Controle Financeiro

Capital de giro da clínica: como não deixar sua clínica no vermelho?

Quando você pensou em atender em um consultório próprio e conquistar seus próprios pacientes, dificilmente tinha em mente todo o trabalho financeiro necessário para manter as contas em dia e a clínica ativa.

Não ter o controle financeiro, ou ainda, não saber dizer nem mesmo qual é o principal custo da clínica é algo bastante recorrente na gestão de clínicas médicas, e muito arriscado. Conhecer os seus custos é o primeiro passo para uma boa gestão financeira.

Você não precisa ser formado em administração para começar a controlar os gastos da clínica. Você só precisa entender os principais indicadores e tornar recorrentes atividades como a atualização diária do fluxo de caixa.

Pensando nessas dificuldades e buscando te ajudar a ter uma excelente gestão na sua clínica, comentamos neste artigo sobre o capital de giro da clínica, o que é, como fazer e como esse controle é importante para entender a saúde financeira da sua clínica.

Continue lendo e descubra uma forma muito fácil de começar a aplicá-lo hoje mesmo na sua clínica!

O que é Capital de Giro?

Capital de Giro é a quantidade de recursos financeiros exigidos para o funcionamento do seu negócio. Em outras palavras, quanto dinheiro você precisa possuir, mês a mês, para garantir a continuidade das operações da sua clínica, evitando sua falência.

Que recursos financeiros seriam esses? São todas as contas recorrentes e gastos da clínica, que estão diretamente relacionados às atividades realizadas nela e que fazem as operações "girarem". Ou seja, o mínimo que a sua clínica exige para pagar os custos fixos e assim continuar funcionando.

Portanto, toda conta de luz, aluguel, salários, sistema para clínica, impostos, entre outros, entram na conta dos custos fixos.

Como funciona na prática? Se você está montando o consultório, ou o volume de pacientes ainda não é tão alto para garantir o equilíbrio das contas, é o controle minucioso dos gastos e do capital de giro que garantirá o funcionamento do consultório durante esse período.

Como calcular o capital de giro da clínica

Como dito acima, para descobrir o capital de giro necessário no seu caso, primeiramente você precisa separar todos os custos básicos e recorrentes da clínica, essenciais para garantir o seu funcionamento. Essas contas vamos chamar de Passivo Circulante.

Definido esse montante, é necessário saber o quanto você precisa gerar de receita para que essas despesas sejam quitadas, o seu ponto de equilíbrio, para depois começar a obter lucro.

Por isso é fundamental fazer uma boa precificação dos serviços que a clínica oferece. Pois o valor que será cobrado pelo serviço, além de envolver o lucro esperado, engloba também os custos atrelados a ele.

Confira aqui como precificar os serviços da sua clínica.

Assim, o próximo passo é separar todas as fontes de recebimento.

Porém, muito cuidado. Essas fontes de recebimento abrangem muito mais do que somente o dinheiro que você possui em caixa (moeda). Elas envolvem todas as fontes de receita de alta liquidez, ou seja, aquele dinheiro que você consegue ter em mãos rapidamente, seja por meio do resgate de um investimento ou a venda de estoque, por exemplo.

São exemplos de fontes de receita de alta liquidez o saldo da conta corrente da clínica, a poupança, os valores a receber de pacientes que ainda não pagaram pelas consultas e procedimentos, investimentos e, ainda, o estoque que a clínica possui. A soma desses valores chamamos de Ativo Circulante.

É no momento de separar as principais fontes de receita para a clínica que a importância de manter um rígido controle financeiro se destaca.

Conheça no vídeo abaixo outros benefícios que você conquista ao manter o financeiro da clínica sempre atualizado:

De forma simples, para calcular o Capital de Giro, você deve utilizar a seguinte equação:

Capital de Giro = Ativo Circulante (incluindo estoque) - Passivo Circulante

capital-de-giro-da-clinica

O resultado será a quantidade de recursos financeiros exigida para as principais contas da sua clínica, de forma que ela continue girando e você consiga mantê-la ativa.

