Organização financeira para médicos: o que é, sua importância e 12 dicas para melhorá-la

Organização financeira para médicos: o que é, sua importância e 12 dicas para melhorá-la

Rafael Coda Gestão da Clínica

Leia em 10 min.

Última atualização em 07/06/2022 por Yasmim Mayumi

A organização financeira para médicos, por meio de processos como fluxo de caixa, capital de giro, investimentos, relatórios e sistemas de gestão, permite que os profissionais conquistem autonomia e independência.

A área de gerir as finanças da clínica – ou as próprias finanças pessoais – está presente em todas as instituições. Afinal, ela impacta diretamente nas decisões, avaliações e planejamentos futuros.

Uma excelente organização financeira garante que os médicos tenham autonomia para tomar suas decisões e conquistem mais facilmente a independência financeira.

Segundo um estudo de caso sobre a importância da análise financeira na Associação dos Médicos, essa organização é essencial para criar estratégias que condizem com a realidade da organização.

“A análise financeira tem bastante relevância na elaboração de estratégias competitivas, diagnóstico da saúde da empresa, sobrevivência da mesma no mercado atual, obter vantagens competitivas perante os seus concorrentes, entre outros.”

Neste artigo você vai aprender:

O que é gestão financeira?

A gestão financeira é a área responsável por aplicar e gerenciar atividades que controlam as finanças de uma instituição ou de uma pessoa física, como análise de dados financeiros e planejamento financeiro.

Entre os termos mais comuns relacionados a gestão financeira, você encontrará:

  • Controle de estoque: ferramenta ou processo que garante que a quantidade de certa de materiais e mercadorias estão disponíveis na organização;
  • Fluxo de caixa: ferramenta que controla todas as entradas e saídas financeiras da instituição, realizando registros e relatórios automáticos – quando disponível em um sistema;
  • Contabilidade: área responsável pelos procedimentos fiscais relacionados às finanças da clínica, como imposto de renda, relatórios e adequação às leis vigentes. Normalmente, os termos gestão financeira, organização financeira e contabilidade são usados como sinônimos;
  • Planejamento tributário: conjunto de estratégias e ações que têm o objetivo de reduzir a carga tributária de uma empresa de forma completamente legal (dentro das leis vigentes).

O termo gestão financeira para médicos, refere-se a essa mesma área dentro do contexto de instituições médicas, como hospitais, clínicas, consultórios e unidades de saúde.

Ela também pode ser utilizada para definir a gestão pessoal do médico com suas finanças, sem necessariamente estar relacionada a um negócio.

Assista nosso vídeo para entender mais sobre o conceito de gestão financeira:

É importante lembrar que a organização das finanças está dentro da gestão empresarial, que é o processo de criar, implementar e acompanhar toda a estrutura lógica da empresa.

De acordo com o estudo citado anteriormente no artigo:

“Esse planejamento, quando bem elaborado, garante à empresa uma estabilidade maior, solidez e vantagens estratégicas perante seus concorrentes e isso resultará no alcance do seus resultados e bom desempenho da organização como um todo.”

O gestor da empresa precisa dominar 5 competências básicas: planejamento, organização, liderança, execução e controle. Neste artigo vamos aprofundar como fazer cada um desses passos por meio das ferramentas certas.

Qual é a importância da organização financeira para os médicos?

Ao definirmos o que é a organização financeira, já é possível notar qual é seu impacto na vida de um médico, seja ele gestor de uma organização ou não. 

Vamos aprofundar esse papel com mais evidências e citações do estudo de caso citado no início do artigo.

Para gerir as finanças com eficiência, é preciso ter a habilidade de analisar dados e traduzi-los em informações que vão impactar em melhores decisões para a clínica.

“As funções do administrador são: gestão do caixa, concessão de crédito, administração da cobrança, captação de recursos, decisão de investimentos, planejamento e controle financeiro, gestão de custos e preços, mensuração do desempenho econômico-financeiro. Cabe também a tarefa de tomar decisões com relação à aplicação e captação de recursos financeiros.”

Como é possível ver, são muitas as responsabilidades de um gestor, por isso, muitos optam por contratar um contador de confiança para ficar responsável por essas atividades.

Independentemente da forma como você controla as finanças (com a ajuda ou não de um contador), é preciso ter as ferramentas certas que vão automatizar processos.

Ao contar com a automatização de tarefas mecânicas e repetitivas (como a geração do fluxo de caixa), você tem mais tempo para atividades realmente produtivas, como a análise e tomada de decisões.

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Segundo o Sebrae (2017), as micro e pequenas empresas representam 99% dos 6,4 milhões de estabelecimentos no Brasil e são responsáveis por mais da metade dos empregos.

Geralmente, as clínicas e consultórios geridos por médicos se encaixam nessa categoria de micros e pequenas empresas, que costumam fechar suas portas devido à falência.

Um dos motivos pelo qual isso pode acontecer, é o fato de que elas são geridas por profissionais que não têm o conhecimento básico em finanças, análises estratégicas e tomada de decisões.

