Campanhas de e-mail marketing para pacientes: um guia completo

Campanhas de e-mail marketing para pacientes: um guia completo

Yasmim Mayumi Marketing Médico

Leia em 11 min.

As campanhas de e-mail marketing para pacientes permitem que os médicos estendam seu atendimento para além da consulta, além de auxiliarem na construção de um relacionamento mais duradouro.

Você deseja fidelizar pacientes e aumentar seus retornos no consultório? Muitos profissionais também têm esses objetivos, mas não conseguem alcançá-los devido à falta de tempo.

A boa notícia é que com o e-mail marketing, você consegue automatizar suas comunicações sem perder a humanização, e construir um marketing de relacionamento personalizado para seus pacientes.

Veja o depoimento da Dra. Luciana Michel, um dos casos de sucessos da iClinic, que conseguiu encantar ainda mais seus clientes com essa estratégia.

“Antes de fazer o curso de gestão, pensava que marketing era apenas para captar novos clientes. Na verdade, aprendi que existe uma pirâmide de captação, e atrair novos pacientes é muito mais difícil do que fidelizar aqueles que já te escolheram.”

Neste artigo vamos te mostrar como você pode utilizar as campanhas de e-mail marketing ao seu favor. Acompanhe!

O que são as campanhas de e-mail marketing para pacientes?

O e-mail marketing é toda e qualquer comunicação realizada via e-mail entre um profissional de saúde e seus pacientes. 

Uma campanha de e-mail marketing é uma mensagem enviada uma única vez para seus contatos, e é conhecida popularmente como mala-direta.

Na maioria dos casos, essa estratégia ocorre por meio de uma ferramenta de disparo de e-mails, também conhecida como plataforma de e-mail marketing, ou automação de marketing.

Todos esses termos querem dizer uma única coisa: é possível enviar campanhas de forma automática. Ou seja, você cria oportunidades para conversar com seus pacientes sem perder mais tempo no seu dia.

O Dr. Keny Chung foi um dos profissionais que conheceu as vantagens dessa automação com a ajuda de um software médico:

“Eu demorava muito para visualizar a agenda, e não tinha um controle do cadastro de pacientes, era tudo na mão. É muito mais fácil fazer tudo online, com acesso de qualquer lugar. A parte do marketing de enviar e-mail para os pacientes em massa, me ajudou bastante na comunicação com os pacientes.”

A verdade é que raramente um profissional de saúde tem tempo para entrar em contato ativamente com os pacientes, principalmente aqueles que não têm um retorno marcado.

É comum que os pacientes não esperem uma mensagem de seus médicos, pois estão acostumados a serem apenas respondidos sobre suas dúvidas. 

Essa situação costuma levar a uma consequência: o esquecimento do paciente em relação ao médico, até mesmo de um retorno que precisa ser marcado.

Com a ajuda do e-mail marketing, você se mantém lembrado e ganha presença em um canal que, diferente das redes sociais, não é superlotado de conteúdos a todo segundo.

Prefere ver vídeos ao invés de ler artigos? Aprofunde seus conhecimentos com nossa websérie gratuita:

Websérie gratuita: Como usar o e-mail marketing na sua clínica!

Principais tipos de campanhas de e-mail marketing para pacientes

Você pode abordar diversos assuntos em uma campanha. Veja a seguir os 5 mais trabalhados pelos médicos.

1. Conteúdos educativos

Quantas explicações equivocadas sobre saúde seus pacientes leem na internet? Quais são as dúvidas mais recorrentes durante suas consultas?

Por meio das campanhas você pode educar as pessoas sobre sua especialidade, e se tornar uma referência. 

Afinal, em meio a tantas fakes news, seus pacientes com certeza irão valorizar seu esforço em compartilhar um conhecimento verídico e atualizado.

A Dra. Andréa Cerutti foi uma das profissionais que utilizou as campanhas pensando nesse objetivo.

Os pacientes gostam quando eu envio conteúdos, recebo feedbacks bem legais. No início da pandemia, enviei orientações sobre a COVID-19 para as famílias, e todo mundo estava com muitas dúvidas. Receber um conteúdo de um médico que você confia, em meio a tantos conteúdos falsos, é um diferencial para o paciente.”

2. Mensagens de boas-vindas para novos pacientes

Já pensou em acolher ainda mais seus pacientes após a primeira consulta?

Ao enviar uma mensagem de boas-vindas, você melhora a experiência dos pacientes mesmo quando eles estão em casa, um diferencial importantíssimo na fidelização.

