A agenda de atendimento é responsável por organizar os horários dos profissionais de saúde, permitir a marcação de consultas e procedimentos pelos pacientes, além de garantir uma boa gestão do tempo e recursos da clínica.
Uma agenda de atendimento bem estruturada pode fazer toda a diferença na qualidade do atendimento oferecido aos pacientes e no desempenho da clínica como um todo.
Para isso, é essencial que a gestão da agenda seja realizada de forma prática e eficiente. Isso porque, em boa parte dos casos, a gestão da agenda também pode influenciar na satisfação dos pacientes e na fidelização dos mesmos à clínica.
Pacientes que esperam por muito tempo para serem atendidos ou que têm dificuldades em marcar consultas, por exemplo, podem ficar insatisfeitos e buscar atendimento em outras clínicas concorrentes.
Isso faz com que os gestores e proprietários de clínicas busquem soluções, para tornar o agendamento de consultas e atendimentos cada vez mais otimizado.
Uma das formas de garantir a qualidade do atendimento é contar com ferramentas e estratégias adequadas.
A boa notícia é que já existem diversas soluções tecnológicas que podem auxiliar na gestão da agenda de atendimento. Entre as principais soluções, destacam-se os softwares médicos, com a função de agendamento online.
Por meio deles, os pacientes podem marcar consultas de forma simples e prática, sem a necessidade de ligar para a clínica.
Isso otimiza tanto o trabalho da recepção da clínica, quanto do paciente, que ganha mais autonomia e tranquilidade para escolher suas datas e horários.
Quer saber como gerir a agenda de atendimento da sua clínica de forma prática e eficiente?
Continue lendo e aprenda 8 dicas valiosas que podem ajudar a otimizar a gestão da sua agenda, desde calcular o tempo médio de cada consulta até incentivar a pontualidade dos pacientes.
Como gerir a agenda de atendimento da clínica médica?
Como dissemos anteriormente, a gestão da agenda de atendimento é um pilar fundamental para garantir que o paciente esteja satisfeito, gerando valor e sucesso para a instituição de saúde.
Abaixo, trouxemos uma lista com 8 dicas valiosas para uma gestão eficiente da agenda de atendimento.
1. Calcule um tempo médio de cada consulta
Como você deve saber, cada médico e especialidade possui um tempo médio de consulta. Esse tempo deve ser levado em consideração na hora de marcar consultas e fazer ajustes da agenda de atendimento de cada profissional.
Quando o tempo médio de atendimento não é conhecido, é comum que secretárias e recepcionistas comecem a marcar pacientes com intervalos muito curtos.
Isso pode atrasar a agenda e prejudicar a qualidade do atendimento, além de gerar estresse para o médico e para os demais colaboradores da clínica.
Por isso, é importante que o tempo médio de consulta seja conhecido. Vale lembrar que esse dado pode variar de acordo com o tipo de atendimento, o perfil do paciente e o nível de complexidade do caso.
Para calcular o tempo médio de cada consulta, você pode começar realizando uma média dos tempos gastos em consultas similares nos últimos meses. Siga as instruções do passo-a-passo abaixo para fazer esse processo:
- Comece registrando o horário de início e fim de cada consulta realizada pelos médicos da sua clínica, por um período de pelo menos duas semanas;
- Classifique cada consulta por tipo de atendimento, especialidade médica, paciente e nível de complexidade;
- Some o tempo de duração de todas as consultas do mesmo tipo de atendimento, especialidade médica, paciente e nível de complexidade;
- Divida o tempo total de duração das consultas pelo número de consultas realizadas. Esse resultado será o tempo médio de duração de cada consulta.
Outra opção é utilizar um software de gestão de consultas, que pode ajudar a controlar o tempo de atendimento e a identificar as consultas que levam mais tempo, permitindo uma melhor organização da agenda.
2. Programe lembretes para os pacientes
Um ponto que pode gerar problemas graves para muitas clínicas e consultórios é o alto índice de faltas ou atrasos dos pacientes.
Muitos pacientes acabam se esquecendo das consultas agendadas ou marcam compromissos no mesmo horário, inviabilizando o atendimento.
Isso gera prejuízos aos dois lados da relação: tanto para a clínica quanto para o paciente que perde a consulta.
Além disso, o não comparecimento do paciente à consulta gera tempo ocioso na agenda do médico, prejudicando a produtividade e a rentabilidade da clínica.
