Agenda médica: importância, dicas, benefícios e ferramentas! 

Uma agenda médica é um divisor de águas em sua clínica, pois ela pode tornar sua rotina mais organizada ou trazer problemas de gestão, como atrasos e duplicidade na marcação de horários. 

Ao organizar a agenda com cores para cada procedimento, por exemplo, os profissionais de saúde melhoram a organização e, consequentemente, atendem mais pacientes por dia, sem comprometer a qualidade e profissionalismo. 

A agenda de consultas é uma ferramenta-chave para a rotina médica. Se bem gerenciada, ela consegue evitar atrasos e garantir uma experiência positiva para os pacientes. 

Neste artigo você vai conferir a importância e vantagens de utilizar uma agenda médica em sua clínica. Acompanhe! 

Qual é a importância da gestão de agenda na clínica? 

A gestão de agenda na clínica se refere a todo o processo responsável por organizar a agenda, desde a marcação de consultas, até o gerenciamento e confirmação de cada atendimento. 

Uma agenda organizada e bem implementada é capaz de satisfazer as necessidades da sua clínica, bem como organizar e facilitar o acesso às informações. 

Uma pesquisa realizada pelo TIC Saúde em 2019, com o objetivo de investigar o acesso e o uso das tecnologias da informação e comunicação (TIC) nos estabelecimentos de saúde brasileiros, identificou que 82% dos estabelecimentos médicos utilizam algum software de agendamento de consultas. 

Afinal, a agenda médica é um dos pontos mais sensíveis na gestão de qualquer clínica médica. Quando bem organizada, permite um atendimento mais fluido e de melhor qualidade aos pacientes, evitando atrasos e outras situações desagradáveis. 

Imagine duas clínicas que são concorrentes na mesma região. Uma delas está presente no bairro desde que ele começou a ser urbanizado, portanto, é conhecida pela maioria dos moradores.  

O atendimento dos médicos agrada os pacientes, mas é necessário esperar alguns meses para conseguir agendar uma consulta. É preciso ligar várias vezes para conseguir ser atendido e o contato por WhatsApp não funciona bem, visto como um “atendimento frio” pelas pessoas. 

A clínica mais recente, apesar de não ter uma grande cartela de pacientes, se dedicou para criar um site e posicioná-lo bem no Google, o que faz com que os serviços apareçam organicamente na internet. 

Além disso, disponibilizam um agendamento online para os pacientes, que também podem agendar por WhatsApp ou telefone, se prefirerem.  

Mesmo quando o tempo de espera para o atendimento é grande, a recepcionista liga para avisar quando uma consulta é cancelada e um horário vago apareceu. 

Esses diferenciais fazem com que, em poucos meses, a clínica nova ganhe mais destaque do que a antiga, mesmo que o nível de atendimento dos médicos, em ambas, sejam de alta qualidade. 

Esse é apenas um exemplo de como ter uma boa agenda médica pode impactar seu negócio. A dica é adotar uma agenda online para organizar todos os processos dentro da clínica. 

Com a ajuda de um software, é possível acessar e registrar prontuários, controlar os agendamentos e as faltas, gerenciar o fluxo de caixa e enviar lembretes das consultas aos pacientes. Tudo isso por meio de uma plataforma simples e intuitiva. 

Como a agenda médica impacta na experiência do paciente? 

Um agendamento online é capaz de ampliar os pontos de contato entre os pacientes e a sua clínica. Ao fazer isso, você permite que seu paciente agende sua consulta a qualquer momento do dia. 

Um software médico costuma ter integração entre a agenda médica, disponível no seu sistema, e o agendamento online para os pacientes, que pode estar em seu próprio site. 

Assim, você é capaz de aumentar o volume de agendamentos, ao mesmo tempo que tem total controle sobre a agenda da clínica. 

O agendamento online é uma forma de dar mais liberdade aos seus pacientes, pois eles poderão marcar suas consultas sem precisar falar com a recepcionista e saberão exatamente quais são os horários disponíveis. 

