acabe com problemas da agenda

Acabe com os problemas da sua agenda médica

Yasmim Mayumi Ferramentas para Clínica

Leia em 5 min.

Última atualização em 27/08/2021 por Yasmim Mayumi

Os problemas da agenda médica podem ser vários, como uma semana vazia ou lotada, rasuras, duplicidade de horários, anotações confusas, entre outros fatores que causam desorganização.

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A agenda tem a importante função de organizar o principal ativo do consultório, ou seja, a principal fonte de renda: as consultas. 

Isso significa que os problemas dessa ferramenta impactam diretamente no seu faturamento. Portanto, é fundamental contar com uma agenda médica organizada e eficiente.

Veja a diferença que uma agenda de qualidade faz na rotina do Dr. Orlando Righesso:

“Como recebo a agenda na noite anterior, consigo programar meu dia com antecedência, com o número de consultas, horários, e este diferencial do iClinic que para mim é sensacional. Antes, para saber a minha agenda, precisava lembrar de entrar em contato com a minha secretária.”

Continue a leitura e descubra como você também pode acabar com os problemas da sua agenda!

Passo a passo para acabar com os problemas da sua agenda médica

Você já sentiu dificuldades em gerir seu tempo por conta da desorganização da agenda? Já houve algum mal-entendido no consultório em relação a horário de consultas ou um atendimento marcado?

É possível identificar quatro principais tipos de agenda problemática: a vazia, a extremamente cheia, a engessada e a desorganizada.

A seguir, você aprenderá como resolver os obstáculos de cada tipo com uma simples checklist. Acompanhe!

Agenda vazia

Para resolver o problema da agenda vazia, primeiro é preciso entender o motivo da ausência de consultas. Reflita se você está atraindo poucos pacientes, ou se é um problema de gerenciamento.

Veja os principais motivos de uma agenda médica vazia:

1. O fluxo de pacientes está baixo

Se a atração de pacientes não está sendo efetiva, ou os pacientes não são fidelizados, é difícil manter um alto volume de agendamentos marcados. Para rever essa situação, você precisa:

  • Ter presença online e divulgar seu serviço na internet, seja por meio de um site, redes sociais, ou sites como AgendarConsulta;
  • Criar uma estratégia de Inbound Marketing para atrair e fidelizar pacientes por meio de conteúdos educativos;
  • Trabalhar o marketing de relacionamento pelo e-mail marketing, entre outras estratégias de retenção de pacientes;
  • Usar o agendamento online para facilitar a marcação de consultas por parte dos pacientes.

A princípio, pode parecer que os passos são poucos, mas fique atento: é necessário consistência e um ótimo planejamento em todas essas estratégias.

Conte com a ajuda de especialistas ou aprofunde seu conhecimento em cursos de marketing médico.

2. Há muitas faltas e poucos retornos

Caso o problema seja uma alta quantidade de faltas e poucos retornos, é necessário olhar com cuidado para a gestão da agenda médica. Siga os seguintes passos:

  • Adquira uma agenda online com lembretes de consulta automáticos, que vão enviar mensagens para os pacientes no dia anterior a consulta, lembrando-os do compromisso;
  • Verifique se a agenda também tem uma lista de espera com os pacientes que estão esperando por um horário vago, assim, é fácil realizar o encaixe de um novo paciente quando houver um cancelamento;
  • Crie uma política de faltas e tenha uma relação transparente com seus pacientes, educando-os sobre a importância de avisar com antecedência quando for necessário desmarcar a consulta;
  • Tenha um software médico que gere relatórios automáticos sobre a relação de faltas e pacientes para descobrir quem são aqueles que mais faltam e os motivos.

Os lembretes de consultas podem reduzir em 30% as faltas do seu consultório, e evitar o desperdício de tempo por parte da recepcionista, que não precisará ligar manualmente para cada paciente agendado.

Faça um teste grátis para conhecer essa ferramenta na prática:

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3. O consultório depende de convênios

Depender de convênios é uma situação delicada, porque, apesar de trazer um fluxo de pacientes constante para os profissionais de saúde, também há uma série de burocracias como pagamento e limite de tempo.

