Saber reduzir custos na clínica e otimizar operações é fundamental para alcançar sucesso no mercado. Afinal, oferecer um ótimo atendimento e manter a clínica cheia de pacientes não é suficiente, é preciso ter estratégias de gestão.
Para qualquer tipo de negócio, trabalhar de maneira consciente para reduzir custos é essencial para obter sucesso.
Manter os gastos sob controle, as contas em dia e ter investimentos organizados ajudam a clínica a enfrentar momentos de crise e aproveitar melhor as oportunidades.
Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 48% das empresas brasileiras abertas possuem vida útil de menos de três anos.
25% dos empreendedores que fecharam seus negócios apontaram que os principais motivos para a falência são a dificuldade de manter uma gestão estável e preparada para o enfrentamento de riscos.
O planejamento, redução de custos e controle financeiro podem fazer toda a diferença para o desenvolvimento saudável e sustentável da sua clínica.
Com uma administração consciente, a clínica também fica preparada para evitar períodos de crise sem precisar demitir funcionários ou ter um grande efeito na qualidade dos atendimentos.
Qual a importância da redução de custos em uma clínica médica?
Buscar a redução de custos é essencial para garantir um controle mais efetivo no desempenho do negócio e a saúde financeira da clínica.
Com uma gestão enxuta, é possível ter maior visibilidade dos processos e identificar possíveis gargalos e falhas que comprometem a rentabilidade da empresa, como equipamentos obsoletos ou uma infraestrutura que não gera valor para o negócio.
Veja mais vantagens dessa prática a seguir!
Reduz riscos operacionais
Todas as empresas, grandes e pequenas, têm recursos limitados.
O processo de planejamento fornece as informações de que a gestão precisa para tomar decisões eficazes, sobre como alocar os recursos de uma maneira que permita à clínica alcançar seus objetivos.
Ao diminuir os custos e ter um controle preciso das entradas e saídas financeiras, é possível reduzir os riscos de falhas ou de pausas na operação por falta de material ou de recursos básicos, como energia elétrica.
Havendo dinheiro em caixa, os riscos operacionais são potencialmente reduzidos. Ou seja, não haverá ausência de materiais ou insumos decorrentes da falta de pagamento do fornecedor, por exemplo.
Ajuda a manter um serviço de qualidade ao paciente
Para manter um serviço de qualidade é necessário precificar o serviço de forma correta, com valores que cubram as despesas da clínica e gere lucro ao empreendedor.
Por isso, ao reduzir custos, é possível definir os preços de forma mais assertiva e lucrativa para a companhia.
Desse modo, a clínica oferece um valor justo para os pacientes e, ao mesmo tempo, valoriza seus serviços, evitando prejuízos ou preços fora do padrão do mercado.
Uma boa precificação pode representar, inclusive, uma vantagem competitiva para o negócio.
Por exemplo, ao eliminar tarefas repetitivas que ocupam seus funcionários, é possível reduzir os custos com equipes ou aproveitá-las para exercer trabalhos que tragam mais impacto, como um atendimento humanizado e focado nos pacientes.
Aumenta a vantagem competitiva
Na luta por vantagens competitivas, a redução de custos e despesas é considerada fundamental.
O controle dos custos e das despesas torna-se um instrumento imprescindível para gerenciar a lucratividade.
Conhecer, comparar e controlar a evolução dos custos e das despesas, mensalmente, por exemplo, é aumentar a competitividade, a rentabilidade e a viabilidade econômica da empresa.
Os custos de uma empresa interferem diretamente no valor de seus produtos e serviços. Como consequência disso, o lucro também é afetado.
Por isso, reduzir custos é tão importante para a sobrevivência da sua clínica.
Uma clínica que possui planejamento financeiro, registra todas as movimentações financeiras e consegue ter lucro o suficiente para realizar investimentos, oferece uma melhor experiência aos pacientes.
Os pacientes terão acesso aos melhores equipamentos do mercado, bem como o melhor da tecnologia em seu atendimento, como um prontuário eletrônico que pode ser acessado de qualquer lugar.
Como fazer uma redução de custos na sua clínica ou consultório?
Automatize os processos
Um dos passos para garantir a redução de custos na clínica é automatizar os processos.
Por meio de um software de gestão de clínicas eficiente, você conseguirá diminuir custos com impressão, papel, tinta, compra de novas agendas, entre outros.
Além disso, é possível otimizar o trabalho de todo o seu time, pois não será necessário perder tempo para resolver assuntos burocráticos, visto que todas as informações estarão à sua disposição, sempre que você precisar.
Terceirize serviços
Nem sempre tomar conta de tudo é sinônimo de economia — até porque é humanamente impossível dar conta de tudo sozinho.
