Uma coleta de dados do paciente eficiente permite a união de todas as informações do estabelecimento médico em um só lugar.
Quando todos os dados do paciente estão centralizados, é possível evitar desperdícios de tempo para procurar fichas, fazer agendamentos, ou relembrar todo o histórico refazendo perguntas que já foram feitas.
As informações que geralmente são recolhidas pelas clínicas médicas vão além dos dados pessoais do paciente – como nome, endereço, número de celular e afins.
Na prática, as clínicas também recolhem dados sensíveis, que fornecem detalhes íntimos do indivíduo, como tipo sanguíneo, sexualidade, estado clínico, entre outros.
Diante disso, é muito importante manter os dados de pacientes seguros conforme estabelece a LGPD (a Lei Geral Proteção de Dados , n° 13.709/2018), que entrou em vigor em setembro de 2020.
As novas tecnologias disponíveis no mercado estão, cada vez mais, permitindo uma tomada de decisão inteligente a partir da análise de dados.
Com os avanços da tecnologia na saúde e o gerenciamento da jornada do paciente, as ferramentas permitiram a identificação de gatilhos para identificar eventos adversos que podem passar despercebidos pelos profissionais de saúde.
Para quê serve a coleta de dados do paciente?
Tomada de decisão
Na relação entre médico e paciente, por exemplo, é fundamental saber tomar as decisões certas e poder contar com as ferramentas adequadas para que as escolhas sejam sempre assertivas e eficazes.
A coleta de dados durante a anamnese permite ao médico ter um bom panorama do seu quadro clínico e vislumbrar que tipo de situação estará enfrentando.
O prontuário eletrônico é uma ferramenta essencial nessa etapa, pois permite que o profissional tenha um histórico completo e não se esqueça de nenhum detalhe, devido a sua anamnese personalizada.
Parte decisiva para resolução do médico, a abordagem diagnóstica é consequência da reunião dos dados clínicos e costuma ser apoiada pela realização de exames específicos, que saneiam dúvidas.
Com toda a investigação, o médico consegue fazer o chamado diagnóstico diferencial (excluindo possibilidades parecidas) e estabelecer critérios diagnósticos, que indicarão em que medida ele deverá agir.
Após montar o quebra-cabeça apresentado por seu paciente e tomado uma série de decisões na investigação dos dados clínicos e na abordagem diagnóstica, o médico precisa oferecer uma indicação terapêutica que resolverá seu problema de saúde.
Todas as decisões tomadas estão atreladas às condições sociais e econômicas de quem está recebendo o tratamento.
Pouco adiantaria, por exemplo, o médico sugerir um exame que fuja ao poder aquisitivo do paciente. Ou propor uma abordagem terapêutica com uma medicação que não seja mais fabricada no país.
Essas informações, que variam de paciente para paciente, são obtidas ao longo da consulta e também levando em consideração o local de atendimento, recursos disponíveis, fornecimento de materiais, entre outros.
Redução de custos
Seja para elaborar estratégias de marketing médico, aumentar o faturamento e acompanhar métricas financeiras, a coleta de dados dos pacientes pode auxiliar a sua clínica de diversas formas.
Ao centralizar todas as informações da sua clínica junto de uma boa ferramenta que te proporcione análises detalhadas, é possível fazer um melhor uso desses dados e reduzir os custos.
Por meio desses dados dos pacientes, você conseguirá tomar decisões mais assertivas, objetivas e, consequentemente, se destacar perante sua concorrência.
Com um bom planejamento e controle de todos os processos fica mais fácil eliminar despesas que podem comprometer o bom desempenho da clínica.
Com o sistema de gestão do iClinic, por exemplo, é possível armazenar todas as informações da instituição.
Além de criar uma base qualitativa e quantitativa, possibilitando o cruzamento de informações e situações que irão auxiliar em tomadas de decisões assertivas e precisas.
Quais informações são colhidas na coleta de dados?
De acordo com a resolução nº 2.153/2016 do CFM os dados coletados do paciente são:
- Identificação do paciente com nome, data de nascimento, idade, estado civil, formas de contato, entre outras informações pessoais;
- Queixa principal, descrição do motivo da consulta;
- História da doença atual com relato do início, sintomas, duração, tratamentos realizados e qualquer dado que o médico achar relevante;
- História familiar de doenças presentes na família, estado de saúde dos pais e informações pessoais, caso haja abertura e relevância para conexão com o paciente;
- História pessoal com hábitos do paciente, estilo de vida, profissão, dificuldades e demais dados;
- Revisão por sistemas com entrevista objetiva sobre pele e anexos, sistema olfativo, gustativo, tato, visual, auditivo, cárdio circulatório, entre outros.
