Ferramentas para organizar o trabalho de uma recepcionista

5 ferramentas para organizar o trabalho da recepcionista

Yasmim Mayumi Para Secretárias

Leia em 5 min.

Última atualização em 21/10/2021 por Yasmim Mayumi

Usar ferramentas para organizar o trabalho da recepcionista é um processo fundamental, principalmente quando é esperado produtividade e eficiência dessas profissionais.

Sem secretárias e recepcionistas, uma clínica médica não consegue manter seu bom funcionamento ou entregar uma boa experiência para os pacientes.

Por isso, a área da saúde se preocupa cada vez mais em oferecer as tecnologias necessárias para a melhora dos processos da recepção.

Segundo o livro Recepção, atendimento e técnicas secretariais, uma das competências técnicas essenciais para essa área é o conhecimento em Tecnologia da Informação (TI) e domínio de programas de informática.

“Programas como Word (textos), Excel (planilhas) e PowerPoint (apresentações), entre outros, devem ser de conhecimento de todos que pretendem ingressar no mundo do trabalho. No caso de atendentes e recepcionistas, os programas de computador ajudam a preparar planilhas, e-mails, relatórios, agenda de telefones e agenda de compromissos, entre outros documentos.”

Além das ferramentas citadas no trecho acima, existem outras 5 funcionalidades que vão economizar seu tempo, agilizar seu trabalho e te deixar menos sobrecarregada.

Continue a leitura!

Conheça as ferramentas de organização para o trabalho da recepcionista

Realizar agendamentos, atender os pacientes, tirar dúvidas, fazer o faturamento dos convênios, cuidar da gestão financeira e treinar novos profissionais: essas são responsabilidades comuns para as recepcionistas.

Entretanto, para exercer todas essas funções com excelência, é preciso contar com a ajuda da tecnologia para automatizar processos e agilizar tarefas.

Veja a seguir quais são as 5 ferramentas de organização que toda recepcionista precisa ter.

1. Agenda online

A agenda é um dos instrumentos mais importantes para qualquer empresa, principalmente para clínicas e consultórios médicos. Afinal, é nela que o principal ativo do negócio é organizado: as consultas.

Leia um trecho do livro citado no início do conteúdo sobre esse documento:

“Administrar a agenda de maneira organizada colabora com a produtividade dos profissionais. A [agenda] deve estar sempre atualizada, porque muitas pessoas dependem desse trabalho para cumprir os compromissos e obter resultados.”

Ou seja, o ideal é que você conte com a melhor agenda para organizar seu trabalho. 

Uma agenda de papel não oferece toda a organização necessária para sua rotina. Além de ser facilmente rasurada e causar mal entendidos devido a letras ilegíveis, é fácil perdê-la ou prejudicar sua qualidade.

Considere adotar uma agenda online como a Google Agenda ou uma agenda médica de um software de gestão.

Você conseguirá mudar agendamentos com poucos cliques sem nenhuma rasura, bloquear horários, personalizar cores, acompanhar status de agendamento (confirmado, cancelado) e muito mais!

Já tem uma agenda mas não está satisfeita? Baixe nossa checklist gratuita para entender como acabar com os problemas dessa ferramenta:

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2. Chat interno

Qual canal você usa para conversar com outros colaboradores da clínica, como recepcionistas, médicos e administradores?

Provavelmente a sua resposta será WhatsApp, Telegram, Skype, entre outros aplicativos de mensagens

Apesar deles serem úteis para comunicações informais, eles não são os mais indicados para ambientes de trabalho.

Vamos supor que você agende consultas de pacientes por WhatsApp, Instagram e Telegram. Quando recebe uma notificação de mensagem, nunca sabe se é um médico ou um paciente.

Como existem vários canais de comunicação, uma hora recebe mensagens no WhatsApp, na outra, pelo Skype, e assim por diante.

Dessa forma, as conversas não são centralizadas em um único local e fica difícil entender o que já foi feito ou quais dúvidas foram respondidas pela equipe.

Para evitar todos esses problemas, o mais recomendado é usar um chat interno de um sistema médico, que é usado exclusivamente para comunicações com a equipe e conta com uma ótima segurança de dados.

3. Google Drive

Onde você guarda os documentos da clínica? Em uma sala de arquivos ou no seu próprio computador?