Você pode aproveitar a oportunidade para perguntar quais materiais eles desejam receber por e-mail, e reforçar que está sempre aberto para tirar dúvidas.

Dê uma olhada neste exemplo de campanha de boas-vindas:

Olá, Gabriel, tudo bem?

Obrigada por ter escolhido a Clínica do Dr. iClinico para realizar sua consulta. Espero que sua experiência tenha sido agradável, e lembre-se: estou à disposição para tirar qualquer dúvida. 😉

Estou enviando esta primeira mensagem para lhe dar boas vindas, mas logo você estará recebendo conteúdos educativos sobre minha especialidade, assim como avisos gerais sobre a clínica.

Tenha uma ótima semana!

Uma ótima maneira de recepcionar os pacientes e fazer com que eles se sintam ainda mais cuidados, não acha?

3. Pesquisas de satisfação

Quer receber avaliações dos seus pacientes e identificar pontos de melhoria no seu consultório?

As pesquisas de satisfação são essenciais para mostrar ao seu paciente que você está sempre buscando se atualizar, e se preocupa verdadeiramente com a experiência dele.

Com uma campanha de e-mail marketing para pacientes, você consegue enviar uma mensagem perguntando algo como “De 0 a 10, quão satisfeito você está com o meu atendimento?”.

Assim, você consegue medir a satisfação dos seus pacientes, perguntar o que poderia ser melhorado, e quais foram os pontos positivos.

Assista nosso vídeo sobre marketing de relacionamento e descubra outras estratégias que podem te aproximar dos seus pacientes.

4. Mensagens em datas comemorativas

Quem não adora receber uma mensagem especial em datas como Ano Novo, Natal, e aniversários?

Pequenos detalhes como enviar uma mensagem de parabéns e felicitações, podem fazer toda a diferença na fidelização dos seus pacientes

Com uma plataforma de e-mail marketing, você pode criar campanhas para cada data comemorativa, e personalizá-las novamente a cada ano.

5. Avisos gerais sobre o consultório

Vai sair de férias, ou seu consultório precisará fechar por causa de reformas? 

É sempre importante avisar seus pacientes para evitar desencontros ou frustrações.

Imagine se, em uma semana, alguém tenta marcar uma consulta todos os dias, mas nunca é atendido pois o consultório está fechado.

Uma experiência desagradável, não concorda? 

Com uma campanha, você evita esses problemas em um clique, ao enviar uma mensagem. 😉

Como fazer uma campanha de e-mail marketing para pacientes?

Agora que você sabe o que é uma campanha e os principais assuntos que ela pode trazer, é preciso aprender todos os passos para evitar os erros mais comuns. 

Continue a leitura para ler nosso passo a passo. 

1. Tenha em mente para qual tipo de paciente você vai enviar a campanha 

Quem irá receber suas campanhas? Quais são as dúvidas dos pacientes, e suas expectativas?

Para escrever uma mensagem personalizada que realmente converse com as pessoas, é fundamental sempre ter em mente para quem você está escrevendo.

Uma boa dica para seguir este passo é criar suas próprias buyers personas, perfis semi-fictícios que representam seus pacientes ideais. 

Para criá-las, pense em quem gostaria de atrair para o seu consultório. Vamos supor que você seja um ginecologista obstetra.

Ao realizar uma pesquisa com suas pacientes, percebe que a maioria tem de 24 a 37 anos, está em um relacionamento estável, e deseja entender como ter o melhor processo possível durante a gravidez.

Sua buyer persona poderia ser a Gabriela, uma gerente de vendas que tem 27 anos, é casada, adora sair com suas amigas, ir na academia, e está buscando um especialista para se sentir mais segura com essa nova etapa de sua vida.

A Gabriela irá representar suas pacientes, aquelas que você irá conversar por meio dos e-mails. Pensar na sua persona irá tornar suas comunicações mais assertivas.

Veja um exemplo de buyer persona na imagem abaixo:

Buyer persona para campanhas de e-mail marketing para pacientes

2. Pense no objetivo da campanha e o que você deseja alcançar

O que você deseja alcançar com a campanha? Quer engajar pacientes que ainda não marcaram um retorno, ou dar um aviso importante?

Pensar no objetivo da mensagem irá te ajudar a criar seu conteúdo, e facilitará na hora de medir se aquela campanha atingiu o que era esperado, ou não. 