Facilitar a comunicação entre os pacientes e a clínica, otimizar o agendamento de consulta, integrar informações em um mesmo sistema: tudo isso aumenta o engajamento do paciente no tratamento e facilita a fidelização do mesmo. 

Quais problemas uma agenda médica pode ter? 

É possível identificar quatro principais tipos de problemas em uma agenda médica: 

• Agenda vazia: uma agenda pode estar vazia por vários motivos, ou seja, para resolver esse problema é preciso entender o motivo da ausência de consultas. Você pode ter pouca atração de pacientes ou um problema de gerenciamento; 
• Agenda extremamente cheia: ter uma agenda lotada de pacientes não parece um problema, mas este tipo de situação pode sair do controle e se tornar um verdadeiro caos para a organização da sua agenda e, consequentemente, para a satisfação do paciente; 
• Agenda engessada: nesse tipo de problema, a recepção não consegue alterar horários de agendamentos com facilidade e não podem acessar a ferramenta de qualquer lugar. Como resultado, perde-se oportunidades de encaixes e todo o processo de agendamento é ultrapassado e prejudica o bom relacionamento com o paciente; 
• Agenda desorganizada: uma agenda desorganizada abre brecha para inúmeros problemas, desde duplicidade de horários a falta de informações dos pacientes. 

Acesse nossa checklist gratuita para acabar com os problemas da agenda médica. Veja  soluções práticas para resolver cada um dos cenários que citamos acima.  

Acabe com os problemas da agenda médica  

Como já citado no artigo, a agenda médica é fundamental para o bom funcionamento da clínica, pois a marcação de consultas influencia na principal fonte de renda da clínica, os atendimentos. 

Ou seja, os problemas dessa ferramenta impactam diretamente no seu faturamento. Portanto, é fundamental contar com uma agenda organizada e eficiente. 

O passo a passo para acabar com os problemas da sua agenda médica inclui soluções para cada um dos tipos de problemas, seja uma agenda vazia, muito cheia, engessada ou desorganizada. 

Entretanto, lembre-se que para não ter problemas recorrentes em sua gestão de agendamentos, a agenda online sempre será a melhor opção, principalmente se estiver dentro de um sistema médico com outras soluções. 

Médicos que contam com essa ferramenta podem receber um e-mail a noite com todos os agendamentos do dia seguinte, acessar a agenda e o prontuário pelo aplicativo de casa, tudo com segurança e praticidade. 

Assista nosso vídeo para conhecer mais vantagens dessa funcionalidade: 

Os 6 principais benefícios da agenda médica 

Os benefícios da agenda médica, quando organizada e acessível de qualquer lugar, são inúmeras. A seguir, listamos as principais delas. 😉  

1. Atendimento mais humanizado

Os profissionais de saúde sabem como a humanização garante uma boa experiência ao paciente, pela sua valorização como uma pessoa, não apenas como um potencial paciente e fonte de renda para a clínica.   

A humanização no atendimento prestigia a relação com o paciente no consultório médico.  

Ao se sentir valorizado, o indivíduo tem a percepção de que sua marca é parceira, logo, deposita confiança nela, um aspecto que contribui para o processo de fidelização. 

Por exemplo, é comum que a recepção da clínica realize inúmeras atividades ao mesmo tempo, como atender ligações, recepcionar os pacientes, organizar o consultório, entre outros. 

Por isso, o paciente, ao tentar agendar uma consulta, pode se deparar com uma experiência ruim, como o telefone ocupado, uma demora para responder pelo WhatsApp ou falta de tato da recepção ao marcar a consulta. 

Com o agendamento online, o atendimento é agendado com poucos cliques pelo próprio paciente. Basta clicar em um horário vago na agenda, preencher os dados e pronto, consulta agendada! 

Mesmo que o paciente não use o agendamento online, o fato da recepção conseguir se organizar e automatizar algumas tarefas, como a confirmação de consulta pelo lembrete automático enviado por WhatsApp, permite que os profissionais deem mais atenção aos pacientes que estão presencialmente na clínica. 