Armazenar imagens, arquivos, fichas e planilhas apenas na memória do seu dispositivo é um erro fatal. 

Isso porque qualquer acidente ou falta de backup diário (salvamento dos dados) pode fazer com que todos os documentos sejam perdidos para sempre.

Guardá-los em materiais físicos é um erro ainda maior, porque qualquer pessoa consegue acessá-los mesmo sem autorização. Prontuários de pacientes, por exemplo, não podem ser lidos por recepcionistas.

O Google Drive permite que você salve seus documentos na nuvem. Ou seja, sua equipe poderá acessá-los de qualquer lugar, a qualquer momento.

Outra vantagem é que o Google Drive não utiliza a memória de seus dispositivos, pois o armazenamento é feito na nuvem.

Você pode criar pastas e compartilhá-las com os colaboradores da clínica por meio de links, ao invés de precisar enviar um e-mail, que costuma demorar um tempo considerável para anexar imagens e arquivos.

A versão gratuita do Google Drive permite o armazenamento de até 15 GB. Também é possível assinar um plano para aumentar seu limite de armazenamento.

Todavia, lembre-se que essa ferramenta não é recomendada para guardar informações sigilosas de pacientes. A melhor opção para esse caso são softwares médicos de qualidade.

Conheça outras ferramentas do Google para recepcionistas e secretárias no vídeo abaixo:

4. Trello

Você consegue visualizar de forma rápida todas as tarefas da sua semana, quais já foram feitas e quais estão com algum impedimento?

Um dos maiores erros de organização que um profissional pode cometer é não ter uma visualização clara e inteligente de quais são suas tarefas, quais são as mais importantes e os status de cada uma.

O Trello é uma excelente ferramenta para gerir suas tarefas seguindo o modelo Kanban, que divide as atividades em colunas como:

  • To do: tarefas a serem feitas, ou seja, ainda não foram iniciadas;
  • Doing: atividades que já estão em andamento;
  • Done: tarefas que foram completadas;
  • Impedimento: essa coluna não é tradicionalmente adicionada no Kanban, mas recomendo que você use para mostrar quais atividades não podem ser feitas porque estão impedidas. Por exemplo, quando você precisa da resposta do médico para enviar um e-mail para um paciente, mas ele ainda não retornou.

No Trello esse modelo é feito automaticamente e você consegue adicionar todas as informações necessárias nos cartões de cada tarefa, assim, todos da equipe conseguem se manter atualizados.

Dê uma olhada em outro trecho do livro Recepção, atendimento e técnicas secretariais, sobre acompanhamento de atividades.

Acompanhar o andamento de uma tarefa contribui para o processo dinâmico de trabalho e colabora para as estratégias e os resultados da empresa. No [followup] (acompanhamento), podemos anexar documentos sobre determinada atividade, e, na agenda, somente as anotações importantes.”

5. Software de gestão para recepcionista

Por fim, mas com certeza não menos importante, temos o software de gestão para recepcionista de clínica médica.

Ao longo do conteúdo, você viu que funcionalidades como agenda online, chat interno e armazenamento de documentos podem estar disponíveis em um software médico.

Na verdade, é ainda melhor centralizar todas as ferramentas que precisa em um único sistema, pois você consegue ter ainda mais organização e produtividade.

Imagine que sua equipe decidiu contratar um sistema médico na nuvem para ter funcionalidades como prontuário eletrônico, cadastro de pacientes, controle financeiro, agenda e marketing médico.

Além de ter tudo que precisa em um único local, você tem relatórios gerenciais mais completos e automatizados, justamente porque armazena as informações da empresa em um sistema.

É possível automatizar tarefas como confirmação de consultas, produção de relatórios, geração de guias de consulta TISS em lote para convênios, fluxo de caixa, agendamento, entre outros.

Uma ótima forma de organizar seu trabalho como recepcionista, não concorda?

Caso ainda tenha dúvidas, baixe gratuitamente nossa checklist para descobrir se você realmente precisa dessa ferramenta:

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Com as 5 ferramentas deste artigo, você conseguirá ter mais produtividade, eficiência e organização. 

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e produtora de conteúdo na iClinic. Graduanda em Letras - Licenciatura em Inglês e Português na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.