Para evitar esses problemas, uma dica é programar lembretes automáticos para os pacientes. Essa é uma forma simples de lembrar os pacientes da consulta agendada, reduzindo a taxa de faltas e atrasos.
Além disso, essa estratégia pode ser uma forma de fidelizar o paciente, mostrando que a clínica se preocupa com a sua saúde e bem-estar.
Existem sistemas de agenda de atendimento online que integram o envio de lembretes aos pacientes.
Esses sistemas também podem ser ótimas ferramentas para o marketing médico, uma vez que permitem a divulgação dos serviços da clínica e o estreitamento do relacionamento com o paciente.
Ao programar os lembretes automáticos de consulta, a clínica pode aumentar a produtividade e reduzir os prejuízos decorrentes de faltas e atrasos, além de fidelizar cada vez mais os seus pacientes.
3. Deixe intervalos entre marcações
Deixar intervalos entre as consultas marcadas deve ser parte do processo de uma gestão eficiente da agenda de atendimento.
Esses intervalos ajudam tanto na prevenção de atrasos por parte do médico ou do paciente quanto para garantir que o atendimento seja realizado sem pressa e com qualidade.
Ao fazer esses intervalos, a clínica pode encaixar pacientes que ainda não estejam fidelizados ou que precisem de antecipar o atendimento.
Pacientes que têm viagem marcada ou precisam de uma consulta de retorno antes do prazo são dois exemplos que se beneficiaram dessa estratégia.
Essa flexibilidade pode ser um grande diferencial para a clínica, capaz de aumentar a satisfação dos pacientes com o serviço.
Além disso, os intervalos também proporcionam um tempo maior para que o médico realize anotações, responda e-mails ou faça ligações importantes.
Com isso, é possível evitar a sobrecarga e o estresse do colaborador no ambiente de trabalho.
4. Incentive a pontualidade
Outro fator crucial para uma gestão eficiente da agenda de atendimento é a pontualidade.
Afinal, o atraso de um paciente pode prejudicar a agenda de atendimento de toda a clínica, gerando um efeito cascata que pode prejudicar a produtividade e a rentabilidade da instituição.
Para incentivar a pontualidade dos pacientes e dos profissionais de saúde, é importante estabelecer uma cultura organizacional que valorize a pontualidade.
Uma forma de fazer isso é recompensar os pacientes que chegam no horário correto. Uma das melhores formas de recompensa é proporcionar mais flexibilidade e facilidade na marcação de novas consultas.
Além disso, a clínica pode estabelecer uma política de atrasos, definindo um tempo limite de tolerância para o atraso dos pacientes.
Isso pode servir como uma estratégia de “redução de danos”, pois além de diminuir os prejuízos decorrentes do atraso, incentiva os pacientes a chegarem no horário correto.
A pontualidade é algo fundamental e que faz muita diferença na forma com que clínicas e consultórios são vistos pelos seus pacientes.
Clínicas que valorizam a pontualidade e oferecem excelência no atendimento costumam ter avaliações mais positivas dos pacientes, além de um nível maior de recorrência.
5. Intercale os tipos de atendimento
Intercalar os tipos de atendimento consiste em fazer uma variação com consultas de diferentes especialidades ou tipos de atendimento, de forma a aproveitar ao máximo o tempo disponível e evitar ociosidade.
Em uma clínica que atende pacientes de diversas especialidades, intercalar consultas de diferentes especialidades ajuda a garantir que o médico tenha sempre uma tarefa ou atendimento a realizar.
Isso evita atrasos e garante a utilização eficiente do tempo de disponibilidade do colaborador para a clínica.
Além disso, com essa intercalação, aproveita-se melhor as janelas de tempo que surgem entre uma consulta e outra.
Durante os intervalos, o médico poderá realizar outras tarefas administrativas como a gestão de agenda e visualização de prontuários.
Intercalar os tipos de atendimento também pode ser uma forma de melhorar a experiência do paciente.
6. Confirme as consultas antecipadamente
Culturalmente, os brasileiros têm o hábito de precisar de uma “dupla-confirmação” para um compromisso, mesmo que se trate de algo sério como uma consulta médica.
Por isso, muitos pacientes acabam esquecendo da consulta ou esperando por uma confirmação por parte da clínica alguns dias antes do agendamento.
Uma forma de prevenir as faltas ou atrasos dos pacientes é confirmando as consultas antecipadamente.