Uma dica é estipular um determinado período de tempo que você deseja que o capital de giro da sua clínica garanta o pagamento das contas. O recomendado é que esse período seja de pelo menos 3 meses.

Porém, saber o quanto você precisa ter de dinheiro no fim de cada mês não é a única função do cálculo do capital de giro. Você deve utilizar essa informação para fazer o seu planejamento financeiro - que vamos comentar mais à frente.

Além disso, você deve estabelecer uma frequência de reavaliação das suas receitas e despesas, observar suas variações e saber se sua margem de garantia estabelecida para o giro sofreu alterações, ou seja, se você está guardando menos dinheiro do que o estabelecido.

Por que ter Capital de Giro?

O capital de giro é o que mantém o consultório preparado para desafios e imprevistos que possam ocorrer, seja na economia do país ou até mesmo na área da saúde. Por ter um fundo de reserva, você consegue se planejar e decidir qual o próximo passo que pode ser dado para manter sua clínica ativa.

Seja qual for o empreendimento, é preciso ter alguma segurança quanto aos valores que serão necessários para manter o seu negócio ativo. Conhecer o seu  capital de giro te assegura que tudo vai ficar dentro do planejado e que as necessidades serão supridas, por isso é essencial que se tenha o total controle financeiro da clínica.

Outra boa razão para se conhecer a realidade financeira do seu negócio é que, caso você esteja abrindo seu consultório, estes valores devem começar a "correr" e, como não se sabe com certeza qual será o retorno financeiro, o capital de giro serve como "um índice de segurança". Isto é, uma reserva para bancar as despesas fixas por um período, até que a entrada de valores cubram esses custos.

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Os riscos do mau controle do capital de giro

O mau controle do capital de giro da sua clínica, seja por falta de planejamento financeiro ou por pouca rigidez no controle das suas movimentações financeiras, pode deixar a sua clínica no vermelho.

A principal consequência disso é a necessidade do empréstimo bancário para cobrir as dívidas que surgirão devido ao mau gerenciamento. Isso pode trazer ainda mais vulnerabilidade à sua clínica, porque você estará sujeito aos juros e imposições dos bancos para o empréstimo.

Aqui é muito importante ressaltar que você não deve recorrer às suas contas pessoais para manter as contas da clínica em dia. Separar contas pessoais das jurídicas é o primeiro passo para se administrar bem um negócio.

Além disso, ter um capital de giro negativo não necessariamente é um sinal de má administração. O que você deve ficar atento é a frequência com que esse cenário de alerta se repete. Se essa frequência for alta, você provavelmente terá que fazer uma reavaliação completa do seus cálculos e despesas para entender o que pode estar consumindo seu capital, como um aluguel muito caro, por exemplo.

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Como gerenciar o Capital de Giro no consultório?

O capital de giro tem estreita relação com a gestão financeira da clínica, já que encontra-se também em forma de estoque, caixa da clínica e nas contas a receber. E o primeiro passo para exercer esse gerenciamento, e ter o controle de todas essas fontes de receitas, é por meio do fluxo de caixa.

O fluxo de caixa e o capital de giro são itens básicos e de maior importância na gestão financeira de uma clínica.

Ter o fluxo de caixa organizado, atualizado diariamente e bem gerenciado, te permite emitir relatórios financeiros, que por sua vez, contribuem para você entender melhor o funcionamento da clínica, quais são os procedimentos mais realizados etc. Por fim, te traz mais clareza sobre a lucratividade da clínica e te ajuda a tomar as decisões certas para o seu negócio.

A partir desses relatórios financeiros, você é capaz de enxergar se determinado convênio médico tem sido lucrativo ou não, por exemplo. Ou ainda, se a receita gerada no mês foi suficiente para pagar as contas fixas, entre outras métricas.

A gestão financeira para clínica médica não precisa ser um problema. Uma dica é  automatizar esses processos por meio de um sistema que gere relatórios financeiros precisos e específicos para clínicas e consultórios.

Saiba como o Instituto Autopoiesis reduziu 40% dos seus custos ao assumir o controle das suas finanças neste artigo.