2. Confirmação de consulta automática

Uma das principais vantagens da agenda médica é que ela contribui para a diminuição do número de faltas e atrasos nas consultas. 

É possível enviar para o paciente um lembrete com a data e horário marcados, por meio de mensagens automáticas. Após o paciente responder confirmando ou cancelando a consulta, o sistema automaticamente atualiza a agenda. 

Isso reduz as faltas em até 30%, e a recepção ainda pode usar a lista de espera para verificar quais pacientes podem repor o horário vago que ficou na agenda, em caso de cancelamento. 

3. Melhor gerenciamento das consultas

Como gestor, sua função é simplificar os processos e tornar o uso da agenda mais fácil, funcional, barato e rápido. 

Centralizando todos os dados da agenda em um único local, basta um dispositivo eletrônico conectado à internet para que você possa rapidamente organizar sua rotina. 

Além disso, a agenda médica online torna o atendimento mais cômodo para os pacientes, uma vez que eles contam uma clínica modernizada, que pode enviar informações do agendamento e de seu prontuário de qualquer lugar. 

4. Aumento de produtividade da equipe

Toda automatização representa uma atividade a menos desempenhada por você ou por sua equipe. Com isso, todos os envolvidos passam a dispor de mais tempo para realizar outras atividades. 

Por exemplo, ao receber menos ligações para agendar consultas, sua recepção poderá dar mais atenção aos pacientes que estão na clínica e a outras atividades do dia a dia.  

Essa mudança impacta diretamente na produtividade e no nível de satisfação dos clientes atendidos. 

5. Redução da fila de espera

Normalmente, os softwares médicos possuem uma lista de espera dentro da plataforma, na qual ficam disponíveis os pacientes que estão aguardando um horário vago. 

Assim, quando alguma consulta é cancelada, é possível checar qual é o próximo paciente da fila de espera, e reagendar rapidamente uma consulta que seria perdida. 

Da mesma forma, com uma agenda atualizada em tempo real, sempre que um paciente não confirmar uma consulta, o horário volta a ficar disponível, permitindo que encaixes sejam realizados. Com isso, você mantém a sua lucratividade. 

6. Integração com o prontuário eletrônico

Em alguns softwares, como o iClinic, a agenda médica é totalmente integrada com o prontuário eletrônico. 

Essa integração permite que o médico consiga acessar o prontuário diretamente pela agenda, apenas clicando em “iniciar atendimento”. 

A agenda médica online traz ótimos resultados, um investimento ideal que poderá revolucionar completamente a rotina da sua clínica. 

Conheça um passo a passo para organizar a agenda do seu consultório 

Para te ajudar a ter uma agenda organizada, separamos estes 5 passos. 

1. Agende os procedimentos com cores diferentes e intercale diferentes tipos de consulta

A melhor forma de organizar a agenda é estabelecer cores diferentes para cada procedimento. Desse modo, será muito mais fácil – e rápido – identificar quais procedimentos serão realizados. 

Ao intercalar primeiras consultas com retorno, por exemplo, você também evita atrasos, pois o primeiro atendimento pode ser mais demorado que o esperado, e se isso acontecer mais de uma vez, todos seus compromissos sofreriam com atrasos. 

2. Estabeleça um intervalo fixo entre as consultas e bloqueie horários

É importante estabelecer o intervalo de, no mínimo, 10 minutos entre cada consulta, para o médico descansar e se preparar para receber o próximo paciente. 

Essa margem de tempo entre uma consulta e outra permite que, caso um paciente atrase, isso não afete diretamente os atendimentos seguintes. 

3. Conheça os perfis dos pacientes que atrasam

Atrasos são comuns, afinal, imprevistos acontecem com qualquer pessoa, mas alguns pacientes costumam atrasar com certa frequência e isso pode afetar o andamento das consultas seguintes. 

Com um software médico, você consegue ver pelas anotações da agenda quais pacientes atrasaram, ou, pelos relatórios automáticos, aqueles que faltaram. 