A clínica pode entrar em contato com o paciente por meio de uma mensagem de texto (SMS), e-mail ou telefonema alguns dias antes da consulta, para confirmar a presença do paciente e relembrá-lo da data e hora marcada.
A confirmação antecipada das consultas traz benefícios para a clínica, como a redução das faltas e atrasos dos pacientes, que prejudicam a produtividade e a rentabilidade da instituição.
Além disso, a confirmação também é uma forma de estreitar o relacionamento com o paciente, mostrando que a clínica se preocupa com a sua saúde e bem-estar.
Para que essa estratégia seja eficaz, a confirmação de consultas deve seguir um processo padrão, que inclui um prazo mínimo de antecedência para ser feita. Com isso, o paciente deve ter a possibilidade de remarcar a consulta caso necessário.
Não há um “número perfeito” que indique a quantidade ideal de dias de antecedência para se relembrar um paciente de sua consulta.
No entanto, o mais recomendável é que isso seja feito entre 48 e 72 horas do atendimento, para garantir flexibilidade ao paciente e evitar que ele se esqueça novamente.
7. Disponibilize o preenchimento da documentação do paciente de forma digital
Outro fator-chave na hora de ganhar tempo num atendimento e otimizar a agenda da clínica é disponibilizar a documentação de forma digital.
Por meio dessa prática, o paciente pode preencher suas informações pessoais e histórico médico de forma digital, antes da consulta.
Assim, além de poupar tempo e dar mais celeridade para os atendimentos, o paciente já entra na consulta com boa parte das questões resolvidas.
Além disso, o médico também já estará com as informações antes, o que pode ajudar a elevar a assertividade e qualidade do atendimento.
Isso garante, por exemplo, a redução de erro e duplicidade de informações, fazendo com que o atendimento tenha mais chances de ser bem sucedido.
O preenchimento digital pode ser feito pelo próprio paciente ou familiar, em qualquer lugar e a qualquer hora, antes da consulta.
Com isso, há uma redução significativa do tempo de espera na clínica, o que proporciona uma experiência mais positiva para os pacientes.
8. Realize um treinamento da sua equipe
O treinamento da equipe é uma parte fundamental para o sucesso de qualquer empresa, inclusive para clínicas médicas.
Uma equipe bem treinada pode garantir uma gestão eficiente da agenda de atendimento, melhorar a qualidade dos serviços prestados e aumentar a satisfação dos pacientes.
Um exemplo de como a falta de treinamento pode prejudicar a gestão da agenda é a marcação de consultas em horários inadequados, como durante o horário de almoço ou após o horário de funcionamento da clínica.
Por isso, é importante investir em treinamento para a equipe, de forma a garantir que todos os colaboradores estejam alinhados com as políticas e procedimentos da clínica.
O treinamento pode incluir temas como gestão da agenda de atendimento, atendimento ao paciente, comunicação interpessoal, ética médica, entre outros.
A iClinic oferece uma plataforma de cursos para capacitação de equipes de saúde, com conteúdos voltados para a gestão de clínicas e consultórios, além de temas específicos de diferentes especialidades médicas.
Por que usar um sistema médico para fazer a gestão da agenda de atendimentos?
Um sistema de gestão médica é fundamental para garantir que a gestão da agenda de atendimentos de uma clínica está sendo feita de forma eficaz e com qualidade.
Com esse tipo de ferramenta, é possível melhorar a organização por meio de uma visualização clara da agenda para todos os envolvidos.
Assim, tanto o pessoal da recepção quanto os médicos podem controlar melhor os horários disponíveis e a gestão dos pacientes.
Nos próximos tópicos, abordaremos as principais vantagens de se adotar um sistema de gestão médica na sua clínica.
Visualização de forma clara os períodos de agendamentos
Um dos principais benefícios de usar um sistema de gestão médica para a gestão da agenda de atendimentos é a visualização clara dos períodos de agendamentos.
Com isso, é possível ver de forma rápida e intuitiva quais os horários disponíveis e quais estão ocupados, bem como a distribuição das consultas e procedimentos ao longo do dia.
Assim, é possível facilitar o encaixe de pacientes em horários de pacientes em horários livres e evitar a marcação de consultas em horários inadequados e sem intervalos.
Dessa forma, a clínica otimiza a gestão do tempo e espaço, aumentando sua produtividade.
Na ferramenta de agendamento de consultas do iClinic é possível visualizar de forma clara e em uma só tela, algumas das principais necessidades do estabelecimento.