A partir do momento que você busca ter esse conhecimento, consegue elaborar um planejamento bem estruturado para sua organização ser bem sucedida no mercado.

Todo esse processo é mais fácil quando você conta com uma equipe qualificada e um sistema médico de gestão que atende às suas necessidades.

“[…] a relevância da análise financeira em uma organização faz com que o gestor consiga diagnosticar quais são os gargalos que precisam ser corrigidos para aumentar a eficiência dos processos […] a prática da análise financeira precisa se tornar rotina dentre as organizações […] pois todas necessitam ter controle e planejamento para se manter no mercado atual.”

12 dicas de organização financeira para médicos

1. Registre diariamente seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das ferramentas que você precisa ter para conseguir organizar suas finanças. Ele é responsável por registrar literalmente todas as suas entradas e saídas financeiras.

Um dos erros mais comuns é atualizá-lo periodicamente ao invés de todos os dias, tanto pela correria do dia, quanto pela dificuldade – caso o fluxo seja registrado no papel ou em uma planilha.

O ideal é que você tenha um software médico que gere um fluxo de caixa automático a partir dos seus registros, como entradas de pagamentos de pacientes e despesas com contas do imóvel.

Ao ter um registro contínuo, você tem uma previsão financeira dos seus próximos meses e consegue entender os melhores dias para realizar pagamentos ou receber de seus pacientes.

Veja mais dicas sobre fluxo de caixa em nosso vídeo:

2. Tenha uma reserva para emergências

Assim como na sua vida pessoal, a clínica pode se deparar com um imprevisto financeiro, como um encanamento estourado, uma pandemia que afasta fisicamente os pacientes, entre outras situações.

Quando você poupa mensalmente uma parcela do seu lucro, você consegue ter uma reserva financeira que será usada apenas para esses momentos, o que evita um caixa vermelho.

Tente definir uma meta atingível como poupar 10% do lucro líquido para a reserva de emergência. Pode ser difícil no começo, mas trará segurança ao longo prazo.

3. Mapeie seus custos fixos e variáveis 

Muitos gestores olham os custos em uma única categoria, o que impede de ver as finanças de forma completa. Saiba a principal diferença das suas despesas a seguir.

  • Custos fixos: gastos que não se alteram drasticamente ao longo dos meses, porque não são impactados diretamente por variáveis. Eles podem ser contas de aluguel, compra de materiais, salários de funcionários, entre outros;
  • Custos variáveis: variam ao longo dos meses porque dependem de variáveis como quantidade de pacientes que você atende ou gastos com congressos e cursos.

Ao ter um entendimento claro dos custos fixos e variáveis, você consegue estabelecer um lucro mínimo que precisa ter para suprir todas essas despesas.

4. Identifique todas as suas fontes de receita

Quais são todas as fontes de receita que você ou a sua instituição possuem?

Uma clínica tem como principal fonte de receita os pagamentos dos pacientes. Entretanto, esses pagamentos podem vir de diversas formas, como parcelamentos, à vista e por maquininha.

Quando um paciente que paga R$ 1.400,00 parcelado em 3 vezes, você não pode assumir que entrou R$ 1.400,00, mas sim que vai entrar cerca de R$ 466,00 pelos próximos 3 meses.

Parece uma diferença pequena, mas se você não fizer esse controle com disciplina, pode assumir que tem um dinheiro no caixa que não existe.

Você pode fazer esse mesmo exercício para suas finanças pessoais e separar as receitas que gera com a clínica, plantões e investimentos.

Além de controlar suas receitas, faça um controle de custos da clínica completo com nosso eBook gratuito:

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5. Entenda seu capital de giro 

O capital de giro é a diferença entre o dinheiro disponível em caixa e a soma de despesas a pagar.

Ou seja, imagine que você tenha R$ 500.000,00 em caixa. Porém, as despesas do mês que precisará pagar é de R$ 350.000,00. Logo, seu capital de giro é R$ 150.000,00.

Saber gerenciar o seu capital de giro é fundamental para sua instituição se manter no mercado, porque você realiza investimentos levando em consideração o contexto geral das suas finanças.

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6. Estude sobre investimentos para médicos

Por muitas décadas a área de investimentos foi vista como sendo acessível apenas para especialistas em finanças e bolsa de valores. Nos últimos anos, esse cenário está mudando completamente.

Os especialistas buscam, cada vez mais, incentivar a população a parar de deixar o dinheiro parado na poupança e usá-lo para gerar mais dinheiro!

Essa é uma opção viável e até sugerida como investimento para médicos. É claro, é preciso estudos e até mesmo um especialista de confiança em alguns casos, mas existem investimentos seguros para quem quer começar.

Continue a leitura e veja a principal diferença entre os investimentos. 

  • Investimento de renda fixa: investimentos de risco baixo, porque o lucro é estimado no momento do investimento, como o Tesouro Direto e CDB (Certificado de Depósito Bancário);
  • Investimento de renda variável: não apresentam retorno de capital (dinheiro ou lucro) no momento do investimento, ou seja, são considerados de risco porque podem ser positivos ou negativos, como ações e câmbio.