Assim, ao agendar novamente esse paciente, o profissional da recepção pode deixá-lo para o final do dia. 

4. Envie lembretes de consulta para os pacientes

Do mesmo modo que os pacientes podem se atrasar para a consulta, eles também podem se esquecer da mesma. 

Para evitar esse problema, é fundamental que você lembre os pacientes da consulta, seja pela ligação de uma recepcionista, mensagem, ou por lembretes automáticos. 

Os lembretes de consulta automáticos são a melhor opção para quem quer automatizar processos e reduzir faltas, como o profissional Albespyerry Diniz fez em sua clínica. 

5. Tenha uma lista de espera

Um paciente desmarcou? É importante colocar outro no lugar e não deixar aquele horário vago, para isso, nada melhor do que uma lista de espera que mantém uma excelente organização, diferente de uma lista de papel, que precisa de rasuras. 

Como otimizar os agendamentos do consultório médico? 

Confira a seguir 7 dicas para alcançar uma ótima organização da agenda e realizar mais atendimentos em seu consultório: 

1. Tenha mais organização em seus atendimentos: centralize as informações em uma única plataforma para não perder tempo procurando arquivos ou se preocupando com a segurança dos dados e a LGPD; 
2. Saiba a duração de suas consultas: conte com um sistema que mostre automaticamente a duração dos seus procedimentos, para descobrir quanto tempo precisa reservar para não ter atrasos; 
3. Conquiste agilidade com uma agenda integrada ao prontuário eletrônico: ao invés de separar dados do paciente em diferentes locais, informatize seu consultório e tenha um documento único com todas as informações do paciente. Lembre-se de verificar se os dados sigilosos só podem ser acessados pelo médico responsável; 
4. Disponibilize diferentes formas de agendamento: ofereça marcação de consultas por telefone, WhatsApp e agendamento online, assim o paciente escolhe sua preferência e a recepção não precisa ficar sobrecarregada com ligações; 
5. Conheça seus pacientes: saiba quais são aqueles que mais atrasam ou precisam de retorno com mais urgência, dessa forma, saberá como organizar sua agenda ou orientar a recepção; 
6. Envie lembretes de consulta: automatize essa tarefa para não sobrecarregar a recepcionista do consultório e ter mais eficiência, uma vez que poucos pacientes atendem ligações quando estão ocupados ou não reconhecem o número; 
7. Obtenha um software de agenda online: você contará com soluções que otimizam outros processos além do agendamento, como consultas a distância, gestão financeira, entre outros. 

Por que é importante realizar a confirmação de consulta? 

A falta de um ou mais pacientes causa muitos problemas para a rotina da clínica, entre eles a falta de organização da agenda e os atrasos. 

Além disso, quando um paciente falta, há a perda de receita daquele horário que ficou vago, isso, ao longo do ano, pode gerar um enorme prejuízo para a clínica. 

Vamos fazer uma conta simples. Suponha que cada consulta particular custe R$ 100,00 e você tem, pelo menos, uma falta por semana. A maior parte dos meses tem 4 semanas, no total, 48 semanas no ano. 

Isso significa que você perde R$ 4.800 reais na relação de uma falta por semana. Geralmente, esse número pode ser maior. 

Trabalhar com um sistema de confirmação de consulta pode ser a solução para esse problema. 

Alguns dos benefícios da confirmação de consulta são: 

1. Reduz faltas dos pacientes; 
2. Melhora o agendamento online; 
3. Organiza a agenda; 
4. Aumenta a qualidade de trabalho; 
5. Torna o dia a dia mais produtivo. 

Lembre-se, apenas com um serviço de lembrete de consulta por SMS, é possível reduzir 30% das faltas dos pacientes. Aliando o envio por WhatsApp e e-mail, essa taxa de absenteísmo pode diminuir ainda mais. 

Como funciona o envio de lembretes e o que deve conter? 

