A importância de um sistema de gestão financeira no consultório médico

Qual a importância de um sistema de gestão financeira para o seu consultório?

Leia em 5 min.

Já pensou em ter uma análise completa sobre o faturamento da sua clínica em menos de um minuto? Saiba aqui como um sistema de gestão financeira entrega um controle financeiro excelente para o seu consultório.

Você já parou pra pensar que na vida acadêmica da medicina, raramente são abordados assuntos voltados para gestão de um consultório?

Apesar de uma grande parte dos profissionais da saúde terem o sonho de abrir seu próprio consultório médico, os cursos normalmente não abordam matérias como gestão financeira. 

Infelizmente, isso acaba resultando em uma realidade onde mais de 60% das clínicas fecham em menos de cinco anos, de acordo com o IBGE

Ter um excelente controle sobre as finanças do consultório é essencial para assegurar que seu negócio não caia nessa estatística. Porém, sabemos que atender pacientes e administrar um consultório não é uma tarefa simples.

Mas com a ajuda de um bom sistema de gestão financeira esse processo fica bem mais fácil, garantindo um controle de excelência e afastando as possibilidades de erros. 

Continue a leitura e entenda mais sobre a importância da gestão financeira e como um sistema ajuda nessa área. 

Importância da gestão financeira para um consultório médico

Você sabe qual é o convênio mais rentável para o seu consultório?

Uma boa gestão financeira pode mostrar diversos pontos que antes não eram vistos facilmente, como a relação das suas receitas com os procedimentos realizados nos seus atendimentos, ou até mesmo qual convênio traz mais retorno.

Ter uma visão de qualidade sobre suas finanças e quais investimentos realmente valem a pena é fundamental para garantir que o seu consultório não feche por questões financeiras. 

Porém, realizar uma gestão excelente é uma tarefa complexa, principalmente para os médicos que não fizeram nenhum curso sobre gestão, já que normalmente a faculdade de medicina não aborda essas práticas.

A gestão financeira envolve processos como acompanhar os recebimentos dos pacientes que pagam com cartão de crédito e cheque, controle de despesas, repasses financeiros dos profissionais, entre outros.

Normalmente, todas essas atividades são feitas manualmente pelos administradores, despendendo um tempo considerável do dia, principalmente por conta das informações ficarem espalhadas em diferentes locais do consultório. 

Além de garantir a plena continuidade das atividades do consultório, a gestão financeira impacta na escolha de opções de crédito, garantindo melhores condições e menores taxas de juros, pois você consegue comprovar com números e bom desempenho do consultório.

Com isso você pode escolher boas opções de investimento para os valores de reserva e analisar os resultados do consultório, sempre pensando em oportunidades de melhoria.

Para entender mais sobre a importância da gestão financeira para clínicas e consultórios médicos, assista ao nosso vídeo:

Confira a seguir os 5 principais benefícios que um sistema de gestão financeira pode oferecer para o seu negócio. Boa leitura!

5 benefícios de um sistema de gestão financeira 

Com a ajuda de um sistema de gestão financeira, erros são mais facilmente identificáveis e sua rotina fica bem mais ágil, afinal, as informações estão mais claras e organizadas.

De acordo com o estudo realizado pelo Journals Epistemopolis, um sistema pode “ajudar a solucionar diversos problemas encontrados no consultório […] principalmente relacionados à parte administrativa.”

Para saber como exatamente um sistema torna sua gestão financeira mais prática, continue a leitura!

1. Concentre seus gastos em um único local

Quanto tempo você costuma perder apenas para juntar as informações do seu consultório? 

Como a maioria das clínicas e consultórios médicos ainda utilizam planilhas e arquivos em papel para registrar os dados financeiros do estabelecimento, é comum perder um tempo excessivo do dia apenas juntando esses dados.

Com um sistema de gestão financeira na nuvem, todos os seus dados ficam centralizados em um único local. 

O armazenamento na nuvem permite que você adicione dados no sistema de qualquer lugar e a qualquer momento, bastando que você tenha um dispositivo eletrônico conectado à internet. 

Essa integração de dados traz muitas vantagens, e uma delas é que mesmo se a sua recepcionista adicionar dados através do computador da recepção, os dados serão atualizados automaticamente no seu smartphone, por exemplo.

Assim, você consegue visualizar de forma rápida e prática todas as informações que precisar em uma única tela. Fica bem fácil controlar os gastos e analisar suas finanças dessa forma, não é mesmo?

2. Entenda todas as movimentações financeiras

Você sabe exatamente como está o fluxo de caixa do seu consultório?

Existem vários tipos de movimentações financeiras que você pode realizar na sua rotina, como a entrada de pagamentos dos pacientes, despesas – conta de luz, gastos com materiais – e muito mais.

Fica difícil saber com precisão quantas movimentações foram feitas no mês, principalmente se você registra seu fluxo de caixa em uma agenda física, por exemplo.

Mas com a ajuda de um sistema de gestão financeira de qualidade, você consegue registrar todas suas movimentações apenas com o uso de um sistema, além de conseguir associar as despesas a seus determinados centros de custo. 

Além disso, com um uso eficiente do sistema, em pouco tempo você conseguirá prever tanto seu rendimento quantos seus gastos dos próximos meses, e poderá se planejar melhor financeiramente. 

Inclusive, identificando a necessidade de alterar o vencimento de uma conta, ou o recebimento de um pagamento, por exemplo. 

Ver todas as suas informações financeiras sem dificuldade com certeza é uma ótima vantagem. 

3. Obtenha registro de todos os seus recebimentos 

Atualmente você consegue registrar todos os pagamentos dos seus pacientes e planos de saúde?

Avaliar quais pagamentos foram feitos, e quais ainda estão pendentes, é fundamental para você garantir que nenhum recebimento faltará ou atrasará por muito tempo.

Com a centralização de dados que um software médico oferece essa gestão fica muito mais fácil. Isso porque você consegue visualizar diretamente no sistema todos os recebimentos, filtrando, por exemplo, aqueles que ainda estão pendentes.

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Além disso, um bom sistema permite que você registre os pagamentos das consultas diretamente pela agenda, ou até mesmo pelo próprio prontuário eletrônico, na hora de finalizar o atendimento.

Assim, você não se esquece de registrar suas receitas e não deixa de acompanhá-las ao longo do tempo. Muito mais prático com o dia a dia corrido, não é mesmo?

4. Conheça suas principais fontes de renda

Quais procedimentos são mais rentáveis para o seu consultório?

Alguns sistemas oferecem relatórios e gráficos automáticos, gerados em menos de um minuto, para facilitar ainda mais sua rotina. Com eles, você pode ter uma análise de receitas completa em poucos cliques.

Dessa forma, você pode descobrir quais procedimentos estão trazendo mais retorno e traçar uma estratégia eficiente paraaumentar o rendimento financeirodo seu consultório.

5. Acesse seus dados de qualquer lugar

Já pensou em ter acesso a todos os dados do seu consultório de qualquer lugar, no momento que precisar?

Como já mencionamos mais acima no artigo, um bom sistema de gestão financeira oferece um armazenamento na nuvem, que além de ser mais acessível, é extremamente seguro.

Os sistemas na nuvem podem ser acessados de qualquer lugar através do seu computador, tablet ou smartphone. Com essa acessibilidade você pode organizar sua rotina no consultório em sua própria casa, ao invés de ter que esperar chegar ao consultório.

Além disso, sistemas na nuvem garantem uma segurança de excelência, com a ajuda de diversos recursos como as criptografias, que fornecem proteção em nível bancário para o seu consultório.

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.