O sistema de controle de cadastro dos pacientes é uma forma de ter controle dos dados de cada paciente que foi atendido no seu consultório. É uma ferramenta que auxilia no aumento do número de pacientes e tem como principal objetivo manter um relacionamento com os pacientes e fidelizá-los.
Conseguir novos pacientes é mais difícil e caro que manter os antigos. Portanto, ter um sistema de controle de cadastro dos pacientes permite que você estabeleça uma conexão maior com seus pacientes atuais.
Hoje, os pacientes procuram mais do que apenas um atendimento médico, eles procuram por uma boa experiência desde o agendamento da consulta até o pós consulta.
Por isso, ao trabalhar com o máximo de informações e dados dos pacientes você consegue traçar estratégias para melhorar a relação médico-paciente.
Um sistema de controle de cadastro dos pacientes atualizado também é importante ao gerar relatórios e gráficos que poderão auxiliar a clínica na tomada de decisões.
Por exemplo, por meio de dados como o endereço, é possível verificar de onde seus pacientes estão vindo e assim descobrir se sua clínica está bem localizada. No entanto, para isso é necessário que o endereço dos pacientes esteja completo e atualizado, caso contrário poderá gerar falsas informações.
Você também pode utilizar essas informações para entender quais foram os pacientes perdidos e como recuperá-los, analisando os possíveis motivos e melhorando pontos que podem ter influenciado nessa perda.
Além disso, você pode trabalhar com um atendimento personalizado para os pacientes no pós-atendimento, disponibilizando informações de novos serviços, realizando pesquisas de satisfação, entre outros.
Qual a importância do cadastro de pacientes?
Controle sobre o retorno dos pacientes
Manter um paciente fiel ao seu serviço é muito mais barato do que conquistar novos. Nesse sentido, um eficiente cadastro de pacientes só tem a acrescentar na sua clínica.
Com o vasto número de pessoas que são atendidas diariamente na sua clínica, se torna difícil guardar apenas na memória o histórico de cada um e quais procedimentos foram realizados, certo?
Com um cadastro de pacientes digital e organizado, você conseguirá ter uma visão mais ampla de todo o histórico clínico do paciente e poderá prescrever o melhor tratamento para eliminar o problema.
Além disso, a secretária pode lembrar o paciente de retornar à clínica depois de um certo tempo.
Atendimento personalizado
O cadastro de pacientes permite que você consiga melhorar a sua comunicação com eles, reduzindo o tempo gasto para entender a situação atual da saúde dele, criando um bom relacionamento – pois ele perceberá o quanto você se preocupa com seu bem-estar.
Ter em mãos um cadastro com informações mais completas permite que você conheça melhor o paciente, de modo a entendê-lo de forma única.
Pós-atendimento eficaz
Saber exatamente do que o seu paciente precisa é a melhor forma de oferecer a ele um atendimento mais eficaz.
O pós-atendimento garantirá que o seu trabalho seja reconhecido, pois os pacientes perceberão o quanto você se dedica ao tratamento deles.
Com o cadastro de pacientes atualizado, você conseguirá melhorar seu relacionamento com eles, pois será possível entrar em contato para verificar se o tratamento oferecido foi satisfatório ou se existe algo que ainda o incomoda.
Processos otimizados
Ao contar com um cadastro completo de pacientes, será possível otimizar os processos da sua clínica, permitindo que o seu time consiga desempenhar suas funções com mais agilidade e efetividade.
Visto que não será mais preciso perder horas procurando um contato na internet, na lista telefônica ou demorar para localizar o histórico médico do paciente.
Eliminar esse tipo de gargalo faz com que a sua equipe consiga focar nas questões mais relevantes da sua clínica, como pensar em estratégias para melhorar o atendimento e o relacionamento com o paciente.
Estratégias de marketing eficientes
Toda estratégia de marketing só vai funcionar se você tiver um controle eficiente dos dados dos seus pacientes.
Caso contrário, não será possível identificar quais ações poderão oferecer melhores resultados para as suas campanhas, resultando em perda de tempo e dinheiro com anúncios equivocados.