Agendar, remarcar consultas e controlar os atendimentos fica muito mais fácil com esse tipo de gestão.
Diferencie procedimentos agendados por cor
Outro benefício de usar um sistema de gestão médica para a gestão da agenda de atendimentos é a possibilidade de diferenciar os procedimentos agendados por cor.
Ter uma visualização rápida e intuitiva dos tipos de consultas e procedimentos marcados facilita a gestão da agenda e a distribuição de horários.
Uma das formas de fazer isso é usando cores diferentes para identificar os tipos de consultas e procedimentos.
Com essa diferenciação, a organização da agenda torna-se muito mais prática, o que garante melhor atendimento aos pacientes.
Adição dos valores de cada agendamento e a duração
Outro benefício importante de usar um sistema de gestão médica para a gestão da agenda de atendimentos é a possibilidade de adicionar os valores e a duração de cada agendamento.
Dessa forma, há um controle mais preciso do faturamento da clínica, facilitando o processo de cobrança e evitando erros ou falhas de comunicação com os pacientes.
Exemplo disso é que com a definição dos valores e das durações de cada tipo de consulta ou procedimento, pode-se controlar melhor o valor por hora do estabelecimento, uma métrica importante para indicar a lucratividade.
Com isso, os profissionais da gestão podem atuar melhor nas estratégias de definição de preços dos serviços, baseando-se em dados precisos sobre tempo e custos envolvidos.
Integração automática com o prontuário do paciente agendado
Um prontuário eletrônico é um sistema que permite o armazenamento e a gestão das informações de saúde dos pacientes de forma eletrônica.
Por isso, é importante que um sistema de gestão médica inclua a integração automática com o prontuário do paciente agendado.
Essa funcionalidade permite que os profissionais de saúde tenham acesso imediato ao prontuário do paciente no momento da consulta, sem a necessidade de buscar as informações em outro sistema ou arquivo.
Com a integração automática com o prontuário do paciente, também é possível verificar as informações de saúde do paciente antes da consulta, como exames realizados, medicamentos em uso e histórico de doenças.
A plataforma de serviços iClinic oferece um prontuário eletrônico completo e integrado com o sistema de agendamento de consultas e procedimentos. Algumas das funcionalidades do prontuário eletrônico do iClinic incluem:
- Armazenamento e organização de informações de saúde dos pacientes;
- Acesso rápido e fácil às informações do paciente durante a consulta;
- Possibilidade de criar e compartilhar prescrições médicas e atestados;
- Registro e acompanhamento do histórico de doenças e tratamentos.
No entanto, é importante destacar que um prontuário eletrônico sem integração automática com o sistema de agendamento de consultas e procedimentos não traz os mesmos benefícios.
Quando os sistemas não estão integrados, o acesso é mais complicado, o que pode atrasar as consultas.
A plataforma de serviços iClinic oferece um prontuário eletrônico completo e integrado com o sistema de agendamento de consultas e procedimentos.
Armazenamento na nuvem e em servidores seguros da AWS
O armazenamento na nuvem é um método de armazenamento de dados que utiliza servidores remotos para guardar informações.
Isso permite que os dados sejam acessados de qualquer lugar com conexão à internet, sem a necessidade de um servidor físico na empresa.
Além disso, o armazenamento na nuvem oferece maior segurança e proteção aos dados.
Como todos os seus dados médicos estão armazenados na nuvem, e não em um documento físico, ou em um sistema instalado, isso significa que é praticamente impossível que eles sejam roubados ou perdidos.
Lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp
Como já foi mencionado anteriormente, a questão da pontualidade e assiduidade é fundamental para o sucesso de uma clínica médica.
Pacientes que faltam às consultas ou chegam atrasados prejudicam a rotina do estabelecimento e impactam negativamente na produtividade dos profissionais de saúde.
Por isso, é importante contar com um sistema de gestão de agenda que permita o envio de lembretes de consulta aos pacientes.
Isso ajuda a reduzir o número de faltas e atrasos e facilita a comunicação entre a clínica e o paciente. O iClinic conta com essa funcionalidade, permitindo o envio de lembretes por SMS, e-mail e WhatsApp.
Os lembretes do iClinic são personalizados e configuráveis, permitindo que cada estabelecimento de saúde adapte a mensagem de acordo com a sua necessidade.
A clínica pode determinar qual é a antecedência ideal do lembrete ser enviado – afinal, cada estabelecimento tem seu próprio perfil de pacientes.