Quais os métodos de coleta de dados do paciente?
Os dados dos pacientes podem ser coletados manualmente ou digitalmente por meio de um software médico.
A coleta de dados manual é o modelo tradicional, durante muito tempo na prática médica, os dados eram armazenados unicamente dessa forma.
Por si só, isso já denota a possibilidade de problemas e erros, visto que essa opção pode sofrer danos, como amassados, rasgos, manchas ou mesmo a perda.
Para quem deseja unir praticidade, agilidade e segurança, a coleta de dados digital é infinitamente mais vantajosa do que a coleta manual.
Isso ocorre porque quando os dados ficam armazenados em nuvem, é menos provável que qualquer informação se perca ou se torne inacessível.
Prontuários eletrônicos facilitam ainda mais o processo de ficha de anamnese. Além de possibilitarem o preenchimento digital, evitando folhas e mais folhas de papel, suas informações ficam organizadas e seguras.
Além disso, o fácil acesso em qualquer lugar e a qualquer momento de forma online, dá um maior controle ao profissional da saúde que fez a ficha.
O software também possui diferentes níveis de acesso, o que permite que apenas os profissionais devidamente registrados possam acessar o que está no registro.
Como fazer uma coleta de dados de forma eficiente?
Um software médico de qualidade pode garantir ao profissional uma coleta de dados de uma forma mais simplificada, otimizando o seu tempo.
Como o processo é feito digitalmente, garante uma melhor legibilidade das informações e dispensa o uso de pilhas e pilhas de papel.
Desse modo, não há necessidade de se preocupar com um espaço físico para armazenamento dos registros.
Ter uma ficha de anamnese digital é algo que os médicos e profissionais da saúde precisam adotar o mais rápido possível. Isso porque por meio dos prontuários eletrônicos, as informações ficam mais organizadas e de fácil acesso.
Além disso, os prontuários eletrônicos trazem muito mais segurança ao estabelecimento de saúde, pois as informações dos pacientes ficam armazenadas na nuvem, com proteção de dados trafegados por criptografia.
Desafios no armazenamento de dados do paciente
A importância da segurança de dados
A necessidade quanto à segurança da informação na área da saúde foi estabelecida por meio de normas nacionais e internacionais.
A resolução n° 1997/2012 do Conselho Federal de Medicina atua para garantir o sigilo de prontuários médicos. Sendo assim, as clínicas que sofrem vazamento de informações enfrentam consequências tanto de imagem quanto legais.
A forma de armazenamento diz muito sobre a segurança de suas informações.
Ao utilizar arquivos físicos como papéis ou cadernos, a chance de alguém conseguir ver os conteúdos deles é bem maior do que se estivessem armazenados no meio digital.
Os arquivos físicos apresentam maior vulnerabilidade tanto em relação a acessos indevidos, quanto em relação à perda de informação.
Por isso, um sistema de segurança é fundamental para as clínicas, já que impede a perda, roubo e desgaste temporal de documentos físicos.
Poder contar com um ambiente digital seguro também proporciona mais conforto para os pacientes e médicos, pois uma plataforma com acessos por autenticação aumenta a produtividade diária.
Para isso, é importante contar com um sistema com criptografia. A criptografia é um conjunto de técnicas para codificar e decodificar dados com o objetivo de que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a eles.
Para um armazenamento seguro dos dados de seus pacientes, é ideal utilizar uma criptografia para a transição de dados, como a criptografía SSL 256 bits.
A melhor forma de utilizá-la em seu consultório é por meio de um software médico.
O impacto da LGPD na área da saúde
Os médicos e demais profissionais de saúde sempre tiveram cuidado e atenção com as informações dos pacientes. Afinal, elas são essenciais para acompanhar a evolução do tratamento e chegar a um diagnóstico.
O que muda com a chegada da LGPD é a forma como os dados pessoais são tratados e o aumento da transparência por parte das instituições.
As informações dos pacientes são coletadas e armazenadas com suas autorizações e consentimentos. Por isso, o ideal é explicar como elas são guardadas, quem tem acesso e o nível de acessibilidade.
Um prontuário de papel, por exemplo, pode ser acessado por qualquer profissional e é facilmente perdido em acidentes como derramamento de líquidos.
Um prontuário eletrônico centraliza os dados pessoais e sensíveis do paciente em um único local, é acessível de qualquer lugar e apenas por profissionais de saúde autorizados.
