Software de gestão para recepcionista de clínica médica: quais os benefícios?

Software de gestão para recepcionista de clínica médica: 9 principais vantagens

Leia em 7 min.

Um software de gestão pode entregar uma organização de excelência na recepção, e facilitar a rotina desses profissionais tão importantes na rotina de uma clínica. Veja quais são as principais vantagens que um bom software de gestão para recepcionista proporciona!

A rotina da recepção de uma clínica é muito agitada, pois é preciso agendar consultas, organizar as fichas dos pacientes, cuidar do fluxo de caixa e demais atos administrativos e claro, oferecer o melhor atendimento aos pacientes.

Trabalhos manuais como esses demandam muito esforço repetitivo, o que faz com que, muitas vezes, na recepção se cometa alguns equívocos, como marcar duas consultas para o mesmo horário.

Sem contar que com tantas atividades no dia, fica difícil confirmar a consulta de cada paciente ou lembrá-los um dia antes do atendimento. Afinal, além de recepcionar, o profissional da recepção também precisa atender ligações, agendar consultas, dar entrada, praticamente tudo ao mesmo tempo.

Nesse momento, um software de gestão para recepcionista de clínica médica aparece como um aliado da produtividade da equipe.

O volume de atividades podem gerar diversos incômodos e, inclusive, prejudicar a reputação da clínica. A seguir, listamos os benefícios que um software de gestão pode trazer para o dia a dia de uma recepcionista. Quer saber mais? Continue a leitura e confira!

Principais benefícios de um software de gestão para recepcionistas

Atualmente, o uso de tecnologias em software tem otimizado processos em diversas áreas: seja no âmbito hospitalar, corporativo, comercial, entre outros.

O uso dessas ferramentas pode, por exemplo, tornar a experiência do pacientemuito mais agradável, começando pelo seu atendimento na recepção da clínica.

Pensando nessa aplicação em especial, resolvemos listar 9 benefícios gerados pelo software para recepção de clínicas médicas. Curioso? Acompanhe!

1. Maior produtividade na clínica

Um software de gestão para clínicas médicas pode otimizar de forma definitiva a recepção da sua clínica, “desafogando” os profissionais da área de recepção de funções acumuladas e repetitivas.

Muitas vezes, acontece de um paciente ligar para a clínica para marcar uma consulta e, ainda que haja um ou mais funcionários, todos estão ocupados marcando retornos, tirando dúvidas, e acabam não atendendo a ligação.

Dessa forma, um atendimento se perde e isso se reflete na produtividade e nos ganhos da clínica.

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O software de gestão evita que situações como essa ocorram. Por meio de ferramentas como uma agenda médica online eficiente, é possível fazer o agendamento do paciente em poucos cliques.

Além disso, caso o paciente desmarque, basta cancelar a consulta pelo sistema, sem necessidade de rasuras, como acontece em uma agenda física. O software também garante que duas consultas não sejam marcadas no mesmo horário, evitando aquelas confusões comuns.

A agenda médica do iClinic, por exemplo, oferece a funcionalidade de multiprocedimentos, permitindo a marcação de vários procedimentos em um único horário, facilitando para que tanto a recepcionista quanto o médico se organizem de forma eficiente para cada consulta.

Tudo isso ocorre com uma interface amigável que agiliza o atendimento e facilita o trabalho na recepção.

2. Melhor e maior organização

Com a otimização da agenda médica que explicamos no tópico acima, haverá menos erros na marcação de horários, além de acesso simplificado às consultas já marcadas, facilitando o planejamento e a gestão adequada do fluxo de atendimentos.

Descubra aqui como uma organização mais eficiente pode tornar sua recepção em um local perfeito para encantar pacientes.

3. Excelência no atendimento aos pacientes

Um bom software de gestão para recepcionistas possibilita criar uma experiência bem melhor para o paciente no momento em que, liberados do acúmulo de funções, os atendentes podem dar mais atenção e prestar um verdadeiro atendimento humanizado.

O atendimento ao paciente é beneficiado com o software porque, ao manter um cadastro atualizado dos pacientes, é possível acessar as informações com muito mais agilidade, evitando todo aquele tempo de espera.

Além do mais, caso a agenda médica seja integrada com o prontuário eletrônico, os médicos também conseguem oferecer um atendimento mais ágil sem comprometer a qualidade dos serviços prestados, pois conseguem acessar o histórico de consultas dos pacientes rapidamente.

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4. Gestão de qualidade na recepção

Geralmente, o armazenamento de documentos como fichas cadastrais, prontuários e documentos em arquivos no papel consomem muito o tempo do médico, e dos profissionais da recepção.

Além de dificultar uma organização prática, pois os documentos se transformam em um pilha de papéis, o acesso a informações específicas demanda um certo tempo de pesquisa, deixando todo o processo de atendimento e gestão lento.

Com esses arquivos disponibilizados em uma plataforma digital, como um software médico, você pode acessar dados do paciente e da gestão da clínica em menos de um minuto.

Sem contar que documentos físicos não garantem nenhum tipo de segurança, e qualquer acidente, como derramamento de líquidos nos papéis ou furtos, pode ocasionar na perda total das informações, ou até casos mais graves como exposição de dados sigilosos dos pacientes.

Um bom software médico garante uma segurança de excelência dos seus dados médicos, por diversas formas diferentes, como uma criptografia em nível bancário, por exemplo.

5. Menos burocracia

Com a modernização da sua clínica, custos como gasto excessivo com papéis serão reduzidos drasticamente, e espaços físicos serão liberados para uma decoração mais atraente, por exemplo.