Nas ações de marketing, por exemplo, pode ser mais barato contratar uma consultoria especializada do que tentar fazer suas campanhas por conta própria.
Uma equipe especializada poderá gerir seus investimentos em anúncios e tráfego da melhor maneira possível, traçando estratégias eficientes que garantirão um excelente ROI (Retorno sobre Investimento).
Portanto, se o seu objetivo é reduzir custos, em alguns casos a terceirização é o melhor caminho.
Faça uma análise profunda das suas despesas
Conhecer a fundo todas as suas despesas é essencial para garantir a redução de custos para clínicas.
Sendo assim, analise detalhadamente cada despesa e identifique quais delas podem ser consideradas supérfluas para que sejam eliminadas.
Caso não haja a possibilidade de eliminar algumas delas, tente ao menos reduzi-las. Assim você conseguirá direcionar seus recursos para outros setores que fornecerão melhores resultados.
Melhore o uso dos seus recursos
Conscientizar o time sobre a necessidade de melhorar o uso dos seus recursos, como energia elétrica e água, é uma excelente maneira de diminuir suas despesas.
Sendo assim, reúna os colaboradores e explique sobre a necessidade de apagar todas as luzes e desligar todos os computadores antes de sair do local.
Além disso, para diminuir o consumo de copos plásticos, por exemplo, você pode distribuir canecas ou copos personalizados para cada colaborador. Dessa forma, além de oferecer um agrado a eles, você gera economia para a empresa.
Faça um controle de estoque eficiente
Por fim, mas não menos importante: é fundamental que você faça um controle eficiente do seu estoque.
Nesse momento, um bom software de gestão pode ajudar, pois oferece ferramentas que informam detalhes valiosos sobre a quantidade de mercadoria, a validade dos produtos e outras informações que diminuem as despesas da sua clínica.
Viu só como não existe segredo para fazer uma redução de custos eficiente?
Agora é hora de colocar as nossas dicas em prática e contar com a tecnologia para assegurar que todos os custos serão reduzidos, sem comprometer a qualidade da prestação dos serviços.
Adote processos sustentáveis
Você sabe quanto gasta em sua clínica com papéis e impressão? E com a destinação correta de resíduos de saúde? Hoje é possível contribuir com o meio ambiente e evitar gastos desnecessários.
Um caminho é reduzir a utilização de papéis e cartuchos de tinta, otimizando custos e espaço, ao utilizar softwares inteligentes que digitalizam os processos e aprimoram a gestão da clínica.
A tecnologia em prol da sustentabilidade auxilia no gerenciamento de clínicas inteligentes tornando-as mais sustentáveis.
Conscientize os colaboradores
É importante conscientizar os colaboradores para que contribuam com a redução dos custos operacionais, principalmente com energia elétrica e telefonia, que podem ter valores reduzidos com a simples mudança de comportamento organizacional.
A boa comunicação interna é uma grande aliada da eficiência operacional, pois através dela é possível conscientizar cada área da sua parte nos custos.
Com mensagens que alcancem e engajem o colaborador, eles poderão se envolver mais e buscar formas de reduzir custos em seus próprios processos.
Diminua glosas
Glosas são faturamentos não recebidos ou recusados nas organizações de saúde, por problemas de comunicação entre clínicas e convênios.
Em geral, as glosas acontecem quando as informações sobre um atendimento, fornecidas pelo prestador, não batem com o registro no banco de dados do plano de saúde.
As glosas normalmente ocorrem devido a erros manuais, como erros de digitação, falhas em preenchimento de guias ou dados antigos e desatualizados.
Normalmente, costumam acontecer no momento de agendamento e cadastro do paciente, principalmente em clínicas que estão presas no papel e em processos manuais.
A partir do momento que você conta tecnologias como o prontuário eletrônico e geração de guias de consulta em lote padrão TISS, as ocorrências de glosas diminuem consideravelmente.
Se você unir essas duas ferramentas a um software médico de qualidade, que automatiza processos e garante um padrão de qualidade, as glosas podem ser completamente eliminadas.
Atente-se a gestão de pessoas
A gestão de pessoas é responsável por administrar e gerir o capital humano da clínica.>
Essa área da gestão é responsável por contratações, criação de uma cultura organizacional, definição de processos internos, enfim, todos os mecanismos que fazem a sua clínica funcionar de verdade.
Para uma boa gestão de pessoas, é importante estabelecer métodos e padrões para que o seu time realize as demandas.
Assim, é possível aumentar a produtividade da clínica, além de possibilitar que ocorra a execução correta das demandas.
Isso permite garantir a qualidade do atendimento prestado ao paciente, diminuir os custos, não só na clínica, mas em outros processos importantes no contexto da saúde, como na área de auditoria.