Além disso, estratégias como o envio de e-mails informativos ou de mensagens no dia do aniversário também não surtirão efeitos positivos se os dados não estiverem corretos.
Ter dados relevantes de seus pacientes é a chave para fazer campanhas direcionadas aos interesses deles.
Como funciona o sistema de controle de cadastro dos pacientes?
Um cadastro eficaz é parte essencial do histórico clínico do paciente. Quando se trata de saúde, toda e qualquer informação é fundamental, pois contribui para um atendimento de qualidade.
Ter um bom cadastro de pacientes não é muito complicado, por meio de um software médico o cadastro será muito mais simples e com informações precisas.
Ao agendar um paciente, dados como nome, telefone, convênio, tipo do procedimento e horário da consulta são suficientes.
Porém, lembre-se que antes de iniciar o atendimento, ter outras informações é importante, e o cadastro do paciente precisa estar completo.
Confira o passo a passo para cadastrar pacientes no iClinic:
1. Clique na seção “Pacientes”
A seção “Pacientes” está disponível na barra azul, na parte superior da tela do sistema. Nela, você irá encontrar o registro de todos os seus pacientes, e é possível realizar buscas por filtros, como nome, código, telefone ou CPF.
Para começar o cadastro de um novo paciente, basta clicar no botão verde escrito “Novo Paciente” e seguir para o próximo passo.
2. Preencha os dados pessoais
Uma parte considerável dos dados pessoais é obrigatória. Porém, é importante enfatizar que mesmo as informações opcionais são fundamentais para que você tenha um contato mais próximo com seus pacientes.
Veja a seguir quais são os dados obrigatórios:
- Nome
- Data de nascimento
- Sexo
- Telefone (no mínimo um, seja ele celular ou casa)
Agora, iremos citar os dados pessoais que não são obrigatórios, mas não menos importantes:
- Código: o código será gerado automaticamente caso você não o preencha. Se você deseja personalizá-lo , é preciso preencher manualmente;
- E-mail: apesar do e-mail não ser obrigatório, ele é um meio de contato importante. Com os e-mails dos seus pacientes cadastrados, você pode enviar mensagens personalizadas e automáticas por meio de um e-mail marketing. Dessa forma, você mantém contato mesmo após a consulta, e consegue trazer resultados como aumento de retornos e um engajamento maior com o tratamento. Uma ótima forma de realizar isso é por meio de uma plataforma, como o iClinic Marketing, desenvolvido exclusivamente para profissionais de saúde;
- CPF e RG: em situações de emergência, ter o número do CPF e RG do seu paciente pode agilizar diversos processos, além de ser uma forma de identificação muito prática;
- Observações: o campo de observações pode ser preenchido com as informações que você considera essenciais, e esses dados só serão visíveis para você;
- Como conheceu: neste campo, é possível selecionar opções como encaminhamento médico, guia médico, hospital, indicação de paciente, internet e outros. Assim, você consegue analisar qual é a principal fonte de atração de pacientes, e identificar oportunidades de alavancar ainda mais esses resultados;
- Endereço: ter o endereço do seu paciente pode parecer não muito importante, porém, ter essa informação pode agilizar momentos de situações de emergência, e você ainda pode pensar em ações como enviar “presentes” em ocasiões especiais, como aniversário e datas comemorativas;
- Foto: uma foto do seu paciente pode lembrá-lo de quem ele é. Afinal, o número de pacientes que você atende provavelmente é alto, e lembrar de todos os rostos não é uma tarefa simples.
Para salvar os dados em qualquer seção, é só clicar no botão verde “Salvar”, ou optar por “Salvar e continuar editando” caso queira preencher outras seções, e “Salvar e adicionar outro” para salvar as informações e adicionar outro paciente.
3. Adicione os dados complementares
Os dados complementares, como o próprio nome diz, são complementos para que você conheça ainda mais seu paciente. Essa pode ser uma ótima forma de conhecer o perfil de pacientes que você costuma atender, e criar momentos de conexão durante a consulta.
Dê uma olhada em quais são essas informações:
- Naturalidade;
- Nacionalidade;
- Religião;
- Escolaridade;
- Estado;
- Etnia;
- Estado Civil;
- Profissão;
- Óbito ou Ativo;
- Dados familiares: nome de parentes, parentesco e profissão;
- Outras informações: CNS e informações adicionais (dados visíveis para todos).