Imagine que você enviou uma campanha de boas-vindas para os pacientes que se consultaram na semana. Seu objetivo é recepcionar essas pessoas e colher feedbacks sobre o atendimento. 

Se nenhum paciente responde seu e-mail, ou a taxa de abertura foi baixa, sua meta ainda não foi alcançada. 

Você pode mudar o assunto do seu e-mail, ou escrever um conteúdo mais objetivo, para tentar melhorar seus resultados.

3. Segmente seu público

Uma das boas práticas do e-mail marketing é conseguir os contatos das pessoas que realmente têm interesse em receber suas comunicações. 

Durante o cadastro dos seus pacientes no sistema, você pode comentar que envia conteúdos educativos por e-mail, e perguntar se eles têm interesse em receber. 

Quem der uma resposta positiva é alguém interessado, uma característica que vai te ajudar a ter uma boa taxa de abertura. 

Além disso, é fundamental segmentar seu público. Se você está enviando uma campanha sobre o Dia da Mulher, por exemplo, segmente seu público para suas pacientes. 

Assim, você pode criar conteúdos cada vez mais personalizados.

4. Cuidado com o assunto do e-mail

Seu conteúdo pode ser extremamente útil para os pacientes, mas se o assunto do e-mail não for atrativo, ninguém irá se interessar. 

Para escrever assuntos que chamam a atenção, lembre-se destas dicas:

  • Deixe claro o que o paciente irá encontrar naquele e-mail;
  • Personalize o assunto de acordo com seu público;
  • Seja objetivo, pois frases extensas não irão aparecer de forma completa na caixa de entrada;
  • Fale sobre algo interessante para o paciente, para instigá-lo a abrir o e-mail. Se ele está interessado em prevenir diabetes, um bom assunto seria “5 maneiras de prevenir as diabetes”.

Entenda mais sobre cada dica citada no conteúdo no nosso eBook gratuito:

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5. Lembre-se de inserir bons CTAs

Os CTAs (calls to action), são as chamadas para ação que você adiciona ao longo do conteúdo. 

Lembra da importância de definir seus objetivos com as mensagens? Ao escrever campanhas de e-mail marketing para pacientes, você pode colocar CTAs para alcançá-los.

Em uma campanha para reengajar pacientes que não marcaram um retorno, você pode deixar um botão direcionado para o agendamento online do seu site.

Assim, seus pacientes podem agendar consultas com poucos cliques a partir do e-mail, e seu objetivo será alcançado.

6. Escreva um conteúdo útil e personalizado

Você é o especialista que está compartilhando conhecimento com seus pacientes, mas é preciso estar atento para elaborar conteúdos originais e úteis.

Ao ter o domínio sobre um assunto, fica fácil escrever sobre ele. O que você precisa é estar atento para garantir que ele seja de fácil entendimento. 

Ou seja, evite colocar termos muito técnicos, e caso precise adicionar, explique o que eles significam.

Também é necessário pensar em quais são as dúvidas dos seus pacientes, e como seus e-mails podem ajudá-los a cuidarem cada vez mais das suas saúdes.

7. Mantenha a consistência do seu e-mail marketing

Qual vai ser a periodicidade dos seus e-mails? Você irá enviar conteúdos semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente?

Assim como qualquer estratégia de marketing, é preciso manter consistência para colher bons resultados no futuro. Não adianta enviar um e-mail a cada seis meses e esperar que todos seus objetivos sejam alcançados.

Por isso, lembre-se de marcar em uma agenda quais são os dias que seus e-mails deverão ser enviados, e separe um tempo para escrever esses  conteúdos.

8. Acompanhe as métricas das suas campanhas

Para melhorar sua estratégia é essencial acompanhar as métricas das campanhas de e-mail marketing para pacientes. 

Por meio de uma plataforma de e-mail marketing, você pode conferir dados como taxa de abertura, mensagens enviadas com sucesso, e cliques gerados em cada campanha.

Ao analisar suas métricas, você consegue agilidade na hora de identificar melhorias, e pode entender se seu investimento está trazendo algum tipo de retorno.

Métricas das campanhas de e-mail marketing para pacientes

Sei que foram muitos passos até aqui, e para te ajudar, separei uma checklist que você pode utilizar para não se esquecer de nenhuma etapa importante.

  • Quem é a minha persona (para quem estou escrevendo a campanha)?
  • Qual vai ser a minha segmentação (para quem vou enviar)?
  • Quais são meus objetivos?
  • Qual é o conteúdo?
  • Em que dia e horário irei enviar a mensagem?

