Recepcionistas de clínicas médicas têm papel fundamental na satisfação e no bem-estar do paciente, por ser o primeiro contato que o paciente tem com a clínica.
Quando precisa ir a uma consulta médica, o paciente busca não apenas cuidar de sua saúde, mas também quer ser bem acolhido, atendido com eficiência e ter seu problema resolvido da melhor maneira possível.
E, a recepcionista é a primeira pessoa que o paciente tem contato. Seja na hora de ligar e agendar a consulta, seja no momento que chega no consultório e é recebido na recepção.
Selecionamos 4 dicas práticas para que recepcionistas de clínicas médicas possam tornar sua rotina mais eficiente.
Aprofundar os conhecimentos em informática
A informática pode otimizar o trabalho das recepcionistas de clínicas médicas e levar muita praticidade e eficiência ao desempenho de suas funções.
É interessante aprofundar seus conhecimentos no envio e no recebimento de e-mails, nos navegadores de internet, em editores de texto, em planilhas eletrônicas e em softwares que auxiliem seu trabalho dentro da clínica.
Acesse nosso Guia de informática básica para secretárias e entenda todas as principais atividades que você precisa aprender no uso do computador
Isso pode ser uma excelente ferramenta para facilitar suas tarefas do dia a dia — inclusive, as burocráticas, como atualização de cadastros, por exemplo.
Todo o tempo inicial que você investe em conhecer as ferramentas e explorar os atalhos que elas oferecem, se transforma em agilidade.
Por exemplo, quando você consegue fazer um agendamento em apenas dois cliques, isso é bom para você, que não precisa ficar muito tempo no telefone, e para o paciente, que vai ficar satisfeito com a velocidade dos processos na clínica em que você trabalha.
Quando você explora o melhor da tecnologia, você pode dedicar mais tempo a questões mais humanas de seu trabalho, como facilitar a vida dos pacientes e demais visitantes da clínica médica, desempenhando suas funções com ainda mais excelência.
Aproveitar as ferramentas tecnológicas
Indo muito além do uso de editores de textos, bancos de dados e planilhas no computador, outras ferramentas tecnológicas podem ser bastante úteis no cotidiano da recepcionistas de clínicas médicas.
O telefone fixo, por exemplo, embora seja um recurso antigo e de presença obrigatória nas clínicas médicas, pode ser ainda melhor aproveitado no trabalho da recepcionista.
Dominar procedimentos relacionados à transferência de chamadas, saber colocar ligações em espera e usar o telefone de modo a garantir a satisfação do paciente são boas maneiras de aproveitar tudo o que o equipamento tem a oferecer.
Mas se engana quem pensa que as ferramentas de trabalho das recepcionistas se restringem aos telefones fixos.
Smartphones, por exemplo, podem ser utilizados para enviar lembretes e mensagens de confirmação de consultas aos pacientes, facilitando a comunicação e diminuindo a quantidade de faltas dos pacientes.
O uso de headsets (fones de ouvido com microfone), embora seja algo simples, é uma ferramenta que também pode simplificar o atendimento de ligações telefônicas, tornando mais ágil o trabalho, principalmente em horários de mais movimentados.
Além disso, os smartphones também podem ser utilizados para fazer agendamentos por aplicativos de mensagem e Whatsapp. Muitos consultórios têm utilizado essa ferramenta para que os pacientes enviem mensagem e marquem suas consultas. Essa é uma estratégia de overdelivering muito interessante e prática.
Se a clínica na qual você atua oferece a possibilidade de usar desses e outros equipamentos, aproveite-os da melhor maneira que puder.
Facilitar a vida do paciente
Uma das maiores qualidades de qualquer recepcionista é ser capaz de se colocar no lugar do paciente.
Isso significa fazer tudo o que estiver ao seu alcance para tornar a relação do paciente com a clínica o mais agradável, prática e satisfatória possível.
Agilizar a marcação e a remarcação de consultas de acordo com as necessidades do paciente, mostrar-se à disposição para solucionar problemas e encontrar alternativas para ajudar o paciente são boas práticas para facilitar a vida dele.
A recepcionista pode proporcionar mais conforto e bem-estar ao paciente durante sua permanência na clínica com algumas práticas simples.
Mesmo que a situação do paciente não seja grave, ele está ali por uma questão de saúde e isso pode deixá-lo ansioso ou tenso, por isso, você pode ajudá-lo – e muito – a sentir-se confortável e tranquilo no ambiente da clínica.
Também é recomendado ser expressiva, simpática e prestativa, de modo que o paciente se sinta acolhido.
Por exemplo, garantir que o paciente tenha à sua disposição, no mínimo, água e algumas opções de entretenimento, como televisão e música ambiente,enquanto aguarda seu atendimento médico é um gesto agradável.
Outro diferencial é oferecer uma rede de internet Wi-Fi para os pacientes se distraírem ou adiantarem algumas tarefas do trabalho.
Organização da clínica
São inúmeras as atribuições das recepcionistas de clínicas médicas e, para dar conta de todas as tarefas com qualidade, é preciso, acima de tudo, ter organização.
Você pode desenvolver um cronograma com suas atividades diárias, ter um checklist diário para ter certeza de que não deixou nada de importante para trás e definir suas prioridades dia a dia.
Entre atender telefonemas, realizar agendamentos e anotar recados — tarefas que são feitas diariamente —, há muitas outras funções para serem realizadas.
Nesse aspecto,a organização será uma ferramenta de trabalho valiosa, assim você pode encontrar tempo para desenvolver todas as atividades necessárias, sem se atrasar ou perder compromissos importantes.
Você pode adotar algumas teorias de organização para te ajudarem nesse aspecto.
Uma técnica muito eficaz é a 5S, que se vale de cinco sensos básicos para priorizar e organizar todos os processos. Quem utiliza a 5S diz que o trabalho fica muito mais produtivo, já que não perdem mais tempo procurando coisas nem acumulam tarefas.
Agora que você descobriu diversas técnincas para turbinar sua carreira como recepcionista, é hora de colocar em prática. Qual a próxima atividade que você deve fazer?
Tem alguma técnica que você utiliza no seu consultório que não citamos nesse artigo? Compartilhe com a gente nos comentários!