4. Não se esqueça das informações do convênio
É claro, se o paciente não possui convênio ou caso você atenda apenas pacientes particulares, essa seção não precisa ser preenchida. Mas, na maioria das vezes, ela é fundamental para um controle eficiente da sua gestão e finanças.
Confira quais dados de convênio você pode preencher no iClinic:
- Convênio;
- Número da carteirinha;
- Acomodação;
- Plano;
- Validade.
Preenchendo todas essas informações, o cadastro do seu paciente está completo.
Como escolher um sistema de controle de cadastro?
1. Sistema de cadastro de clientes baseado na nuvem
Na hora de escolher um sistema de cadastro de pacientes, opte sempre por softwares simples e práticos. O ideal é contar com sistemas que podem ser usados intuitivamente.
Por isso, avalie se o sistema é armazenado na nuvem e tem capacidade para funcionar em diferentes dispositivos em tempo real.
Isso permitirá que você possa acessar as informações do sistema de qualquer lugar a qualquer momento.
2. Segurança da informação e backups
Os melhores sistemas de cadastro de pacientes estão na nuvem, por isso você precisa se certificar de que está trabalhando com uma empresa que mantém esses dados salvos e seguros, obedecendo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Ao optar por um software na nuvem, você não terá que se preocupar em fazer backups de suas informações, isso é feito automaticamente pelo software.
4. Centralizar os dados dos clientes
Um bom sistema de cadastro de pacientes precisa centralizar as informações, evitando erros, duplicidade de informações e permitindo o acesso rápido dessas informações.
Além disso, é importante contar com um sistema que integre os dados dos pacientes com o prontuário eletrônico e com a agenda médica. Desse modo, os dados sempre estarão atualizados.
5. Suporte
Como em qualquer tecnologia, falhas podem acontecer. Por isso, um software que ofereça um bom suporte quando necessário, é essencial.
Se o sistema parar de funcionar ou tiver um sério problema, é preciso que este seja resolvido rapidamente, para não afetar as operações da clínica.
Os benefícios do sistema iClinic no controle e gestão de clínicas e consultórios
Cadastro e controle de dados do pacientes
Como já visto no artigo, o iClinic permite que você registre os dados do paciente em um único documento digital, no qual tanto as observações da recepção quanto dos profissionais de saúde estarão disponíveis.
Apesar das informações estarem centralizadas, apenas profissionais de saúde autorizados podem acessar dados sensíveis do paciente, o que aumenta a segurança de dados e reforça o sigilo médico.
Controle financeiro
Com a ajuda de um sistema médico eficiente, ter um ótimo controle financeiro se torna um processo bem mais fácil do que normalmente é. Veja abaixo como o sistema do iClinic te auxilia no controle financeiro da sua clínica.
1. Controle das movimentações financeiras: um sistema médico eficiente permite que você tenha de forma ágil e visual todas as movimentações financeiras do seu consultório, inclusive, permitindo que você filtre de acordo com períodos de tempo, profissionais, conta bancária, entre outros.
Além disso, poder associar os registros a determinados profissionais da saúde, procedimentos e muito mais, é um grande diferencial que torna sua gestão ainda mais excelente.
2. Fluxo de caixa: com a ajuda de um sistema médico, é possível ter controle sobre todo o fluxo de caixa do seu negócio, permitindo uma análise de todos os recebimentos e pagamentos que você também terá no futuro.
Além de oferecer uma segurança maior na tomada de decisões relacionadas a investimentos, ajudando a escolher o momento ideal onde você terá menos custo, também permite uma organização muito maior sobre suas economias.
3. Relatórios e gráficos automáticos: um sistema médico permite que você obtenha relatórios e gráficos com dados muito mais completos, do que se você fizesse manualmente com várias planilhas ou arquivos de papel espalhados pela clínica.
No iClinic, por exemplo, você pode obter relatórios com apenas alguns cliques, mostrando informações valiosas como por exemplo qual convênio é mais rentável para seu consultório.
