia de marketing e comunicação

Você sabe quais são os melhores canais para se comunicar com seus pacientes?

Hoje em dia, independente do tipo de serviço ou produto que você oferece, para conseguir ser uma verdadeira referência é preciso estar presente no mundo digital.

Afinal, assim como a maioria das pessoas, seus pacientes também procuram no Google os melhores serviços, principalmente quando se trata da própria saúde. 

Se você não é encontrado facilmente pelo Google, provavelmente você está perdendo uma quantidade enorme de pacientes, que poderiam conhecer seu serviço médico através de uma boa divulgação. 

Pensando nisso, considere elaborar uma estratégia de marketing e comunicação focada em mídias digitais, sempre considerando as características do perfil dos seus pacientes.

8. Prepare-se para cada consulta

Você possui informações relevantes do seu paciente mesmo antes dele entrar na sala de atendimento?

Apesar de ser algo pequeno, normalmente são os pequenos detalhes que fazem toda a diferença, principalmente quando falamos de entregar um atendimento humanizado.

Saber o nome dos seus pacientes mesmo antes de começar a primeira consulta, é um sinal de que você teve um preparo antes de recepcioná-lo de fato, mostrando mais um diferencial do seu serviço médico.

Se o paciente está retornando de um atendimento, retomar pontos de outra consulta também é uma ótima estratégia, perguntando como estão os familiares, se o paciente conseguiu seguir as orientações sem dificuldades, entre outros.

Para garantir que perguntas repetidas não serão feitas para seus pacientes, lembre-se de alinhar com sua recepcionista quais perguntas já foram feitas durante o cadastro, ou conte com um sistema integrado que registre o histórico completo dos seus pacientes.

9. Seja cordial com o paciente

Durante todo o atendimento no consultório, seu paciente é tratado de forma gentil e humanizada?

O momento do atendimento em um consultório médico normalmente é estressante para o paciente, que provavelmente está com alguma preocupação ou dor.

Por isso, é importante garantir que ele receba um tratamento humanizado durante todos os pontos de contato com o consultório, seja na recepção,durante a sua consulta e até mesmo após a consulta. 

É importante reforçar que o atendimento não termina quando você finaliza a consulta com seu paciente. O atendimento finaliza quando seu paciente recebe alta. 

10. Utilize a tecnologia no seu atendimento

Seu objetivo é ter um consultório modernizado?

Cada vez mais a tecnologia se torna presente nas nossas vidas, incluindo na dos seus pacientes. Ter um consultório modernizado é um ótimo diferencial para aqueles que desejam investir no processo de fidelização.

Os avanços da tecnologia proporcionam um aumento na qualidade do atendimento, principalmente quando falamos de um software médico, um sistema na nuvem que otimiza processos e te entrega mais tempo para focar nos seus pacientes.

Um exemplo prático de como um software médico pode te ajudar a oferecer uma experiência melhor para seus pacientes, é a funcionalidade de confirmações de consulta por SMS e e-mail

As confirmações de consulta em softwares médicos eficientes funcionam de maneira automática. Assim, o tempo que antes era perdido para confirmar manualmente cada consulta, pode ser focado em recepcionar da melhor forma os pacientes que chegam no consultório. 

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11. Flexibilize as formas de pagamento 

Seu consultório disponibiliza diferentes formas de pagamento?

A maioria dos profissionais preferem a garantia do dinheiro na mão, ou seja, pagamento na hora em dinheiro ou no débito.

Apesar dessas formas de pagamento garantirem que você realmente esteja recebendo pela consulta, flexibilizar esse processo no consultório pode ser um ponto-chave para fidelizar pacientes, principalmente se você pretende atrair mais pacientes particulares.

Hoje em dia é muito comum pagarmos serviços com o cartão de crédito, boletos e carnês, e muitas pessoas precisam de um serviço médico de qualidade, mas não podem pagar por tudo exatamente na hora.

Considere oferecer diferentes de formas de pagamento no seu negócio. Dessa forma, além de garantir um atendimento excelente, você também estará oferecendo praticidade em outros processos.

12. Promova workshops, lives e vídeos 

Já pensou em realizar workshops para seus pacientes?

Não é todo profissional da saúde que promove workshops, lives e vídeos para seus pacientes, afinal, com a rotina agitada de ser um médico empreendedor, não sobra muito tempo para focar em outras atividades.

Porém, pensar em promover esses tipos de ações é uma ótima chamada para mostrar que você é de fato uma autoridade no assunto, além de criar um vínculo mais próximo com seus pacientes.

Pense em algum tema que seja de interesse dos seus pacientes, e faça uma pesquisa se eles teriam interesse em participar de alguma palestra ou roda de conversa sobre o assunto.

13. Envie mensagens para seus pacientes

Você mantém contato com seus pacientes no pós-consulta?

Quando falamos de enviar mensagens para seus pacientes, não estamos falando apenas de confirmar as consultas marcadas, na verdade, vai muito além disso.

Enviar mensagens como e-mail de aniversariante, ou um fluxo de e-mails com recomendações sobre o procedimento que o paciente realizou, são comunicações que ajudam a mostrar para seus pacientes que você é um médico atencioso, e não se esqueceu deles. 

Hoje em dia há diversas ferramentas voltadas para marketing e fidelização, que otimizam esse processo de envio de mensagens, muitas vezes um próprio software médico já disponibiliza essa funcionalidade. 

14. Aplique um questionário de satisfação e NPS

Você sabe se seus pacientes estão realmente satisfeitos com o seu consultório e atendimento?

Para saber como foi a experiência dos seus pacientes no consultório, é preciso realizar questionários de satisfação, ou pesquisa de NPS. 

Mesmo que você pergunte pessoalmente, há uma chance do paciente não se sentir confortável para comentar tudo o que pensa, por isso, um questionário anônimo pode ser mais efetivo.

Você pode criar um questionário anônimo através do Google Forms, e uma ferramenta interessante de avaliação é o NPS (Net Promoter Score), onde seu paciente avalia a experiência em uma escala de satisfação, normalmente de 0 a 10.

Pergunte aspectos como o que eles acharam do atendimento da recepção, da estrutura do consultório, e deixe um espaço aberto para críticas e sugestões.

Assim, você consegue saber mais facilmente pontos de melhoria e fidelizar ainda mais pacientes.

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15. Não deixe que o paciente esqueça sua clínica

Muitos pacientes já foram atendidos no seu consultório e nunca mais retornaram?

Os pacientes que nunca mais voltam no seu consultório, não necessariamente tiveram uma experiência ruim, mas simplesmente se esquecem com o passar do tempo.

Para evitar que isso aconteça com frequência, é importante pensar em estratégias para garantir que você não seja esquecido pelos seus pacientes.

Você pode usar um fluxo de e-mail anual para lembrar seus pacientes para retornarem na clínica, ou enviar uma mensagem para seus pacientes em datas comemorativas como Outubro Rosa, Novembro Azul, Natal, férias, entre outros.

Dessa forma, você mantém o contato com esses pacientes ao longo do ano, ajuda a lembrá-lo da sua clínica e de seu atendimento.

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Você já aplica alguma dessas técnicas na sua clínica? Conte pra gente aqui embaixo nos comentários e não se esqueça de compartilhar o conteúdo com seus amigos!


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.