Ao seguir essas etapas, tenho certeza que suas campanhas de e-mail marketing serão um sucesso com seus pacientes.

5 erros mais comuns nas campanhas de e-mail marketing para pacientes

Quer evitar as falhas que a maior parte dos profissionais de saúde comete? A melhor forma de evitá-los é conhecê-los, por isso, reunimos os 5 principais:

  • Conteúdo muito técnico e sem personalização: criar uma mensagem personalizada passa a ideia que você escreveu aquele conteúdo especificamente para o paciente que está lendo. É importante lembrar que ele não tem o mesmo conhecimento que você sobre o assunto, e considerar a etapa da jornada do paciente. Imagine que você esteja enviando uma campanha para pacientes que demonstraram interesse em uma cirurgia, mas estavam muito receosos de realizá-la. Seu conteúdo não vai ser tão direto, com CTAs para marcar uma data. Ao invés disso, ele vai trabalhar as principais dúvidas, tirar os receios e mostrar as medidas de segurança. No final, você pode deixar uma chamada para que os pacientes marquem uma consulta para uma avaliação, por exemplo;
  • Ausência de uma boa segmentação: enviar milhares de mensagens sem uma segmentação pode gerar desinteresse por parte dos seus pacientes. Se um paciente já realizou um procedimento e você está enviando uma campanha explicando como ele é feito, o ideal é tirá-lo dos contatos que irão receber a mensagem;
  • Falta de revisão do conteúdo: é comum um erro ou outro passar despercebido, e eles são facilmente evitados quando damos mais uma olhada no conteúdo antes de enviá-lo;
  • Campanhas sem automatização: muitos profissionais tentam enviar e-mails manualmente. O problema é que esse processo toma muito tempo, e não permite uma segmentação boa, além de não mostrar métricas como taxa de abertura e cliques;
  • Plataforma de e-mail marketing sem integração com o prontuário eletrônico: ao ter um software médico que permite o disparo de e-mails, você pode segmentar pacientes de acordo com as características presentes nos prontuários, e suas informações ficam centralizadas em um único local, o que gera mais agilidade e segurança para você, e seus pacientes.

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Como escolher uma ferramenta de e-mail marketing?

Para aproveitar todas as vantagens que as campanhas de e-mail marketing para pacientes podem proporcionar para a sua carreira, é preciso contar com um software médico de qualidade.

Garanta a melhor escolha para o seu consultório realizando estas 4 perguntas:

1. O software tem uma boa reputação no mercado?

Há quanto tempo o software médico está no mercado? Como são suas avaliações na internet? Ele tem uma página no ReclameAqui?

Ao pesquisar a reputação da empresa, você consegue identificar se ela realmente está comprometida em oferecer um bom atendimento para seus clientes. 

2. A empresa tem casos de sucessos?

Toda empresa que ajuda seus clientes a alcançarem seus objetivos possui seus casos de sucesso

Você pode ler alguns e identificar se algum dos clientes estava em uma situação parecida com a sua, e como eles superaram seus desafios com o sistema.

3. O suporte é bom? Algum treinamento é oferecido?

As campanhas de e-mail marketing podem ser complicadas no início, mas com um pouco de estudo e prática, você com certeza irá dominar as boas práticas dessa estratégia. 

O ideal é que a empresa possua uma equipe de suporte ágil e eficiente para te auxiliar nesse processo, além de um treinamento sobre como a plataforma de e-mail marketing funciona. 

No iClinic, por exemplo, todos os clientes que adquirem o iClinic Marketing (ferramenta de disparo de e-mails exclusiva para profissionais de saúde), têm treinamentos com especialistas.

4. O software é completo e fácil de usar?

Além da parte de marketing, também é importante que o software ofereça outros diferenciais, como um prontuário eletrônico, agenda médica, Teleconsulta e gestão financeira. 

Ter um sistema completo irá te ajudar a crescer cada vez mais seu consultório, pois você irá centralizar tudo que precisa em um único local.

As campanhas de e-mail marketing para pacientes são fundamentais para que você se aproxime dos seus pacientes, e com um software médico especializado em gestão, você ganha mais tempo para focar no seu atendimento humanizado.

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Espero que o conteúdo tenha solucionado suas dúvidas. Caso tenha restado alguma, é só deixar aqui embaixo nos comentários!


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.