4. Repasse financeiro: se o seu negócio possui mais de um médico atendendo pacientes, ter um financeiro que também faça os repasses financeiros é essencial.
Com um sistema médico, você pode configurar os valores de repasse por profissional, especificando porcentagens de acordo com o procedimento realizado.
Assim, o tempo que antes você passava calculando e verificando quanto cada profissional deveria receber, pode ser usado para atividades mais produtivas, como investir em estratégias de otimização.
5. Controle de múltiplas contas bancárias: um bom sistema médico permite que você adicione múltiplas contas bancárias em sua conta, dessa forma, você consegue controlar tanto seu saldo geral, quanto os saldos específicos de cada conta.
6. Parcelamento de procedimentos: com a ajuda de um sistema médico, você pode registrar o parcelamento de consultas diretamente no sistema, e ter controle sobre quais foram realizados ou não.
É mais seguro para o seu negócio e seus pacientes, e ainda traz mais organização e previsibilidade para sua gestão.
Agenda médica e agendamento online
A agenda médica é um dos pontos mais sensíveis na gestão de qualquer clínica médica. Quando bem organizada, permite um atendimento mais fluido e de melhor qualidade aos pacientes, evitando atrasos e outras situações desagradáveis.
Um software médico costuma ter integração entre a agenda médica, disponível no seu sistema, e o agendamento online para os pacientes, que pode estar em seu próprio site.
Assim, você é capaz de aumentar o volume de agendamentos, ao mesmo tempo que tem total controle sobre a agenda da clínica.
O agendamento online é uma forma de dar mais liberdade aos seus pacientes, pois eles poderão marcar suas consultas sem precisar falar com a recepcionista e saberão exatamente quais são os horários disponíveis.
Facilitar a comunicação entre os pacientes e a clínica, otimizar o agendamento de consulta, integrar informações em um mesmo sistema: tudo isso aumenta o engajamento do paciente no tratamento e facilita a fidelização do mesmo.
A agenda médica da iClinic tem diversas funcionalidades, entre elas:
- Cadastro personalizado de procedimentos por cor, duração e valor;
- Status de agendamento que mostram se o paciente confirmou a consulta, está aguardando na recepção ou não compareceu;
- Lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
- Lista de pacientes do dia com status de agendamento atualizados;
- Lista de espera com todos que estão aguardando por um horário vago;
- Bloqueio de horários para evitar marcações de consultas quando você está ocupado;
- Agendamentos recorrentes para que você não desperdice seu tempo marcando o mesmo agendamento várias vezes;
- Integração com o prontuário eletrônico e cadastro de pacientes;
- Lançamento financeiro direto da agenda;
- Sincronização da agenda com outros calendários, como Apple e Google.
Mesmo que o paciente não use o agendamento online, o fato da recepção conseguir se organizar e automatizar algumas tarefas, como a confirmação de consulta pelo lembrete automático enviado por WhatsApp, permite que os profissionais deem mais atenção aos pacientes que estão presencialmente na clínica.
Prontuário eletrônico
O prontuário eletrônico apresenta diversas vantagens, entre elas:
- Personalização completa: no iClinic os prontuários completamente personalizáveis, permitindo que os documentos sejam preenchidos de forma rápida e de acordo com o atendimento;
- Acesso de qualquer lugar: uma das principais vantagens do prontuário eletrônico é a rapidez com que as informações são consultadas;
- Centralização de dados: como o prontuário eletrônico costuma ser integrado com a ficha de cadastro do paciente na recepção, todas as informações ficam centralizadas em um único local;
- Segurança de dados de excelência: como o prontuário eletrônico é armazenado em nuvem, ele também é mais seguro, pois fica protegido por senhas que permitem o controle de usuários que terão acesso às informações sigilosas dos pacientes.
Teleconsulta
A Teleconsulta do iClinic é uma solução tecnológica que fornece toda infraestrutura, suporte e funcionalidades para permitir consultas médicas virtuais privadas, seguras e de alta qualidade.
A plataforma de Telemedicina do iClinic é integrada ao sistema de gestão e à agenda digital.