Por trabalhar de forma automatizada, o software reduz a sobrecarga de trabalho para as recepcionistas.
Com isso, eles podem focar mais em atender novos agendamentos e pacientes, além de atender as demandas de quem está na própria recepção da clínica.
Status de agendamento
Uma funcionalidade importante de um sistema de gestão de agenda é a visualização do status de agendamento de cada paciente.
Com ela, os profissionais da clínica podem verificar rapidamente se um paciente confirmou a consulta, se a consulta foi reagendada ou se o paciente não compareceu à consulta.
Essa informação é importante para o planejamento da rotina da clínica, permitindo que os profissionais de saúde ajustem a agenda de acordo com as demandas do dia.
Além disso, a visualização do status de agendamento facilita o atendimento ao paciente, permitindo que os profissionais de saúde se preparem para a consulta de acordo com as informações disponíveis.
Sincronização da agenda com outros calendários
Do que adianta ter uma agenda que não pode ser sincronizada com o calendário dos médicos em seus smartphones?
A integração com softwares amplamente utilizados como o Google Agenda e o Microsoft Outlook faz muita diferença na experiência dos colaboradores.
Alguns deles trabalham em outros lugares e por isso, não podem adotar um sistema para cada empregador.
Quando há a integração adequada, os profissionais da clínica podem visualizar sua agenda em tempo real em seus dispositivos (computador, tablet ou smartphones).
Além disso, a sincronização com outras ferramentas de agenda facilita a comunicação entre a clínica e o paciente, permitindo que as consultas sejam marcadas de acordo com a disponibilidade dos profissionais de saúde.
Acessibilidade em qualquer lugar
Uma das principais vantagens de um sistema de gestão de agenda baseado na nuvem como o iClinic é a acessibilidade.
Um sistema de gestão de agenda baseado na nuvem permite que os profissionais de saúde possam acessar sua agenda de atendimentos de qualquer lugar, seja em casa, no consultório ou em trânsito.
Evita duplicidade de agendamentos no mesmo horário
A duplicidade de agendamentos no mesmo horário é um problema comum em clínicas e consultórios que não utilizam sistemas de gestão de agenda eficientes.
Isso pode ocorrer devido à falta de organização ou comunicação entre os profissionais de saúde, gerando atrasos e prejuízos para a clínica e para os pacientes.
Com um sistema de gestão de agendamento de consultas como o iClinic, é impossível que ocorra a duplicidade de agendamentos no mesmo horário.
Isso porque o sistema realiza uma verificação automática da disponibilidade do profissional de saúde antes de agendar uma consulta. Caso o horário já esteja ocupado, o sistema não permite a marcação de um novo agendamento.
AgendarConsulta: solução completa para marcação de consultas online
Uma das formas de otimizar o processo de marcação de consultas online é por meio do sistema AgendarConsulta.
Disponível para os clientes iClinic, o AgendarConsulta permite que pacientes agendem consultas de forma rápida e fácil, diretamente pelo site da clínica ou consultório.
Com ele, os pacientes podem escolher a data e horário da consulta, bem como o profissional de saúde que desejam consultar.
Além disso, o sistema permite que os pacientes realizem o pagamento da consulta de forma segura e rápida, diretamente pelo site.
Isso diminui o trabalho da recepção e otimiza o controle financeiro, por já indicar de forma automática os valores recebidos pela clínica pelo procedimento.
Para os profissionais de saúde, o AgendarConsulta é uma solução completa e integrada para a gestão de agenda, permitindo que eles gerenciem sua agenda de atendimentos de forma eficiente e sem complicações.
Assim, a gestão da agenda de atendimentos se torna mais prática, trazendo benefícios para todos os envolvidos no processo.
Conclusão sobre agenda de atendimento
Neste artigo, vimos a importância da gestão eficiente da agenda de atendimento em clínicas médicas e consultórios, apresentando dicas e estratégias para melhorar a organização e produtividade da agenda.
Além disso, destacamos a importância de contar com um sistema de gestão de agenda médica, como o iClinic, para obter os melhores resultados na gestão da agenda de atendimentos.
No módulo AgendarConsulta, pacientes e profissionais de saúde podem gerenciar a agenda de atendimentos de forma simples, eficiente e segura.
Como você viu, realizar a gestão de agenda da forma adequada é essencial para garantir o sucesso de uma clínica ou consultório médico. Por isso, investir em soluções que otimizam esse processo traz inúmeras vantagens.
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