Mantenha seu Fluxo de Caixa em dia

Como dito anteriormente, o Fluxo de Caixa é o componente principal para conseguir elaborar o financeiro da clínica, e manter o capital de giro atualizado. Por isso, comentamos a seguir algumas boas práticas para manter o fluxo de caixa do consultório saudável:

Registre as entradas e saídas de valores

Registrar as entradas e saídas de valores diariamente - ou momentaneamente à movimentação financeira - é primordial para manter um fluxo de caixa atualizado.

O ideal é que você registre a movimentação no momento em que ela ocorreu, pois assim não perde nenhuma informação. Porém, caso não seja possível registrar na hora, é aconselhável que você guarde notas fiscais e comprovantes para consultar esse valor exato depois e atualizar o caixa.

É com essa prática que você tem o controle sobre o recebimento e o pagamento das obrigações da clínica.

A quebra do fluxo de caixa gera cada vez mais necessidade de se usar o capital de giro da clínica.

Saiba pagar por produtos à vista

Administrar o caixa significa também saber pagar por produtos à vista. Ao optar por essa escolha, a chance do preço ser mais vantajoso é grande. Isso te leva a um aumento de estoque e diminuição dos custos, o que aumenta a sua lucratividade.

Porém, comprar grandes quantidades de produto visando ao ganho financeiro não faz sentido se você não utiliza esse produto com tanta frequência. Conhecer a sua necessidade de uso de um material é essencial para saber se esse investimento à vista vale a pena. Caso contrário, você só aumentará as chances de prejuízo financeiro ao ter que descartar produtos vencidos.

Negocie prazos

Outro ponto chave é pensar nos meios de pagamento que sua clínica vai oferecer e negociar datas de pagamento e recebimento. Já considerou os pacientes que gostariam de parcelar procedimentos? Quando pagar o pró-labore dos sócios? Como pagar os fornecedores?

É o equilíbrio entre o pagamento e o recebimento que garante a saúde do seu caixa. Contabilize os custos em cada parcela e faça uma experiência, observe os resultados no seu caixa e saiba como otimizar, negociando prazos para manter seu giro saudável.

Esse conhecimento e organização do fluxo de caixa demonstram os dias em que você tem um caixa negativo e o que você pode fazer para mudar essa situação, sem gastar as suas reservas.

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Os benefícios de uma boa gestão financeira

Os benefícios adquiridos por causa de uma boa gestão financeira são inúmeros. Especificamente no capital de giro, você é capaz de entender a situação da sua clínica, como estão os gastos, o que precisa ser melhorado para que seu planejamento financeiro dure todo o tempo estimado e, assim, você precise recorrer cada vez menos às suas reservas quando as coisas não saem como o esperado.

Por exemplo, se a clínica vem apresentando um capital de giro negativo, existem algumas atitudes que podem ser tomadas para você identificar o problema e elaborar uma solução.

Algumas dessas atitudes seriam:

  • Avaliar e reduzir gastos;

  • Negociar o prazo de pagamentos de contas e pró-labore;

  • Estabelecer uma data máxima para receber pagamentos dos pacientes.

Todas essas atitudes estão intimamente relacionadas ao conhecimento do caixa da sua clínica e das movimentações financeiras necessárias. Ou seja, você será capaz de identificar mais facilmente a origem dos seus problemas.

Um outro ganho que você adquire ao ter uma boa gestão financeira é a confiança transmitida aos sócios do seu negócio, ou até mesmo aos gerentes de bancos - caso você deseje fazer um financiamento - por exemplo. Uma vez que você tenha esses dados concretos para demonstrar o desempenho do seu negócio, será muito mais fácil conseguir investimentos ou o apoio dos sócios para alguma mudança.

Por fim, você pode tornar a análise dos relatórios financeiros em algo bastante fácil ao adotar ferramentas especializadas em gestão de clínicas, como um software de gestão online. Em apenas poucos cliques, você avalia o fluxo de caixa diário e do mês e enxerga de forma fácil o que precisa ser melhorado para tirar a sua clínica do vermelho.

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