Ao explicar para o seu paciente como a segurança de dados funciona na sua clínica, é fundamental contar com ferramentas seguras, como um software médico que tenha o prontuário eletrônico.
Ao coletar e armazenar dados sensíveis, é essencial utilizar apenas plataformas que são desenvolvidas exclusivamente para a área da saúde.
Imagine que ao realizar um atendimento a distância, você tenha utilizado o Skype e anotado as informações no chat.
Qualquer pessoa que tenha acesso ao seu dispositivo ou qualquer invasão pode fazer com que a gravação da consulta e as informações sejam vistas por terceiros, e pior, compartilhadas na internet.
Por isso, a solução ideal para os profissionais de saúde são os sistemas com uma solução de Telemedicina integrada ao prontuário eletrônico do paciente.
Além de terem funcionalidades como prontuário eletrônico, agenda médica, prescrição, Teleconsulta e controle financeiro, eles garantem que seus dados não sejam perdidos ou compartilhados com terceiros.
Aprenda como seguir todas as exigências estabelecidas para os profissionais de saúde, e descobrir quais ferramentas podem te ajudar nesse processo tão essencial.
Baixe já o nosso eBook sobre LGPD na saúde: como seguir as exigências e se adequar?, elaborado em parceria com a Dra. Sandra Franco, consultora jurídica especializada em saúde.
Como um software médico ajuda a garantir a segurança dos dados?
A utilização de um software médico é uma das formas mais efetivas de oferecer vantagens aos pacientes. Por meio dele, os usuários têm a possibilidade de guardar em ambiente seguro, as informações de pacientes.
Além disso, você centraliza todas as informações importantes do seu negócio: atendimentos, cadastro, relatórios, financeiro e prontuários, tudo isso de forma segura.
Com um sistema é possível ter diversas ferramentas em um só lugar. Basta alguns cliques para encontrar o que você precisa, e o melhor de tudo: você pode gerar relatórios com todas essas informações disponíveis no sistema.
Veja a seguir as principais ferramentas do software médico:
- Agenda médica: possui lista de espera, lista de pacientes do dia e personalização de cores por procedimento, além de enviar lembretes de consulta por SMS, e-mail e WhatsApp;
- Agendamento online: disponível pela plataforma AgendarConsulta ou pelo seu próprio site médico, facilita a marcação de consultas por parte dos pacientes, que podem agendar de qualquer lugar, a qualquer momento, sem precisar entrar em contato com a clínica;
- Prontuário eletrônico: pode ser acessado de qualquer lugar e compartilhado com outros profissionais de saúde, também permite a personalização completa do documento e tem a prescrição iClinicRx;
- Relatórios e gráficos automáticos: auxiliam na análise de dados da clínica, oferecendo informações como receitas e despesas pendentes, faltas por paciente, convênio mais rentável, repasse médico, entre outros;
- Finanças: automatiza sua gestão financeira, e tudo que você precisa fazer é registrar suas entradas e saídas para um ter um fluxo de caixa automático, assim como análises dos relatórios mencionados acima;
- iClinic Marketing: plataforma de e-mail marketing exclusiva para profissionais de saúde, que envia e-mails de forma automatizada para seus pacientes e estende seu cuidado para além da consulta;
- Teleconsulta: possibilita o atendimento a distância entre você e seus pacientes, além de oferecer integração com o prontuário eletrônico, termo de consentimento para pacientes e total segurança.
Seus dados ficam armazenados em um sistema na nuvem, o que possibilita o acesso de qualquer dispositivo com conexão à internet, reduzindo o perigo de perda de dados.
Além de ser um armazenamento mais prático, ele também é extremamente seguro.
Mesmo que algo aconteça com seu dispositivo, seus dados não serão afetados, justamente porque não dependem exclusivamente dele para serem acessados – basta utilizar outro aparelho eletrônico.
Conclusão
Ao contar com uma coleta de dados completa de pacientes, será possível otimizar os processos da sua clínica, permitindo que o seu time consiga desempenhar suas funções com mais agilidade e efetividade.
Visto que não será mais preciso perder horas procurando um contato na internet ou demorar para localizar o histórico médico do paciente.
Eliminar esse tipo de gargalo faz com que a sua equipe consiga focar nas questões mais relevantes da sua clínica, como pensar em estratégias para melhorar o atendimento e o relacionamento com o paciente.
Além disso, toda estratégia de marketing só vai funcionar se você tiver um controle eficiente dos dados dos seus pacientes.
Caso contrário, não será possível identificar quais ações poderão oferecer melhores resultados para as suas campanhas, resultando em perda de tempo e dinheiro com anúncios equivocados.
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