Na maioria dos casos, a confirmação é feita por telefone. Além do alto custo das ligações telefônicas, na maioria das vezes as ligações não são atendidas, pois o paciente pode estar ocupado no momento. 

Como resultado, isso não só desperdiça o tempo do colaborador designado para a função, como também afeta negativamente a imagem de clínicas e hospitais. 

Por isso, a confirmação de consulta online é uma estratégia muito eficiente para evitar que ocorram lacunas na agenda, diminuindo as taxas de absenteísmo e a perda de dinheiro com tempo ocioso. 

Os lembretes de consulta iClinic podem ser enviados por SMS, e-mail e WhatsApp. As três formas são configuráveis dentro do próprio software médico. 

Na mensagem, o paciente tem a opção de responder “SIM” ou “NÃO”. 

De acordo com a resposta, o status do agendamento é alterado para “Confirmado pelo paciente” ou “Cancelado pelo paciente“. 

Aviso de consulta por SMS 

A confirmação de consulta por SMS consiste no envio de mensagens de texto, que pode ser feito de forma manual ou por algum software que automatiza esses envios. 

Além da tranquilidade no dia a dia do consultório, o aviso SMS proporciona: 

1. Garantia de entrega: nem sempre os pacientes terão disponibilidade para atender ligações durante o dia, resultando em uma falha na tentativa de comunicação. Ao enviar um SMS, o paciente receberá a mensagem e poderá responder no melhor momento. 
2. Prática menos invasiva: as mensagens chegam na caixa de entrada e o paciente pode visualizá-la quando for mais conveniente. Muitas pessoas não gostam de atender ligações quando estão ocupadas trabalhando ou em alguma atividade com a família. 
3. Baixo custo: o preço de uma mensagem SMS é menor que as tarifas de ligação, principalmente se tratando de interurbanos e chamadas para celular. 
4. Envio automatizado: de forma automatizada e personalizada, o sistema envia o SMS para os pacientes com o objetivo de relembrar os horários agendados. Essa tarefa não precisará tomar tempo de trabalho e gerar custos para a clínica. 

Ferramentas de gestão de agenda médica 

Agenda médica online 

É uma ferramenta tecnológica que, conectada à internet, visa auxiliar tanto os profissionais da saúde quanto os pacientes. 

Normalmente, os consultórios estão optando por essa ferramenta por meio dos softwares de gestão de clínicas, visando tornar as operações mais eficientes, otimizar processos e fazer com que um tempo maior seja dedicado aos pacientes. 

As funcionalidades ajudam em todos os processos envolvidos na clínica, além de manter todas as informações em segurança, evitando a perda de dados e deixando-os disponíveis a qualquer momento e em qualquer local. 

Software médico de gestão 

Seja para o uso de uma agenda eletrônica ou gerenciar uma franquia de clínicas, os softwares médicos de gestão se tornam cada dia mais fundamentais para os consultórios e clínicas médicas. 

Na visão da rotina de uma clínica ou consultório médico, o software de gestão médica deve organizar processos e agilizar procedimentos internos, aliviando em certo nível o volume de atividades exigidas dos colaboradores e, consequentemente, facilitando a gestão. 

Afinal, um software médico de gestão apresenta diversas vantagens para uma clínica, entre elas: 

1. Agilidade nos atendimentos: com um software médico, você encontra – e cadastra – as informações essenciais do paciente com poucos cliques; 
2. Organização das informações: por ser digital, é mais fácil organizar a agenda e realizar alterações quando necessário; 
3. Controle financeiro: um bom sistema será capaz de integrar o agendamento de consultas com o financeiro, gerando relatórios mais precisos e rápidos; 
4. Gestão da clínica: você facilmente consegue bloquear horários da agenda, para que não sejam feitas marcações no horário em que você não está prestando atendimento na clínica; 
5. Redução da faltas dos pacientes: como o sistema envia notificações para confirmar a consulta, haverá a diminuição de faltas dos pacientes; 
6. Segurança da agenda médica online: todas as informações sobre os atendimentos e os pacientes são salvas na nuvem, isso permite que esses dados não se percam e fiquem protegidos; 
7. Uso fácil e prático: um software de agenda médica, além de ser fácil de entender, deve possuir um visual e estrutura intuitiva, realmente tornando seu dia a dia mais prático. 