A melhor forma de entender se os convênios valem a pena para o seu modelo de serviço, é ter um sistema que apresente relatórios automáticos sobre a relação entre receitas e convênios.

Dessa forma, você consegue identificar qual é o convênio mais rentável para seu consultório, e se ele, de fato, está sendo lucrativo.

Imagine que, ao olhar um gráfico da relação de receita e convênio, você note que um único plano traz mais de 70% dos pacientes, mas eles não costumam voltar para os retornos.

Após realizar uma pesquisa com esses pacientes, descobre que eles preferem pagar por uma consulta particular, porque o limite de tempo para consultas do convênio provoca uma experiência ruim.

O ideal é, em um primeiro momento, ficar aliado apenas a esse convênio que traz retorno, e construir estratégias de marketing para que, em um médio prazo, você possa atender somente consultas particulares.

Agenda extremamente cheia

Você sabia que, quanto maior o tempo de espera, menor é a satisfação do paciente?

Muitos profissionais pensam que quanto mais cheia a agenda estiver, melhor. No entanto, esse raciocínio pode ser uma verdadeira armadilha para o seu consultório.

Faça a seguinte reflexão: é melhor ter 40 consultas de dez minutos, ou 10 consultas de no mínimo quarenta minutos, mas que irão fidelizar seus pacientes?

Além disso, se as 40 consultas de dez minutos trazem um retorno de R$ 50 por paciente, e as 10 consultas tem o valor médio de R$ 250, você aumenta seu faturamento e ganha tempo de qualidade.

Sua rotina médica não precisa ser uma consulta atrás da outra.

Na verdade, o ideal é que você tenha um intervalo de, pelo menos, dez minutos entre cada consulta, para se preparar para o próximo paciente e descansar.

Para evitar ter uma agenda lotada, faça os passos a seguir:

  • Calcule qual é a duração média de suas primeiras consultas, dos retornos, e dos demais procedimentos que realiza;
  • Estabeleça um intervalo de tempo entre os agendamentos;
  • Evite deixar o paciente esperando na recepção;
  • Fortaleça seu marketing para ter mais consultas particulares ao invés de consultas por convênio;
  • Tenha ferramentas que automatizam processos e melhoram a gestão do seu consultório.

Agenda engessada

Uma agenda engessada significa que você ou o profissional da recepção não conseguem alterar horários de agendamentos com facilidade ou não podem acessá-la de qualquer lugar.

Basicamente, qualquer agenda que, ao invés de facilitar seu dia, torne-o mais difícil.

Para não ter uma agenda engessada, como costuma ocorrer em casos de agendas de papel ou de softwares médicos instalados, faça esta checklist:

  • A agenda médica é armazenada na nuvem? Posso acessá-la de qualquer lugar do mundo?
  • O sistema me envia um e-mail à noite com todas as consultas que tenho no dia seguinte?
  • Os status de agendamento são confirmados automaticamente após os pacientes responderem os lembretes de consulta?
  • Posso alterar horários com apenas alguns cliques?
  • Consigo bloquear horários em que não estou disponível?
  • As secretárias e recepcionistas conseguem usar a agenda ao mesmo tempo? Posso acessá-la enquanto elas fazem alterações?

Se a resposta for “sim” para todas as perguntas, você não tem uma agenda engessada!

Agenda desorganizada

Uma agenda médica desorganizada não é apenas aquela que está repleta de rasuras e duplicidade de horários, mas também que não tem dados completos.

É fundamental que sua agenda tenha todos os diferenciais que citamos ao longo do artigo, além de uma integração com o cadastro de pacientes e o prontuário eletrônico.

Ao marcar uma consulta, a recepcionista deve preencher dados básicos, e o médico pode terminar de preencher todas as informações durante a consulta.

Como a agenda, o prontuário e o cadastro vão estar integrados, você reúne todos os dados dos pacientes em um único local.

Dessa maneira, você tem uma agenda visualmente bem organizada, e que não confundirá nenhum colaborador, nem causará uma situação desconfortável para o paciente.

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Espero que este conteúdo tenha te ajudado a resolver os problemas da agenda do seu consultório. Não se esqueça de compartilhá-lo com seus colegas!


Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.