Avalie os fornecedores e o regime tributário da clínica
As compras de insumos têm um grande impacto no faturamento da clínica. A ideia é sempre a de reduzir custos, mas na prática nem sempre é fácil saber como aplicar essa ideia.
Afinal, não basta cortar custos, é preciso manter a qualidade dos produtos e serviços.
Sendo assim, consulte se existem valores menores pelos mesmos serviços ou produtos disponíveis no mercado. Caso o seu atual fornecedor esteja praticando preços mais altos do que a concorrência, tente negociar.
Pense em seu estoque. O que está parado? Lembre-se que há custos de armazenamento e possível redução de preço se o produto ficar deteriorado ou obsoleto.
Para reduzir as perdas, a quantidade no estoque deve ser calculada de acordo com a demanda.
Dentro das opções para diminuir os custos, também temos a escolha do regime tributário, que consiste em três principais, sendo eles: o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real.
Cada um tem suas particularidades, e conhecendo cada uma delas, será possível definir qual o melhor para sua empresa.
É preciso conversar com o contador e definir, de acordo com seu faturamento, despesas e margem de lucro previstas, se a melhor opção de tributação é por pessoa física ou por pessoa jurídica, e qual será a modalidade tributária escolhida para o caso de pessoa jurídica.
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Considere a terceirização de serviços
Com o objetivo de otimizar recursos sem, no entanto, comprometer a qualidade operacional, a terceirização de serviços atua como uma excelente opção na redução de custos.
A terceirização é uma medida eficaz, capaz de gerar impactos financeiros amplamente positivos em curto, médio e longo prazo. Alguns deles são:
- Redução de investimento de tempo e dinheiro em mão de obra;
- Redução de custos com máquinas;
- Eliminação de gastos com rescisões;
- Redução de setores;
- Diminuição de despesas com trocas de funcionários.
Como uma auditoria clínica auxilia na redução de custos?
O processo de auditoria consiste na avaliação dos serviços de uma determinada instituição. É uma ferramenta aplicada com o intuito de verificar se tal entidade está atuando de forma adequada.
Com a auditoria médica haverá um profissional capaz de detectar erros em toda a cadeia de processos. Assim, o auditor preza pela automatização de algumas atividades e pela redução de gastos.
Ele também pode promover uma educação profissional, com o objetivo de garantir a qualidade do serviço e um custo financeiro compatível com a realidade da instituição.
A importância do controle das finanças da clínica
O cuidado que se deve ter com as finanças da sua clínica é tão importante quanto o cuidado que você tem com os seus pacientes.
Uma maneira descomplicada para gerir de forma eficaz a saúde financeira da sua clínica ou consultório é por meio do controle do fluxo de caixa.
Por meio dele você pode identificar de qual área está vindo a maior parte das suas receitas e para quais despesas a maior parte da sua renda é direcionada.
Uma ferramenta que, aliada ao fluxo de caixa, pode melhorar ainda mais a gestão financeira da sua clínica, é a emissão de relatórios financeiros.
Com ele, o controle das finanças da sua clínica fica mais claro, você consegue identificar quais custos podem ser reduzidos, qual período pode ser analisado e a tomada de decisão baseada em relatórios financeiros fica mais segura.
Realizar um planejamento financeiro, mapear indicadores, realizar um fluxo de caixa, calcular o pró-labore, tributação, repasses médicos, investimentos: todos esses processos ficam mais fáceis com um sistema médico.
Um sistema financeiro de qualidade tem funcionalidades automáticas voltadas para essa gestão, como:
- Fluxo de caixa;
- Repasse médico;
- Relatórios e gráficos sobre finanças;
- Faturamento TISS.
Ao invés de ter informações perdidas em diferentes planilhas, você centraliza e integra seus dados em uma única plataforma que padroniza seus processos e permite redução de custos.
Além disso, um software médico com ferramentas de gestão financeira também conta com lembretes de consultas automáticos que reduzem faltas de pacientes, prontuário eletrônico, Teleconsulta e muito mais.
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Conclusão
É importante usar inteligência e sensatez na hora de reduzir custos na sua clínica. De nada adianta sair cortando os custos, pois isso pode prejudicar os atendimentos na clínica.
É necessário levar em consideração a estratégia da empresa, quais são as atividades mais importantes para a clínica e diminuir os custos em áreas que não afetem a qualidade do atendimento e do serviço prestado.
Uma das melhores estratégias para reduzir custos é investir em tecnologia para digitalizar o negócio e automatizar operações.
A tecnologia possibilita a digitalização de documentos, com armazenamento em servidores e outras mídias, reduzindo os custos com materiais, estrutura de arquivo e até mão de obra específica.
A tecnologia serve para tornar a rotina mais simples, com um fluxo de trabalho mais acessível e livre de burocracias, permitindo aos funcionários focar no atendimento ao paciente e na sua satisfação.