Diminuindo a burocracia que os papéis costumam entregar, tanto a recepção, quanto a clínica como um todo, terá processos mais fluidos e práticos.

Diferente do arquivamento físico, onde era necessário uma preocupação excessiva com a proteção dos dados, e uma procura desgastante, um software de gestão centraliza todas as informações necessárias em um único lugar.

Isso possibilita não apenas a integração de dados, permitindo um diagnóstico mais preciso para o médico, como uma rotina mais saudável para a recepção da clínica.

6. Chat interno

Um chat interno possibilita não apenas uma comunicação mais efetiva, como processos mais ágeis e diminuição nas falhas de comunicação entre uma equipe.

Em uma situação como a necessidade da assinatura do paciente na guia SADT, o chat interno é a ferramenta mais fácil e eficaz para a troca de mensagens entre médico e recepção. Pois você se livra da necessidade de ir até a sala do médico para avisar, ou ter que enviar mensagem via Whatsapp ou Skype e correr o risco do profissional não ver a tempo.

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Antes, uma comunicação que era descentralizada e confusa, pode se tornar prática com um software de gestão eficiente. Para os profissionais da clínica, poder conversar com o médico através de um canal seguro e especializado para a área da saúde, é um grande diferencial.

7. Lembrete de consultas por SMS e E-mail

Algum paciente já faltou a uma consulta na sua clínica sem avisar, e o motivo foi algo simples como esquecimento do horário ou imprevistos em cima da hora?

Algumas clínicas tentam contornar essa situação pedindo para a recepção enviar lembretes manualmente para cada paciente no dia anterior da consulta.

Apesar de ser uma opção, ela é inviável, pois além de precisar constantemente receber pacientes, cadastrar consultas, organizar a sala de espera, mais uma tarefa repetitiva pode diminuir sua produtividade.

Nesse sentido, o software aparece como um aliado, pois ele possibilita um serviço que envie lembretes por SMS e e-mail para pacientes de maneira automática, auxiliando em uma organização prática da agenda médica.

Quer saber os motivos das recepcionistas adorarem o iClinic? Confira esse conteúdo completo.

Além disso, alguns softwares possuem uma lista de espera no sistema, onde os pacientes que estão aguardando por uma consulta são registrados, e caso algum paciente cancele em cima da hora, outro pode ser realocado rapidamente.

8. Confirmação de consultas por SMS

Na hora de escolher um software eficiente para auxiliar na recepção da clínica, é importante ficar atento e conferir se o sistema oferece uma funcionalidade como confirmação de consultas por SMS.

Tirando uma tarefa repetitiva dos profissionais da recepção, será possível focar energias em atividades muito mais produtivas, como otimizar o controle financeiro, focar no atendimento de excelência dos pacientes que estão no momento pós-consulta, entre outros.

Com essa confirmação de consultas, é possível reduzir até 30% das faltas dos pacientes.

9. Lançamentos financeiros de forma prática

Você, recepcionista da clínica cuida do fluxo de caixa da clínica, e realiza processos como recebimento do pagamento das consultas?

Um software de gestão para recepcionistas eficiente possibilita um lançamento financeiro por meio do próprio agendamento do paciente, além de possibilitar cadastramento de múltiplas contas bancárias e um pagamento parcelado, facilitando a organização financeira.

Por meio dele, é possível ter uma visão completa de todas as receitas e despesas da clínica. Ele também possibilita a emissão de relatórios precisos, que podem inclusive, indicar o convênio mais rentável para sua clínica.

Dessa forma, fica mais fácil identificar gargalos que podem comprometer o bom desenvolvimento da clínica. Ademais, os compromissos também não serão mais pagos com atraso, o que diminui as chances de a clínica precisar pagar juros e multas desnecessárias.

Como o agendamento online ajuda os profissionais da recepção?

Além dessas funcionalidades presentes no software médico, existem outras que podem facilitar ainda mais a rotina dos profissionais da recepção, como por exemplo, o agendamento online.

Essa funcionalidade permite que o paciente acesse, através de uma plataforma, a agenda do médico e marque a consulta pelo próprio dispositivo eletrônico, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Dessa forma, a recepcionista tem mais tempo para atender os pacientes que estão aguardando na clínica, ou saindo de uma consulta. Para saber mais como o agendamento online funciona, assista ao nosso vídeo de apenas 34 segundos:

Como vimos no artigo, um dos principais benefícios do software de gestão é que ele facilita a comunicação entre o médico e a recepção, além de aumentar a qualidade do atendimento para o paciente.

Dessa forma, é possível eliminar falhas que ocorrem por conta da desorganização e de informações dispersas.

Esse é um benefício que até mesmo os pacientes podem usufruir, pois eles não terão nenhum contratempo na hora de agendar procedimentos e consultas.

Confira o caso de sucesso da secretária Lucicleide e veja como ela conseguiu modernizar a clínica com o iClinic:

“Me adaptei muito rápido com o sistema e facilitou muito o dia a dia. Antes, tinha que realizar a parte financeira por meio de uma planilha no Excel. Foi tudo de bom na minha vida. O software e a dedicação de vocês. Além disso, qualquer dúvida que eu tenho, utilizo o chat, e vocês são muito rápidos.”

Viu como um software de gestão para recepcionistas pode melhorar muito a qualidade do seu atendimento ao paciente? Para verificar o grande impacto dessa tecnologia no atendimento em sua clínica, faça o teste gratuito do nosso software agora mesmo!

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Sobre o autor

Yasmim Mayumi

Especialista em Marketing de Conteúdo e estudante de Letras na Barão de Mauá em Ribeirão Preto.