Para entender mais sobre as categorias de investimento e qual o contexto para a área da saúde, baixe nosso eBook gratuito de investimento para médicos:

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7. Não misture despesas pessoais e despesas da clínica

O erro mais fatal para suas finanças é misturar seus custos pessoais com os da clínica. É comum ter esse impulso devido ao raciocínio “sou o gestor, logo, tenho gastos diretos com a clínica e o lucro líquido faz parte do meu salário“.

De fato, seu salário deve ser incluído como uma das despesas da clínica, mas suas contas pessoais não podem ficar misturadas, senão, você não terá uma visão se a clínica está se mantendo e gerando lucro.

É preciso calcular seu pró-labore, o salário do administrador da empresa. Veja como calculá-lo com nossa fórmula neste artigo.

8. Analise seus relatórios financeiros

A análise financeira é uma das atividades mais importantes da sua gestão, e para se dedicar a essa responsabilidade, você precisa ter relatórios que são gerados automaticamente pelo seu sistema.

Ao invés de perder tempo fazendo os relatórios, você investirá sua energia em analisá-los e entender quais mudanças precisa fazer na clínica ou como melhorar ainda mais os resultados.

O ideal é que, a partir das suas análises, você consiga entender qual é o procedimento que gera mais lucro, qual convênio é mais usado e, a partir disso, definir metas.

Uma meta atingível para seu contexto pode ser aumentar 15% do lucro líquido por meio do procedimento X, que é o mais rentável entre os pacientes.

Para atingir essa meta, você provavelmente precisará definir um plano de marketing médico que agregue valor para os pacientes e naturalmente atraia mais pessoas.

Aprenda mais sobre análise de relatórios financeiros em nosso curso de finanças para clínicas, ministrado por uma médica que passou pelos mesmos desafios que você:

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9. Escolha o regime tributário ideal para seu negócio

Se você já contou com a ajuda de um especialista em regime tributário na abertura da sua clínica, é provável que seu regime tributário seja o que melhor atende sua realidade.

Caso você ainda esteja no processo de abertura ou tomou a decisão “às pressas”, é fundamental que entenda qual tributação vai acarretar em menos impostos para sua instituição.

Assim, você garante que está seguindo as leis vigentes mas que não está pagando mais do que o necessário.

10. Negocie seus pagamentos

Gastar menos do que recebe é a premissa do lucro líquido, o que realmente sobra depois que você paga todas as suas contas. Esse lucro deve ser o suficiente para manter a clínica funcionando e melhorá-la.

A Ocular Oftalmologia, por exemplo, após implementar um sistema de gestão na clínica, percebeu que as faturas enviadas para o convênio estavam na tabela antiga, o que gerava menos receita.

A organização financeira que o sistema (iClinic) oferece é muito fácil de usar. Você consegue enxergar tudo que tem faturado no cartão de crédito, antecipar, ter previsibilidade das finanças dos próximos meses.”

Ao ver todas as suas finanças por meio de uma única plataforma, consegue ter mais argumentos para negociar seus contratos com operadoras de saúde e fornecedores. 

11. Diversifique os meios de pagamento da clínica

A organização financeira também envolve encontrar maneiras inteligentes e simples de aumentar suas receitas. Uma dessas formas é diversificar os meios de pagamento para os pacientes.

Muitas clínicas e consultórios ainda prendem os pacientes nos meios tradicionais de pagamento, como dinheiro à vista, seja na mão ou por cartão de débito.

Essa estratégia pode parecer boa para “receber tudo de uma vez”, mas os pacientes estão cada vez mais acostumados com a flexibilização de pagamento por meio de PIX e parcelamentos.

Não se adaptar ao contexto financeiro do mercado é ficar para trás de clínicas que já entraram nesse movimento há muito tempo. Para fidelizar e atrair mais pacientes, considere ter uma solução financeira mais completa.

12. Conte com um sistema de gestão financeiro

Ao longo do conteúdo você viu que é preciso automatizar processos e contar com ferramentas como fluxo de caixa, controle de estoque e meios de pagamento para melhorar sua organização financeira.

A melhor maneira de ter todas essas vantagens em um único local é ter um software médico com gestão financeira, que conta com outras funcionalidades, como prontuário eletrônico, agenda online e Teleconsulta.

Dessa forma, você concentra tudo que precisa em uma plataforma que usa os dados registrados para gerar relatórios e gráficos sobre o contexto da sua clínica, o que facilita suas análises e tomada de decisões.

Teste gratuitamente o iClinic para ver como um sistema de gestão funciona na prática:

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Neste artigo você aprendeu o que é organização financeira, sua importância e dicas para implementá-la agora mesmo em seu dia a dia. Não deixe de acompanhar as novidades do nosso blog. 😉


Sobre o autor

Rafael Coda

CEO e co-fundador da Medicinae Solutions, soluções financeiras médicas para a área da saúde, e líder da tribo fintech da iClinic, focada em soluções inovadoras para médicos de clínicas e consultórios.