Planilhas de marcação de consultas 

Quando o consultório ou a clínica não possui um um software médico, muitas vezes, a solução é recorrer a uma planilha de agendamento de consultas para manter um gerenciamento do fluxo de pacientes. 

Devido ao seu baixo custo, as planilhas costumam ser uma ferramenta muito utilizada para cadastrar as informações dos pacientes, no entanto, seu uso pode acarretar em muitos problemas para a clínica. 

Por exemplo, ao agendar um paciente você precisa marcar o dia e horário dessa consulta, qual procedimento será realizado e qual profissional de saúde irá atendê-lo. 

Caso o paciente não tenha cadastro, é necessário inserir diversas informações sobre ele em sua ficha, e quando ele paga a consulta, é necessário registrar a forma de pagamento e os valores pagos por ele. 

Na realidade, não só os recebimentos mas todas as outras atividades precisam ser registradas, e para isso é necessário utilizar uma ferramenta prática e acima de tudo segura. 

Substituir a planilha de controle de pacientes Excel por software é, sem sombra de dúvidas, a melhor alternativa. Ferramentas tecnológicas, como os softwares na nuvem, são robustos, práticos, seguros e, acima de tudo, facilitam a rotina do consultório. 

Como ter a agenda médica lotada? 

A agenda do consultório é parte fundamental do trabalho dos profissionais de saúde e, por isso, precisa ser bem organizada. Porém, nem sempre é possível manter a agenda lotada, o que afeta a lucratividade do negócio. 

Por exemplo, o agendamento online do iClinic fica na plataforma AgendarConsulta, que conecta médicos e pacientes. Você pode criar um perfil gratuitamente para compartilhar informações sobre você, seus serviços e permitir que os pacientes deixem avaliações de suas experiências. 

Como organizar agenda após datas comemorativas? 

É comum que os pacientes esqueçam de consultas marcadas após um feriado ou data comemorativa. 

Por isso, o primeiro passo para organizar a agenda após datas comemorativas é mapear todos os feriados do ano e bloquear esses dias para que nenhum agendamento seja realizado nesse período. 

O segundo passo é automatizar o envio de lembrete de consultas, para que ninguém precise trabalhar no feriado apenas para avisar o paciente do horário marcado. 

Mesmo em períodos quando não há ninguém trabalhando no consultório, essa funcionalidade permite que sua agenda continue organizada e funcionando. 

É possível ter uma agenda médica personalizável? 

Uma agenda médica personalizável permite que você deixe a ferramenta com o seu estilo de atendimento, o que proporciona agilidade para a rotina da sua clínica. Afinal, não adianta ter uma ferramenta tecnológica de agendamento se essa ferramenta não atende plenamente às suas necessidades. 

Gerenciar e ter o controle da agenda médica de consultas é fundamental, pois só assim a sua clínica ou o seu consultório poderão proporcionar um atendimento de qualidade, tornando-se referência no setor. 

A agenda médica do iClinic, por exemplo, oferece a funcionalidade de multiprocedimentos dentro da agenda, permitindo a marcação de vários procedimentos em um único atendimento. 

Você também pode personalizar as cores por procedimento, escolhendo as que mais prefere ou as que acredita estarem relacionados com cada tipo de consulta. 

Conclusão 

Uma clínica médica lida com diversas atividades diariamente. São diversos pacientes, procedimentos, horários, marcações, conferência de estoque, profissionais, pagamentos e recebimentos de contas, entre outros. 

Para que tudo corra com eficiência, é necessário organização. Uma forma de manter a clínica mais organizada e produtiva é por meio de uma agenda médica. 

Essa funcionalidade traz benefícios tanto para a clínica quanto para os pacientes. 😉