Isso permite ao médico organizar seus atendimentos de forma eficiente, evitando erros e permitindo o melhor aproveitamento de seu tempo, fator fundamental diante das Teleconsultas.
A integração da agenda médica com o software de medicina torna possível o agendamento adequado de todos os horários, sejam eles presenciais ou online, aproveitando o dinamismo das Teleconsultas para mandar a agenda do profissional sempre completa.
Além disso, softwares médicos em nuvem possuem uma privacidade e segurança de excelência, principalmente quando comparados a videochamadas em aplicativos comuns como o Meet e o WhatsApp.
Como o armazenamento de dados dos softwares acontece na nuvem, as informações sigilosas dos pacientes só podem ser acessadas por profissionais de saúde autorizados, que precisam de login e senha para acessarem suas consultas.
Marketing médico
O marketing médico é composto por um conjunto de ações e estratégias que buscam criar e entregar valor para os pacientes (ou futuros pacientes) visando a atração e retenção dos mesmos.
O marketing médico também te ajuda a fidelizar os pacientes, e a melhor estratégia para isso é utilizar o e-mail marketing, o qual permite desenvolver uma comunicação automatizada e personalizada
Você pode utilizar o e-mail marketing para enviar newsletters, e-mails de aniversário, ou ainda programar mensagens relembrando a importância do retorno das consultas e lembrando da época de vacinação, por exemplo.
Um dos benefícios do e-mail marketing é que, ao fazer uma campanha, você permite segmentar seus pacientes em diferentes listas com base em suas preferências, podendo assim enviar conteúdos altamente personalizados, sendo um canal perfeito para nutrir os seus contatos já existentes.
Cuidados ao cadastrar dados dos pacientes
Se certificar que os dados estejam corretos
Possuir um cadastro com os dados dos pacientes irá auxiliá-lo não só a interagir com o seu público, mas também a ter mais embasamento para refinar estratégias de retenção e aquisição de novos pacientes.
Por isso, ao preencher o cadastro deve-se ter certeza que os dados estão corretos. Caso contrário, você pode perder informações importantes como e-mail, telefone e endereço por causa de erros de digitação.
Além disso, ao trabalhar com dados incorretos você pode acabar gerando situações de mal estar com os pacientes. Por exemplo, ao enviar um email de aniversário com o nome do paciente escrito errado, você pode acabar anulando o efeito positivo daquele email.
Manter os dados atualizados
Quanto mais dados e informações do paciente você tiver em seu cadastro, mais você será capaz de conhecer o seu paciente e conseguirá atendê-lo da forma mais personalizada o possível.
É importante que você tenha uma atualização periódica dos dados dos clientes, como por exemplo, a cada seis meses.
Assim, você evita dados desatualizados e consequentemente sem utilidade.
Para estabelecer uma comunicação efetiva entre a clínica e seus pacientes, os dados contidos na ficha cadastral devem estar sempre atualizados e válidos. Pois essa é uma das principais formas de contatar e iniciar uma comunicação direta entre a clínica e seus pacientes.
Não atualizar esses dados acarreta em perder a possibilidade de fidelização do seu paciente ao deixar de investir no pós-atendimento.
Não deixar informações importantes de lado
Esse erro pode ser muito comum. Às vezes, os colaboradores responsáveis por realizar o cadastro dos pacientes podem cometer erros e acabar não compilando todas as informações necessárias.
Um cadastro completo com todas as informações essenciais ajuda não apenas a manter uma organização e gestão de excelência, mas também te aproxima da história do seu paciente.
Afinal, são detalhes como profissão, nome de parentes e preferências, que podem te ajudar a construir uma conexão com aqueles que conhecem seu serviço médico.
Conclusão
Como visto ao longo do artigo, ter um eficiente cadastro de pacientes é de suma importância para garantir a satisfação do paciente.
Por meio dele você pode criar um melhor relacionamento, demonstrando o quanto você se preocupa com o bem-estar e a qualidade de vida de cada um.
Para fazer um controle eficiente do cadastro de pacientes, é preciso contar com a tecnologia para acelerar os processos. Faça um teste grátis no iClinic e saiba como podemos te ajudar a otimizar essa tarefa.
